正式澄清函寫作范本與注意事項(xiàng)一、澄清函的定義與法律屬性澄清函（ClarificationLetter）是具有法律約束力的正式書面文件，用于針對(duì)不實(shí)信息、誤解性言論或爭(zhēng)議事件，以客觀事實(shí)和證據(jù)為依據(jù)，向特定對(duì)象（如媒體、合作方、公眾、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等）澄清真相、糾正偏差，維護(hù)自身合法權(quán)益（如聲譽(yù)、商業(yè)關(guān)系、法律地位等）。其核心價(jià)值在于：阻斷不實(shí)信息的進(jìn)一步傳播；固定事實(shí)證據(jù)，為后續(xù)法律維權(quán)提供依據(jù)；修復(fù)受損的信任關(guān)系（如與客戶、員工、合作伙伴的關(guān)系）；向公眾傳遞負(fù)責(zé)任的企業(yè)/個(gè)人形象。二、正式澄清函的核心寫作要素澄清函的結(jié)構(gòu)需遵循“簡(jiǎn)潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、證據(jù)支撐”的原則，核心要素包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、結(jié)尾、附件、簽署。（一）標(biāo)題：精準(zhǔn)定位澄清事項(xiàng)標(biāo)題需直接點(diǎn)明“澄清主題”，避免模糊表述。格式建議為：關(guān)于[具體不實(shí)事項(xiàng)/爭(zhēng)議事件]的澄清函示例：關(guān)于網(wǎng)傳“XX公司拖欠供應(yīng)商貨款”的澄清函關(guān)于“XX產(chǎn)品質(zhì)量不合格”報(bào)道的澄清函關(guān)于“XX項(xiàng)目終止”誤解的澄清函（二）主送機(jī)關(guān)：明確送達(dá)對(duì)象主送機(jī)關(guān)是需要接收澄清信息的主體，需根據(jù)事件性質(zhì)確定：若針對(duì)媒體報(bào)道，主送機(jī)關(guān)為“XX報(bào)社/XX電視臺(tái)/XX網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)”；若針對(duì)公眾謠言，主送機(jī)關(guān)為“廣大消費(fèi)者/社會(huì)各界”；若針對(duì)合作方誤解，主送機(jī)關(guān)為“XX公司（合作方名稱）”。格式示例：致[主送機(jī)關(guān)全稱/泛稱]：（三）正文：邏輯清晰，事實(shí)與證據(jù)并重正文是澄清函的核心，需圍繞“為什么澄清？澄清什么？要求對(duì)方做什么？”展開，建議分為以下4個(gè)部分：1.背景說(shuō)明：簡(jiǎn)潔陳述事件起因用1-2句話概括“不實(shí)信息的傳播情況”或“誤解的產(chǎn)生背景”，避免冗余。需包含：不實(shí)信息的傳播渠道（如“近期，部分網(wǎng)絡(luò)社交媒體”“XX媒體2023年X月X日?qǐng)?bào)道”）；不實(shí)信息的核心內(nèi)容（如“稱我司拖欠員工工資”“質(zhì)疑我司產(chǎn)品含違禁成分”）；不實(shí)信息的負(fù)面影響（如“引發(fā)公眾對(duì)我司誠(chéng)信的質(zhì)疑”“影響合作方對(duì)項(xiàng)目的信心”）。示例：>近期，我司關(guān)注到某網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布題為《XX公司拖欠員工3個(gè)月工資，員工集體維權(quán)》的文章，部分自媒體轉(zhuǎn)載后，引發(fā)員工家屬及合作方的擔(dān)憂，對(duì)我司聲譽(yù)造成不良影響。2.澄清事實(shí)：用證據(jù)擊破不實(shí)信息這是正文的關(guān)鍵，需客觀、具體、有針對(duì)性，每一條澄清都需對(duì)應(yīng)不實(shí)信息的核心點(diǎn)，并提供可驗(yàn)證的證據(jù)（如合同、轉(zhuǎn)賬記錄、檢測(cè)報(bào)告、官方文件等）。