林業(yè)公司合同簽訂管理規(guī)章

一、總則1.目的為加強(qiáng)本林業(yè)公司合同簽訂的管理，規(guī)范合同簽訂行為，防范合同風(fēng)險，保障公司的合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康、穩(wěn)定發(fā)展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)章。2.制定依據(jù)本規(guī)章依據(jù)《中華人民共和國民法典》等國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本林業(yè)公司的經(jīng)營特點(diǎn)和管理需求制定。3.指導(dǎo)思想秉持公司“綠色發(fā)展、誠信共贏”的經(jīng)營理念，以保障公司合法權(quán)益為核心，以規(guī)范合同簽訂流程為手段，通過科學(xué)管理和有效監(jiān)督，確保合同簽訂工作合法、規(guī)范、高效進(jìn)行，同時注重社會效益，促進(jìn)林業(yè)生態(tài)可持續(xù)發(fā)展。4.適用范圍本規(guī)章適用于林業(yè)公司全體員工在經(jīng)營活動中涉及的各類合同簽訂行為，包括但不限于木材采購合同、造林工程合同、林地租賃合同、林業(yè)技術(shù)服務(wù)合同等。同時，對于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶，在合同簽訂過程中也應(yīng)遵循本規(guī)章的相關(guān)規(guī)定。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司設(shè)立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，作為合同簽訂管理的決策機(jī)構(gòu)。領(lǐng)導(dǎo)小組由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。其主要職責(zé)為：（1）制定和調(diào)整公司合同管理的方針、政策和制度；（2）審議重大合同的簽訂、變更和解除；（3）協(xié)調(diào)解決合同簽訂過程中涉及的重大問題；（4）監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。2.合同管理部門公司指定行政主管部門為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同簽訂管理的日常工作。其主要職責(zé)為：（1）制定和完善合同簽訂管理的具體流程和操作規(guī)范；（2）組織合同文本的起草、審核、修訂和保管；（3）對合同簽訂的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查；（4）跟蹤合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛；（5）定期向合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報合同管理工作情況。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門是合同簽訂的承辦部門，負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的洽談、起草、履行等工作。其主要職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行合同業(yè)務(wù)的洽談，收集客戶相關(guān)信息，評估客戶信用狀況；（2）根據(jù)業(yè)務(wù)需求和洽談結(jié)果，起草合同文本，確保合同條款準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)內(nèi)容和雙方意愿；（3）將起草的合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善；（4）負(fù)責(zé)合同的履行，及時向合同管理部門反饋合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決；（5）協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛。4.法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)為合同簽訂提供法律支持和風(fēng)險評估。其主要職責(zé)為：（1）對合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，防范法律風(fēng)險；（2）參與重大合同的洽談和起草，提供法律意見和建議；（3）協(xié)助合同管理部門和業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛，提供法律指導(dǎo)和支持；（4）開展法律培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的法律意識和合同風(fēng)險防范能力。5.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審核和監(jiān)督。其主要職責(zé)為：（1）對合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容，確保財(cái)務(wù)條款合理、合規(guī)；（2）根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付和核算工作；（3）定期對合同的財(cái)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行分析和報告，為公司決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持；（4）協(xié)助合同管理部門和業(yè)務(wù)部門處理合同糾紛涉及的財(cái)務(wù)問題。三、管理內(nèi)容與流程1.合同簽訂前的準(zhǔn)備工作（1）客戶信息收集與評估業(yè)務(wù)部門在與客戶洽談合同前，應(yīng)收集客戶的基本信息，包括客戶的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、聯(lián)系方式等，并對客戶的信用狀況進(jìn)行評估。評估內(nèi)容可包括客戶的財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營業(yè)績、市場信譽(yù)、過往合同履行情況等。根據(jù)評估結(jié)果，確定客戶的信用等級，對于信用等級較低的客戶，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險防范措施，如要求提供擔(dān)保、增加預(yù)付款比例等。（2）市場調(diào)研與需求分析業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司的業(yè)務(wù)規(guī)劃和市場情況，對合同涉及的業(yè)務(wù)進(jìn)行市場調(diào)研和需求分析。了解市場價格波動、競爭對手情況、行業(yè)發(fā)展趨勢等信息，為合同條款的制定提供參考依據(jù)。確保合同內(nèi)容符合市場實(shí)際情況，能夠滿足公司的經(jīng)營需求和客戶的合理期望。