公廁檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公廁檔案的科學(xué)管理，確保公廁檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮公廁檔案在公廁建設(shè)、維護(hù)、管理及服務(wù)等工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)管理的各類公廁檔案的管理工作，包括新建公廁檔案、改建公廁檔案、日常維護(hù)管理檔案以及相關(guān)服務(wù)檔案等。（三）定義1.公廁檔案：指在公廁規(guī)劃、建設(shè)、使用、維護(hù)、管理等過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等一系列工作環(huán)節(jié)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公廁檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公廁建設(shè)、管理等實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)工作中形成的檔案應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，避免積壓和散失。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保公廁檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理規(guī)定，制定和完善公廁檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門公廁檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公廁檔案，做好檔案的收集、整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。4.負(fù)責(zé)建立公廁檔案信息檢索系統(tǒng)，為檔案的查閱利用提供便利。5.按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好相關(guān)記錄。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全員檔案意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在公廁建設(shè)、管理等工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，確保檔案的及時(shí)形成和規(guī)范整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。4.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，維護(hù)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練運(yùn)用檔案管理軟件和工具。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、保管、查閱等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公廁規(guī)劃設(shè)計(jì)階段形成的文件，包括規(guī)劃圖紙、設(shè)計(jì)方案、可行性研究報(bào)告等。2.公廁建設(shè)過程中的文件，如施工圖紙、工程合同、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工驗(yàn)收文件等。3.公廁日常維護(hù)管理文件，包括維修記錄、巡檢記錄、衛(wèi)生檢查記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等。4.公廁服務(wù)相關(guān)文件，如用戶投訴處理記錄、滿意度調(diào)查資料等。5.與公廁相關(guān)的其他文件，如上級(jí)部門的指示、通知，各類會(huì)議紀(jì)要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在公廁工作中產(chǎn)生的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)于重要文件和特殊載體檔案（如聲像檔案），應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)收集，并確保其原始性和真實(shí)性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類工程建設(shè)類：按照項(xiàng)目階段分為規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等類別。日常管理類：分為設(shè)施設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生管理、安全管理等類別。服務(wù)類：分為用戶投訴處理、滿意度調(diào)查等類別。其他類：包括上級(jí)文件、會(huì)議紀(jì)要等。2.編號(hào)為每個(gè)類別下的檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。例如，工程建設(shè)類檔案編號(hào)格式為：GC年份項(xiàng)目序號(hào)檔案序號(hào)；日常管理類檔案編號(hào)格式為：GL年份月份檔案序號(hào)等。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。對(duì)每份檔案進(jìn)行詳細(xì)編目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整，便于查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的公廁檔案整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重大項(xiàng)目檔案和緊急文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或文件辦結(jié)后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔手續(xù)1.檔案移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)按照移交清單進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后雙方簽字確認(rèn)。3.檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在[適宜溫度范圍]，濕度保持在[適宜濕度范圍]。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.采用先進(jìn)的電子檔案管理軟件，確保電子檔案的安全性和可訪問性。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱公廁檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外單位人員查閱公廁檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱。（二）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱及用途等。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。（三）利用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公廁檔案的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長期（[具體年限]）和短期（[具體年限]）。3.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷毀鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)確定需要銷毀的檔案，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀手續(xù)1.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量