寫作技巧：采用“不實(shí)信息+事實(shí)澄清+證據(jù)支撐”的結(jié)構(gòu)，邏輯更清晰；避免主觀判斷（如“別有用心”“惡意造謠”），用事實(shí)數(shù)據(jù)說(shuō)話；涉及時(shí)間、金額、人物等關(guān)鍵信息，需準(zhǔn)確無(wú)誤（如“2023年10月15日”“共計(jì)123萬(wàn)元”“員工張三”）。示例：>一、關(guān)于“拖欠員工3個(gè)月工資”的不實(shí)信息>不實(shí)內(nèi)容：文章稱“XX公司2023年7-9月工資未發(fā)放，員工多次維權(quán)無(wú)果”。>事實(shí)澄清：我司2023年7-9月工資均按時(shí)足額發(fā)放（7月15日、8月15日、9月18日，因9月15日為周末順延至18日），所有員工工資均通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬完成，無(wú)拖欠情況。>證據(jù)支撐：附件1《2023年7-9月工資發(fā)放銀行流水》、附件2《員工簽字確認(rèn)的工資條》。3.訴求與聲明：明確要求與法律立場(chǎng)需明確、合理地提出訴求（如停止傳播、刪除內(nèi)容、公開道歉等），同時(shí)聲明自身的法律權(quán)利，避免后續(xù)糾紛。常見訴求：請(qǐng)傳播不實(shí)信息的主體立即停止傳播并刪除相關(guān)內(nèi)容；請(qǐng)相關(guān)方公開澄清，消除對(duì)我方的不良影響；對(duì)于故意編造、傳播虛假信息的行為，我方保留追究法律責(zé)任的權(quán)利（如民事訴訟、報(bào)警等）。示例：>1.請(qǐng)發(fā)布上述不實(shí)文章的平臺(tái)及轉(zhuǎn)載的自媒體，于本函發(fā)出之日起24小時(shí)內(nèi)刪除相關(guān)內(nèi)容，并在原發(fā)布渠道發(fā)布澄清聲明（聲明內(nèi)容需經(jīng)我方確認(rèn)）；>2.對(duì)于故意編造虛假信息、損害我司聲譽(yù)的個(gè)人或機(jī)構(gòu)，我司將通過(guò)法律途徑維護(hù)自身合法權(quán)益；>3.我司始終遵守《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)，切實(shí)保障員工合法權(quán)益，歡迎社會(huì)各界監(jiān)督。4.結(jié)語(yǔ)：傳遞積極態(tài)度用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言表達(dá)“維護(hù)合作/信任”的意愿，避免激化矛盾。示例：>感謝社會(huì)各界對(duì)我司的關(guān)注與監(jiān)督，我司將持續(xù)規(guī)范運(yùn)營(yíng)，為客戶/員工/合作伙伴提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（四）結(jié)尾：規(guī)范格式結(jié)尾需包含：特此澄清的表述（如“特此澄清！”“專此函達(dá)，望予理解”）；發(fā)函單位/個(gè)人的全稱（如“XX有限公司”“張三”）；發(fā)函日期（需與公章日期一致）；附件清單（如有）。（五）附件：強(qiáng)化證據(jù)效力附件是澄清事實(shí)的關(guān)鍵支撐，需列出所有與澄清內(nèi)容相關(guān)的證據(jù)材料，如：合同、協(xié)議；銀行轉(zhuǎn)賬記錄、發(fā)票；檢測(cè)報(bào)告、鑒定意見；官方文件（如市場(chǎng)監(jiān)管部門的證明、行業(yè)協(xié)會(huì)的函件）；截圖、錄音（需注明來(lái)源及時(shí)間）。格式示例：附件：1.2023年7-9月工資發(fā)放銀行流水（復(fù)印件）；2.