商貿(mào)發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司商貿(mào)發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用和保管行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在商貿(mào)業(yè)務活動中涉及的發(fā)票管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家發(fā)票管理法律法規(guī)，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)、有序進行。2.準確及時原則發(fā)票開具、取得、使用和保管應準確無誤，及時處理相關業(yè)務，避免因發(fā)票問題給公司帶來損失。3.責任明確原則明確各部門和人員在發(fā)票管理中的職責，做到責任清晰，獎懲分明。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司作為增值稅一般納稅人，銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務時，開具給購買方用于抵扣進項稅額的發(fā)票。（二）增值稅普通發(fā)票1.折疊票主要用于公司銷售貨物、提供應稅勞務或應稅服務給增值稅小規(guī)模納稅人、消費者個人以及不能抵扣進項稅額的一般納稅人時開具。2.卷票適用于特定行業(yè)或業(yè)務場景，如餐飲、住宿等行業(yè)，根據(jù)實際經(jīng)營需要選擇使用。（三）機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票公司銷售機動車時開具的專用發(fā)票，是購買方辦理車輛注冊登記的重要憑證。（四）通用機打發(fā)票在一些特定業(yè)務或地區(qū)，根據(jù)稅務機關要求，使用通用機打發(fā)票進行業(yè)務結(jié)算。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司應在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務確認營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務一律不準開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.填寫發(fā)票時，項目齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致。4.發(fā)票開具不得涂改、挖補、撕毀。如發(fā)生銷貨退回需開紅字發(fā)票的，必須收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣或取得對方有效證明；發(fā)生銷售折讓的，在收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后，重新開具銷售發(fā)票。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向后，應及時將開票信息傳遞給財務部門。開票信息包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等。2.財務部門收到開票信息后，應進行認真審核，確保信息準確無誤。審核內(nèi)容包括客戶信息的真實性、業(yè)務內(nèi)容的合規(guī)性、金額計算的準確性等。3.審核通過后，財務部門根據(jù)開票信息在開票系統(tǒng)中開具發(fā)票。開具完成后，應及時將發(fā)票交給業(yè)務部門或按照合同約定的方式送達客戶。4.業(yè)務部門收到發(fā)票后，應及時與客戶進行核對，確認發(fā)票內(nèi)容與交易實際情況一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時反饋給財務部門進行處理。（三）特殊情況開具1.匯總開具發(fā)票如因銷售貨物品種較多，需要匯總開具發(fā)票的，應同時使用防偽稅控系統(tǒng)開具《銷售貨物或者提供應稅勞務清單》，并加蓋發(fā)票專用章。2.差額征稅開具發(fā)票按照現(xiàn)行政策規(guī)定適用差額征稅辦法繳納增值稅，且不得全額開具增值稅發(fā)票的（財政部、稅務總局另有規(guī)定的除外），納稅人自行開具或者稅務機關代開增值稅發(fā)票時，通過新系統(tǒng)中差額征稅開票功能，錄入含稅銷售額（或含稅評估額）和扣除額，系統(tǒng)自動計算稅額和不含稅金額，備注欄自動打印“差額征稅”字樣，發(fā)票開具不應與其他應稅行為混開。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買貨物、接受應稅勞務或應稅服務時，應向銷售方索取發(fā)票。取得的發(fā)票應符合國家法律法規(guī)規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應與實際交易相符。2.取得發(fā)票時，應仔細審核發(fā)票的真實性、合法性和有效性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章、防偽標識等。3.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。（二）取得流程1.業(yè)務部門在采購貨物或接受服務時，應主動向銷售方索取發(fā)票。如因特殊原因無法及時取得發(fā)票的，應與銷售方協(xié)商確定取得發(fā)票的時間，并在規(guī)定時間內(nèi)取得發(fā)票。2.業(yè)務部門取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門。傳遞過程中應注意發(fā)票的完整性和安全性，避免發(fā)票丟失或損壞。3.財務部門收到發(fā)票后，應按照發(fā)票審核要求進行認真審核。審核通過后，方可作為記賬憑證附件進行賬務處理。4.如發(fā)現(xiàn)取得的發(fā)票存在問題，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通，由業(yè)務部門負責與銷售方聯(lián)系解決。如無法解決，應及時向公司管理層報告，并按照相關規(guī)定進行處理。（三）特殊情況取得1.境外發(fā)票的取得從境外單位或者個人購進服務、無形資產(chǎn)或者不動產(chǎn)，自稅務機關或者扣繳義務人取得的解繳稅款的完稅憑證上注明的增值稅額準予從銷項稅額中抵扣。納稅人憑完稅憑證抵扣進項稅額的，應當具備書面合同、付款證明和境外單位的對賬單或者發(fā)票。資料不全的，其進項稅額不得從銷項稅額中抵扣。2.匯總開具發(fā)票的取得取得匯總開具的發(fā)票，同時取得加蓋銷售方發(fā)票專用章的《銷售貨物或者提供應稅勞務清單》，清單應詳細注明所購貨物或應稅勞務、服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等內(nèi)容。五、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司取得的發(fā)票只能用于本公司經(jīng)營業(yè)務活動中的財務核算和稅務申報，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得自行擴大發(fā)票使用范圍。（二）使用登記1.公司應建立發(fā)票使用登記制度，設置發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的購買、開具、取得、使用、保管、繳銷等情況。2.