保險(xiǎn)追溯管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在加強(qiáng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的追溯管理，規(guī)范保險(xiǎn)業(yè)務(wù)操作流程，確保保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，保護(hù)保險(xiǎn)消費(fèi)者的合法權(quán)益，維護(hù)保險(xiǎn)市場(chǎng)秩序，促進(jìn)保險(xiǎn)行業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司開展的各類保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，包括但不限于財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、人身保險(xiǎn)、再保險(xiǎn)等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中的承保、理賠、退保等操作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及保險(xiǎn)行業(yè)監(jiān)管要求，確保追溯管理工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則追溯信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映保險(xiǎn)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改數(shù)據(jù)。3.完整可查原則建立完整的追溯體系，確保保險(xiǎn)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)信息能夠全面、及時(shí)、有效地查詢和追溯。4.安全保密原則在追溯管理過程中，妥善保護(hù)涉及的客戶信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，防止信息泄露和濫用。二、追溯管理職責(zé)分工（一）公司管理層1.負(fù)責(zé)制定保險(xiǎn)追溯管理的戰(zhàn)略方針和總體目標(biāo)，確保追溯管理工作與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合。2.審批追溯管理相關(guān)制度、流程和重大追溯管理決策，協(xié)調(diào)解決追溯管理工作中的重大問題。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門保險(xiǎn)業(yè)務(wù)操作過程中相關(guān)信息的及時(shí)、準(zhǔn)確記錄，確保業(yè)務(wù)信息的完整性和可追溯性。2.按照追溯管理要求，配合做好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的整理、報(bào)送和追溯查詢等工作。3.對(duì)業(yè)務(wù)操作中的異常情況及時(shí)進(jìn)行報(bào)告，并協(xié)助追溯管理部門進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)保險(xiǎn)追溯管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.根據(jù)追溯管理需求，優(yōu)化系統(tǒng)功能，保障業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)和查詢。3.提供技術(shù)支持，協(xié)助解決追溯管理過程中涉及的技術(shù)問題，如數(shù)據(jù)接口、系統(tǒng)故障等。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)涉及的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和核算，確保財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)信息的一致性和可追溯性。2.配合追溯管理部門進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢和核對(duì)工作，提供相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表和數(shù)據(jù)支持。（五）追溯管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善保險(xiǎn)追溯管理制度、流程和操作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.對(duì)公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)追溯信息進(jìn)行統(tǒng)一管理和監(jiān)督，定期檢查追溯信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，處理追溯管理工作中的跨部門問題，對(duì)重大追溯事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查和處理。4.定期向上級(jí)管理層和監(jiān)管部門報(bào)告追溯管理工作情況，根據(jù)監(jiān)管要求及時(shí)報(bào)送相關(guān)追溯報(bào)告和數(shù)據(jù)。三、追溯信息內(nèi)容及要求（一）承保環(huán)節(jié)1.投保人信息包括投保人姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼（或組織機(jī)構(gòu)代碼）、職業(yè)、地址等基本信息。2.被保險(xiǎn)人信息除與投保人相同的基本信息外，還需根據(jù)保險(xiǎn)產(chǎn)品特點(diǎn)，補(bǔ)充被保險(xiǎn)人的健康狀況、風(fēng)險(xiǎn)狀況等相關(guān)信息（如人身保險(xiǎn)中被保險(xiǎn)人的健康告知情況、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)中被保險(xiǎn)標(biāo)的的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估信息等）。3.