產(chǎn)品訂單管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司產(chǎn)品訂單管理，規(guī)范訂單處理流程，提高訂單處理效率和準確性，確保公司與客戶之間的業(yè)務往來順暢，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有產(chǎn)品訂單的管理，包括訂單的接收、評審、下達、執(zhí)行、跟蹤、變更、結(jié)算及關(guān)閉等全過程。（三）職責分工1.銷售部門負責客戶訂單的接收、初步評審，并及時傳遞給相關(guān)部門。與客戶溝通訂單需求，協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中的客戶問題。負責訂單的發(fā)貨安排及發(fā)貨后的客戶反饋跟蹤。2.生產(chǎn)部門負責對訂單進行生產(chǎn)評審，評估生產(chǎn)能力和生產(chǎn)周期。根據(jù)訂單要求組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付。負責生產(chǎn)過程中的物料需求計劃制定、物料采購協(xié)調(diào)及生產(chǎn)進度跟蹤。3.技術(shù)部門負責對訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求進行評審，確保產(chǎn)品技術(shù)可行性。提供產(chǎn)品技術(shù)支持，解決生產(chǎn)過程中的技術(shù)問題。參與訂單變更的技術(shù)評估，并提供相應的技術(shù)解決方案。4.質(zhì)量部門負責制定訂單產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗計劃和標準。對訂單產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗和控制，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。處理訂單執(zhí)行過程中的質(zhì)量問題，參與質(zhì)量事故的調(diào)查和分析。5.采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門的物料需求計劃，負責訂單所需物料的采購工作。選擇合格的供應商，確保物料的及時供應和質(zhì)量合格。負責與供應商溝通協(xié)調(diào)，處理采購過程中的問題。6.財務部門負責訂單的成本核算和報價審核。跟蹤訂單的收款情況，及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，確保款項按時收回。負責訂單的結(jié)算工作，編制相關(guān)財務報表。（四）訂單定義本辦法所稱產(chǎn)品訂單是指客戶向公司提出的購買產(chǎn)品的明確要求，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息，以書面、電子或其他有效形式存在。二、訂單接收與初步評審（一）訂單接收1.銷售部門應指定專人負責接收客戶訂單，確保訂單信息的完整性和準確性。訂單接收方式包括但不限于電話、郵件、傳真、客戶在線下單系統(tǒng)等。2.對于通過電話方式接收的訂單，接收人員應及時記錄訂單內(nèi)容，并請客戶以書面或電子形式確認訂單信息。3.對于通過郵件、傳真等方式接收的訂單，接收人員應及時下載并打印訂單文件，進行初步審核，確保訂單信息清晰可讀。（二）初步評審1.銷售部門在收到客戶訂單后，應立即對訂單進行初步評審，主要評審內(nèi)容包括：客戶信息是否完整，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式等。訂單產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格等是否明確，是否與公司產(chǎn)品目錄或雙方約定一致。交貨期是否符合公司生產(chǎn)能力和客戶要求，是否需要特殊的生產(chǎn)安排。交貨地點是否明確，是否在公司可配送范圍內(nèi)。付款方式是否符合公司規(guī)定，是否存在潛在的收款風險。2.如訂單信息不完整或存在疑問，銷售部門應及時與客戶溝通，要求客戶補充或澄清相關(guān)信息。3.對于初步評審通過的訂單，銷售部門應填寫《訂單評審表》，并將訂單及《訂單評審表》及時傳遞給相關(guān)部門進行進一步評審。三、訂單詳細評審（一）生產(chǎn)評審1.生產(chǎn)部門收到銷售部門傳遞的訂單及《訂單評審表》后，應立即組織相關(guān)人員對訂單進行生產(chǎn)評審。生產(chǎn)評審主要內(nèi)容包括：訂單產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝是否成熟，是否需要特殊的生產(chǎn)設備或工藝裝備。