批發(fā)公司采購付款期限辦法

一、總則1.目的為規(guī)范本批發(fā)公司付款期限管理，保障公司資金合理流動，維護(hù)與供應(yīng)商及客戶的良好合作關(guān)系，特制定本辦法。本辦法旨在通過明確付款期限相關(guān)規(guī)定，確保公司在商業(yè)活動中既能合理安排資金，又能遵守商業(yè)信用，實(shí)現(xiàn)公司穩(wěn)健運(yùn)營與可持續(xù)發(fā)展。2.設(shè)計理念秉持公平、公正、合理、誠信的原則，綜合考慮公司資金狀況、業(yè)務(wù)運(yùn)營需求、市場環(huán)境以及合作方利益等多方面因素，構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范的付款期限管理體系。鼓勵在合法合規(guī)的前提下，靈活運(yùn)用付款期限政策，提升公司資金使用效率，增強(qiáng)公司在市場中的競爭力。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本辦法充分融入公司“誠信經(jīng)營、合作共贏、創(chuàng)新發(fā)展、社會責(zé)任”的企業(yè)文化。在付款期限管理中，強(qiáng)調(diào)誠信履行付款義務(wù)，與供應(yīng)商和客戶建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共贏；鼓勵員工在遵守規(guī)定的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新管理方式，提高工作效率；同時注重付款期限管理對社會經(jīng)濟(jì)秩序的積極影響，履行企業(yè)的社會責(zé)任。二、適用范圍本辦法適用于本批發(fā)公司全體員工以及與本公司有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商和客戶。在采購活動中，涉及向供應(yīng)商支付貨款、服務(wù)費(fèi)用等款項的支付期限管理；在銷售活動中，涉及對客戶應(yīng)收賬款回收期限等相關(guān)付款期限管理均適用本辦法。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)制定和調(diào)整公司整體付款期限政策，并根據(jù)公司資金狀況和業(yè)務(wù)需求提出建議。-審核各項付款申請，確保付款符合公司付款期限規(guī)定和資金安排。-對公司付款期限執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向管理層匯報，提供數(shù)據(jù)支持和決策建議。-負(fù)責(zé)與供應(yīng)商和客戶就付款期限相關(guān)事宜進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，處理逾期付款等問題。2.采購部門-在采購合同簽訂前，根據(jù)業(yè)務(wù)需求和供應(yīng)商情況，與供應(yīng)商協(xié)商付款期限條款，并確保條款明確、合理，符合公司政策。-及時將采購合同中的付款期限信息傳遞給財務(wù)部門和其他相關(guān)部門。-跟蹤采購業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時履行合同義務(wù)，對于影響付款期限的問題及時反饋給財務(wù)部門和相關(guān)部門。3.銷售部門-在銷售合同簽訂前，根據(jù)客戶信用狀況和市場情況，與客戶協(xié)商收款期限條款，并確保條款明確、合理，符合公司政策。-及時將銷售合同中的收款期限信息傳遞給財務(wù)部門和其他相關(guān)部門。-跟蹤銷售業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，督促客戶按時付款，對于逾期未付的客戶，協(xié)助財務(wù)部門進(jìn)行催款工作。4.法務(wù)部門-審核采購和銷售合同中付款期限相關(guān)條款的合法性和合規(guī)性，防范法律風(fēng)險。-為公司處理因付款期限引發(fā)的糾紛提供法律支持和解決方案。5.管理層-審批公司付款期限政策和重大付款期限調(diào)整事項。-根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，對付款期限管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和決策。四、管理內(nèi)容與流程1.采購付款期限管理-付款期限設(shè)定-新供應(yīng)商：采購部門在選擇新供應(yīng)商時，應(yīng)綜合評估供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等因素，與供應(yīng)商協(xié)商付款期限。