保險(xiǎn)標(biāo)的信息對(duì)于財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，詳細(xì)記錄保險(xiǎn)標(biāo)的的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、使用性質(zhì)、存放地點(diǎn)等；對(duì)于人身保險(xiǎn)，明確保險(xiǎn)責(zé)任范圍、保險(xiǎn)金額、保險(xiǎn)期限、繳費(fèi)方式、繳費(fèi)金額等關(guān)鍵信息。4.保險(xiǎn)合同信息記錄保險(xiǎn)合同編號(hào)、簽訂日期、生效日期、保險(xiǎn)條款版本號(hào)等，確保合同信息的完整性和準(zhǔn)確性。5.業(yè)務(wù)來源信息注明業(yè)務(wù)渠道（如直銷、代理、經(jīng)紀(jì)等）、業(yè)務(wù)人員信息（姓名、工號(hào)等），以便追溯業(yè)務(wù)的發(fā)起源頭。（二）理賠環(huán)節(jié)1.出險(xiǎn)信息記錄出險(xiǎn)時(shí)間、地點(diǎn)、原因、經(jīng)過等詳細(xì)情況，對(duì)于涉及第三方責(zé)任的事故，需明確第三方信息及責(zé)任認(rèn)定情況。2.理賠申請(qǐng)信息包括理賠申請(qǐng)人姓名、與被保險(xiǎn)人關(guān)系、聯(lián)系方式、理賠申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)理賠金額等。3.理賠審核信息記錄審核過程中涉及的各項(xiàng)資料、審核意見、審核時(shí)間、審核人員等信息，確保理賠審核過程可追溯。4.理賠支付信息明確理賠支付時(shí)間、支付金額、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等）、收款賬戶信息等，保證理賠款項(xiàng)準(zhǔn)確無誤地支付到指定賬戶。（三）退保環(huán)節(jié)1.退保申請(qǐng)信息記錄退保申請(qǐng)人姓名、與投保人關(guān)系、聯(lián)系方式、退保申請(qǐng)時(shí)間、退保原因等。2.退保審核信息包括審核過程中查閱的相關(guān)資料、審核意見、審核時(shí)間、審核人員等，確保退保審核合規(guī)。3.退保金額計(jì)算信息詳細(xì)記錄退保金額的計(jì)算依據(jù)、計(jì)算過程，確保退保金額準(zhǔn)確合理。4.退保支付信息同理賠支付信息要求，明確退保支付時(shí)間、支付金額、支付方式及收款賬戶信息。（四）信息記錄要求1.所有追溯信息應(yīng)使用規(guī)范的格式和標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語進(jìn)行記錄，確保信息的一致性和可讀性。2.信息記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，在業(yè)務(wù)操作完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成錄入，不得拖延或遺漏。3.對(duì)于重要信息，如保險(xiǎn)合同關(guān)鍵條款、理賠審核意見等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)、完整的記錄，必要時(shí)可附加說明或備注。4.信息記錄應(yīng)保持原始性，不得擅自修改或刪除已記錄的信息，如因特殊原因需要修改，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，并記錄修改的原因、時(shí)間、修改人員等信息。四、追溯信息的采集與錄入（一）采集方式1.系統(tǒng)自動(dòng)采集利用公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等，在業(yè)務(wù)操作過程中自動(dòng)記錄相關(guān)信息，確保信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。例如，在承保環(huán)節(jié)，系統(tǒng)根據(jù)投保人錄入的信息自動(dòng)生成保險(xiǎn)合同相關(guān)記錄；在理賠環(huán)節(jié)，系統(tǒng)根據(jù)理賠申請(qǐng)流程自動(dòng)記錄出險(xiǎn)信息、理賠審核信息等。2.人工采集對(duì)于無法通過系統(tǒng)自動(dòng)采集的信息，如一些特殊業(yè)務(wù)情況的說明、第三方調(diào)查信息等，由業(yè)務(wù)人員或相關(guān)工作人員通過手工填寫表格、記錄筆記等方式進(jìn)行采集，然后及時(shí)錄入追溯管理信息系統(tǒng)。（二）錄入要求1.錄入人員應(yīng)經(jīng)過專門培訓(xùn)，熟悉追溯信息的內(nèi)容和錄入要求，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.錄入信息應(yīng)與原始業(yè)務(wù)資料保持一致，如發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)按照規(guī)定進(jìn)行修改，并記錄修改情況。3.對(duì)于批量錄入的信息，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。在錄入完成后，進(jìn)行數(shù)據(jù)審核，對(duì)審核不通過的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行糾正。五、追溯信息的存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)建立專門的保險(xiǎn)追溯管理數(shù)據(jù)庫，將各類追溯信息按照一定的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的有序存放和高效查詢。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.電子文檔存儲(chǔ)對(duì)于一些無法電子化存儲(chǔ)的原始業(yè)務(wù)資料，如紙質(zhì)保險(xiǎn)合同、理賠申請(qǐng)書、調(diào)查筆錄等，應(yīng)進(jìn)行掃描或拍照后，以電子文檔的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查閱。（二）存儲(chǔ)期限1.