1引言為規(guī)范公司文檔的領(lǐng)取、使用及歸檔管理，確保文檔的完整性、安全性及可追溯性，提高文檔流轉(zhuǎn)效率，防范文檔丟失、泄露或濫用風(fēng)險，特制定本流程手冊。本手冊旨在為公司員工提供明確的操作指引，促進文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。本手冊依據(jù)《公司信息安全管理辦法》《文檔管理總則》等內(nèi)部制度，結(jié)合公司實際業(yè)務(wù)需求制定，適用于公司全體員工。2適用范圍本手冊適用于公司內(nèi)部所有需正式領(lǐng)取、使用及歸檔的文檔，包括但不限于：行政類：公司政策、通知、規(guī)章制度、會議紀(jì)要等；業(yè)務(wù)類：合同、協(xié)議、客戶資料、項目方案、技術(shù)文檔等；其他類：培訓(xùn)材料、資質(zhì)證書、財務(wù)報表（非涉密部分）等。注：涉密文檔的管理需遵循《公司涉密文檔管理辦法》，本手冊不涵蓋。3術(shù)語與定義3.1受控文檔指需嚴(yán)格控制發(fā)放范圍、使用權(quán)限及版本更新的文檔（如公司核心政策、技術(shù)規(guī)范），需標(biāo)注“受控”標(biāo)識，其發(fā)放、使用、歸檔需全程留痕。3.2非受控文檔指無需嚴(yán)格限制發(fā)放范圍的文檔（如一般性通知、培訓(xùn)材料），標(biāo)注“非受控”標(biāo)識，其管理要求相對靈活，但需確保內(nèi)容準(zhǔn)確。3.3文檔管理員指負(fù)責(zé)文檔領(lǐng)取登記、歸檔存儲、檢索管理及版本控制的專職或兼職人員（通常由行政部或各部門指定人員擔(dān)任），需具備良好的組織能力與保密意識。3.4歸檔責(zé)任人指文檔的生成或使用部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門文檔的整理、審核及歸檔工作，確保文檔內(nèi)容完整、分類規(guī)范。4流程概述公司文檔管理流程分為領(lǐng)取流程與歸檔流程兩大模塊，具體邏輯如下：1.領(lǐng)取流程：申請人提交申請→審批→文檔管理員發(fā)放→領(lǐng)取人簽收→臺賬登記；2.歸檔流程：文檔使用完畢→整理分類→歸檔責(zé)任人審核→文檔管理員存儲→檢索索引建立。流程設(shè)計遵循“權(quán)責(zé)明確、流程精簡、安全可控”的原則，確保文檔在全生命周期內(nèi)的可追溯性。5具體流程步驟5.1文檔領(lǐng)取流程5.1.1領(lǐng)取申請申請人：需使用文檔的公司員工（含試用期員工）；申請材料：填寫《文檔領(lǐng)取申請表》（附件1），內(nèi)容包括：文檔基本信息：名稱、編號、版本（如“DOC-HR-____-公司考勤制度-V2.0”）；領(lǐng)取用途：需明確具體使用場景（如“項目投標(biāo)使用”“部門培訓(xùn)使用”）；領(lǐng)取規(guī)格：紙質(zhì)版需注明份數(shù)（如“2份”），電子版需注明授權(quán)范圍（如“僅查看”“可編輯”）；申請人信息：姓名、部門、聯(lián)系方式。注意事項：受控文檔需額外說明“使用期限”（如“自領(lǐng)取日起30天內(nèi)有效”），逾期需歸還或重新申請；電子文檔需注明“是否允許打印/轉(zhuǎn)發(fā)”，避免未經(jīng)授權(quán)的傳播。