公司印章管理及委托使用規(guī)范一、引言：印章的法律地位與管理重要性印章是公司對(duì)外作出意思表示的法定載體，其法律效力直接關(guān)聯(lián)公司的民事權(quán)利與義務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)合同法》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等規(guī)定，公司印章（包括公章、合同章、財(cái)務(wù)章等）的使用視為公司的真實(shí)意思表示，由此產(chǎn)生的法律后果由公司承擔(dān)。實(shí)踐中，因印章管理不善引發(fā)的糾紛屢見(jiàn)不鮮：如印章被盜用簽訂虛假合同、超越權(quán)限使用印章導(dǎo)致公司承擔(dān)額外債務(wù)、委托使用流程不規(guī)范引發(fā)的責(zé)任爭(zhēng)議等。因此，建立全流程、規(guī)范化、可追溯的印章管理及委托使用制度，是公司防范法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)自身權(quán)益的核心舉措。二、印章管理的基礎(chǔ)規(guī)范：從刻制到保管的閉環(huán)控制（一）印章的種類(lèi)與用途界定公司印章需根據(jù)功能分類(lèi)管理，明確不同印章的使用范圍，避免混淆或?yàn)E用：印章種類(lèi)用途界定公章代表公司對(duì)外簽訂合同、出具法律文件、辦理工商/稅務(wù)登記等核心事務(wù)合同專(zhuān)用章僅用于簽訂各類(lèi)合同（需明確合同類(lèi)型，如銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同等）財(cái)務(wù)專(zhuān)用章用于辦理財(cái)務(wù)結(jié)算、開(kāi)具發(fā)票、銀行對(duì)賬等財(cái)務(wù)事項(xiàng)法定代表人章與財(cái)務(wù)章配合使用（如銀行預(yù)留印鑒），或用于法定代表人授權(quán)文件注意：部門(mén)章不得用于對(duì)外簽訂合同或出具具有法律約束力的文件，避免超越部門(mén)權(quán)限引發(fā)公司責(zé)任。（二）印章的刻制與備案流程1.刻制審批：刻制印章需由需求部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，注明印章名稱(chēng)、用途、規(guī)格，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2.合法刻制：需委托具備法定資質(zhì)的刻章機(jī)構(gòu)（如公安機(jī)關(guān)備案的刻章店），刻制前需提供公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證復(fù)印件、審批文件等材料。3.備案登記：刻制完成后，需向公司所在地公安機(jī)關(guān)備案（部分地區(qū)可通過(guò)線上政務(wù)平臺(tái)辦理），領(lǐng)取《印章備案證明》。備案信息需包括印章名稱(chēng)、印模、刻制機(jī)構(gòu)、備案日期等。4.印模留存：印章備案后，需在公司檔案室留存印模（紙質(zhì)+電子版本），用于后續(xù)核對(duì)印章真實(shí)性。（三）印章的日常保管制度印章保管是風(fēng)險(xiǎn)防控的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需落實(shí)“專(zhuān)人保管、專(zhuān)柜存放、雙人監(jiān)管”原則：1.保管責(zé)任人：公章：由辦公室主任或行政總監(jiān)保管；合同章：由法務(wù)部負(fù)責(zé)人保管；財(cái)務(wù)章：由財(cái)務(wù)總監(jiān)或會(huì)計(jì)主管保管；法定代表人章：由法定代表人本人或其指定的親信人員保管（需書(shū)面授權(quán)）。保管人需與公司簽訂《印章保管責(zé)任書(shū)》，明確保管職責(zé)、遺失責(zé)任、違規(guī)使用責(zé)任等。2.