右玉檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強右玉檔案的科學管理，有效保護和利用檔案資源，提高檔案管理工作水平，為右玉的各項事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于右玉行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導、分級管理：檔案工作在右玉縣委、縣政府的統(tǒng)一領導下，實行分級負責、屬地管理的原則。各單位應明確檔案管理職責，確保檔案工作有序開展。2.真實完整、安全保密：檔案管理應確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，維護檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露和損壞。3.方便利用、服務發(fā)展：檔案管理應注重檔案的開發(fā)利用，為右玉的經(jīng)濟建設、社會發(fā)展、文化傳承等提供便捷高效的檔案服務。（四）定義本辦法所稱檔案，是指右玉行政區(qū)域內(nèi)各單位在工作活動中形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）管理機構(gòu)1.右玉縣設立檔案局，主管全縣檔案事業(yè)，對全縣檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導。2.各單位應設立檔案管理部門或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位的檔案管理工作，并接受右玉縣檔案局的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（二）人員職責1.檔案局工作人員職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定右玉檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度，并組織實施。對全縣各單位的檔案工作進行監(jiān)督指導，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動。負責接收、征集、整理、保管和提供利用全縣重要檔案資料，推進檔案信息化建設。組織開展檔案理論研究和學術(shù)交流活動，提高檔案管理水平。2.單位檔案管理人員職責貫徹執(zhí)行國家和地方有關檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定本單位檔案管理制度并組織實施。負責收集、整理、歸檔本單位在各項工作活動中形成的檔案資料，確保檔案的真實、完整、準確。對本單位檔案進行科學分類、編號、編目和裝訂，建立健全檔案檢索體系，方便檔案查詢利用。負責本單位檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，為單位領導決策和各項工作提供檔案服務。定期向右玉縣檔案局報送檔案工作情況統(tǒng)計報表和年度工作總結(jié)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映右玉政治、經(jīng)濟、文化、社會等方面發(fā)展歷程和成就的檔案資料。2.各級黨政機關、企事業(yè)單位在履行職能過程中形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告、統(tǒng)計報表等檔案。3.涉及右玉重點項目建設、重大活動、突發(fā)事件等方面的檔案資料。4.右玉歷史文化遺產(chǎn)、民俗風情、地方特色等方面的檔案資料。5.其他對右玉具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各單位應建立健全檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、渠道、時間和要求，確保檔案及時、完整地收集歸檔。2.檔案管理人員應主動收集本單位形成的各類檔案資料，對重要文件、會議記錄等應實行跟蹤收集，確保檔案不遺漏。3.對接收的檔案資料應進行認真核對，確保檔案的真實性、完整性和準確性。對不符合要求的檔案，應及時退回形成部門進行補充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、業(yè)務工作、財務工作、人事工作等類別，并根據(jù)實際情況進行二級、三級分類。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應遵循系統(tǒng)性、邏輯性和穩(wěn)定性原則。3.編目：對每份檔案編制目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、文號、頁數(shù)等項目，確保目錄準確、清晰。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管與保護（一）保管場所1.各單位應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，確保檔案安全保管。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。4.定期對檔案庫房進行清潔衛(wèi)生，保持庫房整潔。（三）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備設施的安全管理，確保檔案安全。2.檔案庫房應安裝防盜門窗、監(jiān)控設備、報警裝置等安全設施，確保檔案庫房安全。3.嚴格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生檔案安全事故。（四）電子檔案保管1.各單位應建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、備份等功能。2.電子檔案應按照紙質(zhì)檔案的分類方法進行分類、編號、編目，并與紙質(zhì)檔案建立對應關系。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.加強對電子檔案的安全管理，采取加密、訪問控制、防火墻等安全措施，防止電子檔案信息泄露和損壞。五、檔案的利用與開發(fā)（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務大局原則：檔案利用應圍繞右玉經(jīng)濟社會發(fā)展大局，為單位領導決策和各項工作提供有力支持。3.方便快捷原則：檔案利用應簡化手續(xù)，提高效率，為利用者提供方便快捷的服務。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)單位負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經(jīng)單位負責人批準后，方可復制。復制檔案應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）開發(fā)利用1.檔案管理部門應積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、開展專題研究等形式，為右玉的經(jīng)濟建設、社會發(fā)展、文化傳承等提供檔案服務。2.加強與其他部門的合作，整合檔案資源，實現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案利用效率。3.鼓勵社會力量參與檔案開發(fā)利用，推動檔案事業(yè)發(fā)展。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：各單位應定期對檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次。2.科學鑒定原則：檔案鑒定應依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，進行科學、合理的鑒定。3.確保安全原則：檔案鑒定工作應確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露和損壞。（二）鑒定組織1.各單位應成立檔案鑒定小組，由單位分管領導、檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成。2.檔案鑒定小組負責對本單位檔案進行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，確認無誤后，編制銷毀清單，報單位負責人批準。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在檔案鑒定小組的監(jiān)督下，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。3.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等內(nèi)容，由檔案鑒定小組成員簽字確認。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。2.各單位應根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合本單位實際情況，制定具體的檔案保管期限表，并報右玉縣檔案局備案。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體右玉縣檔案局負責對全縣各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。各單位應加強對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度建設和執(zhí)行情況。3.檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案安全管理情況。5.檔案信息化建設情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：右玉縣檔案局定期對全縣各單位的檔案管理工作進行檢查，一般每年不少于一次。2.專項檢查：根據(jù)工作需要，右玉縣檔案局可對全縣各單位的檔案管理工作進行專項檢查，如檔案安全檢查、檔案信息化建設檢查等。3.日常監(jiān)督：右玉縣檔案局通過業(yè)務指導、電話詢問、實地走訪等方式，對全縣各單位的檔案管