生產(chǎn)能力是否滿足訂單需求，是否需要加班、外協(xié)等方式來完成訂單生產(chǎn)。生產(chǎn)周期是否能夠滿足客戶交貨期要求，是否需要調(diào)整生產(chǎn)計劃。物料需求是否明確，是否存在物料短缺或供應風險。2.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)評審結(jié)果，在《訂單評審表》上填寫評審意見，并將訂單及《訂單評審表》傳遞給技術(shù)部門進行技術(shù)評審。（二）技術(shù)評審1.技術(shù)部門收到生產(chǎn)部門傳遞的訂單及《訂單評審表》后，應組織相關(guān)技術(shù)人員對訂單進行技術(shù)評審。技術(shù)評審主要內(nèi)容包括：訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求是否明確，是否符合國家相關(guān)標準和行業(yè)規(guī)范。產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件等技術(shù)資料是否齊全，是否能夠滿足生產(chǎn)需要。對于新產(chǎn)品訂單或特殊技術(shù)要求的訂單，是否需要進行技術(shù)研發(fā)或工藝驗證。2.技術(shù)部門根據(jù)技術(shù)評審結(jié)果，在《訂單評審表》上填寫評審意見，并將訂單及《訂單評審表》傳遞給質(zhì)量部門進行質(zhì)量評審。（三）質(zhì)量評審1.質(zhì)量部門收到技術(shù)部門傳遞的訂單及《訂單評審表》后，應組織相關(guān)質(zhì)量人員對訂單進行質(zhì)量評審。質(zhì)量評審主要內(nèi)容包括：訂單產(chǎn)品的質(zhì)量標準是否明確，是否能夠滿足客戶要求。質(zhì)量檢驗計劃和檢驗標準是否制定，是否能夠有效控制產(chǎn)品質(zhì)量。對于新產(chǎn)品訂單或特殊質(zhì)量要求的訂單，是否需要進行質(zhì)量策劃或質(zhì)量改進。2.質(zhì)量部門根據(jù)質(zhì)量評審結(jié)果，在《訂單評審表》上填寫評審意見，并將訂單及《訂單評審表》傳遞回銷售部門。（四）綜合評審1.銷售部門收到各部門的評審意見后，應組織相關(guān)部門召開訂單評審會議，對訂單進行綜合評審。綜合評審主要內(nèi)容包括：各部門評審意見的一致性和合理性。訂單執(zhí)行過程中可能存在的風險及應對措施。訂單是否可以接受，如可以接受，明確各部門的工作責任和時間節(jié)點。2.如訂單評審通過，銷售部門應在《訂單評審表》上填寫綜合評審意見，并將訂單及《訂單評審表》提交給公司主管領(lǐng)導審批。如訂單評審不通過，銷售部門應及時與客戶溝通，說明原因，協(xié)商解決方案。（五）訂單審批1.公司主管領(lǐng)導收到銷售部門提交的訂單及《訂單評審表》后，應進行審批。審批主要內(nèi)容包括：訂單是否符合公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略和市場需求。訂單執(zhí)行過程中的風險是否可控，應對措施是否有效。訂單的經(jīng)濟效益是否合理，是否能夠為公司帶來預期的利潤。2.如訂單審批通過，公司主管領(lǐng)導應在《訂單評審表》上簽署審批意見，并將訂單返回銷售部門。如訂單審批不通過，公司主管領(lǐng)導應說明原因，銷售部門應根據(jù)領(lǐng)導意見與客戶溝通，協(xié)商解決方案。四、訂單下達（一）訂單確認1.銷售部門收到公司主管領(lǐng)導審批通過的訂單后，應及時與客戶進行訂單確認。訂單確認方式包括但不限于電話、郵件、傳真等，確認內(nèi)容包括訂單產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式等。2.如客戶對訂單內(nèi)容無異議，銷售部門應要求客戶簽署《訂單確認書》，并將《訂單確認書》作為訂單執(zhí)行的依據(jù)。（二）訂單下達1.銷售部門根據(jù)《訂單確認書》，填寫《生產(chǎn)訂單下達通知單》，明確訂單產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并將《生產(chǎn)訂單下達通知單》傳遞給生產(chǎn)部門。2.生產(chǎn)部門收到《生產(chǎn)訂單下達通知單》后，應立即組織生產(chǎn)，并將生產(chǎn)計劃安排及時反饋給銷售部門。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)計劃安排1.生產(chǎn)部門根據(jù)《生產(chǎn)訂單下達通知單》，制定詳細的生產(chǎn)計劃，明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、時間節(jié)點、責任人等信息。2.生產(chǎn)計劃應合理安排生產(chǎn)資源，確保生產(chǎn)過程的連續(xù)性和穩(wěn)定性。