5.1.2審批環(huán)節(jié)審批權(quán)限：非受控文檔：申請人部門負(fù)責(zé)人審批（確保用途合理）；受控文檔：申請人部門負(fù)責(zé)人→文檔管理員→分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需，確保權(quán)限合規(guī)）；審批標(biāo)準(zhǔn)：申請理由與文檔用途的匹配性；領(lǐng)取數(shù)量與使用場景的合理性；受控文檔的使用期限是否符合公司規(guī)定（如“核心技術(shù)文檔使用期限不超過60天”）；審批時限：一般文檔：1個工作日內(nèi)完成審批；緊急文檔（如投標(biāo)用合同、突發(fā)情況通知）：2小時內(nèi)完成審批（需標(biāo)注“緊急”字樣）。5.1.3發(fā)放與簽收發(fā)放主體：文檔管理員；發(fā)放準(zhǔn)備：紙質(zhì)文檔：打印并加蓋“受控/非受控”章（紅色，位于文檔右上角），檢查頁數(shù)是否完整；電子文檔：通過公司內(nèi)部文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、共享盤）發(fā)放，設(shè)置訪問權(quán)限（如“僅張三查看”“可編輯但不可轉(zhuǎn)發(fā)”）；簽收要求：紙質(zhì)文檔：申請人需在《文檔領(lǐng)取臺賬》（附件2）上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期（如“____”）；電子文檔：系統(tǒng)自動記錄領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間及權(quán)限設(shè)置，申請人需在系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)“已收到”。注意事項：發(fā)放前需核對《文檔領(lǐng)取申請表》與實際發(fā)放文檔的信息是否一致（如版本、數(shù)量）；若申請人無法現(xiàn)場領(lǐng)取，可委托他人代領(lǐng)（需出具書面委托函，注明代領(lǐng)人姓名、身份證號及委托事項）。5.1.4臺賬登記文檔管理員需在發(fā)放完成后1個工作日內(nèi)更新《文檔領(lǐng)取臺賬》，內(nèi)容包括：文檔信息：名稱、編號、版本；領(lǐng)取人信息：姓名、部門、聯(lián)系方式；發(fā)放信息：日期、方式（紙質(zhì)/電子）、數(shù)量、使用期限（受控文檔）；備注：補領(lǐng)、代領(lǐng)等特殊情況說明。5.2文檔歸檔流程5.2.1整理分類整理主體：文檔使用人；整理時間：受控文檔：使用完畢后7個工作日內(nèi)整理歸檔；非受控文檔：使用完畢后15個工作日內(nèi)整理歸檔；整理要求：紙質(zhì)文檔：按“部門→年份→文檔類型”分類（如“行政部→2024→政策文件”）；去除無關(guān)附件（如草稿、備注頁），保持頁面整潔（無褶皺、污漬）；裝訂方式：左側(cè)裝訂（使用公司統(tǒng)一的檔案裝訂夾）；電子文檔：按公司統(tǒng)一命名規(guī)則命名（如“____-行政部-公司考勤制度-V2.0”）；刪除過期版本（如V1.0已更新至V2.0，需刪除本地存儲的V1.0）；存儲至部門共享文件夾的“待歸檔”子目錄（需設(shè)置訪問權(quán)限，僅部門成員可查看）。5.2.2審核環(huán)節(jié)審核主體：歸檔責(zé)任人（文檔生成或使用部門負(fù)責(zé)人）；審核內(nèi)容：文檔分類：是否符合公司規(guī)范（如“合同”需歸入“業(yè)務(wù)類→合同”目錄）；文檔完整性：是否有缺失頁（如合同是否有雙方簽字蓋章）、是否刪除過期版本；文檔準(zhǔn)確性：內(nèi)容是否與最新版本一致（如政策是否已更新至2024版）；審核結(jié)果：審核通過：簽署《文檔歸檔審核表》（附件3），注明“審核通過”及審核日期；審核不通過：返回使用人重新整理，注明不通過原因（如“合同缺少乙方蓋章”“分類錯誤”），要求3個工作日內(nèi)完成整改。