發(fā)票管理辦法小票一、總則（一）目的本發(fā)票管理辦法小票規(guī)范旨在加強(qiáng)公司/組織的發(fā)票管理，規(guī)范小票開具、使用及保存流程，確保公司財(cái)務(wù)收支清晰、合規(guī)，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定本指南。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)涉及發(fā)票開具與小票使用的所有部門及員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保發(fā)票開具與使用合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：發(fā)票及小票信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括客戶信息、商品或服務(wù)明細(xì)、金額、稅率等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及財(cái)務(wù)核算混亂。3.完整性原則：保證發(fā)票開具內(nèi)容完整，小票與發(fā)票對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰，相關(guān)附件齊全，以滿足財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)申報(bào)及審計(jì)等要求。4.及時(shí)性原則：在交易發(fā)生后及時(shí)開具發(fā)票與小票，不得拖延，確?？蛻裟軌蚣皶r(shí)獲取有效憑證。二、發(fā)票管理（一）發(fā)票種類及適用范圍1.增值稅專用發(fā)票：適用于一般納稅人之間的貨物銷售、應(yīng)稅勞務(wù)及服務(wù)交易，購買方為一般納稅人且索取增值稅專用發(fā)票時(shí)開具。2.增值稅普通發(fā)票：用于向小規(guī)模納稅人銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)，以及其他按規(guī)定不得開具增值稅專用發(fā)票的情形。3.其他發(fā)票：如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況及當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)規(guī)定使用。（二）發(fā)票開具要求1.開票信息準(zhǔn)確：客戶為企業(yè)的，應(yīng)準(zhǔn)確填寫企業(yè)名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息?？蛻魹閭€(gè)人的，應(yīng)填寫姓名及有效身份證件號(hào)碼。2.商品或服務(wù)明細(xì)清晰：詳細(xì)列出所售商品或提供服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等內(nèi)容。如商品種類較多，可匯總開具，但應(yīng)同時(shí)提供加蓋發(fā)票專用章的銷售清單。服務(wù)類發(fā)票應(yīng)注明服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限等相關(guān)信息。3.發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際交易相符：發(fā)票開具的內(nèi)容必須與實(shí)際發(fā)生的交易一致，不得虛開發(fā)票，不得開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。4.發(fā)票聯(lián)次齊全：按照發(fā)票規(guī)定的聯(lián)次依次開具，不得單聯(lián)填開或開具“大頭小尾”發(fā)票。（三）發(fā)票開具流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：業(yè)務(wù)人員在完成交易后，應(yīng)及時(shí)填寫發(fā)票開具申請(qǐng)單，注明客戶信息、交易內(nèi)容、金額等詳細(xì)信息，并提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)人員收到發(fā)票開具申請(qǐng)單后，對(duì)開票信息、交易內(nèi)容及金額等進(jìn)行審核，確保符合公司規(guī)定及稅務(wù)要求。審核無誤后，安排開票人員開具發(fā)票。3.發(fā)票開具：開票人員根據(jù)審核通過的申請(qǐng)單，按照發(fā)票開具要求，通過開票系統(tǒng)或手工開具發(fā)票。開具完成后，在發(fā)票聯(lián)加蓋發(fā)票專用章，并將發(fā)票及發(fā)票開具申請(qǐng)單傳遞給業(yè)務(wù)人員。4.發(fā)票交付：業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)將發(fā)票及時(shí)交付給客戶。交付方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、當(dāng)面交付等，并要求客戶簽收確認(rèn)。如客戶為企業(yè)，應(yīng)確保發(fā)票送達(dá)至財(cái)務(wù)部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人員手中。（四）發(fā)票作廢與紅沖1.發(fā)票作廢：當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，符合作廢條件的，可按以下流程作廢：開票人員在開票系統(tǒng)中找到需作廢的發(fā)票，點(diǎn)擊“作廢”按鈕，并在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記。將作廢發(fā)票的所有聯(lián)次妥善保管，定期裝訂成冊(cè)，與其他發(fā)票存根聯(lián)一并保存。已跨月的發(fā)票不得作廢，應(yīng)按規(guī)定開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖減。2.發(fā)票紅沖：發(fā)生銷售折讓、銷貨退回等情形，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按以下流程辦理：由購買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》）。主管稅務(wù)機(jī)關(guān)通過網(wǎng)絡(luò)接收納稅人上傳的《信息表》，系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)通過后，生成帶有“紅字發(fā)票信息表編號(hào)”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統(tǒng)中。銷售方憑稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項(xiàng)負(fù)數(shù)開具。