行政文書寫作規(guī)范及模板一、行政文書的核心定位與價值行政文書是黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體在行政管理活動中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的公務文書，是傳達決策、部署工作、溝通信息、記錄事務的重要工具。其核心價值在于“規(guī)范傳遞”：法定性：部分文書（如請示、批復）受《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）嚴格約束，具有行政約束力；效率性：規(guī)范的格式與語言能降低信息傳遞成本，避免歧義；權威性：統(tǒng)一的體式體現(xiàn)單位形象，增強文書的可信度。二、行政文書寫作的通用規(guī)范（一）格式規(guī)范：遵循“標準化”底層邏輯格式是行政文書的“外在標識”，需嚴格遵循《條例》及單位內部制度（如《XX公司公文處理辦法》）。核心要求如下：1.頁面設置紙張：采用A4紙（210mm×297mm）；頁邊距：上37mm、下35mm、左28mm、右26mm（或單位統(tǒng)一設定）；行距：正文一般用1.5倍行距，標題可適當加寬；頁碼：單頁碼居右，雙頁碼居左（空白頁不標頁碼）。2.標題：“三要素”清晰標題需包含發(fā)文機關、事由、文種（簡稱“標題三要素”），示例：正確：《XX市人民政府關于2024年春季植樹造林工作的通知》；錯誤：《關于植樹的通知》（缺發(fā)文機關、事由不具體）。技巧：事由應簡潔概括核心內容，避免模糊表述（如“關于做好相關工作的通知”可優(yōu)化為“關于做好2024年度檔案整理歸檔工作的通知”）。3.主送機關：“精準性”原則上行文（如請示、報告）：主送機關應為直接上級，且“一文一主送”（避免多頭請示）；下行文（如通知、批復）：主送機關為需執(zhí)行或知曉的下級單位，可并列多個（如“各部門、各直屬單位”）；平行文（如函）：主送機關為同級或不相隸屬單位。4.正文結構：“邏輯閉環(huán)”設計正文需遵循“開頭-主體-結尾”的邏輯鏈，各部分功能明確：開頭：說明發(fā)文背景、目的或依據(jù)（如“為貫徹落實《XX省安全生產(chǎn)條例》要求，切實消除辦公室安全隱患”）；主體：闡述核心內容（如工作任務、具體要求、政策規(guī)定），需分點列項（用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”），增強可讀性；結尾：提出執(zhí)行要求或希望（如“請各部門于2024年3月31日前將排查結果報辦公室”）。5.附件與簽署：“完整性”要求附件：如需附相關材料，應在正文后標注“附件：1.XX表；2.XX方案”（附件名稱需與正文一致）；簽署：包含發(fā)文機關署名、成文日期（用阿拉伯數(shù)字，如“2024年3月15日”）、印章（騎年蓋月，覆蓋發(fā)文機關與成文日期）。（二）語言規(guī)范：“準確、簡潔、正式”是核心行政文書的語言需規(guī)避“口語化、模糊化、情緒化”，遵循以下原則：1.準確：表述無歧義用具體數(shù)字替代模糊表述（如“盡快完成”改為“于2024年4月10日前完成”）；用規(guī)范術語替代方言或網(wǎng)絡用語（如“親們”改為“各部門”，“搞定”改為“完成”）；避免歧義（如“請將文件交給小張或小李”改為“請將文件交給小張，或交給小李”）。2.簡潔：刪除冗余信息去掉“眾所周知”“綜上所述”等套話（如“眾所周知，安全生產(chǎn)是重中之重”可改為“安全生產(chǎn)是單位工作的重中之重”）；合并重復內容（如“我們要加強學習，我們要提高能力”改為“我們要加強學習、提高能力”）。3.正式：符合公務語境用“擬”“將”“需”等公文常用詞（如“我們打算開展活動”改為“我單位擬開展活動”）；避免感嘆句、疑問句（如“一定要重視！”改為“請各部門高度重視”）。（三）內容規(guī)范：“目標導向”與“事實依據(jù)”結合1.目標明確：每篇文書需有清晰的“核心意圖”通知：告知“做什么、怎么做、何時做”；請示：請求“批準什么、支持什么”；報告：匯報“做了什么、結果如何、問題及建議”。2.事實清楚：用數(shù)據(jù)、案例支撐內容報告中需包含具體成果（如“2023年銷售額較上年增長15%”）；請示中需說明理由（如“因辦公場地不足，需租賃新辦公室”）。3.邏輯嚴謹：內容排列符合認知規(guī)律按“重要性”排序（如通知中先講核心任務，再講具體要求）；按“時間順序”排序（如報告中先講工作開展情況，再講存在問題，最后講下一步計劃）。（四）流程規(guī)范：“閉環(huán)管理”避免失誤行政文書需經(jīng)過“擬稿-審核-簽發(fā)-歸檔”流程，確保內容準確、程序合法：擬稿：由業(yè)務部門或辦公室人員負責，需核對相關政策、數(shù)據(jù)；審核：由部門負責人或辦公室主任審核（重點檢查格式、內容、語言）；簽發(fā)：由單位負責人或授權人員簽發(fā)（上行文需由主要負責人簽發(fā)）；歸檔：由辦公室負責歸檔（需保存電子稿與紙質稿，期限按單位規(guī)定）。