會議室多功能廳管理制度一、制度概述

1.適用范圍：本制度適用于公司內(nèi)部所有會議室及多功能廳的日常使用和管理。

2.目的：為了規(guī)范會議室及多功能廳的使用，提高使用效率，確保會議、活動順利進行，特制定本制度。

3.原則：公平、公正、公開，合理分配資源，保證會議室及多功能廳的合理使用。

二、會議室及多功能廳的使用申請

1.申請方式：使用人需通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)提交使用申請，填寫會議主題、參會人員、預計時間等信息。

2.申請審核：管理部門在收到申請后，根據(jù)會議室及多功能廳的安排情況，對申請進行審核。

3.使用權(quán)限：公司員工、部門、外部合作單位等均需提前申請，未經(jīng)申請擅自使用，將按照規(guī)定進行處理。

三、會議室及多功能廳的使用流程

1.使用前準備：使用人需提前15分鐘到達會議室或多功能廳，檢查設備、場地是否準備就緒。

2.使用中管理：使用人需保持場地整潔，愛護設備，遵守會議紀律。

3.使用后清理：使用人需在會議或活動結(jié)束后，清理場地，關(guān)閉電源，歸還設備。

四、會議室及多功能廳的設備管理

1.設備使用：使用人需按照設備操作說明正確使用，不得隨意操作。

2.設備維護：管理部門定期對設備進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。

3.設備報修：使用過程中發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時報修，不得自行維修。

五、會議室及多功能廳的衛(wèi)生管理

1.衛(wèi)生責任：使用人需負責保持會議室及多功能廳的衛(wèi)生，不得亂丟垃圾。

2.清潔分工：管理部門定期組織人員對會議室及多功能廳進行清潔，確保環(huán)境整潔。

3.清潔標準：保持地面、墻面、家具等清潔，無污漬、異味。

六、會議室及多功能廳的場地管理

1.場地分配：管理部門根據(jù)申請情況，合理分配會議室及多功能廳。

2.場地調(diào)整：如需調(diào)整場地，使用人需提前向管理部門提出申請。

3.場地使用：使用人需按照預定時間使用場地，不得擅自延長或縮短使用時間。

七、會議室及多功能廳的資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)登記：管理部門對會議室及多功能廳內(nèi)的資產(chǎn)進行登記，建立資產(chǎn)臺賬。

2.資產(chǎn)調(diào)撥：需調(diào)撥資產(chǎn)時，使用人需向管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。

3.資產(chǎn)報廢：資產(chǎn)損壞或無法維修時，需向管理部門提出報廢申請，經(jīng)批準后方可報廢。

八、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為：包括未經(jīng)批準擅自使用、損壞設備、不按規(guī)定使用場地、衛(wèi)生不達標等。

2.處理措施：對違規(guī)行為，管理部門將根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、罰款、停用等措施。

3.違規(guī)責任：使用人應對違規(guī)行為承擔相應責任，造成損失的，還需承擔賠償責任。

九、制度修訂

1.修訂條件：根據(jù)公司發(fā)展需要或?qū)嶋H情況變化，管理部門可對制度進行修訂。

2.修訂程序：修訂制度需經(jīng)過相關(guān)部門的討論、批準，并予以公布。

十、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.執(zhí)行部門：公司內(nèi)部管理部門負責制度的執(zhí)行。

2.監(jiān)督部門：公司內(nèi)部審計部門負責對制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督。

3.執(zhí)行與監(jiān)督：各部門需按照本制度執(zhí)行，并接受監(jiān)督部門的檢查。

二、會議室及多功能廳的使用申請

1.申請方式：使用人需通過公司內(nèi)部管理系統(tǒng)提交使用申請，填寫會議主題、參會人員、預計時間等信息。申請表需包含以下內(nèi)容：

-會議或活動名稱

-使用部門或個人姓名

-使用日期及時間段

-參會人員數(shù)量

-會議或活動目的

-需要的設備支持

2.申請審核：管理部門在收到申請后，將進行以下審核流程：

-核實申請信息的準確性和完整性

-檢查會議室及多功能廳的可用性

-根據(jù)預定情況和優(yōu)先級進行審核

-如有沖突，協(xié)調(diào)解決或提出備選方案

3.使用權(quán)限：公司員工、部門、外部合作單位等均需提前申請使用會議室及多功能廳。申請者需滿足以下條件：

-具有合法的使用理由

-提供詳細的會議或活動安排

-遵守公司關(guān)于會議室及多功能廳使用的相關(guān)規(guī)定

-未經(jīng)批準，不得擅自使用會議室及多功能廳進行私人活動或與公司業(yè)務無關(guān)的活動

4.申請結(jié)果：管理部門將在收到申請后的兩個工作日內(nèi)，以電子郵件或系統(tǒng)通知的方式告知申請者審核結(jié)果。如申請被批準，申請者需按照以下要求進行：

