文書檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文書檔管理，確保文書檔的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文書檔的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。2.真實準確原則：文書檔應如實反映公司各項工作的實際情況，內容準確無誤。3.便于利用原則：建立科學合理的分類體系和檢索工具，方便公司內部人員對文書檔的查閱和利用。二、文書檔分類與編號（一）分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、請示、批復等。2.業(yè)務文檔類：涵蓋公司各業(yè)務部門在工作中形成的合同、協(xié)議、項目文檔、業(yè)務報表等。3.人事檔案類：包含員工的入職資料、勞動合同、績效考核記錄、培訓檔案等。4.財務檔案類：如會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告等。5.其他類：不屬于以上分類的其他文書檔，如會議紀要、宣傳資料、技術資料等。（二）編號1.編號規(guī)則：采用年度+類別代碼+順序號的方式進行編號。例如，2023年行政公文類的第一份文件編號為2023XZ001。2.類別代碼：行政公文類（XZ）、業(yè)務文檔類（YW）、人事檔案類（RS）、財務檔案類（CW）、其他類（QT）。三、文書檔形成與收集（一）形成要求1.各部門及員工在工作過程中應及時、準確地形成各類文書檔，確保文件內容完整、字跡清晰、格式規(guī)范。2.文書檔應使用A4紙張打印或書寫，一式多份的文件應保證內容一致。（二）收集職責1.各部門指定專人負責本部門文書檔的收集工作，定期將整理好的文書檔移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應定期對各部門移交的文書檔進行核對，確保收集齊全、完整。四、文書檔整理與歸檔（一）整理要求1.對收集到的文書檔進行分類、排序，去除重復、無效的文件。2.按照文件的形成時間順序進行排列，同一時間段的文件按照重要程度或事由進行排列。3.對文件進行編號、編目，填寫文件目錄清單，注明文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。（二）歸檔流程1.各部門收集整理好的文書檔，經(jīng)部門負責人審核簽字后，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的文書檔進行再次審核，符合歸檔要求的，進行正式歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。3.對于不符合歸檔要求的文書檔，檔案管理部門應及時與相關部門溝通，要求其補充或完善后重新移交歸檔。五、文書檔保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務等具有長期保存價值的文書檔。2.定期保管：根據(jù)文件的性質和重要程度，分別設定3年、5年、10年等不同的保管期限。3.保管期限的確定由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同研究決定，并在檔案管理系統(tǒng)中進行標注。（二）保管場所1.公司設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保文書檔的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。2.對檔案進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應進行備份，存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、文書檔借閱與利用（一）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱文書檔的，需填寫《文書檔借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的文書檔，需經(jīng)公司分管領導審批后方可借閱。（二）借閱期限1.一般文書檔的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要或機密文書檔的借閱期限根據(jù)具體情況由檔案管理部門確定，原則上不得超過[X]個工作日。（三）利用規(guī)定1.借閱人應妥善保管借閱的文書檔，不得轉借、復印、泄露檔案內容。2.如需在借閱的文書檔上進行標注、摘錄等操作，應事先征得檔案管理部門的同意。3.借閱人歸還文書檔時，檔案管理部門應進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。七、文書檔鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的文書檔進行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門組成鑒定小組進行，對每一份檔案進行逐一審查。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的文書檔，由檔案管理部門編制《文書檔銷毀清單》，報公司分管領導審批。2.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，并在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保檔案信息無法恢復。八、電子文書檔管理（一）電子文件的形成與收集1.各部門及員工在工作中應按照公司規(guī)定的電子文件格式和存儲要求，及時形成電子文件，并進行有效的收集和整理。2.電子文件應與紙質文件同步形成，確保內容一致，并在文件名中注明文件的形成日期、名稱、類別等關鍵信息。（二）電子文件的整理與歸檔1.對收集到的電子文件進行分類、編號、編目，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。2.按照公司檔案分類體系，將電子文件存儲到相應的文件夾或數(shù)據(jù)庫中，并進行備份。3.電子文件的歸檔應遵循與紙質文件相同的審核、移交流程，確保歸檔的準確性和完整性。（三）電子文件的保管與利用1.電子文件應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。2.建立電子文件訪問權限管理制度，對不同級別的人員設置相應的訪問權限，確保電子文件的安全性。3.提供便捷的電子文件檢索和利用工具，方便公司內部人員通過網(wǎng)絡查詢和利用電子文件。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.公司設立專門的檔案管理監(jiān)督小組，負責對公司文書檔管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.檔案管理監(jiān)督小組由公司辦公室、審計部門等相關人員組成，負責對檔案管理部門及各部門的文書檔管理工作進行全面監(jiān)督。（二）檢查內容1.文書檔的形成、收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.檔案管理部門的工作制度是否健全，人員配備是否合理，工作流程是否規(guī)范。3.各部門對文書檔管理工作的重視程度，是否存在應歸檔未歸檔、檔案丟失等問題。（三）檢查結果處理1.檔案管理監(jiān)督小組定期對檢查結果進行通報，對存在問題的部門和個人提出整改意見。2.