仲裁檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織仲裁檔案的科學(xué)管理，保證仲裁檔案的完整與安全，充分發(fā)揮仲裁檔案在公司/組織運(yùn)營及決策中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在仲裁活動(dòng)中形成的各類檔案的管理，包括但不限于仲裁申請(qǐng)書、答辯書、證據(jù)材料、庭審記錄、裁決書等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則仲裁檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映仲裁活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理辦法，制定和完善仲裁檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)仲裁檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。3.建立健全仲裁檔案的檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的利用提供便利條件。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。5.定期對(duì)仲裁檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決，并向上級(jí)主管部門報(bào)告檔案管理工作情況。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在仲裁活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和初步分類，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好仲裁檔案的整理、歸檔、查詢等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和信息。3.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉仲裁業(yè)務(wù)流程，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)仲裁檔案的日常管理工作，按照檔案管理的規(guī)范和要求，做好檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案信息不泄露。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案，做好檔案借閱登記和催還工作。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，對(duì)檔案的價(jià)值和保管期限提出意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.仲裁申請(qǐng)書、答辯書、反請(qǐng)求書及相關(guān)附件。2.證據(jù)材料，包括書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見、勘驗(yàn)筆錄等。3.庭審?fù)ㄖ?、開庭傳票、庭審筆錄、仲裁員意見、合議記錄等。4.仲裁裁決書、調(diào)解書、決定書等法律文書。5.與仲裁案件有關(guān)的其他文件材料，如當(dāng)事人提交的補(bǔ)充材料、代理詞、和解協(xié)議等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在仲裁活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門形成的上述文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的文件材料應(yīng)完整、真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照仲裁案件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，可分為合同糾紛仲裁檔案、侵權(quán)糾紛仲裁檔案等。2.編號(hào)為每個(gè)仲裁案件編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目對(duì)每份文件材料進(jìn)行詳細(xì)編目，包括文件名稱、日期、來源、頁數(shù)等信息，并填寫檔案目錄。4.裝訂將同一仲裁案件的文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.業(yè)務(wù)部門整理好的仲裁檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交業(yè)務(wù)部門備查。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。（二）保管期限仲裁檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和參考價(jià)值確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司/組織重大權(quán)益、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律意義的仲裁檔案，如對(duì)公司/組織發(fā)展產(chǎn)生重大影響的仲裁案件檔案、涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵領(lǐng)域的仲裁檔案等，應(yīng)永久保管。2.長期保管保管期限為[X]年的仲裁檔案，主要包括一般性合同糾紛仲裁檔案、具有一定參考價(jià)值的侵權(quán)糾紛仲裁檔案等。3.短期保管保管期限為[X]年的仲裁檔案，如一些簡單的小額糾紛仲裁檔案等。（三）保管措施1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案存放方式檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照類別和編號(hào)順序排列，避免檔案擠壓、損壞。3.檔案數(shù)字化管理為提高檔案管理效率和利用效果，應(yīng)對(duì)重要的仲裁檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并做好數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)工作。4.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)仲裁檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.遵循合法、合理、安全的原則，在不損害公司/組織利益和檔案安全的前提下，為公司/組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱仲裁檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.復(fù)制如需復(fù)制仲裁檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱仲裁檔案的，必須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、法律專業(yè)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)仲裁檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)已到保管期限的仲裁檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，如已過訴訟時(shí)效且無其他參考價(jià)值的仲裁檔案等，可以考慮銷毀。3.對(duì)于仍具有一定參考價(jià)值，但保管期限已滿的檔案，可以進(jìn)行短期留存或轉(zhuǎn)為電子檔案長期保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的仲裁檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，對(duì)確定需要銷毀的檔案編制銷毀清單，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀方式