-確認預定時間和場地安排

-提前檢查設備是否滿足需求

-遵守會議或活動開始前的準備流程

-如有變動，及時通知管理部門進行調(diào)整

三、會議室及多功能廳的使用流程

1.使用前準備：使用人需提前15分鐘到達會議室或多功能廳，進行以下準備工作：

-檢查會議室或多功能廳的入口是否暢通，確保安全標志清晰可見。

-確認場地布置符合會議或活動需求，如需要調(diào)整座位、布置講臺等。

-檢查音響、投影儀、白板等設備是否正常工作，并進行必要的調(diào)試。

-關(guān)閉不必要的電源，節(jié)約能源。

2.使用中管理：在使用過程中，使用人需遵守以下管理規(guī)定：

-維持會議室或多功能廳的安靜環(huán)境，避免干擾他人。

-確保參會人員遵守會議紀律，如按時簽到、保持秩序等。

-對外聯(lián)系時，注意保護公司信息，避免泄露。

-遵循預定流程，合理分配時間，確保會議或活動按計劃進行。

3.使用后清理：會議或活動結(jié)束后，使用人需進行以下清理工作：

-檢查場地是否整潔，如有垃圾需及時清理。

-關(guān)閉所有電子設備，包括投影儀、音響系統(tǒng)等。

-檢查門窗是否關(guān)閉，確保安全。

-如有設備損壞，及時通知管理部門處理。

-如有預定，需提前與管理部門溝通，準備下一場會議或活動所需的場地和設備。

四、會議室及多功能廳的設備管理

1.設備使用：使用人需按照設備操作說明正確使用，確保以下操作規(guī)范：

-在使用前，確認設備已開啟，并處于正常工作狀態(tài)。

-遵循設備的使用流程，避免因操作不當導致設備損壞。

-使用過程中，注意觀察設備運行情況，如有異常立即停止使用并報告。

-避免在設備附近放置易燃物品，確保使用安全。

2.設備維護：管理部門負責定期對會議室及多功能廳內(nèi)的設備進行以下維護保養(yǎng)：

-清潔設備表面，去除灰塵和污漬。

-檢查設備各部件的緊固情況，確保無松動。

-檢查電源線和連接線是否完好，防止短路或漏電。

-對音響、投影儀等電子設備進行功能測試，確保其性能穩(wěn)定。

3.設備報修：使用過程中發(fā)現(xiàn)設備故障，使用人需按照以下步驟進行報修：

-立即停止使用故障設備，避免進一步損壞。

-通過公司內(nèi)部報修系統(tǒng)或直接聯(lián)系管理部門進行報修。

-提供詳細的設備故障描述，包括故障現(xiàn)象、發(fā)生時間等。

-等待管理部門的維修安排，配合完成設備維修。

4.設備更新：當設備達到使用壽命或性能無法滿足需求時，管理部門將進行以下更新工作：

-對設備進行評估，確定是否需要更換。

-選擇合適的設備供應商，確保設備質(zhì)量。

-完成設備采購后，進行安裝和調(diào)試。

-對新設備的使用進行培訓，確保使用人能夠熟練操作。

五、會議室及多功能廳的衛(wèi)生管理

1.衛(wèi)生責任：使用人需承擔會議室及多功能廳的衛(wèi)生責任，包括以下內(nèi)容：

-會議或活動期間，保持場地整潔，不得隨意丟棄垃圾。

-使用結(jié)束后，負責清理會議桌、椅子、地面等區(qū)域。

-確保所有廢棄物被正確分類，投入指定的垃圾桶。

2.清潔分工：管理部門將制定清潔分工計劃，包括以下清潔任務：

-每日對會議室及多功能廳進行常規(guī)清潔，包括地面、墻面、窗戶等。

-定期對設備表面進行擦拭，保持清潔。

-檢查并補充清潔用品，如紙巾、垃圾桶等。

3.清潔標準：為確保衛(wèi)生環(huán)境，清潔工作需達到以下標準：

-地面無污漬、灰塵，保持干燥。

-家具、設備表面無灰塵，清潔無死角。

-墻面、天花板無蜘蛛網(wǎng)、灰塵。

-窗戶清潔，無污漬。

-無異味，空氣流通。

4.清潔記錄：管理部門需記錄清潔工作情況，包括以下信息：

-清潔日期和時間

-清潔人員姓名

-清潔內(nèi)容概述

-清潔后場地照片或視頻記錄

5.衛(wèi)生監(jiān)督：管理部門將對衛(wèi)生工作進行監(jiān)督，包括以下措施：

