收緊護照管理辦法總則目的為加強公司/組織的護照管理，保障護照的安全與規(guī)范使用，維護公司/組織的正常運營秩序，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及護照使用、保管的部門及人員。基本原則護照管理遵循依法依規(guī)、嚴格保密、規(guī)范操作、責任明確的原則。確保護照的申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)均符合法律法規(guī)要求，防止護照遺失、被盜用或違規(guī)使用等情況發(fā)生。護照申請與審批申請條件1.因工作需要出國（境）進行商務活動、培訓學習、參加會議等，且符合公司/組織相關出國（境）規(guī)定的人員，可申請護照。2.申請人需具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德，無違法違紀記錄。申請材料1.填寫完整并加蓋單位公章的《護照申請表》。2.本人有效身份證件原件及復印件。3.根據(jù)出國（境）目的提供相應的證明材料，如邀請函、會議通知、培訓計劃等。4.近期免冠正面照片。審批流程1.申請人將申請材料提交至所在部門負責人。2.部門負責人對申請材料進行初審，核實出國（境）必要性及申請人情況，簽署意見后報至公司/組織外事管理部門。3.外事管理部門對申請材料進行復審，重點審查出國（境）任務的合規(guī)性、材料完整性等，復審通過后提交至公司/組織主管領導審批。4.主管領導根據(jù)公司/組織整體情況及出國（境）任務重要性進行最終審批，審批通過后通知申請人領取護照。護照使用使用登記1.護照領取后，由專人負責登記護照信息，包括護照號碼、領取時間、領取人等，并建立護照使用臺賬。2.使用人在每次使用護照前，需填寫《護照使用登記表》，注明使用時間、事由、前往國家（地區(qū)）等信息。使用要求1.護照僅限本人在批準的出國（境）任務范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人。2.使用人應妥善保管護照，避免護照受損、遺失或被盜。在國外（境外）期間，要隨身攜帶護照，不得擅自交由他人保管。3.按照規(guī)定的時間、路線和任務開展活動，不得擅自改變行程或從事與出國（境）任務無關的活動?；貒ň常┙换?.使用人完成出國（境）任務回國（境）后，應在規(guī)定時間內(nèi)將護照交回至公司/組織外事管理部門。2.外事管理部門對交回的護照進行檢查，如發(fā)現(xiàn)護照有損壞、遺失等情況，應及時查明原因并追究相關人員責任。護照保管保管場所1.設立專門的護照保管室，配備必要的安全設施，如保險柜、監(jiān)控設備等，確保護照存放安全。2.護照保管室應保持干燥、通風，溫度和濕度適宜，防止護照因環(huán)境因素受損。保管人員1.選派政治素質(zhì)高、責任心強、保密意識好的人員擔任護照保管工作。2.保管人員需經(jīng)過專門培訓，熟悉護照管理規(guī)定和操作流程，簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。保管制度1.嚴格執(zhí)行護照出入庫登記制度，詳細記錄護照的領取、歸還、交接等情況。2.定期對護照進行清查盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)護照數(shù)量不符或其他異常情況，應立即報告并查明原因。3.非工作時間，護照保管室應處于關閉狀態(tài)，鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。護照遺失、被盜及補發(fā)遺失、被盜報告1.護照使用人發(fā)現(xiàn)護照遺失或被盜后，應立即向所在部門負責人報告，并在24小時內(nèi)向公司/組織外事管理部門報告。2.同時，使用人應向當?shù)毓矙C關報案，并取得報案回執(zhí)。應急措施1.外事管理部門接到報告后，應立即啟動應急預案，采取必要措施防止護照信息被冒用。2.協(xié)助使用人辦理掛失、聲明作廢等手續(xù)，并根據(jù)情況向相關部門通報護照遺失或被盜情況。補發(fā)申請1.遺失或被盜護照的使用人，需按照規(guī)定重新申請護照。申請材料除正常申請所需材料外，還需提供公安機關的報案回執(zhí)及遺失或被盜情況說明。2.按照護照申請與審批流程重新辦理護照申請手續(xù)，經(jīng)審批通過后予以補發(fā)。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對護照管理情況進行審計檢查，重點檢查護照申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.外事管理部門不定期對各部門護照使用和保管情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。責任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，導致護照遺失、被盜用或違規(guī)使用的部門及人員，將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責任。培訓與宣傳培訓1.定期組織護照管理相關培訓，提高員工對護照管理規(guī)定的認識和操作技能。2.培訓內(nèi)容包括護照申請流程、使用要求、保管注意事項、遺失被盜處理等方面。宣傳1.通過內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳護照管理的重要性及相關規(guī)定，增強員工的保密意識和責任意識。2.發(fā)布護照管理典型案例，警示員工遵守護照管理辦法，杜絕違規(guī)行為。附則解釋權本辦法由公司/組織外事管理