對于需要加班、外協(xié)等方式來完成訂單生產(chǎn)的情況，生產(chǎn)部門應提前做好協(xié)調(diào)安排。（二）物料采購1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門制定的物料需求計劃，及時進行物料采購。采購部門應選擇合格的供應商，確保物料的質(zhì)量、價格、交貨期等符合要求。2.采購部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。在采購過程中，采購部門應及時跟蹤物料供應情況，如發(fā)現(xiàn)物料短缺或供應延遲等問題，應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施解決問題。（三）生產(chǎn)過程控制1.生產(chǎn)部門應按照生產(chǎn)計劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付。在生產(chǎn)過程中，生產(chǎn)部門應加強對生產(chǎn)現(xiàn)場的管理，嚴格執(zhí)行操作規(guī)程，確保生產(chǎn)安全。2.質(zhì)量部門應按照質(zhì)量檢驗計劃和檢驗標準對訂單產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗和控制。質(zhì)量檢驗應覆蓋原材料檢驗、半成品檢驗、成品檢驗等全過程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.技術(shù)部門應提供產(chǎn)品技術(shù)支持，解決生產(chǎn)過程中的技術(shù)問題。對于生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的技術(shù)變更，技術(shù)部門應及時進行評估和審批，并通知相關(guān)部門進行調(diào)整。（四）進度跟蹤與協(xié)調(diào)1.銷售部門應定期跟蹤訂單執(zhí)行進度，及時了解生產(chǎn)情況、物料供應情況、質(zhì)量檢驗情況等信息。如發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，銷售部門應及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施解決問題。2.生產(chǎn)部門應建立訂單執(zhí)行進度跟蹤臺賬，及時記錄訂單執(zhí)行過程中的各項信息。如發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)進度滯后或存在其他問題，生產(chǎn)部門應及時分析原因，采取相應的措施進行調(diào)整，并將調(diào)整情況及時反饋給銷售部門。3.采購部門應及時跟蹤物料采購進度，確保物料按時供應。如發(fā)現(xiàn)物料采購進度滯后或存在其他問題，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施解決問題，并將情況及時反饋給生產(chǎn)部門。4.質(zhì)量部門應及時反饋產(chǎn)品質(zhì)量檢驗情況，如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，質(zhì)量部門應及時通知生產(chǎn)部門進行整改，并跟蹤整改情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。六、訂單變更（一）變更申請1.在訂單執(zhí)行過程中，如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應及時與客戶溝通，了解變更原因和變更內(nèi)容，并填寫《訂單變更申請表》。2.《訂單變更申請表》應詳細說明訂單變更的內(nèi)容，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等信息，并附上相關(guān)的變更說明文件。（二）變更評審1.銷售部門收到客戶的訂單變更申請后，應及時組織相關(guān)部門對訂單變更進行評審。變更評審主要內(nèi)容包括：變更對產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)進度、成本等方面的影響。變更是否符合國家相關(guān)標準和行業(yè)規(guī)范。變更是否能夠滿足客戶需求，是否需要與客戶進一步溝通協(xié)商。2.各部門根據(jù)變更評審結(jié)果，在《訂單變更申請表》上填寫評審意見，并將《訂單變更申請表》提交給公司主管領(lǐng)導審批。（三）變更審批1.公司主管領(lǐng)導收到銷售部門提交的《訂單變更申請表》后，應進行審批。審批主要內(nèi)容包括：變更是否必要，是否能夠為公司帶來經(jīng)濟效益。變更對訂單執(zhí)行過程的影響是否可控，應對措施是否有效。