保管措施：印章需存放于帶密碼的保險(xiǎn)柜中，密碼由保管人單獨(dú)掌握，鑰匙由上級(jí)主管（如辦公室主任）保管，開(kāi)啟保險(xiǎn)柜需兩人同時(shí)在場(chǎng)；每日下班前，保管人需檢查印章是否放回保險(xiǎn)柜，并填寫(xiě)《印章每日保管檢查記錄》；保管人出差或請(qǐng)假時(shí)，需辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《印章交接清單》，由交接雙方、監(jiān)交人簽字確認(rèn)，交接清單需注明交接時(shí)間、印章種類(lèi)、數(shù)量、狀態(tài)。3.禁止性規(guī)定：不得將印章帶離公司辦公場(chǎng)所（特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理審批，詳見(jiàn)“委托使用”部分）；不得將印章交予非保管人使用（包括公司內(nèi)部人員）；不得在空白紙張、空白合同上預(yù)先蓋章。三、委托使用規(guī)范：權(quán)限與流程的嚴(yán)格約束（一）委托使用的適用場(chǎng)景與條件委托使用是指公司將印章使用權(quán)暫時(shí)授予內(nèi)部員工或外部機(jī)構(gòu)（如律師、代理商），需滿(mǎn)足以下條件：1.必要性：因業(yè)務(wù)需要，保管人無(wú)法親自到場(chǎng)使用印章（如異地簽訂合同、緊急事務(wù)處理）；2.合法性：委托事項(xiàng)需符合公司章程及相關(guān)制度，不得違反法律法規(guī)；3.可控性：受托人需具備良好的信用記錄（內(nèi)部員工需無(wú)違規(guī)歷史，外部機(jī)構(gòu)需具備相應(yīng)資質(zhì)）。（二）委托權(quán)限的設(shè)定與書(shū)面化委托使用需簽訂書(shū)面委托協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)，避免口頭委托引發(fā)的爭(zhēng)議：1.委托協(xié)議的核心內(nèi)容：委托方（公司）與受托方（個(gè)人/機(jī)構(gòu)）的基本信息；委托事項(xiàng)（需具體，如“簽訂XX項(xiàng)目的銷(xiāo)售合同”）；委托權(quán)限（需明確范圍，如“合同金額不超過(guò)XX萬(wàn)元”“僅限XX地區(qū)使用”）；委托期限（需明確起止日期，不得設(shè)定無(wú)限期委托）；受托人的義務(wù)（如不得超越權(quán)限使用、及時(shí)匯報(bào)使用情況、妥善保管印章）；違約責(zé)任（如超越權(quán)限導(dǎo)致公司損失，受托方需承擔(dān)賠償責(zé)任）；爭(zhēng)議解決方式（如仲裁、訴訟）。2.示例：《印章委托使用協(xié)議》模板框架（節(jié)選）：>“一、委托事項(xiàng)：甲方（公司）委托乙方（受托人）使用公章簽訂XX項(xiàng)目的采購(gòu)合同，合同金額不超過(guò)XX萬(wàn)元。>二、委托期限：自202X年XX月XX日至202X年XX月XX日止。>三、受托人的義務(wù)：乙方需在委托權(quán)限內(nèi)使用印章，不得超越范圍；使用后3個(gè)工作日內(nèi)將合同原件交回甲方法務(wù)部備案；如遇特殊情況需延長(zhǎng)委托期限，需提前5個(gè)工作日向甲方申請(qǐng)。>四、違約責(zé)任：乙方超越權(quán)限使用印章導(dǎo)致甲方損失的，需賠償甲方因此遭受的全部損失（包括直接損失與間接損失）?！保ㄈ┪惺褂玫膶徟鞒?.申請(qǐng)：受托人需填寫(xiě)《印章委托使用申請(qǐng)表》，注明委托事項(xiàng)、權(quán)限、期限、用途，附上相關(guān)支撐材料（如合同草稿、業(yè)務(wù)審批單）。2.層級(jí)審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核委托事項(xiàng)的真實(shí)性與必要性；法務(wù)部：審核委托協(xié)議的合法性（如權(quán)限是否明確、違約責(zé)任是否合理）；總經(jīng)理：最終審批（重大事項(xiàng)需提交董事會(huì)審議）。3.