三、常用行政文書模板與寫作要點（一）通知：傳達信息、布置工作適用場景：發(fā)布規(guī)章制度、布置工作任務、告知會議事項等。模板結構：>XX單位關于XX工作的通知>各部門/各直屬單位：>為（背景/目的），根據(jù)（依據(jù)），現(xiàn)就XX工作通知如下：>一、工作內容（具體任務）>二、工作要求（時間、標準、責任）>三、其他事項（聯(lián)系方式、注意事項）>XX單位（蓋章）>2024年X月X日寫作要點：事由需具體（如“關于開展2024年度辦公室安全隱患排查工作的通知”而非“關于安全工作的通知”）；主體部分分點列項，避免長篇大論；結尾需明確執(zhí)行要求（如“請各部門于X月X日前將結果報辦公室”）。（二）請示：請求批準或支持適用場景：向上級請求批準事項、解決問題、申請資源等。模板結構：>XX單位關于XX事項的請示>XX上級單位：>一、請示緣由（背景、問題、必要性）>二、請示事項（具體請求，需明確、單一）>三、結語（如“妥否，請批復”）>XX單位（蓋章）>2024年X月X日寫作要點：一文一事項（如“關于申請辦公設備采購經(jīng)費的請示”不能同時請求調整考勤制度）；緣由需充分（如“因現(xiàn)有電腦使用年限超過5年，故障率達30%，影響工作效率”）；結語需規(guī)范（不能用“請盡快回復”）。（三）報告：匯報工作、反映情況適用場景：向上級匯報工作進展、總結經(jīng)驗、反映問題等。模板結構：>XX單位關于XX工作的報告>XX上級單位：>一、工作開展情況（時間、內容、成果）>二、存在的問題（具體問題、原因）>三、下一步計劃（改進措施、目標）>XX單位（蓋章）>2024年X月X日寫作要點：避免“夾帶請示”（如報告中不能寫“請批準我們采購設備”，需另寫請示）；成果需用數(shù)據(jù)支撐（如“完成了10個項目，銷售額達500萬元”）；問題需客觀真實（不能避重就輕）。（四）函：平行或不相隸屬單位間溝通適用場景：商洽工作、詢問事項、答復問題等。模板結構：>XX單位關于XX事項的函>XX單位：>一、發(fā)函緣由（目的、背景）>二、具體事項（商洽內容、詢問問題、答復意見）>三、結語（如“請予支持為盼”“特此函復”）>XX單位（蓋章）>2024年X月X日寫作要點：語言需禮貌（如“商洽”“詢問”“答復”等詞）；內容需具體（如“商洽合作開展2024年行業(yè)論壇事宜”）；結語需符合函的性質（如商洽函用“請予支持為盼”，答復函用“特此函復”）。（五）會議紀要：記錄會議內容與決議適用場景：記錄會議討論情況、決議事項等。模板結構：>XX單位XX會議紀要>時間：2024年X月X日地點：XX會議室>主持單位：XX部門主持人：XXX>參會人員：XXX、XXX、XXX（名單）>一、會議背景（簡要說明）>二、會議議題（討論的問題）>三、會議決議（達成的一致意見，需明確責任單位、時間）>四、其他事項（未決事項、下一步安排）>XX單位辦公室（蓋章）>2024年X月X日寫作要點：記錄需客觀（不能添加個人意見）；決議需明確（如“由XX部門負責制定方案，于X月X日前報辦公室”）；參會人員需完整（包括姓名、單位、職務）。四、常見錯誤規(guī)避與技巧（一）常見錯誤示例1.格式錯誤：標題未包含三要素（如《通知》）、主送機關不明確（如“有關部門”）、成文日期用漢字（如“二〇二四年三月十五日”）；2.語言錯誤：用口語化表述（如“親們，請注意”）、模糊表述（如“盡快完成”）、歧義表述（如“請將文件交給小張或小李”）；3.內容錯誤：請示多事項（如同時請求經(jīng)費與人員）、報告夾帶請示（如“請批準我們采購設備”）、數(shù)據(jù)不準確（如“銷售額增長20%”但未核實）；4.流程錯誤：未審核直接簽發(fā)、未歸檔（如丟失重要文件）。（二）實用技巧1.標題擬寫技巧：用“動詞+賓語”結構（如“關于開展XX工作的通知”“關于申請XX經(jīng)費的請示”）；2.語言精簡技巧：刪除“的”“了”等冗余詞（如“我們開展了XX工作”改為“我們開展XX工作”）；3.邏輯優(yōu)化技巧：用“總-分-總”結構（如開頭說明目的，主體分點闡述，結尾強調要求）；4.核對技巧：擬稿后需核對“格式、內容、語言、流程”四要素（可采用“交叉審核”方式，避免個人疏漏）。五、總結：規(guī)范寫作是行政效率的基石行政文書寫作的規(guī)范不是“束縛”，而是“工具”——它能讓信息傳遞更準確、工作推進更高效、單位形象更專業(yè)。作為行政人員，需不斷學習《條例》及單位制度，掌握常見文書模板，規(guī)避常見錯誤，提升寫作能力。唯有如此，才能讓行政文書真正發(fā)揮“橋梁”作用，為單位發(fā)展助力。附錄：《黨政機關公文處理工作條例》（2012年版）核心條款摘要（如需詳細了解，可查閱原文）：公文種類：15種（決議、決定