行政機(jī)關(guān)檔案管理制度及操作流程第一章總則1.1目的為加強(qiáng)行政機(jī)關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，保障檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號(hào)）等法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作（涉密檔案管理除遵守本制度外，還應(yīng)執(zhí)行國家保密法律法規(guī)）。1.3基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理：機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行黨組（黨委）領(lǐng)導(dǎo)、辦公室統(tǒng)籌、各科室協(xié)同、檔案管理部門具體實(shí)施的管理體制。2.完整準(zhǔn)確、安全保密：確保檔案收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確，嚴(yán)格落實(shí)保密措施，防止檔案損毀、丟失或泄露。3.規(guī)范高效、便于利用：按照國家檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理，優(yōu)化流程，提高檔案利用效率，服務(wù)機(jī)關(guān)履職和社會(huì)需求。第二章管理體制與職責(zé)2.1領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)機(jī)關(guān)黨組（黨委）對(duì)檔案工作負(fù)總責(zé)，主要職責(zé)包括：貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和上級(jí)檔案工作要求；研究解決檔案工作中的重大問題（如檔案庫房建設(shè)、設(shè)備購置、人員配備等）；審批檔案銷毀、重大利用事項(xiàng)等。2.2檔案管理部門職責(zé)機(jī)關(guān)辦公室（或?qū)ｉT檔案管理科）是檔案工作的職能部門，具體職責(zé)包括：制定檔案管理制度和操作流程；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等日常工作；指導(dǎo)、監(jiān)督各科室兼職檔案員開展工作；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檢查；向同級(jí)檔案行政管理部門移交到期檔案；負(fù)責(zé)電子檔案的歸檔、存儲(chǔ)和安全管理。2.3各科室及兼職檔案員職責(zé)各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本部門檔案工作負(fù)責(zé)，指定1名兼職檔案員（需經(jīng)檔案管理部門培訓(xùn)）；兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、預(yù)歸檔，按規(guī)定向檔案管理部門移交；配合檔案管理部門開展檔案檢查、利用等工作。第三章歸檔范圍與保管期限3.1歸檔范圍本機(jī)關(guān)檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、電子檔案等類別，具體范圍如下：3.1.1文書檔案上級(jí)機(jī)關(guān)文件：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)職責(zé)相關(guān)的公文（如通知、批復(fù)、意見等）；本機(jī)關(guān)文件：本機(jī)關(guān)制發(fā)的正式公文（如命令、決定、公告、請(qǐng)示、報(bào)告等）、會(huì)議材料（會(huì)議紀(jì)要、議程、講話稿等）、調(diào)研材料（調(diào)研報(bào)告、考察記錄等）、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；下級(jí)機(jī)關(guān)文件：下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、工作總結(jié)等；其他文書材料：合同、協(xié)議、信訪材料、榮譽(yù)證書等。3.1.2業(yè)務(wù)檔案本機(jī)關(guān)履行職責(zé)過程中形成的業(yè)務(wù)材料（如行政審批材料、執(zhí)法案卷、監(jiān)督檢查記錄等）；業(yè)務(wù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)等。3.1.3會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬）、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表）；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等。3.1.4基建檔案基建項(xiàng)目的審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收材料等。3.1.5設(shè)備檔案設(shè)備購置合同、說明書、合格證、維修記錄等。3.1.6電子檔案本機(jī)關(guān)制發(fā)或接收的電子公文（如PDF、DOCX格式文件）、電子表格、電子圖片、音頻視頻等；電子檔案元數(shù)據(jù)（如文件名稱、形成時(shí)間、作者、存儲(chǔ)路徑等）。3.2保管期限檔案保管期限分為永久、30年、10年三類，具體劃分依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號(hào)）執(zhí)行：永久保管：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的檔案（如本機(jī)關(guān)成立、撤銷文件，重大決策文件，年度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）；30年保管：反映本機(jī)關(guān)一般職能活動(dòng)的檔案（如一般請(qǐng)示、報(bào)告，中期工作計(jì)劃，普通會(huì)議材料等）；10年保管：臨時(shí)性、事務(wù)性文件（如通知、便函、臨時(shí)性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）。附件1：本機(jī)關(guān)檔案歸檔范圍及保管期限表（略，需根據(jù)機(jī)關(guān)職能制定具體清單）第四章檔案整理操作流程4.1收集各科室兼職檔案員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保不遺漏（如公文辦理完畢后，應(yīng)將正文、附件、底稿、審批單等收集齊全）；每年3月底前，各科室完成上一年度文件材料的收集、整理，并向檔案管理部門移交。4.2分類采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”分類法（或“年度-問題-機(jī)構(gòu)”，根據(jù)機(jī)關(guān)實(shí)際選擇）；年度：以文件形成年度為準(zhǔn)（如2023年形成的文件歸入2023年度）；機(jī)構(gòu)：以文件形成科室為準(zhǔn)（如辦公室形成的文件歸入“辦公室”類）；問題：以文件內(nèi)容涉及的主要事項(xiàng)為準(zhǔn)（如“人事管理”“財(cái)務(wù)管理”“業(yè)務(wù)審批”等）。