PAGE培訓(xùn)文件收納管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司培訓(xùn)文件的管理，確保培訓(xùn)文件的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高培訓(xùn)工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類培訓(xùn)文件的收納、整理、保管、查閱和銷毀等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保培訓(xùn)文件管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面涵蓋培訓(xùn)過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件，保證文件體系的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，符合培訓(xùn)實(shí)際情況和要求。4.可追溯性原則：便于對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)進(jìn)行全程追溯，為培訓(xùn)效果評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供依據(jù)。二、培訓(xùn)文件分類及定義（一）培訓(xùn)計(jì)劃文件1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：明確公司在一年內(nèi)的培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間安排等總體框架。2.月度培訓(xùn)計(jì)劃：根據(jù)年度培訓(xùn)計(jì)劃細(xì)化每月的具體培訓(xùn)安排，包括培訓(xùn)課程、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)地點(diǎn)等詳細(xì)信息。（二）培訓(xùn)教材文件1.自編教材：公司內(nèi)部培訓(xùn)師根據(jù)培訓(xùn)需求自行編寫的培訓(xùn)資料，涵蓋專業(yè)知識(shí)、技能操作、案例分析等內(nèi)容。2.外購(gòu)教材：采購(gòu)的外部專業(yè)機(jī)構(gòu)編寫的培訓(xùn)教材，具有權(quán)威性和通用性，作為培訓(xùn)內(nèi)容的補(bǔ)充。（三）培訓(xùn)課件文件1.PPT課件：以幻燈片形式呈現(xiàn)的培訓(xùn)內(nèi)容，包含文字、圖片、圖表、動(dòng)畫等元素，用于培訓(xùn)講解。2.視頻課件：通過(guò)視頻錄制的培訓(xùn)課程，可包含實(shí)際操作演示、專家講座等內(nèi)容，方便員工自主學(xué)習(xí)。（四）培訓(xùn)記錄文件1.培訓(xùn)簽到表：記錄參加培訓(xùn)的人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息，用于確認(rèn)培訓(xùn)出勤情況。2.培訓(xùn)評(píng)估表：由學(xué)員對(duì)培訓(xùn)課程、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)效果等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)的表格，收集反饋意見(jiàn)。3.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)培訓(xùn)過(guò)程、培訓(xùn)效果、存在問(wèn)題及改進(jìn)措施等進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告。（五）培訓(xùn)證書文件1.內(nèi)部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書：公司頒發(fā)給完成內(nèi)部培訓(xùn)課程并考核合格的員工的證書，證明其在特定培訓(xùn)項(xiàng)目中的學(xué)習(xí)成果。2.外部培訓(xùn)證書：?jiǎn)T工參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)并獲得的相關(guān)證書，作為其具備特定專業(yè)技能或知識(shí)的憑證。三、培訓(xùn)文件收納流程（一）文件收集1.培訓(xùn)計(jì)劃文件由人力資源部門負(fù)責(zé)制定和收集，各部門根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求提出培訓(xùn)需求，人力資源部門匯總后形成年度和月度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)教材文件：自編教材由內(nèi)部培訓(xùn)師編寫完成后提交至人力資源部門；外購(gòu)教材由采購(gòu)部門采購(gòu)后交人力資源部門統(tǒng)一管理。3.培訓(xùn)課件文件：PPT課件由培訓(xùn)講師制作完成后發(fā)送至人力資源部門；視頻課件由相關(guān)人員錄制后提交至人力資源部門。4.培訓(xùn)記錄文件：培訓(xùn)簽到表由培訓(xùn)組織人員在培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)收集；培訓(xùn)評(píng)估表在培訓(xùn)結(jié)束后由學(xué)員填寫并交至人力資源部門；培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告由培訓(xùn)講師或培訓(xùn)負(fù)責(zé)人在培訓(xùn)結(jié)束后一周內(nèi)撰寫并提交。5.培訓(xùn)證書文件：內(nèi)部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書由人力資源部門根據(jù)培訓(xùn)考核結(jié)果統(tǒng)一制作和頒發(fā)；外部培訓(xùn)證書由員工本人在獲得后交至人力資源部門備案。（二）文件整理1.人力資源部門收到各類培訓(xùn)文件后，按照文件分類進(jìn)行初步整理。對(duì)文件的格式、內(nèi)容完整性等進(jìn)行檢查，確保文件符合要求。2.對(duì)于培訓(xùn)教材文件，按照培訓(xùn)課程類別進(jìn)行分類排序，將相關(guān)的自編教材和外購(gòu)教材整理在一起。3.培訓(xùn)課件文件按照培訓(xùn)計(jì)劃中的課程順序進(jìn)行整理，確保PPT課件和視頻課件與相應(yīng)課程對(duì)應(yīng)。4.培訓(xùn)記錄文件按照培訓(xùn)時(shí)間順序進(jìn)行排列，將簽到表、評(píng)估表和總結(jié)報(bào)告裝訂在一起，形成完整的培訓(xùn)記錄檔案。（三）文件編號(hào)1.為便于培訓(xùn)文件的管理和查詢，對(duì)各類培訓(xùn)文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：培訓(xùn)計(jì)劃文件：年度培訓(xùn)計(jì)劃編號(hào)為“NY年份序號(hào)”，月度培訓(xùn)計(jì)劃編號(hào)為“YD年份月份序號(hào)”。培訓(xùn)教材文件：自編教材編號(hào)為“ZB年份課程名稱序號(hào)”，外購(gòu)教材編號(hào)為“WG年份教材名稱序號(hào)”。培訓(xùn)課件文件：PPT課件編號(hào)為“PPT年份課程名稱序號(hào)（版本號(hào)）”，視頻課件編號(hào)為“SP年份課程名稱序號(hào)（版本號(hào)）”。培訓(xùn)記錄文件：培訓(xùn)簽到表編號(hào)為“QD年份培訓(xùn)課程名稱序號(hào)”，培訓(xùn)評(píng)估表編號(hào)為“PG年份培訓(xùn)課程名稱序號(hào)”，培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告編號(hào)為“ZJ年份培訓(xùn)課程名稱序號(hào)”。培訓(xùn)證書文件：內(nèi)部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書編號(hào)為“NJ年份員工姓名培訓(xùn)課程名稱序號(hào)”，外部培訓(xùn)證書編號(hào)為“WJ年份員工姓名證書名稱序號(hào)”。2.在文件整理過(guò)程中，按照編號(hào)規(guī)則為每份文件賦予唯一編號(hào)，并在文件上加蓋編號(hào)章或標(biāo)注編號(hào)。（四）文件裝訂1.