蘭州采購管理辦法總則目的為加強蘭州地區(qū)采購管理工作，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，防范采購風險，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于蘭州地區(qū)公司/組織內涉及的各類物資、服務采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、原材料、工程建設、咨詢服務等?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，對待所有供應商，不偏袒、不歧視，保證競爭環(huán)境的公平性。3.公開透明原則：采購信息應在規(guī)定范圍內公開，采購流程應透明，接受內部監(jiān)督和相關部門的檢查。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本，提高資金使用效率。5.誠實守信原則：采購各方應誠實守信，履行合同約定，維護良好的商業(yè)信譽。采購組織與職責采購決策機構公司/組織設立采購決策委員會，負責重大采購項目的決策和審批。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成，其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、采購預算、采購方式等。3.協(xié)調解決采購過程中的重大問題。4.監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。采購執(zhí)行部門設立專門的采購部門，負責具體的采購業(yè)務操作。采購部門的職責包括：1.制定采購計劃和采購預算。2.選擇供應商，進行供應商管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中的問題。5.負責采購文件的編制、整理和歸檔。6.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。需求部門各需求部門負責提出采購需求，配合采購部門進行采購工作。其職責包括：1.根據(jù)業(yè)務需要，準確提出采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質量要求、服務標準等。2.參與采購供應商的選擇和評估。3.協(xié)助采購部門進行采購談判和合同簽訂。4.負責采購物資和服務的驗收工作。監(jiān)督部門設立監(jiān)督部門，對采購活動進行全程監(jiān)督。監(jiān)督部門的職責包括：1.制定采購監(jiān)督制度和流程。2.監(jiān)督采購決策的執(zhí)行情況。3.檢查采購過程的合規(guī)性，包括采購方式的選擇、采購程序的執(zhí)行、供應商的選擇等。4.受理采購活動中的投訴和舉報，進行調查處理。5.對采購工作進行績效評估。采購計劃與預算采購計劃編制1.各需求部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃等，提前制定采購需求計劃，并提交給采購部門。2.采購部門結合公司/組織的庫存情況、資金狀況等，對需求部門提交的采購需求計劃進行匯總、分析和審核，編制年度采購計劃。3.年度采購計劃應明確采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內容，并報采購決策委員會審批。4.采購計劃應根據(jù)實際情況進行動態(tài)調整，如因業(yè)務變化、市場波動等原因需要調整采購計劃的，應按規(guī)定程序進行審批。采購預算編制1.采購部門應根據(jù)采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購項目的預計費用、運輸費用、稅費、售后服務費用等全部成本。2.采購預算應與公司/組織的年度財務預算相銜接，確保采購資金的合理安排。3.采購預算編制完成后，應報財務部門審核，經采購決策委員會審批后執(zhí)行。4.在采購預算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調整采購預算的，應按規(guī)定程序進行審批。供應商管理供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質證明、業(yè)績情況、產品質量等資料。2.根據(jù)采購項目的需求，從供應商信息庫中篩選出符合條件的供應商，并邀請其參與采購項目的投標或報價。3.采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察，評估其生產能力、技術水平、質量管理、售后服務等方面的情況。4.根據(jù)考察結果和供應商的投標或報價情況，綜合評估供應商的綜合實力，選擇合適的供應商。供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.建立供應商評估指標體系，制定評估標準和考核辦法，對供應商進行量化評估。3.根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵和優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。供應商關系管理1.采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作關系，定期召開供應商會議，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和建議，維護供應商的合法權益。3.與供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利和義務，規(guī)范合作行為，確保合作的順利進行。采購方式公開招標1.公開招標是指采購部門通過公開媒體發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標，根據(jù)評標結果確定中標供應商的采購方式。2.適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。3.公開招標應按照國家有關法律法規(guī)和招標程序進行，包括編制招標文件、發(fā)布招標公告、發(fā)售招標文件、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。邀請招標1.邀請招標是指采購部門向預先選擇的若干家供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標，根據(jù)評標結果確定中標供應商的采購方式。2.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。3.邀請招標應向三家以上具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書，并按照規(guī)定程序進行開標、評標、定標。競爭性談判1.競爭性談判是指采購部門與不少于三家供應商進行談判，根據(jù)談判結果確定成交供應商的采購方式。2.適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。3.競爭性談判應成立談判小組，與供應商進行談判，談判小組應根據(jù)談判文件和談判情況，要求供應商對談判文件的實質性內容進行澄清、說明或者補正，并確定成交供應商。單一來源采購1.單一來源采購是指采購部門向唯一供應商進行采購的方式。2.適用于只能從唯一供應商處采購的項目，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。3.單一來源采購應按照規(guī)定程序進行審批，經批準后與供應商簽訂采購合同。詢價1.詢價是指采購部門向有關供應商發(fā)出詢價通知書，讓其報價，然后在報價的基礎上進行比較，確定成交供應商的采購方式。2.適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。3.詢價應向三家以上供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商一次報出不得更改的價格，采購部門根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。采購流程采購申請1.各需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、采購時間等內容，并提交給采購部門。2.采購申請表應經需求部門負責人審核簽字后生效。采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對其進行初步審核，審核通過后提交給采購決策委員會審批。2.采購決策委員會根據(jù)采購項目的性質、金額等情況進行審批，審批通過后采購部門方可組織實施采購。采購實施1.根據(jù)采購審批結果，采購部門選擇合適的采購方式，組織實施采購活動。2.對于公開招標、邀請招標等采購方式，采購部門應按照規(guī)定程序編制招標文件、發(fā)布招標公告、發(fā)售招標文件、開標、評標、定標等。3.對于競爭性談判、單一來源采購、詢價等采購方式，采購部門應按照相應的程序進行操作，與供應商進行談判、協(xié)商，確定成交供應商。4.采購部門與成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。采購驗收1.采購物資和服務到貨后，需求部門應及時組織驗收。2.驗收人員應根據(jù)采購合同和相關標準，對采購物資的數(shù)量、質量、規(guī)格型號等進行檢查，對服務的內容、標準、效果等進行評估。3.驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，并簽字確認。驗收不合格的，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。采購付款1.采購部門應根據(jù)采購合同和驗收報告，及時辦理采購付款手續(xù)。2.采購付款應按照公司/組織的財務管理制度進行審批，確保付款的準確性和合規(guī)性。3.財務部門應根據(jù)審批后的付款申請，及時支付采購款項，并做好賬務處理。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律風險等。2.建立采購風險評估指標體系，采用定性與定量相結合的方法，對采購風險進行評估，確定風險等級。風險應對措施1.針對不同等級的采購風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險的采購項目，應采取重點監(jiān)控、加強風險管理等措施；對于中風險的采購項目，應采取適當?shù)娘L險控制措施；對于低風險的采購項目，可進行常規(guī)管理。2.加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。3.建立采購質量控制體系，加強對采購物資和服務的質量檢驗和驗收，確保采購質量符合要求。4.關注市場價格動態(tài)，合理安排采購時間，采用合適的采購方式，降低價格波動風險。5.加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識，確保采購行為合法合規(guī)，防范法律風險。采購績效評估評估指標1.采購成本指標：包括采購價格、采購費用、采購資金節(jié)約率等。2.采購質量指標：包括采購物資的合格率、退貨率、質量投訴率等。3.采購效率指標：包括采購周期、訂單處理及時率、交貨準時率等。4.供應商管理指標：包括供應商滿意度、供應商投訴率、