4.3編號(hào)檔號(hào)結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)-年度-機(jī)構(gòu)代碼-件號(hào)（如ZJ____-BGS-001）；全宗號(hào)：由同級(jí)檔案行政管理部門賦予；年度：用4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示（如2023）；機(jī)構(gòu)代碼：用2位字母或數(shù)字表示（如辦公室用“BGS”，業(yè)務(wù)科用“YWK”）；件號(hào)：用3位阿拉伯?dāng)?shù)字表示（如001、002……），按文件形成時(shí)間或重要程度排序。4.4裝訂紙質(zhì)文件：采用線裝或不銹鋼釘裝訂（避免使用易生銹的鐵釘），裝訂位置為左上角（距左邊1.5cm、上邊1.5cm）；破損文件：應(yīng)先修復(fù)（如用無酸紙粘貼）；超大文件：應(yīng)折疊成A4紙大小（210mm×297mm），折疊處應(yīng)留有空隙，避免文字被壓；電子文件：存儲(chǔ)在符合要求的載體上（如只讀光盤、移動(dòng)硬盤），并標(biāo)注檔號(hào)、文件名、形成時(shí)間等信息。4.5歸檔各科室向檔案管理部門移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》（附件2），注明檔案類別、年度、數(shù)量、移交人、接收人等信息；檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行檢查，核對(duì)文件材料的數(shù)量、質(zhì)量（如是否齊全、是否破損、是否裝訂規(guī)范），不符合要求的應(yīng)退回整改；檢查合格后，雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，各留存一份。第五章檔案保管與保護(hù)5.1保管條件檔案庫房應(yīng)符合“八防”要求（防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮、防光、防塵、防污染）；庫房溫度應(yīng)控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%（可使用空調(diào)、除濕機(jī)調(diào)節(jié)）；檔案柜應(yīng)采用鐵皮柜或密集架，排列整齊，柜頂不得堆放雜物；電子檔案載體應(yīng)存放在防磁柜中，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)（如變壓器、微波爐）。5.2保管期限管理檔案管理部門應(yīng)定期核對(duì)檔案保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定（每5年一次）；鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)科室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家組成鑒定小組，提出保留或銷毀意見；鑒定結(jié)果應(yīng)報(bào)機(jī)關(guān)黨組（黨委）審批。5.3定期檢查檔案管理部門每半年對(duì)檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，內(nèi)容包括：檔案的保存狀況（如是否破損、霉變、蟲蛀）；庫房的環(huán)境狀況（如溫度、濕度是否符合要求，防火設(shè)備是否完好）；電子檔案的載體狀況（如光盤是否劃傷、移動(dòng)硬盤是否正常）；檢查結(jié)果應(yīng)記錄在《檔案庫房檢查記錄表》（附件3）中，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理（如霉變檔案應(yīng)晾曬、蟲蛀檔案應(yīng)熏蒸）。第六章檔案利用與服務(wù)6.1利用方式查閱：在檔案管理部門指定場(chǎng)所查閱檔案；借閱：經(jīng)批準(zhǔn)后將檔案借出機(jī)關(guān)（僅限內(nèi)部人員，期限不超過7天）；復(fù)制：根據(jù)需要復(fù)制檔案（涉密檔案需經(jīng)保密審批）；編研：檔案管理部門可根據(jù)工作需要，編寫檔案參考資料（如《大事記》《政策匯編》）。6.2利用手續(xù)內(nèi)部人員：填寫《檔案利用申請(qǐng)表》（附件4），注明利用目的、檔案類別、檔號(hào)等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理；外部人員：持單位介紹信（注明利用目的、人員身份），填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，在指定場(chǎng)所查閱；涉密檔案：需經(jīng)單位保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批，查閱時(shí)由檔案管理人員全程陪同。6.3利用要求查閱檔案時(shí)，不得涂改、損毀、抽取檔案材料；借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，逾期未還的應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；復(fù)制檔案應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，與原件區(qū)別使用；利用檔案形成的成果（如調(diào)研報(bào)告、論文），應(yīng)注明檔案來源。6.4利用反饋檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案利用效果登記表》（附件5），記錄利用者、利用目的、利用效果等信息；定期分析檔案利用情況，總結(jié)檔案利用經(jīng)驗(yàn)，提高檔案服務(wù)水平。第七章檔案銷毀與注銷7.1銷毀條件超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案；經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)可以銷毀的檔案。7.2銷毀程序編制《檔案銷毀清冊(cè)》（附件6），注明檔案名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀原因、鑒定意見等信息；將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)機(jī)關(guān)黨組（黨委）審批；審批通過后，由檔案管理部門組織銷毀（需2人以上監(jiān)銷）；銷毀時(shí)，監(jiān)銷人應(yīng)核對(duì)檔案數(shù)量，確認(rèn)無誤后簽字；銷毀后，將《檔案銷毀清冊(cè)》存入檔案庫房，永久保存。7.3銷毀方式紙質(zhì)檔案：采用碎紙機(jī)碎紙或焚燒（焚燒需到指定場(chǎng)所）；電子檔案：采用物理銷毀（如粉碎光盤、格式化移動(dòng)硬盤）或?qū)I(yè)軟件刪除（確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)）。第八章責(zé)任追究8.1責(zé)任情形拖延或拒絕移交檔案的；損毀、丟失檔案的；泄露檔案秘密的；未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀檔案的；違反檔案利用規(guī)定的。8.2責(zé)任追究情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育、責(zé)令整改；情節(jié)較重的，給予行政處分（如警告、記過）；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第九章附則9.1制度解釋本制度由機(jī)關(guān)辦公室（或檔案管理科）負(fù)責(zé)解釋。9.2生效日期本制度自發(fā)布之日起施行，原《××機(jī)關(guān)