建筑行政管理辦法一、總則（一）目的為加強公司建筑行政管理工作，規(guī)范管理行為，提高管理效率，確保公司各項建筑業(yè)務活動的順利開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及建筑行政管理的所有部門、項目及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司各項規(guī)章制度，確保行政管理工作合法合規(guī)。2.高效原則：優(yōu)化管理流程，提高工作效率，及時、準確地處理各項行政管理事務。3.服務原則：樹立服務意識，為公司各部門及項目提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政管理服務，保障業(yè)務工作的順利進行。4.統(tǒng)一原則：實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保公司建筑行政管理工作的一致性和協(xié)調(diào)性。二、行政管理機構及職責（一）行政管理部門設置公司設立建筑行政管理部門，作為公司建筑行政管理的職能部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司的建筑行政管理工作。（二）行政管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關建筑行政管理的法律法規(guī)、方針政策及公司各項規(guī)章制度，制定和完善公司建筑行政管理的相關制度和流程。2.負責公司建筑行政文件、資料的起草、審核、印發(fā)、歸檔及保管工作，確保文件資料的規(guī)范性和完整性。3.組織公司各類建筑行政會議，負責會議的籌備、記錄、紀要整理及決議事項的跟蹤落實。4.負責公司建筑行政印章的管理與使用，嚴格按照規(guī)定程序進行印章的審批、登記和用印。5.負責公司建筑行政管理工作的信息化建設，推進辦公自動化系統(tǒng)的應用，提高行政管理工作的效率和水平。6.負責公司建筑行政辦公用品、設備的采購、管理與發(fā)放，合理控制行政費用支出。7.負責公司建筑行政車輛的調(diào)度、使用管理及維護保養(yǎng)，確保車輛安全、正常運行。8.負責公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生管理及設施設備的維護維修，營造良好的辦公環(huán)境。9.負責公司員工的考勤管理、薪酬核算、福利發(fā)放及社會保險辦理等工作。10.負責公司對外聯(lián)絡與協(xié)調(diào)工作，建立和維護良好的外部關系，處理各類行政事務性工作。11.完成公司領導交辦的其他建筑行政管理工作任務。（三）各部門建筑行政管理職責1.各部門負責人為本部門建筑行政管理工作的第一責任人，負責組織本部門貫徹執(zhí)行公司建筑行政管理的各項制度和要求。2.各部門應指定專人負責本部門的行政文件資料管理、會議組織、辦公用品領用等日常行政管理工作，并及時向行政管理部門反饋工作情況。3.各部門在開展建筑業(yè)務活動過程中，應積極配合行政管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，確保行政管理工作與業(yè)務工作的有效銜接。三、行政文件與檔案管理（一）行政文件管理1.文件起草：公司各部門根據(jù)工作需要起草行政文件，文件內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司政策要求，表述準確、清晰、簡潔。2.文件審核：起草完成的行政文件應提交部門負責人審核，審核重點包括文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準確性及與公司整體工作的協(xié)調(diào)性。部門負責人審核通過后，將文件提交行政管理部門進行統(tǒng)一審核。3.文件印發(fā)：行政管理部門對提交的行政文件進行審核，審核通過的文件按照公司發(fā)文流程進行編號、排版、印發(fā)。文件印發(fā)后，應及時將文件分發(fā)給相關部門和人員，并做好發(fā)文登記。4.文件傳達與執(zhí)行：各部門收到行政文件后，應及時組織本部門人員進行傳達學習，并按照文件要求認真貫徹執(zhí)行。對于涉及多個部門的文件，相關部門應加強溝通協(xié)調(diào)，確保文件執(zhí)行的一致性和有效性。5.文件修訂與廢止：行政文件在執(zhí)行過程中，如因政策調(diào)整、工作實際需要等原因需要修訂或廢止的，由原起草部門提出修訂或廢止申請，經(jīng)審核批準后，按照文件印發(fā)程序進行修訂或廢止，并及時通知相關部門和人員。（二）檔案管理1.檔案分類：公司建筑行政檔案分為文書檔案、合同檔案、工程檔案、人事檔案、財務檔案等類別，各部門應按照檔案分類標準對本部門形成的檔案進行整理和歸檔。2.檔案收集與整理：各部門應定期將本部門形成的檔案資料收集齊全，并按照檔案整理規(guī)范進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。3.檔案移交：各部門整理好的檔案應及時移交公司檔案管理部門進行集中保管。檔案管理部門應對移交的檔案進行認真核對和驗收，辦理交接手續(xù)。4.