辦公器具管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公器具的管理，規(guī)范辦公器具的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等流程，提高辦公器具的使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)所有辦公器具的管理。辦公器具包括但不限于辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜、辦公設(shè)備耗材等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公器具的管理工作由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，實(shí)行集中采購(gòu)、調(diào)配和處置。2.合理配置原則：根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，合理配置辦公器具，避免資源浪費(fèi)。3.規(guī)范使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)按照辦公器具的使用說(shuō)明和操作規(guī)程正確使用辦公器具，確保其正常運(yùn)行。4.定期維護(hù)原則：定期對(duì)辦公器具進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)其使用壽命，降低維修成本。5.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公器具，提高辦公效率，減少不必要的開(kāi)支。二、職責(zé)分工（一）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦公器具管理辦法，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)辦公器具的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、調(diào)配、維修、報(bào)廢等工作。3.定期對(duì)辦公器具進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)正確使用辦公器具，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公器具的申購(gòu)、領(lǐng)用、使用、保管等工作。2.配合行政部門(mén)做好辦公器具的清查盤(pán)點(diǎn)工作，及時(shí)反饋辦公器具的使用情況和存在的問(wèn)題。3.教育本部門(mén)員工愛(ài)護(hù)辦公器具，遵守辦公器具的使用規(guī)定。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核辦公器具的采購(gòu)預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)。2.對(duì)辦公器具的購(gòu)置、處置等財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行核算和監(jiān)督。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，每年年底前向行政部門(mén)提交下一年度辦公器具采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括辦公器具的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等詳細(xì)信息。2.行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，制定年度辦公器具采購(gòu)預(yù)算，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)實(shí)施1.行政部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算，按照公司采購(gòu)管理制度的規(guī)定，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括辦公器具的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.對(duì)于金額較大的辦公器具采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行論證和評(píng)審，確保采購(gòu)決策的科學(xué)性和合理性。（三）驗(yàn)收入庫(kù)1.辦公器具到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織使用部門(mén)、采購(gòu)人員等相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公器具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等。2.驗(yàn)收合格的辦公器具，由行政部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)注明辦公器具的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.驗(yàn)收不合格的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，行政部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、使用管理（一）領(lǐng)用登記1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公器具時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門(mén)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公器具，并填寫(xiě)領(lǐng)用登記表。領(lǐng)用登記表應(yīng)注明辦公器具的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間等信息。3.員工領(lǐng)用辦公器具后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。（二）使用培訓(xùn)1.對(duì)于新購(gòu)置的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)，使其熟悉辦公器具的性能、操作方法和注意事項(xiàng)。2.使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行辦公器具使用培訓(xùn)，提高員工的操作技能和使用水平。（三）日常維護(hù)1.員工應(yīng)按照辦公器具的使用說(shuō)明和操作規(guī)程正確使用辦公器具，避免因操作不當(dāng)造成損壞。2.使用部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)辦公器具進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公器具進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。對(duì)于需要維修的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。（四）歸還交接1.員工離職或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公器具全部歸還行政部門(mén)，并辦理歸還交接手續(xù)。2.行政部門(mén)在辦理歸還交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)檢查辦公器具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等是否完好，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、維護(hù)管理（一）維修管理1.辦公器具出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)維修申請(qǐng)表，報(bào)行政部門(mén)。2.行政部門(mén)接到維修申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。對(duì)于一些簡(jiǎn)單的故障，維修人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)修復(fù)；對(duì)于一些復(fù)雜的故障，維修人員應(yīng)將辦公器具帶回維修部門(mén)進(jìn)行維修，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)修復(fù)后歸還使用部門(mén)。3.維修人員在維修辦公器具時(shí)，應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修過(guò)程、維修時(shí)間、更換的零部件等信息。