員工簽字確認(rèn)的工資條（復(fù)印件）；3.公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)工資發(fā)放記錄截圖。（六）簽署：確保法律效力單位發(fā)函：需加蓋公章（公章需清晰，與單位全稱一致），并由法定代表人或授權(quán)代表簽字（可選）；個(gè)人發(fā)函：需簽署個(gè)人姓名（與身份證一致），并注明聯(lián)系方式（可選）。三、正式澄清函范本（網(wǎng)絡(luò)不實(shí)傳聞場(chǎng)景）關(guān)于網(wǎng)傳“XX科技公司涉嫌數(shù)據(jù)泄露”的澄清函致廣大用戶及社會(huì)各界：近期，我司關(guān)注到某社交平臺(tái)出現(xiàn)“XX科技公司泄露用戶個(gè)人數(shù)據(jù)，涉及10萬(wàn)條隱私信息”的不實(shí)言論，部分自媒體未經(jīng)核實(shí)轉(zhuǎn)載，引發(fā)用戶對(duì)我司數(shù)據(jù)安全能力的質(zhì)疑。為澄清事實(shí)，維護(hù)用戶權(quán)益及我司聲譽(yù)，特函告如下：一、背景說(shuō)明2023年11月5日，有用戶在某社交平臺(tái)發(fā)布“XX科技公司數(shù)據(jù)庫(kù)被黑客攻擊，泄露10萬(wàn)條用戶數(shù)據(jù)”的言論，稱“其本人的手機(jī)號(hào)、地址等信息被泄露”。該言論發(fā)布后，被多個(gè)自媒體賬號(hào)轉(zhuǎn)發(fā)，截至11月7日，相關(guān)話題閱讀量達(dá)50萬(wàn)次，對(duì)我司數(shù)據(jù)安全形象造成不良影響。二、澄清事實(shí)針對(duì)上述不實(shí)言論，我司立即開展內(nèi)部核查及第三方審計(jì)，結(jié)果如下：1.數(shù)據(jù)安全狀況：我司采用銀行級(jí)數(shù)據(jù)加密技術(shù)（AES-256），數(shù)據(jù)庫(kù)部署于阿里云安全服務(wù)器，2023年至今未發(fā)生過(guò)數(shù)據(jù)泄露事件（第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)XX科技的《數(shù)據(jù)安全評(píng)估報(bào)告》見附件1）。2.用戶信息核實(shí)：經(jīng)核查，發(fā)布言論的用戶“XX”（賬號(hào)ID：____）系我司注冊(cè)用戶，其賬號(hào)于2023年10月20日因密碼泄露被異地登錄，我司已通過(guò)短信提醒用戶修改密碼（短信記錄見附件2）。該用戶所稱“信息泄露”系其個(gè)人密碼保管不當(dāng)所致，與我司數(shù)據(jù)安全無(wú)關(guān)。3.網(wǎng)傳“10萬(wàn)條數(shù)據(jù)”的真實(shí)性：我司用戶總數(shù)為8萬(wàn)余人，不存在“10萬(wàn)條數(shù)據(jù)泄露”的可能（用戶數(shù)量統(tǒng)計(jì)截圖見附件3）。三、訴求與聲明1.請(qǐng)發(fā)布上述不實(shí)言論的用戶“XX”及轉(zhuǎn)載的自媒體賬號(hào)，于本函發(fā)出之日起24小時(shí)內(nèi)刪除相關(guān)內(nèi)容，并在原發(fā)布渠道發(fā)布澄清聲明（聲明內(nèi)容需包含“數(shù)據(jù)泄露言論不實(shí)，系個(gè)人密碼泄露所致”）；2.對(duì)于故意編造、傳播虛假信息的行為，我司將保留向法院起訴追究其名譽(yù)侵權(quán)責(zé)任的權(quán)利；3.我司始終將用戶數(shù)據(jù)安全放在首位，已啟動(dòng)“用戶數(shù)據(jù)安全升級(jí)計(jì)劃”（詳情見我司官網(wǎng)2023年11月8日公告），歡迎用戶通過(guò)官方渠道（400-XXXX-XXXX）反饋問(wèn)題。四、結(jié)語(yǔ)感謝廣大用戶對(duì)我司的理解與支持，我司將持續(xù)提升數(shù)據(jù)安全能力，為用戶提供更可靠的產(chǎn)品與服務(wù)。