檔案查閱與借閱：因工作需要查閱或借閱檔案的，應填寫檔案查閱（借閱）申請表，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人批準后，方可查閱或借閱。查閱或借閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉借、復印檔案資料。5.檔案保管與保密：檔案管理部門應配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案的安全保管。同時，應加強檔案保密工作，嚴格限制檔案查閱人員范圍，對涉及公司機密的檔案資料應采取特殊的保密措施。6.檔案銷毀：對于已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領導批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、會議管理（一）會議分類公司建筑行政會議分為總經(jīng)理辦公會、部門工作會、專題會議、項目協(xié)調(diào)會等類別。（二）會議組織1.會議籌備：會議主辦部門負責會議的籌備工作，包括確定會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等，并提前通知參會人員做好會議準備。2.會議通知：會議通知應明確會議的各項信息，確保參會人員能夠按時、準確參加會議。對于重要會議，應提前將會議資料發(fā)送給參會人員，以便其提前了解會議內(nèi)容。3.會議記錄：會議應安排專人負責記錄，記錄內(nèi)容應包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等，確保記錄準確、完整。4.會議紀要：會議結束后，會議主辦部門應及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，印發(fā)給參會人員及相關部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門及完成時間，以便跟蹤落實。（三）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.各部門應認真落實會議決議事項，按照會議紀要要求制定具體的工作計劃和措施，并及時向會議主辦部門反饋工作進展情況。2.會議主辦部門負責對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期匯總各部門的執(zhí)行情況，向公司領導匯報。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應及時協(xié)調(diào)解決，確保會議決議事項得到有效落實。五、印章管理（一）印章種類公司建筑行政印章包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。（二）印章使用范圍1.公司公章：用于公司對外正式文件、合同協(xié)議、授權委托書等的簽署。2.合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同協(xié)議。3.財務專用章：用于公司財務收支、票據(jù)開具等財務業(yè)務。4.法人章：用于公司法定代表人授權的特定業(yè)務。（三）印章管理規(guī)定1.公司印章由行政管理部門統(tǒng)一管理，指定專人負責印章的保管和使用。印章保管人員應嚴格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。2.使用印章時，應填寫印章使用申請表，注明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)等，經(jīng)相關領導審批后，方可使用印章。3.印章使用應在公司指定的地點進行，嚴禁將印章攜帶外出使用。如因特殊情況需要外出用印的，應經(jīng)公司領導批準，并由印章保管人員陪同前往。4.印章使用完畢后，應及時將印章歸位保管，并做好用印登記。印章保管人員應定期對印章使用情況進行核對和檢查，確保印章使用記錄準確無誤。5.嚴禁未經(jīng)授權擅自使用公司印章，嚴禁在空白紙張、空白合同上加蓋印章。如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜用，應立即報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。六、辦公用品與設備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購：行政管理部門根據(jù)公司辦公用品的使用情況，定期編制辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后進行集中采購。采購過程中應嚴格按照公司采購管理制度進行，選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。2.辦公用品發(fā)放：行政管理部門按照辦公用品發(fā)放標準，定期將辦公用品發(fā)放給各部門。各部門應指定專人負責辦公用品的領取和管理，并做好領用登記。3.辦公用品使用與節(jié)約：各部門應教育員工合理使用辦公用品，倡導節(jié)約意識，避免浪費。