牧業(yè)公司檔案資料保管細則

一、總則1.目的為加強牧業(yè)公司檔案資料的科學管理，有效地保護和利用檔案資料，充分發(fā)揮檔案資料在公司運營、發(fā)展及服務客戶中的重要作用，特制定本細則。2.依據(jù)本細則依據(jù)國家相關法律法規(guī)以及牧業(yè)行業(yè)的特點和公司實際需求制定。3.目標確保公司檔案資料的完整、安全、保密，實現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標準化管理，提高檔案資料的利用效率，為公司決策、業(yè)務拓展、客戶服務等提供有力支持。二、適用范圍本細則適用于牧業(yè)公司全體員工以及與公司有業(yè)務往來的客戶。全體員工有責任和義務按照本細則要求妥善保管、使用公司檔案資料；客戶在涉及公司檔案資料相關業(yè)務時，需遵守本細則規(guī)定。三、組織架構與職責分工1.檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案資料的統(tǒng)籌管理。其主要職責包括：制定和完善檔案管理制度；組織檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作；對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查；確保檔案管理設施設備的正常運行等。2.各部門各部門負責本部門檔案資料的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定時間和要求向檔案管理部門移交檔案資料。同時，各部門應指定專人負責本部門檔案管理工作，配合檔案管理部門開展相關工作。3.檔案管理人員檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案管理制度，認真履行職責。具體職責包括檔案資料的日常管理操作、檔案信息的錄入與維護、檔案的安全保管等。四、管理內容與流程1.檔案資料的收集-公司各部門應按照檔案管理部門的要求，定期收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報告、報表、圖紙、照片、音像資料等。-員工在完成工作任務后，應及時將手中的檔案資料移交至本部門檔案管理人員，不得私自留存。-對于涉及公司重大項目、重要活動的檔案資料，相關部門應指定專人負責全程跟蹤收集，確保資料的完整性。2.檔案資料的整理-檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應按照分類標準進行整理。分類應遵循檔案資料的形成規(guī)律和特點，便于保管和利用，可按照年度、部門、項目等進行分類。-對檔案資料進行編號、編目，編制檔案目錄清單，詳細記錄檔案資料的名稱、日期、來源、保管期限等信息。-對檔案資料進行裝訂、裝盒等整理工作，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.檔案資料的歸檔-經(jīng)過整理的檔案資料應及時歸檔，按照分類存放于專門的檔案庫房或檔案存儲設備中。-建立電子檔案索引和紙質檔案索引，方便檔案資料的查找和調閱。-對歸檔的檔案資料進行定期盤點，確保檔案數(shù)量準確、狀態(tài)良好。4.檔案資料的保管-檔案庫房應具備良好的環(huán)境條件，保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防潮、防蟲、防塵、防盜等工作。-采用先進的檔案保管設備和技術，如檔案密集架、溫濕度控制系統(tǒng)、防火防盜報警系統(tǒng)等，確保檔案資料的安全。-對電子檔案資料應進行定期備份，存儲于不同介質和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案資料的利用-公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。-外部客戶因業(yè)務需要查閱檔案資料，需經(jīng)公司相關部門負責人同意，并簽訂保密協(xié)議后，方可在檔案管理部門指定地點查閱。-檔案管理人員應按照規(guī)定為查閱人員提供服務，做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。-查閱人員不得擅自將檔案資料帶出指定地點，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損等，如需摘錄、復制檔案資料，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、權利與義務1.員工權利-員工有權按照規(guī)定查閱與工作相關的檔案資料，以獲取必要的信息支持工作開展。-對檔案管理工作提出意見和建議的權利。2.員工義務-遵守檔案管理制度，積極配合檔案管理部門開展工作。-及時收集、整理、移交本崗位產(chǎn)生的檔案資料。-保守檔案資料中的機密信息，不得泄露給無關人員。3.客戶權利-有權按照規(guī)定查閱與合作業(yè)務相關的檔案資料。-對檔案查閱過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出合理訴求的權利。4.客戶義務-遵守公司檔案查閱規(guī)定，不得擅自擴大查閱范圍。-對查閱過程中獲取的公司機密信息嚴格保密，不得用于任何非法目的。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進行檢查，包括檔案資料的收集、整理、移交等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-公司內部審計部門不定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的真實性和完整性等。-設立舉報渠道，鼓勵員工對違反檔案管理制度的行為進行舉報，一經(jīng)查實，嚴肅處理。2.考核機制-將檔案管理工作納入部門和員工績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵。-對違反檔案管理制度的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等，造成嚴重后果的，依法追究責任。