合同經(jīng)法管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同經(jīng)法管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范法律風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策的規(guī)定，確保合同合法有效。2.風險防控原則強化合同全過程管理，注重風險識別、評估和防控，從源頭上預防和減少法律風險。3.審慎簽約原則在簽訂合同前，必須對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行全面審查，確保合同條款公平合理，避免潛在風險。4.全程監(jiān)管原則對合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程進行跟蹤監(jiān)管，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同順利履行。（四）職責分工1.法務部門負責合同的法律審查、風險評估、糾紛處理等工作，為合同管理提供法律支持和保障。2.業(yè)務部門負責合同的發(fā)起、談判、起草、履行等工作，是合同管理的第一責任人，應嚴格按照本辦法的規(guī)定履行職責。3.財務部門負責合同的資金收付、賬務處理等工作，協(xié)助業(yè)務部門做好合同款項的催收和支付工作。4.審計部門負責對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監(jiān)督，確保合同管理規(guī)范、合法、有效。二、合同的簽訂（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、金額、履行期限、對方當事人等基本情況，并附相關背景資料。2.合同立項申請經(jīng)部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導應從業(yè)務必要性、經(jīng)濟合理性、法律合規(guī)性等方面進行綜合評估，提出審批意見。（二）合同談判1.業(yè)務部門負責組織合同談判工作，談判人員應具備相應的業(yè)務知識和談判技巧，熟悉合同條款和相關法律法規(guī)。2.在談判過程中，談判人員應充分了解對方的需求和意圖，掌握談判主動權，爭取有利的合同條款。同時，要注意收集和保存談判過程中的相關資料，如會議紀要、往來函件等。3.對于重大合同或涉及復雜法律問題的合同，業(yè)務部門應會同法務部門共同參與談判，法務部門應從法律角度提供專業(yè)意見和建議，確保合同條款合法合規(guī)。（三）合同起草1.合同起草工作一般由業(yè)務部門負責，根據(jù)談判結果起草合同文本。合同文本應內(nèi)容完整、條款清晰、邏輯嚴謹，明確雙方的權利和義務。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于格式合同，應認真審查其格式條款，確保符合法律法規(guī)的規(guī)定，維護公司的合法權益。3.在合同起草過程中，業(yè)務部門應與法務部門保持密切溝通，法務部門應及時對合同文本進行法律審查，提出修改意見和建議。業(yè)務部門應根據(jù)法務部門的意見對合同文本進行修改完善，確保合同合法有效。（四）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本及相關資料提交法務部門進行法律審核。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作，并出具《合同法律審查意見書》。2.《合同法律審查意見書》應詳細說明合同存在的法律問題、風險點及修改建議。業(yè)務部門應根據(jù)法務部門的意見對合同文本進行修改完善，并將修改后的合同文本再次提交法務部門審核，直至通過審核。3.對于重大合同或涉及復雜法律問題的合同，法務部門應組織相關部門和專家進行論證，必要時可咨詢外部法律顧問，確保合同合法合規(guī)。（五）合同審批1.經(jīng)法律審核通過的合同，業(yè)務部門應將合同文本及相關資料提交公司領導進行審批。公司領導應根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、風險程度等因素進行審批，簽署審批意見。2.對于重大合同或涉及公司重大利益的合同，應提交公司董事會或總經(jīng)理辦公會審議決定。在提交審議前，業(yè)務部門應會同法務部門做好相關準備工作，如合同背景介紹、法律風險評估、應對措施等。3.合同審批通過后，業(yè)務部門應按照審批意見對合同文本進行最終確認，并加蓋公司公章或合同專用章。（六）合同簽訂1.合同簽訂應采用書面形式，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。授權代表簽訂合同的，應出具法定代表人的授權委托書。2.合同簽訂時，雙方當事人應認真核對合同文本內(nèi)容，確保合同條款與雙方協(xié)商一致的結果相符。對于一式多份的合同，應注明各份合同的用途和份數(shù)，并確保各份合同內(nèi)容一致。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料歸檔保存，并按照合同約定履行合同義務。三、合同的履行（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務部門應組織相關人員進行合同交底，向參與合同履行的人員詳細介紹合同的主要內(nèi)容、雙方的權利和義務、履行期限、違約責任等，確保相關人員熟悉合同條款，明確各自的職責。2.合同交底應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認，并作為合同履行過程中的重要依據(jù)。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方當事人存在違約行為或可能影響合同履行的情況，業(yè)務部門應及時采取措施，如發(fā)函催告、協(xié)商解決、追究違約責任等，并及時向法務部門通報情況。3.法務部門應根據(jù)業(yè)務部門的通報情況，及時提供法律支持和建議，協(xié)助業(yè)務部門做好合同糾紛的預防和處理工作。