-定期檢查衛(wèi)生狀況，確保清潔標準得到執(zhí)行。

-對衛(wèi)生問題進行記錄，并及時通知使用人整改。

-對長期不遵守衛(wèi)生規(guī)定的行為進行警告或處罰。

-鼓勵使用人提出衛(wèi)生改進建議，共同維護良好環(huán)境。

六、會議室及多功能廳的場地管理

1.場地分配：管理部門將根據(jù)會議室及多功能廳的預定情況和使用需求，進行以下場地分配工作：

-按照預定時間表，合理分配場地資源，確保高效利用。

-在預定日期前，確認場地安排無誤，并與使用人進行溝通確認。

-在場地分配時，考慮到不同會議或活動的特殊需求，如需要特殊布置或額外設施。

2.場地調(diào)整：如遇以下情況，使用人需提前向管理部門申請場地調(diào)整：

-因故無法在預定時間使用場地。

-需要改變預定時間或延長使用時間。

-需要調(diào)整場地布局或增加額外設施。

-管理部門將根據(jù)實際情況和預定情況，審批調(diào)整申請，并通知使用人。

3.場地使用：使用人在使用會議室及多功能廳時，需遵守以下規(guī)定：

-按照預定時間準時到達，準備會議或活動所需物品。

-在使用過程中，保持場地整潔，不得擅自改動原有布局。

-如有特殊情況，需及時通知管理部門，避免影響其他預定。

-在會議或活動結(jié)束后，按照預定時間及時離開場地，確保下一位使用人能夠按時使用。

4.場地維護：管理部門負責以下場地維護工作：

-定期檢查場地設施，如座椅、燈光、空調(diào)等，確保其正常運行。

-對場地進行必要的修繕，如修補地板、更換損壞的設備等。

-對場地進行消毒處理，特別是公共接觸面，如門把手、開關(guān)等。

5.場地記錄：管理部門將記錄以下場地使用情況，以便于監(jiān)控和管理：

-每次使用的時間、日期、使用人信息。

-場地使用后的反饋，包括設備狀況、場地滿意度等。

-任何關(guān)于場地使用的問題或投訴，以及相應的處理結(jié)果。

七、會議室及多功能廳的資產(chǎn)管理

1.資產(chǎn)登記：管理部門負責對會議室及多功能廳內(nèi)的資產(chǎn)進行詳細登記，包括以下信息：

-資產(chǎn)名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量

-資產(chǎn)購買日期、購置價格、供應商信息

-資產(chǎn)使用說明、操作手冊

-資產(chǎn)的使用狀態(tài)和維護記錄

2.資產(chǎn)調(diào)撥：如需對資產(chǎn)進行調(diào)撥，使用人需按照以下流程進行：

-提出資產(chǎn)調(diào)撥申請，說明調(diào)撥原因和需求。

-管理部門審核申請，確認調(diào)撥的合理性和可行性。

-調(diào)撥申請經(jīng)批準后，管理部門負責辦理資產(chǎn)移交手續(xù)。

-移交過程中，確保資產(chǎn)完好無損，并進行資產(chǎn)清點。

3.資產(chǎn)維護：為了確保資產(chǎn)處于良好狀態(tài)，管理部門將執(zhí)行以下維護措施：

-定期對資產(chǎn)進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并修復潛在問題。

-根據(jù)資產(chǎn)的使用頻率和磨損程度，制定合理的維護計劃。

-對易損部件進行定期更換，防止設備故障。

-對使用人進行資產(chǎn)使用培訓，減少誤操作導致的損壞。

4.資產(chǎn)報廢：當資產(chǎn)達到報廢標準或無法修復時，管理部門將采取以下措施：

-對報廢資產(chǎn)進行評估，確認其無法繼續(xù)使用。

-報廢申請需經(jīng)過相關(guān)部門的審批。

-對報廢資產(chǎn)進行妥善處理，如出售、捐贈或回收。

-更新資產(chǎn)臺賬，從資產(chǎn)列表中移除報廢資產(chǎn)。