備案：審批通過(guò)后，需將委托協(xié)議、申請(qǐng)表、受托人身份證明復(fù)印件歸檔留存，同時(shí)在《印章使用臺(tái)賬》中記錄委托信息。（四）委托使用的執(zhí)行與監(jiān)督1.執(zhí)行要求：受托人需嚴(yán)格按照委托協(xié)議的權(quán)限使用印章，不得超越范圍；使用印章時(shí)，需有見(jiàn)證人在場(chǎng)（如公司員工、律師），見(jiàn)證人需在《印章使用臺(tái)賬》中簽字確認(rèn)；使用后，需及時(shí)將印章交還保管人，不得留存。2.監(jiān)督機(jī)制：保管人需核對(duì)委托協(xié)議與使用事項(xiàng)的一致性，如發(fā)現(xiàn)超越權(quán)限，有權(quán)拒絕使用；法務(wù)部需定期檢查委托使用情況（每月一次），核對(duì)臺(tái)賬與合同、文件的一致性；受托人需在委托期限屆滿(mǎn)后，向公司提交《委托使用情況報(bào)告》，說(shuō)明使用次數(shù)、用途、結(jié)果。四、風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制：從源頭到末端的全鏈條管理（一）臺(tái)賬管理與追溯機(jī)制建立《印章使用臺(tái)賬》，記錄每一次印章使用的詳細(xì)信息，確?？勺匪荩河涗涰?xiàng)內(nèi)容要求使用日期精確到時(shí)分印章種類(lèi)明確是公章、合同章還是財(cái)務(wù)章使用用途具體事項(xiàng)（如“簽訂XX項(xiàng)目銷(xiāo)售合同”）審批人簽字或系統(tǒng)審批記錄經(jīng)辦人公司內(nèi)部員工姓名受托人若為委托使用，需注明受托人姓名/機(jī)構(gòu)名稱(chēng)委托協(xié)議編號(hào)若為委托使用，需填寫(xiě)協(xié)議編號(hào)使用結(jié)果如“合同已簽訂”“文件已提交”備注其他需說(shuō)明的情況（如“有見(jiàn)證人XX在場(chǎng)”）要求：臺(tái)賬需由經(jīng)辦人、保管人簽字確認(rèn)，每月歸檔留存，保存期限不少于10年（如需延長(zhǎng)，根據(jù)公司檔案管理制度執(zhí)行）。（二）定期檢查與審計(jì)1.日常檢查：保管人需每日檢查印章是否存放于保險(xiǎn)柜，每周核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際使用情況；2.月度檢查：法務(wù)部需每月檢查印章保管情況、臺(tái)賬記錄情況、委托使用情況，形成《印章管理月度檢查報(bào)告》，提交總經(jīng)理；3.年度審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)需每年對(duì)印章管理進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)檢查：印章刻制是否符合規(guī)定；保管是否落實(shí)“專(zhuān)人專(zhuān)柜”；委托使用是否符合流程；臺(tái)賬是否完整、可追溯。（三）受托人資質(zhì)審查與信用評(píng)估1.內(nèi)部受托人：需為公司正式員工，無(wú)違規(guī)違紀(jì)歷史（如因?yàn)E用印章被處罰）；需具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力（如簽訂合同需熟悉合同法）；2.外部受托人：需具備相應(yīng)的資質(zhì)（如律師需有律師執(zhí)業(yè)證，代理商需有營(yíng)業(yè)執(zhí)照）；需核查其信用記錄（如通過(guò)“企查查”“中國(guó)裁判文書(shū)網(wǎng)”查詢(xún)是否有失信記錄、法律糾紛）；需簽訂《保密協(xié)議》，要求受托人不得泄露公司秘密（如合同內(nèi)容、財(cái)務(wù)信息）。（四）遺失與被盜的應(yīng)急處理1.立即報(bào)告：若發(fā)現(xiàn)印章遺失或被盜，保管人需立即向公司總經(jīng)理、法務(wù)部報(bào)告，同時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案（需提供《印章備案證明》、遺失說(shuō)明）；2.