林業(yè)公司合同檔案執(zhí)行規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強(qiáng)林業(yè)公司合同檔案的管理，確保合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效保護(hù)公司的合法權(quán)益，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。遵循國家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本林業(yè)公司的實(shí)際情況制定本規(guī)定。本規(guī)定體現(xiàn)公司“綠色發(fā)展、誠信共贏”的企業(yè)文化，秉持“高效、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新”的經(jīng)營理念，以扁平化管理模式確保規(guī)定的有效執(zhí)行。通過規(guī)范合同檔案管理，在實(shí)現(xiàn)公司經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，注重社會效益，為生態(tài)環(huán)境建設(shè)貢獻(xiàn)力量。二、適用范圍本規(guī)定適用于林業(yè)公司全體員工在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的合同檔案管理，同時(shí)也適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶涉及合同檔案相關(guān)事項(xiàng)的處理。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.檔案管理部門：作為公司合同檔案管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一接收、整理、保管公司各類合同檔案，建立合同檔案臺賬，對合同檔案進(jìn)行分類編號管理，確保檔案資料的有序存放。運(yùn)用信息化手段對合同檔案進(jìn)行管理，建立電子檔案庫，方便檔案的檢索和查閱。2.業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門合同的起草、簽訂、履行等工作，并在合同簽訂后及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門。在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、解除等情況，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件和資料提交給檔案管理部門歸檔。協(xié)助檔案管理部門對涉及本部門的合同檔案進(jìn)行整理、核對和清查工作。3.法務(wù)部門：對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，提供法律意見和支持。參與重大合同糾紛的處理，指導(dǎo)檔案管理部門對涉及糾紛合同的檔案進(jìn)行特殊保管和整理，確保檔案資料能夠?yàn)榧m紛處理提供有力證據(jù)。對合同檔案管理規(guī)定的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，提出改進(jìn)建議，保障公司合法權(quán)益。4.其他部門：配合檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和法務(wù)部門做好合同檔案管理工作。在職責(zé)范圍內(nèi)提供與合同相關(guān)的信息和資料，協(xié)助完成合同檔案的收集、整理和保管工作。四、管理內(nèi)容與流程1.合同檔案的收集：業(yè)務(wù)部門在合同簽訂完成后，應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)將合同原件一式多份（根據(jù)實(shí)際需要確定份數(shù)）、合同審批表、相關(guān)附件（如招投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議、往來信函等）一并移交檔案管理部門。對于合同履行過程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄、結(jié)算憑證等資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集并移交檔案管理部門。2.合同檔案的整理：檔案管理部門收到合同資料后，對其進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。按照合同的類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類，對每份合同進(jìn)行編號，編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包含合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、保管期限等信息。將合同及相關(guān)資料進(jìn)行裝訂或數(shù)字化掃描，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.合同檔案的保管：設(shè)立專門的合同檔案保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。根據(jù)合同的重要程度和性質(zhì)，確定不同的保管期限。一般合同保管期限為[X]年，重要合同和涉及法律糾紛的合同應(yīng)長期保管。保管期限屆滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或處置。4.合同檔案的查閱與借閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、合同名稱或編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司合同檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并出具單位介紹信或相關(guān)證明材料。檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，不得將檔案原件提供給外部人員。5.合同檔案的銷毀：對于保管期限屆滿且無保存價(jià)值的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《合同檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀合同檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。《合同檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)，確保銷毀工作的合規(guī)性和可追溯性。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利：員工有權(quán)按照規(guī)定查閱和借閱與工作相關(guān)的合同檔案，以獲取必要的信息支持工作開展。對于檔案管理部門在合同檔案管理過程中存在的問題，員工有權(quán)提出意見和建議，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)。2.員工義務(wù)：員工有義務(wù)按照本規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門移交合同及相關(guān)資料，確保合同檔案的完整性。在查閱和借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守公司商業(yè)秘密，不得泄露合同檔案中的敏感信息。發(fā)現(xiàn)合同檔案存在丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。3.客戶權(quán)利：客戶有權(quán)在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的情況下，了解與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的合同檔案信息。對于公司合同檔案管理過程中涉及客戶合法權(quán)益的問題，客戶有權(quán)提出咨詢和投訴。4.客戶義務(wù)：客戶應(yīng)按照合同約定和公司要求，提供與合同相關(guān)的資料和信息，協(xié)助公司完成合同檔案的管理工作。不得采取不正當(dāng)手段獲取公司合同檔案信息，不得侵犯公司的檔案管理權(quán)益。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制：檔案管理部門定期對各部門合同檔案的收集、整理、移交等工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。法務(wù)部門對合同檔案管理規(guī)定的執(zhí)行情況進(jìn)行法律監(jiān)督，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)要求。公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對合同檔案管理進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)提出審計(jì)意見和建議。2.考核機(jī)制：將合同檔案管理工作納入員工績效考核體系，對在合同檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對于未按照規(guī)定及時(shí)移交合同資料、違反檔案查閱和借閱規(guī)定等行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效扣分或其他處罰措施。對因檔案管理不善導(dǎo)致公司利益受損的，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、附則本規(guī)定由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。如有未盡事宜，按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司其他規(guī)定執(zhí)行。本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，全體員工和相關(guān)客戶應(yīng)嚴(yán)格遵守。公司將根據(jù)實(shí)際情況和發(fā)展需要，適時(shí)對本規(guī)定進(jìn)行評估和調(diào)整，