林業(yè)公司辦公用品管理規(guī)章

一、總則1.目的：為加強林業(yè)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用和回收等流程，提高辦公用品的使用效率，降低公司運營成本，同時體現(xiàn)公司的企業(yè)文化和人文關懷理念，特制定本規(guī)章。2.原則：遵循節(jié)約、合理、高效的原則，在滿足公司日常辦公需求的前提下，最大限度地減少浪費，實現(xiàn)辦公用品的優(yōu)化配置。同時，注重環(huán)保理念的貫徹，鼓勵員工積極參與辦公用品的綠色使用與回收。3.企業(yè)文化與經營理念體現(xiàn)：本規(guī)章的制定與執(zhí)行將緊密結合公司的企業(yè)文化，倡導團結協(xié)作、創(chuàng)新進取的精神。在辦公用品管理過程中，注重培養(yǎng)員工的節(jié)約意識和環(huán)保意識，以實際行動踐行公司的經營理念，實現(xiàn)經濟效益與社會效益的統(tǒng)一。二、適用范圍本規(guī)章適用于林業(yè)公司全體員工。包括公司總部及各分支機構、各部門的所有在職員工。對于臨時員工、實習生等，在其工作期間也參照本規(guī)章執(zhí)行。三、組織架構與職責分工1.行政部門-負責辦公用品管理制度的制定、修訂和解釋工作。-匯總各部門辦公用品需求，編制采購計劃，組織實施辦公用品的采購工作。-設立辦公用品倉庫，負責辦公用品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。-定期對辦公用品的使用情況進行檢查和統(tǒng)計分析，提出改進建議。-監(jiān)督辦公用品的回收和處理工作，確保環(huán)保要求的落實。2.財務部門-負責審核辦公用品采購預算，控制采購費用支出。-對辦公用品采購的資金進行管理和核算，確保資金使用的合理性和合規(guī)性。-協(xié)助行政部門制定辦公用品的成本核算辦法，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.各部門-定期向行政部門提交辦公用品需求計劃，明確所需辦公用品的種類、規(guī)格和數(shù)量。-負責本部門辦公用品的使用管理，督促員工合理使用，避免浪費。-配合行政部門做好辦公用品的盤點、回收等工作。四、管理內容與流程1.采購管理-需求收集：每月末，各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求計劃表》，詳細列出下個月所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給行政部門。-采購計劃編制：行政部門對各部門提交的需求計劃進行匯總分析，結合辦公用品庫存情況，編制《辦公用品采購計劃》。采購計劃應包括采購項目、預算金額、采購時間等內容，并報公司領導審批。-供應商選擇：行政部門通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇具有良好信譽和質量保證的辦公用品供應商。建立供應商數(shù)據(jù)庫，定期對供應商進行評估和管理。-采購實施：根據(jù)審批后的采購計劃，行政部門與供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間等條款。采購過程中，嚴格按照合同約定進行驗收，確保采購物品的質量和數(shù)量符合要求。-采購預算控制：財務部門對辦公用品采購預算進行嚴格控制，確保采購費用不超過預算額度。對于超出預算的采購項目，需經公司領導特別審批后方可實施。2.庫存管理-入庫管理：辦公用品到貨后，行政部門倉庫管理人員按照采購合同和送貨清單進行驗收，核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量等信息。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，將物品存放于指定倉庫位置。-庫存盤點：倉庫管理人員定期對辦公用品進行盤點，一般每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點過程中，如實記錄庫存數(shù)量、損耗情況等信息，編制《辦公用品盤點表》。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行調整。-庫存安全：倉庫應保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保辦公用品的質量安全。對易損、易燃、易爆等特殊辦公用品，應按照相關規(guī)定進行單獨存放和管理。3.發(fā)放管理-申請領用：員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經部門負責人審批后，到行政部門倉庫領取。