公告作廢：在公司官網(wǎng)、報(bào)紙（當(dāng)?shù)刂髁髅襟w）發(fā)布《印章遺失公告》，聲明印章作廢，避免他人冒用；3.重新刻制：按照刻制流程重新刻制印章，并向公安機(jī)關(guān)備案；4.責(zé)任追究：若因保管人疏忽導(dǎo)致遺失，需追究其賠償責(zé)任（根據(jù)《印章保管責(zé)任書(shū)》的約定）；若因被盜導(dǎo)致?lián)p失，需配合公安機(jī)關(guān)調(diào)查，追究侵權(quán)人的法律責(zé)任。五、責(zé)任追究機(jī)制：違規(guī)行為的法律后果（一）保管責(zé)任的追究1.若保管人未履行保管義務(wù)（如未鎖保險(xiǎn)柜、將印章交予他人），導(dǎo)致印章遺失或被盜，需承擔(dān)以下責(zé)任：民事責(zé)任：賠償公司因此遭受的損失（如虛假合同導(dǎo)致的債務(wù)）；行政責(zé)任：根據(jù)公司制度給予警告、記過(guò)、降薪等處罰；刑事責(zé)任：若因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致公司重大損失，可能構(gòu)成“濫用職權(quán)罪”或“玩忽職守罪”（需根據(jù)具體情況判斷）。（二）違規(guī)使用的責(zé)任1.內(nèi)部員工違規(guī)使用印章（如超越權(quán)限、偽造審批）：民事責(zé)任：賠償公司損失；行政責(zé)任：解除勞動(dòng)合同，納入公司“黑名單”；刑事責(zé)任：若構(gòu)成“合同詐騙罪”或“偽造公司印章罪”，需承擔(dān)刑事責(zé)任（根據(jù)《刑法》第二百二十四條、第二百八十條的規(guī)定）。2.受托人超越委托權(quán)限使用印章：民事責(zé)任：根據(jù)委托協(xié)議的約定，賠償公司損失；連帶責(zé)任：若受托人明知超越權(quán)限仍使用，需與第三人承擔(dān)連帶責(zé)任（根據(jù)《合同法》第四十八條的規(guī)定）。（三）第三方責(zé)任的追償若因第三人冒用印章導(dǎo)致公司損失，公司有權(quán)向第三人追償：1.收集證據(jù)（如虛假合同、印章備案證明、公安機(jī)關(guān)的調(diào)查結(jié)論）；2.向法院提起訴訟，要求第三人賠償損失；3.若第三人構(gòu)成犯罪，需配合公安機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。六、結(jié)語(yǔ)：完善制度與持續(xù)優(yōu)化印章管理是公司內(nèi)部控制的重要組成部分，需結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)與發(fā)展階段，持續(xù)優(yōu)化制度：1.與時(shí)俱進(jìn)：隨著電子印章的普及，需制定《電子印章管理辦法》，規(guī)范電子印章的刻制、備案、使用流程（符合《電子簽名法》的規(guī)定）；2.培訓(xùn)教育：定期對(duì)員工進(jìn)行印章管理培訓(xùn)（每季度一次），提高員工的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；3.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：針對(duì)印章管理中的問(wèn)題（如委托使用糾紛、遺失事件），及時(shí)修訂制度，完善流程。提醒：印章管理的核心是“風(fēng)險(xiǎn)可控”，需避免“重制度、輕執(zhí)行”的情況，確保每一項(xiàng)規(guī)定都落到實(shí)處。只有建立“制度完善、流程規(guī)范、監(jiān)督有效”的印章管理體系，才能有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。附錄：1.《印章刻制申請(qǐng)表》模板；2.《印章保管責(zé)任書(shū)》模板；3.《印章委托使用協(xié)議》模板；4.《印章使用臺(tái)賬》模板。（注：附錄內(nèi)容可根據(jù)公司實(shí)際情況調(diào)整，如需具體模板，可聯(lián)系法務(wù)部制定。）參考法律依據(jù)：1.《中華人民共和國(guó)公司法》第十三條、第二十五條；2.《中華人民共