5.2.3存儲與索引存儲主體：文檔管理員；存儲準(zhǔn)備：紙質(zhì)文檔：存放至公司檔案柜（標(biāo)注“部門→年份→文檔類型”，如“行政部→2024→政策文件”）；檔案柜需設(shè)置防火、防潮、防盜措施（如安裝滅火器、除濕機、密碼鎖）；電子文檔：上傳至公司文檔管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)的“歸檔文檔”模塊）；設(shè)置“只讀”權(quán)限（除文檔管理員外，其他人員無法修改）；定期備份（每周一次，備份至公司服務(wù)器）；索引建立：文檔管理員需為歸檔文檔建立《文檔歸檔索引表》（附件4），內(nèi)容包括：文檔基本信息：名稱、編號、版本；歸檔信息：歸檔日期、歸檔責(zé)任人、存儲位置（紙質(zhì)檔案柜編號/電子系統(tǒng)路徑）；檢索關(guān)鍵詞：如“2024年合同”“項目方案”“技術(shù)規(guī)范”。5.2.4檢索與查閱檢索主體：公司員工（需符合權(quán)限要求）；檢索方式：紙質(zhì)文檔：通過《文檔歸檔索引表》查詢存儲位置（如“行政部→2024→政策文件→檔案柜1層2格”）；聯(lián)系文檔管理員借閱（需填寫《文檔借閱申請表》（附件5），注明借閱期限（一般不超過7天））；電子文檔：通過公司文檔管理系統(tǒng)的“關(guān)鍵詞檢索”“分類檢索”功能查詢（如輸入“2024年考勤制度”，系統(tǒng)自動顯示相關(guān)文檔）；系統(tǒng)自動記錄查閱日志（如“張三于____14:30查閱了《公司考勤制度-V2.0》”）；借閱要求：紙質(zhì)文檔：借閱人需在《文檔借閱臺賬》（附件6）上簽字確認(rèn)，注明借閱日期、歸還日期；電子文檔：查閱需通過身份驗證（如賬號密碼、短信驗證碼），避免未經(jīng)授權(quán)的訪問。6責(zé)任分工角色職責(zé)描述申請人如實填寫申請材料，合理使用文檔（不超范圍、不超期限），按時歸檔；部門負(fù)責(zé)人審批領(lǐng)取申請（確保用途合理），監(jiān)督本部門文檔整理與歸檔工作（確保及時性）；文檔管理員負(fù)責(zé)文檔發(fā)放、登記、存儲、檢索管理（確保臺賬完整、存儲安全），維護文檔版本（確保最新）；歸檔責(zé)任人審核歸檔文檔的完整性與規(guī)范性（確保分類正確、內(nèi)容完整），簽署審核意見；分管領(lǐng)導(dǎo)審批受控文檔的領(lǐng)取申請（確保權(quán)限合規(guī)），監(jiān)督文檔管理流程的執(zhí)行情況（確保流程有效）；7異常情況處理7.1文檔丟失/損壞處理流程：1.發(fā)現(xiàn)丟失/損壞：領(lǐng)取人需在24小時內(nèi)向文檔管理員反饋，并提交《文檔丟失/損壞情況說明》（附件7），注明丟失/損壞原因（如“個人疏忽”“不可抗力”）、文檔信息（名稱、編號、版本）；2.責(zé)任確認(rèn)：部門負(fù)責(zé)人審核《情況說明》，確認(rèn)責(zé)任（如“個人疏忽導(dǎo)致丟失”“檔案柜被盜導(dǎo)致?lián)p壞”）；3.重新發(fā)放：文檔管理員根據(jù)審核結(jié)果重新發(fā)放文檔（受控文檔需注明“補領(lǐng)”），并更新《文檔領(lǐng)取臺賬》；4.責(zé)任追究：因個人疏忽導(dǎo)致丟失/損壞的，需承擔(dān)重新打印/制作的費用（如“紙質(zhì)文檔重新打印費50元”）；情節(jié)嚴(yán)重的（如泄露公司機密），按《公司獎懲管理辦法》處理（如“記過處分”“解除勞動合同”）。7.2審批超時處理流程：1.反饋問題：申請?zhí)峤缓?個工作日內(nèi)未收到審批結(jié)果的，申請人可向文檔管理員反饋；2.催促審批：文檔管理員聯(lián)系審批人，催促其盡快審批（如“請于今日17:00前完成審批”）；3.