維修記錄應(yīng)作為辦公器具維護(hù)檔案的重要組成部分。（二）保養(yǎng)管理1.行政部門(mén)應(yīng)制定辦公器具保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)辦公器具進(jìn)行保養(yǎng)。保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔、潤(rùn)滑、緊固、調(diào)試等。2.使用部門(mén)應(yīng)配合行政部門(mén)做好辦公器具的保養(yǎng)工作，確保辦公器具的正常運(yùn)行。3.對(duì)于一些大型或貴重的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)定期邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行全面保養(yǎng)和維護(hù)，確保其性能和精度。（三）維護(hù)檔案管理1.行政部門(mén)應(yīng)建立辦公器具維護(hù)檔案，對(duì)辦公器具的采購(gòu)、使用、維護(hù)、維修等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。維護(hù)檔案應(yīng)包括辦公器具的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用部門(mén)、領(lǐng)用人、維修記錄、保養(yǎng)記錄等信息。2.辦公器具維護(hù)檔案應(yīng)妥善保管，以便查閱和統(tǒng)計(jì)分析。行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公器具維護(hù)檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.辦公器具已超過(guò)規(guī)定的使用年限，且無(wú)法正常使用或維修的。2.辦公器具因技術(shù)進(jìn)步或其他原因已被淘汰，不再適用于公司工作需要的。3.辦公器具因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高的。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.使用部門(mén)發(fā)現(xiàn)辦公器具符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、辦公器具的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、使用情況等信息，并報(bào)行政部門(mén)。2.行政部門(mén)接到報(bào)廢申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定和審核。對(duì)于符合報(bào)廢條件的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)簽署審核意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)按照公司資產(chǎn)處置管理制度的規(guī)定進(jìn)行處置。處置方式包括報(bào)廢變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷(xiāo)毀等。2.對(duì)于報(bào)廢變賣(mài)的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)通過(guò)公開(kāi)拍賣(mài)、招標(biāo)等方式選擇合格的買(mǎi)家進(jìn)行處置，并及時(shí)將處置收入上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。3.對(duì)于捐贈(zèng)的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)按照公司捐贈(zèng)管理制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。4.對(duì)于報(bào)廢銷(xiāo)毀的辦公器具，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督銷(xiāo)毀，確保辦公器具的信息安全和環(huán)保要求。（四）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)行政部門(mén)提交的辦公器具報(bào)廢申請(qǐng)和審批文件，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷(xiāo)相關(guān)資產(chǎn)。2.辦公器具報(bào)廢處置收入應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定進(jìn)行核算和管理，納入公司預(yù)算統(tǒng)一安排使用。七、盤(pán)點(diǎn)管理（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)辦公器具進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，每年至少組織一次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)間應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般安排在年底前進(jìn)行。2.在盤(pán)點(diǎn)前，行政部門(mén)應(yīng)制定盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)方法、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、人員分工等事項(xiàng)，并通知各部門(mén)做好準(zhǔn)備工作。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃的要求，對(duì)辦公器具進(jìn)行逐一清點(diǎn)和核對(duì)。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括辦公器具的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放地點(diǎn)、使用狀態(tài)等信息。2.在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)表，確保盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如賬實(shí)不符、損壞丟失等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄在盤(pán)點(diǎn)表中。（三）盤(pán)點(diǎn)報(bào)告1.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤(pán)點(diǎn)基本情況、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、存在問(wèn)題及處理建議等內(nèi)容。2.行政部門(mén)應(yīng)將盤(pán)點(diǎn)報(bào)告及時(shí)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并抄送財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告對(duì)相關(guān)賬務(wù)進(jìn)行調(diào)整，確保賬實(shí)相符。（四）差異處理1.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)查明原因，并根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。2.如因人為原因造成辦公器具損壞或丟失的，應(yīng)按照規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任；如因自然損耗、技術(shù)更新等原因造成辦公器具數(shù)量減少或價(jià)值降低的，應(yīng)及時(shí)調(diào)整相關(guān)資產(chǎn)賬目。八、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司建立辦公器具管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)辦公器具的管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)辦公器具的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)辦公器具的購(gòu)置、處置等財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保公司財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行和資金使