一般情況下，對于信譽(yù)良好、合作穩(wěn)定的新供應(yīng)商，付款期限可設(shè)定為貨到驗(yàn)收合格后[X]天內(nèi)付款；對于風(fēng)險較高或首次合作的供應(yīng)商，付款期限應(yīng)適當(dāng)縮短，如貨到驗(yàn)收合格后[X]天內(nèi)付款。-老供應(yīng)商：對于長期合作且信譽(yù)良好的老供應(yīng)商，可根據(jù)合作情況和供應(yīng)商需求，在原有付款期限基礎(chǔ)上適當(dāng)延長，但需經(jīng)過財務(wù)部門和管理層審批。延長后的付款期限最長不超過貨到驗(yàn)收合格后[X]天。-合同簽訂采購合同應(yīng)明確付款期限條款，包括付款的具體時間節(jié)點(diǎn)、付款方式、逾期付款的違約責(zé)任等。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本傳遞給財務(wù)部門和其他相關(guān)部門備案。-付款申請與審批-采購業(yè)務(wù)完成后，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款期限，提前[X]個工作日填寫付款申請單，注明采購項目、金額、付款期限、供應(yīng)商信息等內(nèi)容，并附上相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收報告等證明文件。-付款申請單依次經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報管理層審批。財務(wù)部門審核時應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注付款是否符合公司資金安排和付款期限規(guī)定。-管理層審批通過后，財務(wù)部門按照審批結(jié)果安排付款。-逾期付款處理-若因公司資金緊張等原因?qū)е聼o法按時付款，財務(wù)部門應(yīng)提前[X]天與供應(yīng)商溝通，說明情況并爭取供應(yīng)商的理解。經(jīng)供應(yīng)商同意后，可協(xié)商延長付款期限，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。-對于逾期未付且未與供應(yīng)商達(dá)成一致意見的情況，法務(wù)部門應(yīng)介入，按照合同約定承擔(dān)違約責(zé)任，并采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)公司合法權(quán)益。同時，財務(wù)部門應(yīng)將逾期付款情況納入公司信用管理體系，作為后續(xù)合作決策的參考依據(jù)。2.銷售收款期限管理-收款期限設(shè)定-新客戶：銷售部門在開拓新客戶時，應(yīng)通過多種渠道評估客戶的信用狀況，包括客戶的財務(wù)狀況、經(jīng)營歷史、行業(yè)口碑等。對于信用良好的新客戶，收款期限可設(shè)定為發(fā)貨后[X]天內(nèi)收款；對于信用一般或風(fēng)險較高的新客戶，收款期限應(yīng)適當(dāng)縮短，如發(fā)貨后[X]天內(nèi)收款，甚至要求預(yù)收部分貨款。-老客戶：對于長期合作且信用良好的老客戶，可根據(jù)客戶需求和銷售情況，在原有收款期限基礎(chǔ)上適當(dāng)延長，但需經(jīng)過財務(wù)部門和管理層審批。延長后的收款期限最長不超過發(fā)貨后[X]天。-合同簽訂銷售合同應(yīng)明確收款期限條款，包括收款的具體時間節(jié)點(diǎn)、收款方式、逾期收款的違約責(zé)任等。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本傳遞給財務(wù)部門和其他相關(guān)部門備案。-收款跟蹤與催款-銷售業(yè)務(wù)發(fā)貨后，銷售部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)跟蹤收款情況，定期與客戶溝通，提醒客戶按時付款。-對于逾期未付的客戶，銷售部門應(yīng)在逾期[X]天內(nèi)發(fā)出催款通知，明確告知客戶逾期金額、逾期天數(shù)、應(yīng)付款日期等信息，并提醒客戶承擔(dān)逾期付款的違約責(zé)任。催款通知應(yīng)同時抄送財務(wù)部門。-若客戶在催款通知發(fā)出后仍未付款，財務(wù)部門應(yīng)與銷售部門共同制定進(jìn)一步的催款措施，如電話催款、上門催款等。對于惡意拖欠貨款的客戶，法務(wù)部門應(yīng)介入，采取法律手段維護(hù)公司合法權(quán)益。-壞賬處理對于確實(shí)無法收回的壞賬，財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度進(jìn)行核銷處理，并將相關(guān)情況及時通報給銷售部門和管理層。同時，公司應(yīng)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，完善信用評估體系，降低壞賬風(fēng)險。