5.資產(chǎn)使用規(guī)定：使用人需遵守以下資產(chǎn)使用規(guī)定：

-未經(jīng)許可，不得擅自移動或損壞資產(chǎn)。

-使用資產(chǎn)時，需按照操作手冊進行，避免誤操作。

-如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)異常，立即停止使用并報告管理部門。

-保持資產(chǎn)清潔，避免污漬和損壞。

6.資產(chǎn)責任：使用人對所使用的資產(chǎn)負有直接責任，包括以下方面：

-對資產(chǎn)的使用情況負責，確保資產(chǎn)不被濫用。

-如因使用不當導致資產(chǎn)損壞，需承擔相應的賠償責任。

-如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)丟失或被盜，立即報告管理部門并協(xié)助調(diào)查。

八、違規(guī)處理

1.違規(guī)行為定義：本制度針對以下違規(guī)行為進行處罰：

-未經(jīng)批準擅自使用會議室及多功能廳。

-損壞或擅自移動、拆卸設備。

-不按照預定時間使用場地，造成他人使用不便。

-使用過程中造成場地或設備嚴重損壞。

-不遵守衛(wèi)生管理規(guī)定，造成衛(wèi)生狀況惡化。

2.處理措施：針對上述違規(guī)行為，管理部門將采取以下處理措施：

-對初次違規(guī)者，給予警告，并要求其進行整改。

-對多次違規(guī)或情節(jié)嚴重者，可給予罰款，并暫停其使用會議室及多功能廳的權(quán)限。

-對造成重大損失或嚴重影響公司形象的行為，將追究其法律責任。

3.責任歸屬：違規(guī)行為的責任由使用人本人承擔，具體包括：

-使用人需對會議或活動的組織負責，確?；顒臃弦?guī)定。

-使用人需對個人行為負責，不得影響他人正常使用場地和設備。

4.處理程序：違規(guī)處理程序如下：

-管理部門接到違規(guī)報告后，進行調(diào)查核實。

-根據(jù)調(diào)查結(jié)果，確定違規(guī)事實和責任。

-對違規(guī)者進行處罰，并將處理結(jié)果通知相關(guān)人員。

-對違規(guī)行為進行記錄，作為后續(xù)考核和管理的依據(jù)。

5.教育與改進：管理部門將加強對使用人的教育和培訓，包括：

-定期舉辦使用規(guī)范培訓，提高使用人的合規(guī)意識。

-對違規(guī)行為進行案例分析，使使用人了解違規(guī)后果。

-鼓勵使用人提出改進建議，共同提高管理制度的有效性。

九、制度修訂

1.修訂條件：本制度將根據(jù)公司發(fā)展、業(yè)務需求或外部環(huán)境的變化，進行以下修訂：

-當公司組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務范圍發(fā)生重大調(diào)整時。

-當發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有制度在實際執(zhí)行中存在不足或無法適應新情況時。

-當相關(guān)政策法規(guī)發(fā)生變化，影響制度執(zhí)行時。

2.修訂程序：修訂制度需遵循以下程序：

-由管理部門提出修訂建議，并形成修訂草案。

-將修訂草案提交給相關(guān)部門進行討論和反饋。

-根據(jù)反饋意見，對修訂草案進行修改和完善。

-修訂草案經(jīng)公司管理層審批后，正式發(fā)布。

3.公布與實施：修訂后的制度將以正式文件形式發(fā)布，包括以下內(nèi)容：

-修訂后的制度全文。

-修訂理由和依據(jù)。

-修訂生效日期。

-對舊有制度的廢止說明。

4.宣傳與培訓：管理部門將負責以下宣傳和培訓工作：

-通過內(nèi)部公告、郵件等方式，向全體員工宣傳修訂后的制度。

-組織培訓活動，確保員工理解并遵守修訂后的制度。

-收集員工對修訂后制度的反