臨時(shí)采買管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司臨時(shí)采買行為，加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)采買活動(dòng)的管理與監(jiān)督，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因臨時(shí)性工作需要而進(jìn)行的物資、服務(wù)等采買活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采買活動(dòng)合法合規(guī)。2.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，追求采購(gòu)效益最大化。3.透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.及時(shí)性原則：滿足臨時(shí)性工作的緊急需求，確保采購(gòu)工作及時(shí)完成。二、采買申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.各部門(mén)根據(jù)臨時(shí)性工作需要，填寫(xiě)《臨時(shí)采買申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采買物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息。2.將申請(qǐng)表提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)的必要性、合理性以及預(yù)算的準(zhǔn)確性，簽署審核意見(jiàn)后提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）審批權(quán)限1.預(yù)算金額在[X]元以下的：由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.預(yù)算金額在[X]元至[X]元之間的：經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.預(yù)算金額在[X]元以上的：需經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最終由公司總經(jīng)理審批。（三）特殊情況處理對(duì)于緊急臨時(shí)性采買需求，如不立即采購(gòu)將嚴(yán)重影響工作開(kāi)展的，可先口頭向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后先行采購(gòu)，但事后應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦完申請(qǐng)與審批手續(xù)。三、采購(gòu)實(shí)施（一）采購(gòu)方式選擇1.詢價(jià)采購(gòu)：適用于采購(gòu)金額較小、市場(chǎng)貨源充足、價(jià)格相對(duì)透明的物資或服務(wù)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，對(duì)比各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判：對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求的項(xiàng)目，可采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)邀請(qǐng)不少于三家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商參與談判，通過(guò)談判確定成交供應(yīng)商。3.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)審批后實(shí)施采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評(píng)估和篩選。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商準(zhǔn)入：對(duì)于符合要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式等條款。3.供應(yīng)商考核：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括交貨及時(shí)性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取整改措施或終止合作關(guān)系。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)，與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門(mén)、使用部門(mén)等相關(guān)部門(mén)備案。（四）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.如在采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，如供應(yīng)商延遲交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購(gòu)物資或服務(wù)應(yīng)符合采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號(hào)等要求。2.對(duì)于有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的物資或服務(wù)，應(yīng)按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收流程1.使用部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.對(duì)于重要物資或服務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同使用部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)等相關(guān)人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》，注明驗(yàn)收情況，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)注明不合格原因，并要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定及時(shí)辦理付款手續(xù)。2.對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資或服務(wù)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如供應(yīng)商拒絕承擔(dān)責(zé)任或無(wú)法解決問(wèn)題，公司可根據(jù)合同約定采取相應(yīng)的法律措施。五、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在采購(gòu)物資或服務(wù)驗(yàn)收合格后，及時(shí)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.《付款申請(qǐng)表》應(yīng)注明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款期限等信息。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性以及相關(guān)憑證的完整性。審核無(wú)誤后，按照公司付款審批流程進(jìn)行審批。2.付款審批權(quán)限與采購(gòu)申請(qǐng)審批權(quán)限一致。（三）付款方式1.支票付款：適用于同城結(jié)算，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照審批后的付款申請(qǐng)開(kāi)具支票，并交付給供應(yīng)商。2.銀行轉(zhuǎn)賬付款：適用于異地結(jié)算或金額較大的付款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式將款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。3.現(xiàn)金付款：一般情況下，應(yīng)盡量避免現(xiàn)金付款。如因特殊情況確需現(xiàn)金付款的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行，并做好相關(guān)記錄。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)臨時(shí)采買活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否規(guī)范、采購(gòu)結(jié)果是否符合公司利益等。2.各部門(mén)應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）投訴處理1.公司設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受員工對(duì)臨時(shí)采買活動(dòng)中違規(guī)行為的投訴舉報(bào)。投訴舉報(bào)應(yīng)實(shí)名進(jìn)行，并提供具體的事實(shí)和證據(jù)。2.對(duì)于收到的投訴舉報(bào)，公司相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如情況屬實(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴舉報(bào)人。七、檔案管理（一）檔案范圍臨時(shí)采買活動(dòng)中形成的各類文件、資料，包括采購(gòu)申請(qǐng)、審批文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等，均應(yīng)作為檔案進(jìn)行管理。（二）檔案整理與歸檔1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對(duì)臨時(shí)采買檔案進(jìn)行整理和歸檔工作。檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、類別進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)移交至公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一保管。（三）檔案查閱與使用1.因工作需要查閱臨時(shí)采買檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案資料。如需復(fù)印