變更是否符合公司相關(guān)規(guī)定和流程。2.如訂單變更審批通過，公司主管領(lǐng)導應在《訂單變更申請表》上簽署審批意見，并將《訂單變更申請表》返回銷售部門。如訂單變更審批不通過，公司主管領(lǐng)導應說明原因，銷售部門應根據(jù)領(lǐng)導意見與客戶溝通，協(xié)商解決方案。（四）變更執(zhí)行1.銷售部門收到公司主管領(lǐng)導審批通過的訂單變更申請后，應及時與客戶進行訂單變更確認，并將變更信息傳遞給相關(guān)部門。2.生產(chǎn)部門根據(jù)訂單變更信息，及時調(diào)整生產(chǎn)計劃和物料需求計劃，并組織相關(guān)人員進行生產(chǎn)調(diào)整。3.采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門調(diào)整后的物料需求計劃，及時調(diào)整物料采購計劃，并與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物料供應的及時性和準確性。4.質(zhì)量部門根據(jù)訂單變更后的產(chǎn)品質(zhì)量要求，及時調(diào)整質(zhì)量檢驗計劃和檢驗標準，并對變更后的產(chǎn)品進行質(zhì)量檢驗和控制。七、訂單發(fā)貨與交付（一）發(fā)貨安排1.生產(chǎn)部門完成訂單產(chǎn)品生產(chǎn)后，應及時通知銷售部門。銷售部門根據(jù)訂單交貨期要求，安排發(fā)貨事宜。2.發(fā)貨前，銷售部門應與客戶溝通確認發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、運輸路線等信息，并確?？蛻裟軌蚣皶r接收貨物。3.銷售部門應填寫《發(fā)貨通知單》，明確發(fā)貨產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、運輸路線等信息，并將《發(fā)貨通知單》傳遞給物流部門。（二）貨物運輸1.物流部門收到銷售部門傳遞的《發(fā)貨通知單》后，應及時安排貨物運輸。物流部門應選擇可靠的運輸方式，確保貨物安全、及時送達客戶指定地點。2.在貨物運輸過程中，物流部門應及時跟蹤貨物運輸情況，如發(fā)現(xiàn)貨物運輸出現(xiàn)問題，應及時與銷售部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施解決問題。（三）貨物交付1.貨物送達客戶指定地點后，物流部門應及時通知客戶提貨，并要求客戶在《貨物簽收單》上簽字確認。2.銷售部門應及時跟蹤客戶收貨情況，如客戶對貨物質(zhì)量、數(shù)量等存在異議，銷售部門應及時與客戶溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施解決問題。八、訂單結(jié)算（一）收款管理1.財務部門應根據(jù)訂單約定的付款方式，及時跟蹤訂單收款情況。如客戶未按時付款，財務部門應及時通知銷售部門，銷售部門應與客戶溝通協(xié)調(diào)，催促客戶付款。2.對于逾期未付款的客戶，財務部門應按照公司相關(guān)規(guī)定，采取相應的催收措施，如發(fā)送催款函、暫停供貨等。（二）結(jié)算流程1.訂單產(chǎn)品交付后，銷售部門應及時與客戶核對訂單金額，并開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與訂單產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格等信息一致。2.財務部門收到銷售部門開具的發(fā)票后，應及時進行賬務處理，并與客戶進行結(jié)算。結(jié)算方式包括但不限于銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等。3.財務部門應定期編制訂單結(jié)算報表，反映訂單收款、付款、欠款等情況，并及時向公司領(lǐng)導匯報。九、訂單關(guān)閉（一）關(guān)閉條件訂單執(zhí)行完畢，且客戶已確認收貨，款項已全部收回，訂單相關(guān)資料已歸檔保存，該訂單即可關(guān)閉。（二）關(guān)閉流程1.銷售部門負責對已執(zhí)行完畢的訂單進行關(guān)閉申請，填寫《訂單關(guān)閉申請表》，并附上訂單執(zhí)行過程中的相關(guān)資料，如訂單評審表、生產(chǎn)訂單下達通知單、發(fā)貨通知單、貨物簽收單、發(fā)票等。2.各相關(guān)部門對訂單關(guān)閉申請進行審核，確認訂單執(zhí)行情況、款項收回情況、資料歸檔情況等是否符合要求。審核通過后，在《訂單關(guān)閉申請表》上簽署審核意見。3.財務部門對訂單款項結(jié)算情況進行審核，確認款項是否已全部收回。審核通過后，在《訂單關(guān)閉申請表》上簽署審核意見。4.公司主管領(lǐng)導對訂單關(guān)閉申請進行審批