上海檔案管理辦法總則目的與依據(jù)為了加強(qiáng)上海地區(qū)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理活動(dòng)?；驹瓌t檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面利用的原則。檔案機(jī)構(gòu)與人員檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)當(dāng)報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案業(yè)務(wù)，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作；2.指導(dǎo)本單位各部門的文件材料形成、積累和歸檔工作；3.參與本單位重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作；4.對(duì)本單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題；5.按照規(guī)定向同級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案的收集與整理歸檔范圍各單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定，確定本單位文件材料的歸檔范圍。歸檔范圍應(yīng)當(dāng)涵蓋反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括但不限于：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、決定等；2.本單位形成的各類公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；3.本單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)憑證等；4.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等文件材料；5.本單位資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、評(píng)估、處置等文件材料；6.本單位重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的文件材料；7.本單位與其他單位往來(lái)的文件材料。歸檔要求1.各部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.文件材料應(yīng)當(dāng)按照形成時(shí)間先后順序進(jìn)行整理，分類科學(xué)，排列有序。3.歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)紙質(zhì)與電子版本同時(shí)保存，電子文件應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家和本市有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)整理、裝訂，編制頁(yè)碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行整理。4.電子檔案按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案的保管保管場(chǎng)所與設(shè)施1.各單位應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。各單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。檔案的存儲(chǔ)與保護(hù)1.紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)存放在檔案架或檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等順序排列存放。2.電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在符合安全要求的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)當(dāng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)重要、珍貴的檔案應(yīng)當(dāng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制、微縮、數(shù)字化等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織各單位應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對(duì)本單位保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)包括檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等方面的內(nèi)容。鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息安全。銷毀記錄檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存，記錄檔案的銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息。檔案的利用利用范圍本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)當(dāng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應(yīng)當(dāng)持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時(shí)間，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案形成部門同意。3.查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理機(jī)構(gòu)。利用限制1.涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.未經(jīng)檔案形成部門同意，不得查閱、借閱涉及該部門未公開的檔案。3.查閱、借閱檔案應(yīng)當(dāng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取加密、備份、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。數(shù)據(jù)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體本市檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)當(dāng)接受檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供有關(guān)情況和資料。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備情況；2.檔案管理制度建立和執(zhí)行情況；3.檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作情況；4.檔案信息化建設(shè)情況；