（3）合同文本起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)洽談結(jié)果和相關(guān)資料，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、履行地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，條款內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于涉及公司核心利益和重大風(fēng)險的條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和詳細(xì)約定。2.合同審核流程（1）部門初審合同文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部初審。初審內(nèi)容包括合同條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況、是否滿足客戶需求、是否存在潛在風(fēng)險等。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織本部門相關(guān)人員對合同文本進(jìn)行認(rèn)真審核，并填寫《合同審核意見表》，提出修改意見和建議。初審?fù)ㄟ^后，將合同文本及《合同審核意見表》一并提交合同管理部門。（2）合同管理部門審核合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的合同文本后，應(yīng)從合同格式、條款完整性、語言規(guī)范性等方面進(jìn)行審核。同時，對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同內(nèi)容符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。合同管理部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行充分溝通，對存在的問題提出修改意見，并填寫《合同審核意見表》。審核通過后，將合同文本及《合同審核意見表》轉(zhuǎn)法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。（3）法務(wù)部門審核法務(wù)部門對合同文本進(jìn)行法律審查，重點(diǎn)審查合同條款是否存在法律風(fēng)險，如合同主體是否適格、合同內(nèi)容是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定、合同的違約責(zé)任和爭議解決條款是否合理等。法務(wù)部門應(yīng)出具書面法律審查意見，對存在法律風(fēng)險的條款提出修改建議。對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，法務(wù)部門可組織專題會議進(jìn)行討論研究。審核通過后，將合同文本及法律審查意見返回合同管理部門。（4）財(cái)務(wù)部門審核合同管理部門將經(jīng)過法務(wù)部門審核的合同文本提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門主要審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等內(nèi)容是否合理、合規(guī)，是否符合公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定。財(cái)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同財(cái)務(wù)審核意見表》，提出財(cái)務(wù)方面的修改意見和建議。審核通過后，將合同文本及《合同財(cái)務(wù)審核意見表》返回合同管理部門。（5）領(lǐng)導(dǎo)審批合同管理部門綜合各部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善后，提交合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審批。對于重大合同，合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)召開專題會議進(jìn)行審議，根據(jù)公司的經(jīng)營戰(zhàn)略和風(fēng)險承受能力，對合同的簽訂進(jìn)行決策。經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過的合同，方可進(jìn)入簽訂環(huán)節(jié)。3.合同簽訂（1）合同簽署合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行合同簽署。合同簽署應(yīng)按照公司規(guī)定的授權(quán)范圍進(jìn)行，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。在簽署合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再次核對合同文本的內(nèi)容，確保與審批通過的版本一致。同時，要求客戶在合同上簽字蓋章，并留存客戶簽字蓋章的合同原件。（2）合同備案合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同原件及相關(guān)審批文件提交合同管理部門進(jìn)行備案。合同管理部門應(yīng)建立合同臺賬，對合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄。同時，將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門按照職責(zé)分工做好合同的履行和管理工作。4.合同履行與變更（1）合同履行合同簽訂后，各部門應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。業(yè)務(wù)部門作為合同履行的主要責(zé)任部門，應(yīng)密切跟蹤合同的履行情況，及時協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向合同管理部門匯報合同履行進(jìn)展情況，確保合同的順利履行。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時辦理款項(xiàng)收付和核算工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)，為合同履行提供必要的支持和配合。（2）合同變更在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要對合同進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶進(jìn)行溝通協(xié)商，并起草合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的審核、審批流程與原合同相同，經(jīng)合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，方可與客戶簽署變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽署后，合同管理部門應(yīng)及時更新合同臺賬，各相關(guān)部門應(yīng)按照變更后的合同內(nèi)容履行各自的義務(wù)。