代審批：若審批人因特殊原因無法及時審批，需委托他人代審批（需出具書面委托函，注明代審批人姓名、權(quán)限）；預(yù)防措施：文檔管理員需每周統(tǒng)計審批超時情況，形成《審批超時統(tǒng)計表》（附件8），向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，優(yōu)化審批流程（如“簡化非受控文檔的審批環(huán)節(jié)”）。7.3版本錯誤處理流程：1.反饋問題：領(lǐng)取人發(fā)現(xiàn)文檔版本錯誤（如“應(yīng)領(lǐng)取V2.0，實際發(fā)放V1.0”），需立即向文檔管理員反饋；2.更換文檔：文檔管理員核實情況后，更換正確版本的文檔，并收回錯誤版本（紙質(zhì)文檔需銷毀，電子文檔需刪除）；3.原因分析：文檔管理員需分析版本錯誤的原因（如“臺賬更新不及時”“發(fā)放時疏忽”），制定整改措施（如“每周核對臺賬與文檔版本”“發(fā)放前再次核對”）；預(yù)防措施：文檔管理員需在發(fā)放文檔前，核對《文檔領(lǐng)取申請表》與實際發(fā)放文檔的版本是否一致（如“申請表注明V2.0，發(fā)放時核對文檔右上角的版本號”）。7.4歸檔延遲處理流程：1.提醒歸檔：文檔管理員需在文檔使用期限到期前3天，通過系統(tǒng)消息或短信提醒領(lǐng)取人歸檔（如“您領(lǐng)取的《公司考勤制度-V2.0》將于____到期，請于到期前歸檔”）；2.催促歸檔：若領(lǐng)取人未按時歸檔，文檔管理員需聯(lián)系部門負(fù)責(zé)人，催促其監(jiān)督領(lǐng)取人歸檔（如“請督促張三于____前完成歸檔”）；3.責(zé)任追究：未按時歸檔超過7天的，部門負(fù)責(zé)人需向分管領(lǐng)導(dǎo)提交《延遲歸檔說明》（附件9），注明延遲原因（如“項目未結(jié)束需延長使用”）；情節(jié)嚴(yán)重的（如“延遲歸檔超過30天”），按《公司獎懲管理辦法》處理（如“扣減當(dāng)月績效10%”）。8監(jiān)督與改進8.1監(jiān)督檢查檢查主體：行政部、文檔管理員；檢查內(nèi)容：文檔領(lǐng)取臺賬：是否完整（如“有無遺漏領(lǐng)取記錄”）、是否及時更新（如“發(fā)放后1個工作日內(nèi)更新”）；歸檔文檔：是否符合分類規(guī)范（如“合同是否歸入‘業(yè)務(wù)類→合同’目錄”）、是否完整（如“有無缺失頁”）；異常情況處理：是否及時（如“丟失/損壞是否在24小時內(nèi)反饋”）、是否合規(guī)（如“責(zé)任追究是否符合規(guī)定”）；檢查頻率：常規(guī)檢查：每月一次（檢查上月文檔管理情況）；全面檢查：每季度一次（檢查前三個月文檔管理情況）；檢查結(jié)果：形成《文檔管理檢查報告》（附件10），向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，對違規(guī)情況提出整改要求（如“行政部未按時歸檔，需于____前完成整改”）。8.2持續(xù)改進反饋收集：員工滿意度調(diào)查：每半年一次，通過問卷星收集員工對文檔管理流程的意見與建議（如“審批環(huán)節(jié)太復(fù)雜”“電子文檔存儲位置不明確”）；部門座談會：每季度組織一次部門負(fù)責(zé)人座談會，了解部門對文檔管理的需求（如“需要增加合同歸檔的分類維度”）；流程優(yōu)化：文檔管理員需根據(jù)反饋意見，優(yōu)化文檔管理流程（如“簡化非受控文檔的審批環(huán)節(jié)”“增加電子文檔的檢索功能”），并報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施（如“2024年7月1日起