對于可重復使用的辦公用品，應妥善保管，以便再次使用。（二）辦公設備管理1.辦公設備采購：行政管理部門根據(jù)公司辦公設備的需求情況，編制辦公設備采購計劃，經(jīng)審批后進行采購。采購辦公設備時，應充分考慮設備的性能、質(zhì)量、價格及售后服務等因素。2.辦公設備登記與建檔：辦公設備采購到貨后，行政管理部門應及時進行驗收，并對設備進行登記和建檔，記錄設備的型號、規(guī)格、購置時間、使用部門等信息。3.辦公設備使用與維護：各部門負責本部門辦公設備的日常使用和維護，定期對設備進行清潔、保養(yǎng)，確保設備正常運行。對于設備出現(xiàn)的故障，應及時通知行政管理部門安排維修。4.辦公設備報廢與處置：對于已損壞無法修復或已達到報廢年限的辦公設備，由使用部門提出報廢申請，經(jīng)行政管理部門審核、公司領導批準后，按照規(guī)定程序進行報廢處置。報廢設備處置收入應及時上繳公司財務。七、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.公司根據(jù)工作需要配置一定數(shù)量的公務車輛，車輛由行政管理部門統(tǒng)一調(diào)度使用。2.各部門因工作需要使用車輛時，應提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等，經(jīng)部門負責人審批后，提交行政管理部門進行車輛調(diào)度。3.行政管理部門根據(jù)車輛使用情況和工作需要，合理安排車輛調(diào)度，確保車輛使用效率最大化。對于緊急用車需求，應優(yōu)先予以安排。（二）車輛使用管理1.車輛使用人員應嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛，文明行車，確保車輛安全。2.車輛使用人員應愛護車輛，定期對車輛進行清潔、保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告行政管理部門。3.車輛使用完畢后，應及時將車輛返回公司指定地點停放，并做好車輛使用記錄。嚴禁將車輛轉借他人使用。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.行政管理部門負責制定車輛維護保養(yǎng)計劃，定期安排車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.車輛維護保養(yǎng)應選擇正規(guī)的汽車維修廠家進行，維修費用應按照公司相關規(guī)定進行審核報銷。3.對于車輛出現(xiàn)的重大故障或事故，應及時報告公司領導，并按照相關規(guī)定進行處理。八、辦公區(qū)域管理（一）安全保衛(wèi)管理1.公司建立健全辦公區(qū)域安全保衛(wèi)制度，加強安全保衛(wèi)工作，確保公司財產(chǎn)和員工生命安全。2.行政管理部門負責辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安保人員和安全設施設備，實行24小時值班制度。3.安保人員應嚴格履行職責，對進入辦公區(qū)域的人員和車輛進行登記檢查，嚴禁無關人員和車輛進入。加強對辦公區(qū)域的巡邏檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.公司員工應增強安全意識，妥善保管個人財物，不得在辦公區(qū)域存放易燃易爆等危險物品。發(fā)現(xiàn)安全問題應及時報告安保人員或行政管理部門。（二）環(huán)境衛(wèi)生管理1.公司制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生責任。各部門應定期對本部門辦公區(qū)域進行清潔衛(wèi)生打掃，保持環(huán)境整潔。2.行政管理部門負責組織對公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生進行定期檢查和清理，確保公共區(qū)域干凈整潔。3.公司員工應養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，愛護辦公環(huán)境，不得隨意丟棄垃圾，共同維護辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。（三）設施設備維護維修管理1.行政管理部門負責辦公區(qū)域設施設備的統(tǒng)一管理和維護維修工作，建立設施設備檔案，記錄設施設備的型號、購置時間、使用情況等信息。2.各部門發(fā)現(xiàn)辦公區(qū)域設施設備出現(xiàn)故障或損壞時，應及時通知行政管理部門安排維修。行政管理部門應及時組織維修人員進行維修，確保設施設備正常運行。3.對于設施設備的大型維修或更新改造項目，行政管理部門應按照公司相關規(guī)定進行立項、審批和招標采購，確保維修改造項目的質(zhì)量和效益。九、員工考勤與薪酬福利管理（一）員工考勤管理1.公司實行員工考勤制度，員工應按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.各部門負責本部門員工的考勤管理工作，指定專人負責考勤記錄，并于每月初將上月考勤情況報行政管理部門。3.行政管理部門負責對各部門的考勤情況進行