-發(fā)放登記：倉庫管理人員根據(jù)審批后的《辦公用品領用申請表》進行發(fā)放，并在《辦公用品發(fā)放登記表》上記錄領用日期、領用人員、領用物品等信息。對于貴重或限量使用的辦公用品，應嚴格控制發(fā)放數(shù)量，并做好登記工作。-以舊換新：對于部分可重復使用的辦公用品，如中性筆、筆記本等，實行以舊換新制度。員工在領用新辦公用品時，需交回舊的辦公用品，倉庫管理人員進行驗收后予以發(fā)放。4.使用管理-合理使用：員工應珍惜辦公用品，合理使用，避免浪費和損壞。對于因個人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應照價賠償。-愛護維護：員工在使用辦公用品過程中，應注意愛護和維護，延長其使用壽命。對于辦公設備等大型辦公用品，應按照操作規(guī)程進行使用，定期進行保養(yǎng)和維護。-節(jié)約意識培養(yǎng)：公司通過內部培訓、宣傳等方式，培養(yǎng)員工的節(jié)約意識，倡導無紙化辦公、雙面打印等節(jié)約行為。鼓勵員工提出關于辦公用品節(jié)約使用的合理化建議，對于有效建議給予適當獎勵。5.回收與處理管理-回收范圍：確定可回收的辦公用品范圍，包括廢舊紙張、墨盒、硒鼓、電池、辦公家具等。各部門應將廢舊辦公用品分類收集，定期交至行政部門指定地點。-回收處理：行政部門對回收的辦公用品進行分類整理，對于可修復再利用的物品，進行修復后重新發(fā)放使用；對于不可修復的物品，聯(lián)系有資質的回收企業(yè)進行環(huán)保處理，確保廢舊辦公用品的處理符合國家相關環(huán)保要求。-環(huán)保宣傳：在公司內部加強環(huán)保宣傳，提高員工對辦公用品回收重要性的認識，形成全員參與環(huán)保的良好氛圍。五、權利與義務1.員工權利-員工有按照工作需要領用辦公用品的權利，行政部門應及時滿足員工的合理需求。-員工對辦公用品的采購、發(fā)放等管理工作有提出意見和建議的權利，公司應認真聽取并給予合理反饋。-員工因工作調動或離職時，有權按照規(guī)定辦理辦公用品交接手續(xù)，確保個人使用的辦公用品妥善處理。2.員工義務-員工有遵守本辦公用品管理規(guī)章的義務，按照規(guī)定的流程申請領用、合理使用和保管辦公用品。-員工應積極配合公司的節(jié)約環(huán)保行動，自覺養(yǎng)成節(jié)約使用辦公用品的習慣，減少浪費。-員工在離職時，應將所領用的尚未使用完的辦公用品交回公司，不得私自帶走。3.公司權利-公司有權制定和調整辦公用品管理規(guī)章，以適應公司發(fā)展和管理的需要。-公司有權對員工使用辦公用品的情況進行檢查和監(jiān)督，對于違反規(guī)定的行為進行糾正和處理。-公司有權根據(jù)實際情況，對辦公用品的采購、庫存、發(fā)放等管理工作進行調整和優(yōu)化。4.公司義務-公司有義務為員工提供必要的辦公用品，確保員工的工作正常開展。-公司應定期對辦公用品管理工作進行評估和改進，提高管理效率和服務質量。-公司應按照國家相關法律法規(guī)和環(huán)保要求，做好辦公用品的回收和處理工作，履行企業(yè)的社會責任。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對各部門辦公用品的使用情況進行檢查，檢查內容包括辦公用品的領用記錄、實際使用情況、節(jié)約措施落實情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時向相關部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。-公司內部設立舉報郵箱和電話，鼓勵員工對浪費辦公用品、違規(guī)領用等行為進行舉報。對于舉報屬實的情況，給予舉報人一定的獎勵。-財務部門對辦公用品采購費用的支出情況進行監(jiān)督，審核采購發(fā)票、報銷憑證等資料的真實性和合規(guī)性，防止出現(xiàn)虛報、冒領等現(xiàn)象。2.考核機制-將辦公用品管理工作納入部門績效考核體系，考核指標包括辦公用品費用控制、節(jié)約措施執(zhí)行效果、庫存管理水平等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門給予一定的獎勵，對未達標的部門進行扣分處理。-對員工個人的考核主要體現(xiàn)在對辦公用品的合理使用和節(jié)約行為方面。對于在辦公用品節(jié)約使用方面表現(xiàn)突出的員工，公司將在年度評優(yōu)、績效獎金等方面給予適當傾斜；對于因個人原因造成辦公用品浪費或損壞嚴重的員工，視情節(jié)輕重給予批評教