培訓(xùn)教材文件、培訓(xùn)記錄文件等需要裝訂成冊(cè)的，按照順序進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)要確保文件整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存和查閱。2.對(duì)于培訓(xùn)課件文件，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行電子存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照編號(hào)進(jìn)行命名和分類存放，同時(shí)制作電子索引目錄，方便快速查找。（五）文件入庫(kù)1.經(jīng)過(guò)整理、編號(hào)和裝訂后的培訓(xùn)文件，統(tǒng)一存入公司的培訓(xùn)文件專用檔案庫(kù)。檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件的安全保存。2.在檔案庫(kù)內(nèi)，按照文件類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列上架，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于快速定位和查找文件。同時(shí)，建立紙質(zhì)文件目錄和電子文件索引數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄文件的名稱、編號(hào)、存放位置等信息，方便查詢和管理。四、培訓(xùn)文件保管要求（一）保管環(huán)境1.培訓(xùn)文件檔案庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.定期對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)文件造成損害。（二）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃文件：年度培訓(xùn)計(jì)劃保存期限為五年，月度培訓(xùn)計(jì)劃保存期限為三年。2.培訓(xùn)教材文件：自編教材保存期限為五年，外購(gòu)教材保存期限根據(jù)其時(shí)效性和相關(guān)規(guī)定確定，一般為三年至五年。3.培訓(xùn)課件文件：PPT課件和視頻課件保存期限為五年，如有更新版本，舊版本保存期限為一年，以便追溯歷史記錄。4.培訓(xùn)記錄文件：培訓(xùn)簽到表、評(píng)估表和總結(jié)報(bào)告保存期限為五年，作為培訓(xùn)工作的重要記錄和參考資料。5.培訓(xùn)證書文件：內(nèi)部培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書保存期限為長(zhǎng)期，外部培訓(xùn)證書保存期限根據(jù)證書性質(zhì)和相關(guān)規(guī)定確定，一般為長(zhǎng)期或與證書有效期一致。（三）保管責(zé)任人1.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)文件的保管工作，保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的責(zé)任心和檔案管理知識(shí)。2.保管責(zé)任人負(fù)責(zé)定期對(duì)培訓(xùn)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（四）文件備份1.對(duì)于重要的培訓(xùn)文件，除了在檔案庫(kù)進(jìn)行紙質(zhì)保存外，還應(yīng)進(jìn)行電子備份。電子備份存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.電子備份文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子索引目錄，方便查詢和管理。同時(shí)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)電子備份文件。五、培訓(xùn)文件查閱規(guī)定（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱培訓(xùn)文件的，需填寫《培訓(xùn)文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到人力資源部門查閱。2.公司外部人員因合作、調(diào)研等特殊原因需要查閱培訓(xùn)文件的，需提前向公司提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由人力資源部門安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄培訓(xùn)文件內(nèi)容。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫《培訓(xùn)文件查閱申請(qǐng)表》，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意查閱，簽字批準(zhǔn)后交至人力資源部門。3.人力資源部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案庫(kù)中查找相應(yīng)的培訓(xùn)文件，并提供給查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將文件帶出檔案庫(kù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《培訓(xùn)文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)，注明查閱時(shí)間、查閱文件內(nèi)容等信息。人力資源部門負(fù)責(zé)將查閱后的文件歸還原位，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（三）查閱限制1.涉及公司機(jī)密信息的培訓(xùn)文件，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員透露文件內(nèi)容。如需復(fù)制或摘抄部分內(nèi)容，需另行申請(qǐng)，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的方式進(jìn)行處理。2.培訓(xùn)文件僅供查閱使用，未經(jīng)人力資源部門同意，查閱人員不得擅自對(duì)文件進(jìn)行修改、刪除、復(fù)印等操作。六、培訓(xùn)文件銷毀規(guī)定（一）銷毀條件1.培訓(xùn)文件保管期限屆滿，且已無(wú)保存價(jià)值的，可按照本規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、培訓(xùn)內(nèi)容更新等原因，導(dǎo)致部分培訓(xùn)文件不再適用或失去參考價(jià)值的，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。3.培訓(xùn)文件因自然災(zāi)害、人為損壞等原因，造成無(wú)法修復(fù)且已無(wú)保存必要的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門定期對(duì)超過(guò)保管期限的培訓(xùn)文件進(jìn)行清理和鑒定，確定需要銷毀的文件清單。2.填寫《培訓(xùn)文件銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《培訓(xùn)文件銷毀申請(qǐng)表》交至檔案管理部門，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式等信息。4.對(duì)于紙質(zhì)培訓(xùn)文件，一般采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子培訓(xùn)文件，應(yīng)按照公司數(shù)據(jù)銷毀規(guī)定進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。5.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)在《培訓(xùn)文件銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀情況，并將申請(qǐng)表存檔，作為培訓(xùn)文件銷毀的依據(jù)。（三）監(jiān)督與審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)文件銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督