合同承辦管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同承辦管理，規(guī)范合同承辦行為，防范合同風險，維護公司合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同的承辦管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同承辦必須遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)標準和公司內部規(guī)定，確保合同合法有效。2.審慎負責原則承辦人員應認真履行職責，對合同條款進行審慎審查，確保合同內容準確、完整、公平，避免公司利益受損。3.全程管控原則對合同從談判、起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程進行有效管理和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。二、合同承辦部門及職責（一）承辦部門公司各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務范圍內合同的承辦工作。（二）承辦部門職責1.負責合同項目的前期調研、談判、意向書擬定等工作。2.組織起草合同文本，確保合同條款明確、具體、合法，符合公司利益和業(yè)務需求。3.對合同相對方的主體資格、資信狀況、履約能力等進行調查核實。4.按照規(guī)定的程序將合同文本提交審核，并根據(jù)審核意見進行修改完善。5.負責合同的簽訂、履行、變更、解除等具體工作，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。6.收集、整理、保管合同相關資料，建立合同檔案。三、合同承辦流程（一）項目啟動業(yè)務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要或客戶需求，確定合同項目，并指定專人作為合同承辦人。承辦人負責對項目進行初步調研，了解項目背景、目標、要求等基本情況。（二）談判與意向書擬定承辦人代表公司與合同相對方進行談判，就合同主要條款進行協(xié)商。在談判過程中，應充分了解對方意圖和需求，維護公司利益。談判達成初步共識后，可擬定意向書，明確雙方合作意向和主要合作內容。意向書經(jīng)雙方簽字（蓋章）后生效，作為后續(xù)合同起草的基礎。（三）合同起草承辦人根據(jù)談判結果和意向書內容，起草合同文本。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，條款應清晰、準確、完整，避免歧義。合同內容應包括但不限于以下條款：1.當事人的名稱或者姓名和住所；2.標的；3.數(shù)量；4.質量；5.價款或者報酬；6.履行期限、地點和方式；7.違約責任；8.解決爭議的方法。（四）合同審核1.承辦人完成合同起草后，應將合同文本提交本部門負責人初審。初審主要審查合同內容是否符合本部門業(yè)務要求，條款是否完整、合理，文字表述是否準確等。2.經(jīng)本部門負責人初審通過后，承辦人將合同文本提交公司法律事務部門進行合法性審核。法律事務部門重點審查合同是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險，合同條款是否公平合理等。3.根據(jù)法律事務部門的審核意見，承辦人對合同文本進行修改完善。如雙方對審核意見存在重大分歧，承辦部門應與法律事務部門進行溝通協(xié)商，必要時可組織相關部門召開專題會議研究解決。4.合同文本經(jīng)法律事務部門審核通過后，承辦人將合同文本提交公司分管領導審批。分管領導根據(jù)公司整體利益和業(yè)務情況，對合同進行全面審查，作出審批決定。（五）合同簽訂1.經(jīng)公司分管領導審批同意后，承辦人負責與合同相對方簽訂合同。簽訂合同時，應確保雙方當事人在合同上簽字（蓋章）齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關部門留存?zhèn)浞荨?.合同簽訂后，承辦人應及時將合同副本分送公司財務部門、法律事務部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（六）合同履行1.合同簽訂后，承辦部門負責組織實施合同履行工作。承辦人應按照合同約定的時間、地點、方式等要求，及時履行合同義務，并跟蹤合同履行情況。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，承辦人應及時向本部門負責人報告，并采取相應措施，維護公司合法權益。3.如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，承辦人應及時通知對方，并按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定辦理相關手續(xù)，采取合理措施減少損失。（七）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內容，承辦人應及時與對方協(xié)商，達成一致意見后，簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因各種原因需要解除合同，承辦人應按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定，及時通知對方，并辦理相關解除手續(xù)。解除合同應簽訂書面解除協(xié)議，明確雙方權利義務的終止情況。3.合同變更或解除后，承辦人應及時將相關情況通知公司財務部門、法律事務部門等相關部門，并對合同檔案進行相應調整。（八）合同終止與結算1.合同履行完畢或提前終止后，承辦人應及時對合同履行情況進行總結，并辦理相關結算手續(xù)。結算內容包括合同價款支付、費用報銷、資產(chǎn)交接等。2.承辦人應在合同終止后規(guī)定時間內，將合同履行過程中形成的相關資料整理歸檔，建立完整的合同檔案。合同檔案應包括合同文本、談判記錄、意向書、審核意見、變更協(xié)議、解除協(xié)議、結算憑證等資料。四、合同審核要點（一）合法性審核1.審查合同主體是否合法，包括合同雙方當事人是否具有簽訂合同的主體資格，是否具備相應的民事權利能力和民事行為能力。2.審查合同內容是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在違反法律法規(guī)強制性規(guī)定的條款，是否損害國家利益、社會公共利益或他人合法權益。3.審查合同簽訂程序是否合法，是否按照公司規(guī)定的流程進行審批、簽訂，簽字（蓋章）是否齊全、有效。（二）條款完整性審核1.審查合同條款是否完整，是否涵蓋了合同履行過程中可能涉及的各項權利義務，是否明確了合同標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點、方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.審查合同條款是否具體、明確，避免使用模糊、歧義的語言文字，確保雙方當事人對合同條款的理解一致，避免在合同履行過程中產(chǎn)生糾紛。（三）公平合理性審核1.審查合同條款是否公平合理，是否體現(xiàn)了雙方當事人的真實意思表示，是否存在顯失公平的條款。2.審查合同雙方的權利義務是否對等，是否存在一方只享有權利而不承擔義務，或另一方只承擔義務而不享有權利的情況。（四）風險防控審核1.審查合同是否存在潛在的法律風險、商業(yè)風險、信用風險等，是否采取了有效的風險防控措施。2.審查合同爭議解決方式是否明確、合理，是否有利于及時、有效地解決合同糾紛，維護公司合法權益。五、合同檔案管理（一）檔案建立合同承辦部門應在合同簽訂后及時將合同文本及相關資料整理歸檔，建立合同檔案。合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，便于查詢和管理。（二）檔案內容合同檔案應包括以下內容：1.合同文本（含正本、副本）；2.談判記錄、意向書；3.合同審核意見及修改稿；4.對方主體資格證明文件（營業(yè)執(zhí)照副本復印件、法定代表人身份證明書等）；5.資信狀況調查資料；6.合同變更協(xié)議、解除協(xié)議；7.合同履行過程中的相關文件，如發(fā)貨單、驗收單、發(fā)票、付款憑證等；8.合同糾紛處理文件，如起訴狀、答辯狀、判決書等；9.其他與合同有關的資料。（三）檔案保管合同檔案應由專人負責保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行，一般合同檔案保管期限為[X]年。（四）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。查閱人員應遵守檔案管理制度，不得泄露檔案內容。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司建立合同承辦監(jiān)督檢查制度，定期對合同承辦情況進行檢查。檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，合同檔案管理是否規(guī)范等。（二）考核評價公司將合同承辦工作納入部門和個人績效考核體系，對合同承辦部門和承辦人員的工作進行考核評價。