杭州市公務會議管理制度一、制度概述

杭州市公務會議管理制度是針對杭州市各級政府機關、企事業(yè)單位內(nèi)部會議的規(guī)范化和制度化而制定的一系列管理規(guī)定。該制度旨在提高會議效率，確保會議內(nèi)容的質(zhì)量，規(guī)范會議流程，保障會議的順利進行。通過建立健全的會議管理制度，有助于推動政府機關和企事業(yè)單位的決策科學化、民主化，提高工作效率，促進黨風廉政建設。

二、制度適用范圍

本制度適用于杭州市各級政府機關、企事業(yè)單位以及各類社會組織內(nèi)部召開的各類會議，包括但不限于行政會議、業(yè)務會議、專題會議、座談會、研討會等。具體包括：

1.各級政府及其部門的全體會議、辦公會議、專題會議等；

2.各類企事業(yè)單位的董事會、監(jiān)事會、辦公會議、部門會議等；

3.社會組織的理事會、會員大會、工作座談會等；

4.其他需要按照本制度進行管理的會議。

所有上述會議的組織者、參會人員以及會議服務人員均應遵守本制度的相關規(guī)定。

三、會議計劃與報批

為確保會議的有序進行，會議組織者需提前制定詳細的會議計劃，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等。以下為會議計劃與報批的具體要求：

1.會議計劃制定：組織者應根據(jù)會議性質(zhì)和目的，提前一周完成會議計劃的制定，明確會議的目標、議程、預期成果等。

2.會議報批流程：會議計劃經(jīng)相關部門負責人審核后，需報送上級領導審批。審批通過后，方可正式召開會議。

3.會議通知發(fā)布：會議計劃經(jīng)批準后，組織者應提前兩天向參會人員發(fā)送會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員名單等。