5.合同終止與歸檔（1）合同終止合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時，合同即告終止。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告合同終止情況，合同管理部門應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，并在合同臺賬中進(jìn)行記錄。對于因解除合同而產(chǎn)生的糾紛，由業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門共同處理，確保公司的合法權(quán)益得到保障。（2）合同歸檔合同終止后，合同管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)對合同及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。歸檔資料包括合同原件、審批文件、往來函件、履行記錄等。合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理、編號存儲，便于查閱和利用。合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利（1）公司有權(quán)要求客戶按照合同約定履行義務(wù)，如支付貨款、提供服務(wù)等。（2）對于客戶違反合同約定的行為，公司有權(quán)要求客戶承擔(dān)違約責(zé)任，賠償公司因此遭受的損失。（3）公司有權(quán)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，要求客戶提供相關(guān)資料和信息，以確保合同的順利履行。（4）在合同簽訂過程中，公司有權(quán)對客戶的主體資格、信用狀況等進(jìn)行審查評估，以降低合同風(fēng)險。2.公司義務(wù)（1）公司應(yīng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，為客戶提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品或服務(wù)。（2）公司應(yīng)保守客戶的商業(yè)秘密，不得泄露客戶在合同簽訂和履行過程中提供的機(jī)密信息。（3）公司應(yīng)及時處理客戶的反饋和投訴，對于因公司原因?qū)е碌膯栴}，應(yīng)積極采取措施解決，保障客戶的合法權(quán)益。（4）公司應(yīng)按照法律法規(guī)和本規(guī)章的規(guī)定，規(guī)范合同簽訂和管理行為，確保合同的合法性、有效性。3.員工權(quán)利（1）員工有權(quán)了解合同簽訂管理的相關(guān)制度和流程，參與合同管理培訓(xùn)，提高自身的合同管理能力。（2）員工在合同簽訂和履行過程中，有權(quán)提出合理的意見和建議，為公司防范合同風(fēng)險提供參考。（3）對于因工作需要接觸到的客戶信息和公司商業(yè)秘密，員工有權(quán)要求公司提供必要的保密保護(hù)措施。（4）員工有權(quán)對合同管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報和監(jiān)督，維護(hù)公司的利益和正常經(jīng)營秩序。4.員工義務(wù)（1）員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司合同簽訂管理規(guī)章，認(rèn)真履行自己在合同簽訂、履行和管理過程中的職責(zé)。（2）員工應(yīng)積極配合公司各部門的工作，及時提供合同管理所需的資料和信息，確保合同管理工作的順利進(jìn)行。（3）員工應(yīng)保守公司和客戶的商業(yè)秘密，不得泄露在工作中獲取的機(jī)密信息，維護(hù)公司和客戶的合法權(quán)益。（4）員工應(yīng)不斷學(xué)習(xí)和掌握合同管理的相關(guān)知識和技能，提高自身的業(yè)務(wù)水平，為公司合同管理工作做出積極貢獻(xiàn)。五、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制（1）內(nèi)部監(jiān)督公司建立健全合同簽訂管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由合同管理部門、法務(wù)部門和審計(jì)部門共同負(fù)責(zé)。合同管理部門定期對合同簽訂、履行和歸檔情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。法務(wù)部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，對存在法律風(fēng)險的合同及時提出預(yù)警。審計(jì)部門定期對合同涉及的財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行審計(jì)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險。（2）客戶監(jiān)督公司鼓勵客戶對合同簽訂和履行過程進(jìn)行監(jiān)督，對于客戶提出的意見和建議，應(yīng)及時進(jìn)行處理和反饋。通過客戶監(jiān)督，不斷改進(jìn)公司的合同管理工作，提高服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度。（3）社會監(jiān)督公司接受社會公眾和相關(guān)部門的監(jiān)督，對于涉及公司合同管理的投訴和舉報，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)處理。積極履行社會責(zé)任，樹立良好的企業(yè)形象。2.考核機(jī)制（1）建立合同管理績效考核指標(biāo)體系公司將合同管理工作納入員工績效考核體系，建立科學(xué)合理的績效考核指標(biāo)體系?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的及時性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，合同履行的進(jìn)度和質(zhì)量，合同糾紛的處理情況等。通過績效考核，激勵員工積極履行合同管理職責(zé)，提高合同管理工作水平。（2）績效考核方式績效考核采取定期考核和不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核每季度進(jìn)行一次，由合同管理部門會同人力資源部門根據(jù)考核指標(biāo)體系對員工的合同管理工作進(jìn)行評分。不定期抽查由合同管理部門、法務(wù)部門和審計(jì)部門組成聯(lián)合檢查組，對合同管理工作進(jìn)行隨機(jī)檢查，檢查結(jié)果納入績效考核范圍。（3）考核結(jié)果應(yīng)用績效考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎勵等掛鉤。對于合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵；對于因工作失誤導(dǎo)致合同出現(xiàn)重大風(fēng)險或造成公司損失的員工，按照公司規(guī)定進(jìn)行處罰。通過績效考核結(jié)果的應(yīng)用，充分調(diào)動