（三）合同款項收付1.財務部門應按照合同約定及時辦理合同款項的收付手續(xù)，確保資金安全。在辦理款項收付時，應認真核對合同條款、發(fā)票等相關憑證，確保收付金額準確無誤。2.對于合同款項的支付，財務部門應嚴格按照公司財務管理制度的規(guī)定進行審批，確保支付合規(guī)。對于逾期未支付的款項，財務部門應及時向業(yè)務部門通報情況，協(xié)助業(yè)務部門做好款項催收工作。3.業(yè)務部門應加強對合同款項收付的管理，建立款項收付臺賬，及時記錄款項收付情況，并定期與財務部門進行核對，確保賬賬相符、賬實相符。（四）合同變更1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商，簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等，并經(jīng)雙方當事人簽字確認。合同變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.業(yè)務部門應將合同變更協(xié)議及時提交法務部門進行法律審查，確保變更協(xié)議合法合規(guī)。同時，應按照合同變更協(xié)議的約定履行相應的義務，及時調(diào)整合同執(zhí)行跟蹤措施。（五）合同終止1.合同履行完畢或出現(xiàn)法定終止情形時，合同即行終止。業(yè)務部門應及時通知對方當事人辦理合同終止手續(xù)，并對合同履行情況進行總結和評估。2.在合同終止后，業(yè)務部門應按照公司檔案管理規(guī)定，將合同文本及相關資料歸檔保存，以備查閱。同時，應做好合同款項的清理和結算工作，確保雙方權利義務結清。3.對于合同終止后可能存在的后續(xù)事項，如質(zhì)量保證、售后服務、保密義務等，業(yè)務部門應按照合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定妥善處理，避免產(chǎn)生法律糾紛。四、合同的風險管理（一）風險識別1.法務部門應會同業(yè)務部門、財務部門等相關部門，定期對合同管理過程中的風險進行識別和梳理，建立合同風險清單。2.合同風險識別應涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)，重點關注合同主體資格、合同條款、履行能力、違約責任等方面的風險。3.在風險識別過程中，應充分收集相關信息，如市場動態(tài)、行業(yè)政策、法律法規(guī)變化等，結合公司實際情況，對潛在風險進行全面、深入的分析和評估。（二）風險評估1.法務部門應根據(jù)合同風險清單，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。風險評估應綜合考慮風險發(fā)生的可能性、影響程度等因素，采用定性與定量相結合的方法進行。2.對于風險等級較高的合同，法務部門應會同業(yè)務部門等相關部門制定專項應對措施，明確責任人和時間節(jié)點，確保風險得到有效控制。3.在風險評估過程中，應定期對風險狀況進行跟蹤和監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)新的風險點，并根據(jù)實際情況調(diào)整風險評估結果和應對措施。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，針對不同等級的風險，采取相應的風險應對措施。風險應對措施包括風險規(guī)避、風險降低、風險轉移、風險接受等。2.對于風險等級較高且無法通過其他措施有效控制的風險，應采取風險規(guī)避措施，如拒絕簽訂合同或終止合同履行等。3.對于風險等級較高但可以通過采取一定措施降低風險發(fā)生可能性或影響程度的風險，應采取風險降低措施，如加強合同審查、完善合同條款、強化合同履行跟蹤等。4.對于風險等級較高且可以通過購買保險、簽訂擔保協(xié)議等方式將風險轉移給第三方的風險，應采取風險轉移措施。5.對于風險等級較低且公司能夠承受風險損失的風險，可采取風險接受措施，但應密切關注風險變化情況，及時調(diào)整應對策略。五、合同的檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應按照公司檔案管理規(guī)定，及時將合同文本及相關資料收集整理，移交公司檔案管理部門歸檔保存。2.合同相關資料包括但不限于合同立項申請表、談判記錄、合同文本、法律審查意見書、審批文件、授權委托書、往來函件、發(fā)票、結算憑證等。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料完整、規(guī)范、有序。2.合同檔案應按照合同類別、簽訂時間等進行分類存放，并建立電子檔案目錄，方便查詢和檢索。（三）檔案保管1.檔案管理部門應妥善保管合同檔案，確保檔案資料的安全和完整。檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。2.對于重要合同檔案，應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應嚴格按照審批意見提供合同檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自復印、拍照、帶出檔案資料。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關信息。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門應定期對合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、風險防控措施的落實情況等。2.審計部門在審計過程中，可通過查閱合同檔案、實地走訪、問卷調(diào)查等方式收集相關資料，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.法務部門應加強對合同管理工作的日常監(jiān)督，定期對合同法律審查情況、糾紛處理情況等進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同管理過程中存在的問題。（二）考核評價1.公司應建立合同管理考核評價機制，對業(yè)務部門、法務部