4.會議計劃變更：如遇特殊情況需調(diào)整會議計劃，組織者應立即向?qū)徟块T報告，并重新履行報批程序。

5.會議計劃存檔：會議結束后，組織者應將會議計劃、審批文件、會議記錄等相關資料整理歸檔，以備日后查閱。

四、會議記錄與報告

會議記錄是會議內(nèi)容的重要記錄，對于會議成果的鞏固和后續(xù)工作的開展具有重要意義。以下為會議記錄與報告的相關要求：

1.記錄方式：會議記錄可采用文字、錄音、錄像等多種形式，確保會議內(nèi)容完整、準確。

2.記錄內(nèi)容：會議記錄應包括會議時間、地點、參會人員、主持人、會議議程、發(fā)言要點、決議事項、未決事項等。

3.記錄責任：會議記錄由指定專人負責，記錄人需具備良好的聽力和書寫能力，確保記錄的及時性和準確性。

4.記錄審核：會議記錄完成后，應由會議主持人或組織者進行審核，確保內(nèi)容的完整性和準確性。

5.報告編制：會議結束后，組織者應根據(jù)會議記錄編制會議報告，報告應包括會議概況、主要議題、討論情況、決議事項、執(zhí)行建議等。

6.報告報送：會議報告經(jīng)審核后，應報送上級領導或相關部門，以便于領導和相關部門了解會議成果，指導后續(xù)工作。

7.記錄存檔：會議記錄和報告應妥善保存，以備日后查閱和審計。

五、會議紀律與考勤

為確保會議秩序和效率，參會人員應嚴格遵守以下會議紀律與考勤規(guī)定：

1.準時參會：參會人員應按照會議通知要求，準時到達會議地點，不得遲到或缺席。

2.通訊管理：會議期間，參會人員應關閉或調(diào)至靜音狀態(tài)的手機等通訊設備，以免干擾會議秩序。

3.會議發(fā)言：參會人員應尊重會議議程，有序發(fā)言，遵守會議時間安排，不得隨意打斷他人發(fā)言。

4.會議記錄：參會人員應認真聽取會議內(nèi)容，如有需要，可做簡要筆記，以便會后回顧。

5.考勤制度：會議組織者應建立考勤制度，對參會人員的出勤情況進行記錄，作為績效考核和責任追究的依據(jù)。

6.紀律監(jiān)督：會議主持人或組織者應負責監(jiān)督會議紀律，對違反會議紀律的行為進行提醒或制止。

7.會議紀律反饋：會議結束后，組織者應及時收集參會人員對會議紀律的意見和建議，不斷改進會議管理制度。

8.違紀處理：對于違反會議紀律的行為，應根據(jù)情節(jié)輕重，采取相應的處理措施，如通報批評、扣除績效分等。

六、會議文件與資料管理

會議文件與資料的管理是確保會議成果有效轉(zhuǎn)化和后續(xù)工作順利開展的關鍵環(huán)節(jié)。以下為會議文件與資料管理的要求：

1.文件準備：會議前，組織者應根據(jù)會議議程準備相關文件和資料，包括會議通知、議程表、背景材料、政策文件等。

2.文件分發(fā)：會議期間，組織者應確保參會人員及時獲取所需文件和資料，可通過紙質(zhì)或電子形式分發(fā)。

3.資料歸檔：會議結束后，組織者需將會議文件、記錄、報告等資料進行分類整理，并按照規(guī)定歸檔保存。

4.電子文件管理：對于電子版會議文件，應建立電子文檔庫，確保文件的安全性和可訪問性。

5.文件保密：涉及保密內(nèi)容的會議文件，應嚴格按照國家保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。

6.文件更新：如會議文件內(nèi)容有更新或補充，組織者應及時更新文件版本，并通知相關人員。

7.文件查閱：需查閱會議文件的人員，應通過正規(guī)渠道提出申請，經(jīng)批準后方可查閱。

8.文件銷毀：會議文件達到保存期限或不再具有參考價值時，應按照規(guī)定程序進行銷毀，防止信息泄露。

9.文件備份：重要會議文件應進行備份，以防意外丟失，備份應存放在安全的地方。

10.文件管理責任：組織者對會議文件與資料的管理負有直接責任，應確保文件管理的規(guī)范性和有效性。

七、會議效果評估與反饋

為了持續(xù)改進會議管理制度，提升會議質(zhì)量，對會議效果進行評估和收集反饋是至關重要的。以下為會議效果評估與反饋的具體實施步驟：

1.評估指標設定：根據(jù)會議性質(zhì)和目標，設定合理的評估指標，如會議效率、內(nèi)容質(zhì)量、參會滿意度、決策執(zhí)行率等。

2.評估方法選擇：采用問卷調(diào)查、座談會、個別訪談、會議記錄分析等多種方法對會議效果進行評估。

3.評估時間安排：會議結束后的一段時間內(nèi)進行評估，確保評估結果基于會議的直接感受和實際效果。

4.評估結果收集：通過發(fā)放問卷、收集反饋表、組織座談會等方式，收集參會人員及相關部門對會議效果的反饋。

5.評估結果分析：對收集到的評估數(shù)據(jù)進行整理和分析，找出會議的優(yōu)點和不足。

6.反饋機制建立：建立會議效果反饋機制，將評估結果及時反饋給相關責任人，以便改進工作。

7.改進措施實施：根據(jù)評估結果，制定針對性的改進措施，如優(yōu)化會議流程、提升材料質(zhì)量、加強參會人員培訓等。

8.改進效果跟蹤：對實施的改進措施進行跟蹤，評估其效果，確保會議質(zhì)量持續(xù)提升。

9.經(jīng)驗總結與分享：將會議評估和改進的經(jīng)驗進行總結，并在相關部門間進行分享，促進整體會議管理水平的提升。

10.持續(xù)改進：將會議效果評估與反饋作為一項常態(tài)化工作，不斷優(yōu)化會議管理制度，提高會議的整體效能。

八、會議費用管理與監(jiān)督

會議費用管理是確保會議活動合理、節(jié)約、透明的重要環(huán)節(jié)。以下為會議費用管理的具體規(guī)定和監(jiān)督措施：

1.預算編制：會議組織者在制定會議計劃時，需根據(jù)會議規(guī)模、內(nèi)容、地點等因素編制詳細的費用預算，包括場地租賃、設備使用、交通、餐飲、住宿、資料制作等費用。