特此澄清！XX科技有限公司（公章）法定代表人：李四（簽字）2023年11月8日附件：1.XX科技《數(shù)據(jù)安全評(píng)估報(bào)告》（2023年10月）；2.用戶“XX”密碼泄露短信提醒記錄；3.我司用戶數(shù)量統(tǒng)計(jì)截圖（2023年11月7日）。四、正式澄清函寫作注意事項(xiàng)（一）及時(shí)性：快速響應(yīng)，避免擴(kuò)散不實(shí)信息的傳播速度極快（尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下），需在發(fā)現(xiàn)后24-48小時(shí)內(nèi)發(fā)布澄清函，防止謠言發(fā)酵。若延遲回應(yīng)，可能被視為“默認(rèn)”，加重負(fù)面影響。（二）客觀性：用事實(shí)代替情緒避免使用攻擊性語(yǔ)言（如“惡意造謠”“別有用心”），更不要進(jìn)行人身攻擊。只需陳述事實(shí)、提供證據(jù)，讓讀者自行判斷。情緒化表述會(huì)降低澄清函的可信度，甚至引發(fā)新的爭(zhēng)議。（三）準(zhǔn)確性：細(xì)節(jié)無(wú)誤，避免二次誤解時(shí)間、金額、人物、事件經(jīng)過(guò)等關(guān)鍵信息需100%準(zhǔn)確（如“2023年10月15日”而非“2023年10月中旬”，“123萬(wàn)元”而非“約120萬(wàn)元”）；證據(jù)需可驗(yàn)證（如銀行流水需有銀行蓋章，檢測(cè)報(bào)告需有資質(zhì)機(jī)構(gòu)的公章）；避免模糊表述（如“我們沒有拖欠工資”不如“我們已按時(shí)發(fā)放2023年10月工資，銀行流水見附件”）。（四）針對(duì)性：聚焦核心問(wèn)題，不泛泛而談澄清函需針對(duì)具體的不實(shí)內(nèi)容，不要試圖覆蓋所有無(wú)關(guān)問(wèn)題。例如，若網(wǎng)傳“拖欠員工工資”，只需澄清工資發(fā)放情況，無(wú)需提及公司的其他業(yè)務(wù)（如“我們的業(yè)績(jī)很好”）。泛泛而談會(huì)分散讀者注意力，降低澄清效果。（五）合法性：符合法律規(guī)定，避免侵權(quán)澄清函的內(nèi)容需符合《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等法律法規(guī)，不得誹謗他人（如“XX公司故意造謠”需有證據(jù)支撐）；訴求需合理（如要求對(duì)方“24小時(shí)內(nèi)刪除”是合理的，要求對(duì)方“賠償100萬(wàn)元”需有法律依據(jù)）；證據(jù)需合法取得（如錄音需經(jīng)對(duì)方同意，截圖需保留原始載體）。（六）傳播渠道：覆蓋目標(biāo)受眾根據(jù)事件性質(zhì)選擇合適的傳播渠道，確保澄清信息到達(dá)目標(biāo)受眾：針對(duì)媒體報(bào)道：向涉事媒體發(fā)送澄清函，并在公司官網(wǎng)、公眾號(hào)發(fā)布；針對(duì)公眾謠言：在微博、微信、抖音等社交媒體平臺(tái)發(fā)布，同時(shí)聯(lián)系行業(yè)協(xié)會(huì)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)背書；針對(duì)合作方誤解：向合作方發(fā)送書面澄清函，并召開線上說(shuō)明會(huì)。（七）后續(xù)跟進(jìn)：關(guān)注反饋，及時(shí)回應(yīng)澄清函發(fā)布后，需持續(xù)關(guān)注輿論動(dòng)態(tài)：若有新的不實(shí)信息出現(xiàn)，需及時(shí)補(bǔ)充澄清；若有媒體或公眾詢問(wèn)細(xì)節(jié)，需提供更多證據(jù)（如“如需進(jìn)一步核實(shí)，可聯(lián)系我司法務(wù)部：XXX”）；若對(duì)方未