發(fā)票登記簿應包括發(fā)票種類、發(fā)票號碼、開具日期、購貨單位名稱、金額、稅額、領用人員、用途等內(nèi)容。3.財務部門應定期對發(fā)票使用情況進行核對和檢查，確保發(fā)票使用登記記錄準確、完整。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.發(fā)票作廢在開具發(fā)票當月，發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時作廢。作廢發(fā)票應在防偽稅控系統(tǒng)中將相應的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)發(fā)票（含未打印的發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。2.發(fā)票紅沖跨月發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形，不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應按以下規(guī)定處理：購買方取得專用發(fā)票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)（以下簡稱“新系統(tǒng)”）中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時不填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息，應暫依《信息表》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉(zhuǎn)出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。購買方取得專用發(fā)票未用于申報抵扣、但發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)無法退回的，購買方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。銷售方開具專用發(fā)票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報抵扣并將發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)退回的，銷售方可在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。銷售方填開《信息表》時應填寫相對應的藍字專用發(fā)票信息。主管稅務機關通過網(wǎng)絡接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動校驗通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。銷售方憑稅務機關系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應與《信息表》一一對應。六、發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司應設立專門的發(fā)票存放場所，確保發(fā)票存放安全、整潔、有序。發(fā)票存放場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲等設施。2.發(fā)票應按照種類、號碼順序存放，不得混放。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。3.公司應定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票賬實相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應及時向稅務機關報告，并按照規(guī)定進行處理。（二）保管期限1.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，保存期限為五年。2.發(fā)票專用章應妥善保管，如有遺失，應及時向稅務機關報告，并按照規(guī)定申請重新刻制。（三）保管責任1.財務部門負責發(fā)票的保管工作，指定專人負責發(fā)票的日常管理。2.發(fā)票保管人員應嚴格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票安全。如因保管不善導致發(fā)票丟失、被盜等情況，應承擔相應的責任。七、發(fā)票的繳銷（一）繳銷情形1.發(fā)票使用完畢，應及時向稅務機關繳銷。2.因發(fā)票換版、改版等原因，需要繳銷舊版發(fā)票的。3.發(fā)票丟失、被盜等情況，需要繳銷發(fā)票的。4.其他需要繳銷發(fā)票的情形。（二）繳銷流程1.財務部門在發(fā)票使用完畢或符合繳銷條件后，應填寫《發(fā)票繳銷登記表》，詳細注明發(fā)票種類、發(fā)票號碼、開具金額、繳銷原因等內(nèi)容。2.將《發(fā)票繳銷登記表》及需要繳銷的發(fā)票一并報送主管稅務機關。3.主管稅務機關審核無誤后，予以辦理發(fā)票繳銷手續(xù)，并在《發(fā)票繳銷登記表》上加蓋印章。（三）繳銷后的處理1.繳銷后的發(fā)票應按照規(guī)定進行妥善保管，不得擅自銷毀。2.如因業(yè)務需要，需查閱已繳銷發(fā)票的相關信息，應按照稅務機關的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對發(fā)票管理情況進行審計檢查，重點檢查發(fā)票開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財務部門應加強對發(fā)票管理工作的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)票管理中存在的問題。（二）外部檢查1.公司應積極配合稅務機關等相關部門的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票管理資料和相關業(yè)務資料。2.如發(fā)現(xiàn)公司存在發(fā)票違法行為，應按照稅務機關的處罰決定及時進行整改，并承擔相應的法律責任。九、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰1.對未按照規(guī)定開具、取得、使用、保管發(fā)票的部門或個人，責令限期改正，并給予警告。2.對因發(fā)票管理不善給公司造成經(jīng)濟損失的，由相關責任人承擔賠償責任。3.對違反發(fā)票管理法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。（二）對違反發(fā)票管理規(guī)定的處罰，按照國家相關法律法規(guī)執(zhí)行1.違反發(fā)票管理法規(guī)，導致其他單位或者個人未繳、少繳或者騙取稅款的，由稅務機關沒收違法所得，可以并處未繳、少繳或者騙取的稅款1倍以下的罰款。2.私自印制、偽造、變造發(fā)票，非法制造發(fā)票防偽專用品，偽造發(fā)票監(jiān)制章的，由稅務機關沒收違法所得，沒收、銷毀作案工具和非法物品，并處1萬元以上5萬元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，并處5萬元以上50萬元以下的罰款；對印制發(fā)票的企業(yè)，可以并處吊銷發(fā)票準印證；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。3.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、介紹他人轉(zhuǎn)讓發(fā)票、發(fā)票監(jiān)制