保險(xiǎn)業(yè)務(wù)相關(guān)的追溯信息應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和保險(xiǎn)行業(yè)監(jiān)管要求確定存儲(chǔ)期限。一般情況下，保險(xiǎn)合同及相關(guān)業(yè)務(wù)資料的存儲(chǔ)期限不得少于保險(xiǎn)合同有效期屆滿后[X]年；理賠、退保等業(yè)務(wù)記錄的存儲(chǔ)期限不得少于自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起[X]年。2.在存儲(chǔ)期限屆滿后，如需銷毀追溯信息，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行，確保信息銷毀過程合法、合規(guī)，并記錄銷毀的時(shí)間、方式、參與人員等信息。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.采取有效的安全防護(hù)措施，保障追溯信息的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。例如，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，對(duì)涉及追溯信息的系統(tǒng)操作進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制；采用加密技術(shù)對(duì)敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。2.定期對(duì)追溯信息存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。3.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件時(shí)，能夠迅速采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失，并及時(shí)向上級(jí)管理層和監(jiān)管部門報(bào)告。六、追溯信息的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部人員根據(jù)工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需要，經(jīng)授權(quán)后可查詢相關(guān)追溯信息。例如，業(yè)務(wù)部門人員可查詢本部門業(yè)務(wù)的追溯信息，用于業(yè)務(wù)分析、客戶服務(wù)等；追溯管理部門人員可查詢?nèi)镜淖匪菪畔?，進(jìn)行監(jiān)督檢查和數(shù)據(jù)分析；財(cái)務(wù)部門人員可查詢與財(cái)務(wù)相關(guān)的追溯信息，進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和審計(jì)等。2.對(duì)于涉及客戶隱私的追溯信息，查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露客戶信息。（二）查詢流程1.內(nèi)部人員如需查詢追溯信息，應(yīng)填寫查詢申請(qǐng)表，注明查詢的業(yè)務(wù)范圍、信息內(nèi)容、查詢目的等，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，簽字批準(zhǔn)后提交追溯管理部門。3.追溯管理部門對(duì)查詢申請(qǐng)進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后，根據(jù)申請(qǐng)人的權(quán)限，在追溯管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行查詢操作，并將查詢結(jié)果提供給申請(qǐng)人。（三）信息使用規(guī)定1.追溯信息僅供公司內(nèi)部業(yè)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、客戶服務(wù)、監(jiān)管報(bào)送等合法合規(guī)目的使用，不得用于其他任何非法或不當(dāng)用途。2.在使用追溯信息時(shí)，應(yīng)確保信息的保密性和安全性，不得將信息提供給無關(guān)人員或機(jī)構(gòu)。3.如需對(duì)外提供追溯信息，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，履行嚴(yán)格的審批程序，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.追溯管理部門定期對(duì)公司保險(xiǎn)業(yè)務(wù)追溯信息的記錄、存儲(chǔ)、查詢等情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，確保追溯管理工作符合規(guī)定要求。檢查內(nèi)容包括信息的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，數(shù)據(jù)安全措施的有效性等。2.內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)追溯管理工作進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估追溯管理制度的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)管配合1.積極配合保險(xiǎn)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查工作，按照監(jiān)管要求及時(shí)報(bào)送追溯管理相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，如實(shí)反映公司追溯管理工作情況。2.對(duì)于監(jiān)管部門提出的問題和整改要求，認(rèn)真組織落實(shí)，按時(shí)提交整改報(bào)告，確保公司追溯管理工作符合監(jiān)管標(biāo)準(zhǔn)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于在追溯管理工作中違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、績(jī)效扣分、辭退等。2.對(duì)于因違規(guī)行為導(dǎo)致公司遭受損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究法律責(zé)任。八、附則