公文發(fā)放管理辦法一、總則（一）目的為加強公司公文發(fā)放管理，確保公文傳遞的準確、及時、安全，提高公司工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門之間及公司與外部相關單位之間公文的發(fā)放管理。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：公文發(fā)放應嚴格按照公文格式、行文規(guī)則和相關規(guī)定進行，確保公文內容準確無誤，格式規(guī)范統一。2.及時高效原則：及時處理公文，確保公文在規(guī)定時間內發(fā)放到相關部門和人員手中，提高工作效率。3.安全保密原則：加強公文發(fā)放過程中的安全保密管理，防止公文丟失、泄露等情況發(fā)生。二、公文種類及格式（一）公文種類1.公司正式文件：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復、函等。2.部門文件：各部門根據工作需要自行印發(fā)的文件。3.會議文件：公司召開會議形成的會議紀要、決議等文件。4.其他文件：如工作計劃、總結、報表等。（二）公文格式1.公文一般由發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等部分組成。2.發(fā)文機關標識：使用公司全稱或規(guī)范化簡稱，居版心上部正中位置。3.發(fā)文字號：由發(fā)文機關代字、年份、序號組成，編排在發(fā)文機關標識下空二行，居中排布。4.標題：一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成，位于紅色分隔線下空二行，居中排布。5.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統稱，編排在標題下空一行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格。6.正文：公文的主體，用來表述公文的內容，位于主送機關名稱下一行，每自然段左空二字，回行頂格。數字、年份不能回行。7.附件說明：公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號。8.成文日期：以負責人簽發(fā)的日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“〇”。9.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。10.附注：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。11.附件：公文附件是正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。三、公文發(fā)放流程（一）發(fā)文登記1.擬制公文的部門或人員應填寫《公文發(fā)文登記表》，詳細記錄公文的標題、發(fā)文字號、發(fā)文日期、發(fā)文部門、主送部門、抄送部門、份數、密級等信息。2.《公文發(fā)文登記表》應一式兩份，一份留存發(fā)文部門，一份交公司辦公室。（二）審核1.公司辦公室對擬制的公文進行審核，重點審核公文內容是否符合法律法規(guī)和公司政策，格式是否規(guī)范，表述是否準確等。2.對于涉及重要事項、重大決策的公文，應組織相關部門和人員進行會審。3.審核通過的公文，由審核人在《公文發(fā)文登記表》上簽字確認。（三）編號1.公司辦公室根據《公文發(fā)文登記表》對審核通過的公文進行編號，編號應連續(xù)、唯一。2.編號規(guī)則為：年份+序號，如“[20XX]XX號”。（四）印制1.公司辦公室將編號后的公文交文印部門進行印制。2.文印部門應按照公文格式要求進行印制，確保公文印刷清晰、格式規(guī)范。3.印制完成后，文印部門應在《公文發(fā)文登記表》上記錄印制份數、印制日期等信息，并簽字確認。（五）蓋章1.公文印制完成后，由公司辦公室負責蓋章。2.蓋章應清晰、端正，騎年蓋月。（六）發(fā)放1.公司辦公室根據《公文發(fā)文登記表》將公文發(fā)放到主送部門和抄送部門。2.發(fā)放方式可采用專人送達、郵寄、內部網絡傳輸等方式。3.對于重要公文或機密公文，應采用專人送達的方式，并做好簽收登記。4.公文發(fā)放后，發(fā)放人員應在《公文發(fā)文登記表》上記錄發(fā)放日期、發(fā)放方式、簽收人等信息，并簽字確認。（七）歸檔1.公文辦理完畢后，公司辦公室應及時將公文進行歸檔。2.歸檔的公文應按照年度、保管期限等進行分類整理，并編制歸檔目錄。3.歸檔的公文應妥善保管，便于查閱和利用。四、公文發(fā)放的保密要求（一）密級劃分1.公司公文的密級分為絕密、機密、秘密三級。2.絕密級公文：是指涉及公司核心機密，泄露會使公司的權益和利益遭受特別嚴重損害的公文。3.機密級公文：是指涉及公司重要機密，泄露會使公司的權益和利益遭受嚴重損害的公文。4.秘密級公文：是指涉及公司一般機密，泄露會使公司的權益和利益遭受損害的公文。（二）保密措施1.嚴格控制公文的知悉范圍，確保公文只傳達到必須知悉的部門和人員。2.對于絕密級公文，應指定專人負責傳遞、保管，并采取加密傳輸、專人護送等特殊保密措施。3.在公文發(fā)放過程中，應避免無關人員接觸公文，防止公文丟失、泄露。4.對于因工作需要借閱機密級以上公文的，應履行嚴格的審批手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。5.定期對公文發(fā)放過程中的保密工作進行檢查，發(fā)現問題及時整改。五、公文發(fā)放的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負責對公文發(fā)放管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.公文發(fā)放流程是否符合規(guī)定。2.公文格式是否規(guī)范。3.公文發(fā)放是否及時、準確。4.公文發(fā)放的保密措施是否落實到位。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室定期對公文發(fā)放管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對公文發(fā)放情況進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發(fā)現的問題，公司辦公室應