紅字專用發(fā)票應(yīng)與《信息表》一一對(duì)應(yīng)。對(duì)于增值稅普通發(fā)票的紅沖，可參照上述流程，根據(jù)當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)要求進(jìn)行操作。（五）發(fā)票保管1.專人負(fù)責(zé)：公司/組織應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，確保發(fā)票安全。2.存放地點(diǎn)安全：發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的專用場(chǎng)所，避免發(fā)票受潮、受損或丟失。3.分類存放：按照發(fā)票種類、月份、號(hào)碼等進(jìn)行分類存放，便于查找和核對(duì)。4.保管期限：發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。三、小票管理（一）小票定義及作用1.定義：小票是公司/組織在銷售商品或提供服務(wù)過程中，向客戶開具的用于記錄交易明細(xì)的憑證，通常包含商品名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、交易時(shí)間等信息。2.作用：作為客戶購買商品或服務(wù)的證明，方便客戶核對(duì)交易信息及退換貨等。為公司財(cái)務(wù)核算提供原始依據(jù)，確保收入準(zhǔn)確記錄。有助于公司進(jìn)行銷售數(shù)據(jù)分析，了解業(yè)務(wù)情況，為經(jīng)營決策提供支持。（二）小票開具規(guī)范1.信息完整準(zhǔn)確：小票應(yīng)清晰記錄交易日期、交易單號(hào)、客戶名稱、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等詳細(xì)信息，確保信息準(zhǔn)確無誤。2.格式統(tǒng)一：公司/組織應(yīng)制定統(tǒng)一的小票格式，包括紙張規(guī)格、字體、排版等，以保證小票的規(guī)范性和一致性。3.加蓋印章：小票應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章，印章應(yīng)清晰可辨，以確認(rèn)小票的有效性。（三）小票使用流程1.交易發(fā)生時(shí)開具：銷售人員在收款后，應(yīng)立即為客戶開具小票。開具過程中應(yīng)確保信息準(zhǔn)確錄入，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。2.小票交付：將小票的客戶聯(lián)交付給客戶，留存聯(lián)由銷售人員或相關(guān)部門妥善保管，作為后續(xù)業(yè)務(wù)處理的依據(jù)。3.小票匯總與核對(duì)：每日營業(yè)結(jié)束后，銷售人員應(yīng)將當(dāng)日開具的小票進(jìn)行匯總，與收款金額進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（四）小票保管與存檔1.保管要求：小票應(yīng)按照日期、交易單號(hào)等順序進(jìn)行整理，定期裝訂成冊(cè)，并妥善保管。保管期限與發(fā)票存根聯(lián)相同，一般為5年。2.存檔方式：小票可采用紙質(zhì)存檔或電子存檔的方式。紙質(zhì)存檔應(yīng)存放在專門的檔案柜中，電子存檔應(yīng)進(jìn)行備份，并確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。四、發(fā)票與小票關(guān)聯(lián)管理（一）對(duì)應(yīng)關(guān)系明確發(fā)票與小票應(yīng)一一對(duì)應(yīng)，確保每筆交易的發(fā)票信息與小票信息一致。在開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)注明所對(duì)應(yīng)的小票號(hào)碼，以便于查詢和核對(duì)。（二）數(shù)據(jù)核對(duì)與統(tǒng)計(jì)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票與小票數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保兩者之間的金額、交易內(nèi)容等信息相符。核對(duì)過程中如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，查明原因并進(jìn)行調(diào)整。2.同時(shí)，應(yīng)建立發(fā)票與小票數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)發(fā)票開具數(shù)量、金額、小票使用情況等進(jìn)行分析，為公司財(cái)務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織應(yīng)建立健全內(nèi)部發(fā)票與小票管理制度，加強(qiáng)對(duì)發(fā)票開具、使用及保管情況的監(jiān)督檢查。財(cái)務(wù)部門定期對(duì)發(fā)票與小票的管理情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。2.審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)發(fā)票與小票管理進(jìn)行審計(jì)，檢查發(fā)票開具是否合規(guī)、小票使用是否規(guī)范、發(fā)票與小票關(guān)聯(lián)是否準(zhǔn)確等，確保公司財(cái)務(wù)制度的有效執(zhí)行。（二）外部監(jiān)督積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供發(fā)票與小票管理資料，接受稅務(wù)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)和監(jiān)督。對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)提出的問題，應(yīng)及時(shí)整改，確保公司發(fā)票與小票管理符合法律法規(guī)要求。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.虛開發(fā)票：未發(fā)生實(shí)際交易而開具發(fā)票，或開具與實(shí)際交易不符的發(fā)票。2.未按規(guī)定開具發(fā)票：如開票信息不準(zhǔn)確、內(nèi)容不完整、未加蓋發(fā)票專用章等。3.未按規(guī)定保管發(fā)票與小票：如發(fā)票丟失、損毀，小票未按要求匯總、存檔等。4.其他違反發(fā)票與小票管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、辭退等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償