共享資料管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司共享資料的管理，確保共享資料的安全、有序、高效使用，促進(jìn)公司內(nèi)部信息流通與協(xié)作，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過(guò)程中涉及的共享資料管理。（三）定義1.共享資料：指公司內(nèi)部在業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目實(shí)施、日常辦公等過(guò)程中產(chǎn)生的，具有共享價(jià)值的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等信息載體。2.共享平臺(tái)：公司用于存儲(chǔ)、管理和共享資料的信息化系統(tǒng)或工具。（四）管理原則1.合法性原則：共享資料的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.安全性原則：確保共享資料的保密性、完整性和可用性，防止資料泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范性原則：明確共享資料的分類、存儲(chǔ)、使用、更新等流程和要求，保證管理工作規(guī)范有序。4.便捷性原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，提供便捷的共享資料獲取和使用方式，提高工作效率。二、共享資料的分類與標(biāo)識(shí)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類：如市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、研發(fā)技術(shù)等，每個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域下再細(xì)分具體類別。2.按資料類型分類：包括文檔類（如合同、報(bào)告、制度等）、數(shù)據(jù)類（如銷售數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表等）、圖表類（如流程圖、統(tǒng)計(jì)圖等）。（二）標(biāo)識(shí)方法1.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每類共享資料分配唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)資料的類別、年份等信息，便于查詢和管理。2.標(biāo)簽標(biāo)識(shí)：對(duì)共享資料添加關(guān)鍵詞標(biāo)簽，以便更精準(zhǔn)地檢索和分類。三、共享資料的存儲(chǔ)與維護(hù)（一）存儲(chǔ)方式1.共享平臺(tái)存儲(chǔ)：公司應(yīng)建立專門的共享平臺(tái)，將共享資料集中存儲(chǔ)在該平臺(tái)上。共享平臺(tái)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能。2.定期備份：對(duì)共享資料進(jìn)行定期備份，備份頻率根據(jù)資料的重要性和變更頻率確定，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，如外部存儲(chǔ)設(shè)備或異地服務(wù)器。（二）存儲(chǔ)規(guī)范1.資料命名規(guī)范：共享資料的文件名應(yīng)清晰準(zhǔn)確地反映資料的主題、版本等信息，遵循統(tǒng)一的命名規(guī)則。2.文件夾結(jié)構(gòu)規(guī)范：按照分類標(biāo)準(zhǔn)建立合理的文件夾結(jié)構(gòu)，將共享資料分類存放，便于查找和管理。（三）維護(hù)管理1.資料更新：共享資料的創(chuàng)建部門或責(zé)任人應(yīng)及時(shí)更新資料，確保資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。更新后的資料應(yīng)在共享平臺(tái)上進(jìn)行標(biāo)注，以便其他人員知曉。2.資料清理：定期對(duì)共享資料進(jìn)行清理，刪除過(guò)期、無(wú)用的資料，釋放存儲(chǔ)空間，提高共享平臺(tái)的運(yùn)行效率。四、共享資料的使用與權(quán)限管理（一）使用流程1.查找資料：?jiǎn)T工通過(guò)共享平臺(tái)的搜索功能或按照文件夾結(jié)構(gòu)查找所需共享資料。2.申請(qǐng)使用：對(duì)于受限訪問(wèn)的共享資料，員工需提交使用申請(qǐng)，說(shuō)明使用目的和期限。3.審批流程：申請(qǐng)?zhí)峤缓?，由資料的管理部門或責(zé)任人進(jìn)行審批，審批通過(guò)后方可使用。4.下載與使用：?jiǎn)T工根據(jù)審批結(jié)果，在共享平臺(tái)上下載共享資料，并按照規(guī)定的用途使用。（二）權(quán)限管理1.權(quán)限設(shè)置原則：根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的共享資料訪問(wèn)權(quán)限，確保資料的安全性和合理使用。2.權(quán)限類型：包括查看、下載、編輯、刪除等權(quán)限。對(duì)于涉及公司機(jī)密的共享資料，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。3.權(quán)限變更：?jiǎn)T工因工作變動(dòng)等原因需要變更共享資料訪問(wèn)權(quán)限的，應(yīng)及時(shí)向所在部門提出申請(qǐng)，由部門負(fù)責(zé)人審核后提交給共享資料管理部門進(jìn)行權(quán)限調(diào)整。五、共享資料的安全管理（一）安全制度1.建立安全管理制度：明確共享資料安全管理的責(zé)任、流程和措施，確保共享資料的安全。2.人員安全培訓(xùn)：對(duì)涉及共享資料管理和使用的員工進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和操作技能。（二）安全技術(shù)措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部非法入侵。2.數(shù)據(jù)加密：對(duì)重要的共享資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中的安全性。3.訪問(wèn)控制：通過(guò)身份認(rèn)證、授權(quán)管理等手段，嚴(yán)格控制對(duì)共享資料的訪問(wèn)。（三）安全審計(jì)與監(jiān)控1.審計(jì)機(jī)制：建立共享資料安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)共享資料的訪問(wèn)、操作等行為進(jìn)行記錄和審計(jì)。2.監(jiān)控措施：實(shí)時(shí)監(jiān)控共享平臺(tái)的運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全異常情況。六、共享資料的知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬1.明確共享資料的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬，原則上共享資料的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸公司所有。2.對(duì)于由員工個(gè)人創(chuàng)作且在工作過(guò)程中形成的共享資料，公司享有優(yōu)先使用權(quán)，員工享有署名權(quán)等相關(guān)權(quán)利。（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)1.加強(qiáng)對(duì)共享資料知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)意識(shí)教育，防止因共享資料的不當(dāng)使用導(dǎo)致知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛。2.對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的共享資料，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理和保護(hù)，如申請(qǐng)專利、商標(biāo)、著作權(quán)等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，定期對(duì)共享資料的管理情況進(jìn)行檢查，包括資料的存儲(chǔ)、使用、安全等方面。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門或責(zé)任人限期整改。（二）考核機(jī)制1.將共享資料管理工作納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)在共享資料管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反共享資料管理規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、績(jī)效扣分等。八、附則（一）解釋權(quán)本管理辦法由公司[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