2.預算審批：費用預算需經(jīng)相關部門負責人審核，并報請上級領導審批通過后方可實施。

3.費用報銷：會議結束后，組織者應根據(jù)實際支出編制報銷清單，經(jīng)相關人員審核后，按照財務規(guī)定進行報銷。

4.費用公開：會議費用明細應向參會人員公開，接受監(jiān)督，確保費用使用的透明度。

5.節(jié)約措施：會議組織者應采取有效措施，嚴格控制費用支出，如合理選擇會議地點、控制參會人員數(shù)量、采用電子文件等。

6.費用監(jiān)督：設立專門的監(jiān)督小組，負責對會議費用的使用情況進行監(jiān)督，包括預算執(zhí)行情況、報銷程序是否符合規(guī)定等。

7.費用審計：定期對會議費用進行審計，確保費用使用合規(guī)、合理，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正。

8.費用記錄保存：會議費用相關憑證、預算、報銷單據(jù)等應妥善保存，以備審計和查閱。

9.費用責任追究：對于違規(guī)使用會議費用的行為，應根據(jù)情節(jié)輕重，追究相關人員的責任。

10.費用管理培訓：定期對會議組織者進行費用管理培訓，提高其費用控制意識和能力，確保會議費用管理工作的規(guī)范化。

九、會議檔案管理與利用

會議檔案是記錄會議活動歷史、反映會議成果和經(jīng)驗的重要資料，對其進行科學管理對于今后的工作和決策具有重要意義。以下為會議檔案管理與利用的詳細規(guī)定：

1.檔案分類：根據(jù)會議的性質(zhì)、內(nèi)容和時間，對會議檔案進行分類整理，確保檔案的條理性和可檢索性。

2.檔案收集：會議結束后，組織者應立即收集與會議相關的所有資料，包括會議通知、議程、記錄、報告、照片、錄音錄像等。

3.檔案整理：對收集到的檔案資料進行整理，包括編寫目錄、標注頁碼、歸檔編號等，確保檔案的完整性和規(guī)范性。

4.檔案保存：根據(jù)檔案的性質(zhì)和保存期限，選擇合適的保存方式，如紙質(zhì)檔案應存放在防火、防潮、防蟲蛀的檔案柜中；電子檔案應備份在安全的數(shù)據(jù)存儲設備上。

5.檔案利用：為方便檔案的查閱和利用，應建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查詢服務，滿足不同用戶的需求。

6.檔案查閱：查閱檔案的人員需提供有效的身份證明，經(jīng)檔案管理部門批準后方可查閱。

7.檔案保密：涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，應嚴格按照相關法律法規(guī)進行保密管理。

8.檔案銷毀：檔案達到保存期限或失去保存價值時，應按照規(guī)定程序進行銷毀，防止信息泄露。

9.檔案信息化：積極推進會議檔案的信息化建設，將檔案資料數(shù)字化，提高檔案的利用效率。

10.檔案管理責任：檔案管理部門對會議檔案的管理負有直接責任，應確保檔案管理的規(guī)范性、安全性和有效性。

十、制度執(zhí)行與監(jiān)督

為確保杭州市公務會議管理制度的有效實施，需建立完善的執(zhí)行與監(jiān)督機制，以下為相關措施：

1.責任分工：明確各級政府和企事業(yè)單位在會議管理制度執(zhí)行中的職責分工，確保每個環(huán)節(jié)都有明確的負責人。

2.定期檢查：定期對會議管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括會議計劃、報批、記錄、考勤、費用管理、檔案管理等。

3.專項審計：對會議費用、檔案管理等方面進行專項審計，確保會議活動合規(guī)、節(jié)約、透明。

4.責任追究：對違反會議管理制度的行為，依據(jù)相關規(guī)定追究相關人員的責任，包括通報批評、紀律處分、經(jīng)濟處罰等。

5.持續(xù)改進：根據(jù)檢查和審計結果，對制度執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行梳理，提出改進措施，不斷優(yōu)化會議管理制度。

6.培訓教育：加強對會議組織者、參會人員以及相關工作人員的培訓