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-員工有權(quán)了解公司付款期限政策和相關(guān)流程，對于不明確的規(guī)定可向相關(guān)部門咨詢。-員工在執(zhí)行付款期限管理工作中，如發(fā)現(xiàn)不合理或影響工作效率的問題，有權(quán)提出改進(jìn)建議。-義務(wù)-員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司付款期限政策和相關(guān)流程，不得擅自更改付款期限或違規(guī)操作。-員工有義務(wù)配合財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門開展付款期限管理工作，如提供必要的業(yè)務(wù)信息、協(xié)助處理逾期付款或收款問題等。2.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)按照合同約定的付款期限收取貨款，對于公司逾期付款的情況，有權(quán)要求公司承擔(dān)違約責(zé)任。-供應(yīng)商有權(quán)向公司了解付款進(jìn)度和相關(guān)情況，公司應(yīng)及時給予答復(fù)。-義務(wù)-供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求履行供貨義務(wù)，否則公司有權(quán)根據(jù)合同約定順延付款期限或扣除相應(yīng)貨款。-供應(yīng)商應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的發(fā)票等付款憑證，否則公司有權(quán)拒絕付款。3.客戶權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利-客戶有權(quán)按照合同約定的收款期限支付貨款，對于公司不合理的催款要求，有權(quán)提出異議。-客戶有權(quán)向公司了解產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨期等相關(guān)情況，公司應(yīng)及時給予答復(fù)。-義務(wù)-客戶應(yīng)按照合同約定的時間、金額等要求支付貨款，否則公司有權(quán)按照合同約定收取逾期付款違約金，并采取相應(yīng)的催款措施。-客戶應(yīng)妥善保管公司提供的產(chǎn)品或服務(wù)，不得擅自轉(zhuǎn)讓、損壞或用于非法用途。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對付款期限管理工作進(jìn)行審計，檢查付款期限政策的執(zhí)行情況、合同條款的合規(guī)性、付款申請與審批流程的規(guī)范性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-財務(wù)監(jiān)控：財務(wù)部門建立付款期限監(jiān)控臺賬，實(shí)時記錄每筆采購和銷售業(yè)務(wù)的付款期限、實(shí)際付款或收款時間等信息，定期對付款期限執(zhí)行情況進(jìn)行分析和預(yù)警。對于逾期付款或收款情況，及時通知相關(guān)部門進(jìn)行處理。-信息公開：公司通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)等渠道，定期公布付款期限管理工作的相關(guān)信息，包括付款期限政策調(diào)整、逾期付款或收款情況等，接受員工的監(jiān)督。2.績效考核-考核指標(biāo)設(shè)定-采購部門：付款期限執(zhí)行率（實(shí)際按時付款的采購項目金額/應(yīng)按時付款的采購項目金額×100%）、供應(yīng)商滿意度（通過供應(yīng)商問卷調(diào)查等方式獲?。┑?。-銷售部門：收款期限執(zhí)行率（實(shí)際按時收款的銷售項目金額/應(yīng)按時收款的銷售項目金額×100%）、壞賬率（壞賬金額/應(yīng)收賬款余額×100%）等。-財務(wù)部門：付款安排合理性（根據(jù)公司資金狀況和業(yè)務(wù)需求評估付款安排是否合理）、逾期付款處理及時率（及時處理逾期付款的次數(shù)/逾期付款總次數(shù)×100%）等。-考核周期公司每季度對各部門付款期限管理工作進(jìn)行績效考核，考核結(jié)果作為部門和員工績效獎金發(fā)放、職務(wù)晉升、評先評優(yōu)等的重要依據(jù)。-獎懲措施-對于付款期限管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，公司給予表彰和獎勵，如績效獎金上浮、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。-對于未完成付款期限管理考核指標(biāo)的部門和員工，公司將視情節(jié)