加工公司質(zhì)量記錄管理規(guī)章

一、總則本公司秉持“質(zhì)量至上，精益求精”的企業(yè)文化，以“為客戶提供卓越品質(zhì)的產(chǎn)品與服務(wù)”為經(jīng)營理念，致力于在加工行業(yè)樹立良好口碑。質(zhì)量記錄作為公司質(zhì)量管理體系運行的客觀證據(jù)，對于追溯產(chǎn)品質(zhì)量狀況、分析質(zhì)量問題以及持續(xù)改進質(zhì)量管理水平具有至關(guān)重要的作用。為加強公司質(zhì)量記錄的有效管理，確保質(zhì)量記錄的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性和保密性，特制定本規(guī)章。本規(guī)章依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合公司實際運營情況而制定。旨在通過規(guī)范質(zhì)量記錄的管理流程，提高公司質(zhì)量管理效率，降低質(zhì)量風(fēng)險，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的雙提升。二、適用范圍本規(guī)章適用于加工公司全體員工以及與公司質(zhì)量記錄管理相關(guān)的客戶。全體員工在質(zhì)量管理活動中形成和使用的各類質(zhì)量記錄均應(yīng)遵循本規(guī)章的規(guī)定進行管理。對于涉及客戶的質(zhì)量記錄，在滿足客戶合理需求的同時，需確保記錄的安全性和保密性符合公司要求。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門-負(fù)責(zé)制定和修訂質(zhì)量記錄管理規(guī)章，確保制度的有效性和適應(yīng)性。-統(tǒng)籌規(guī)劃質(zhì)量記錄的格式、內(nèi)容和編號規(guī)則，保證質(zhì)量記錄的規(guī)范性和一致性。-對各部門質(zhì)量記錄的填寫、收集、整理、歸檔和保管情況進行監(jiān)督檢查，定期開展質(zhì)量記錄管理的內(nèi)部審核工作。-負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的銷毀審批和組織實施，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。-建立質(zhì)量記錄索引和臺賬，便于查詢和檢索質(zhì)量記錄信息。2.各部門-按照質(zhì)量管理部門制定的格式和要求，負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的填寫、收集和初步整理工作，確保記錄內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整、及時。-指定專人負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的保管，確保記錄的安全和完整。-根據(jù)質(zhì)量管理部門的要求，及時提交本部門的質(zhì)量記錄，配合質(zhì)量管理部門開展相關(guān)工作。-對本部門質(zhì)量記錄的使用情況進行統(tǒng)計分析，為質(zhì)量改進提供數(shù)據(jù)支持。3.信息管理部門-負(fù)責(zé)搭建和維護質(zhì)量記錄信息化管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。-協(xié)助質(zhì)量管理部門對質(zhì)量記錄進行電子化存儲和備份，保障數(shù)據(jù)的完整性和可恢復(fù)性。-為各部門提供質(zhì)量記錄信息化管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)和技術(shù)支持。4.高層管理層-對質(zhì)量記錄管理工作提供必要的資源支持，確保質(zhì)量記錄管理工作的順利開展。-審批質(zhì)量記錄管理規(guī)章及相關(guān)重大事項，對質(zhì)量記錄管理工作的整體效果進行監(jiān)督和評估。四、管理內(nèi)容與流程1.質(zhì)量記錄的設(shè)計與編制-質(zhì)量管理部門根據(jù)質(zhì)量管理體系要求、公司業(yè)務(wù)流程以及客戶需求，組織相關(guān)部門共同設(shè)計質(zhì)量記錄的格式和內(nèi)容。質(zhì)量記錄應(yīng)涵蓋產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、生產(chǎn)過程記錄、原材料檢驗記錄、設(shè)備維護記錄、不合格品處理記錄等各類與質(zhì)量相關(guān)的信息。-在設(shè)計質(zhì)量記錄時，充分考慮扁平化管理的要求，確保記錄信息簡潔明了、易于理解和填寫，避免繁瑣復(fù)雜的格式和內(nèi)容。同時，體現(xiàn)公司的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，如在記錄中設(shè)置質(zhì)量目標(biāo)達成情況的統(tǒng)計欄等。-質(zhì)量記錄的編號規(guī)則由質(zhì)量管理部門統(tǒng)一制定，確保每個質(zhì)量記錄都有唯一的標(biāo)識，便于查詢和管理。編號應(yīng)包含記錄類型、部門代碼、時間等關(guān)鍵信息。2.質(zhì)量記錄的填寫-各部門員工在進行質(zhì)量管理活動時，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求及時填寫質(zhì)量記錄。填寫內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確、清晰，不得隨意涂改。如發(fā)現(xiàn)填寫錯誤，應(yīng)采用規(guī)范的更正方法，如劃改并在旁邊簽字注明更正日期。-質(zhì)量記錄的填寫應(yīng)體現(xiàn)人文關(guān)懷，鼓勵員工如實記錄工作中的問題和困難，為公司改進質(zhì)量管理提供真實依據(jù)。同時，要求員工在記錄中體現(xiàn)對安全生產(chǎn)的關(guān)注，如記錄設(shè)備操作過程中的安全檢查情況等。-填寫完成的質(zhì)量記錄應(yīng)及時提交給本部門的指定負(fù)責(zé)人進行審核，審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性等。審核通過后，由審核人簽字確認(rèn)。3.質(zhì)量記錄的收集與整理-各部門指定的負(fù)責(zé)人應(yīng)定期收集本部門員工填寫的質(zhì)量記錄，并按照類別、時間等進行初步整理。整理過程中，對質(zhì)量記錄進行分類編號，確保記錄的有序排列。-將整理好的質(zhì)量記錄按照質(zhì)量管理部門的要求進行匯總，提交給質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門在收到各部門提交的質(zhì)量記錄后，進行再次審核和整理，確保質(zhì)量記錄的整體質(zhì)量。4.質(zhì)量記錄的存儲與保管-質(zhì)量記錄采用紙質(zhì)和電子兩種方式進行存儲。紙質(zhì)質(zhì)量記錄應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照類別和時間順序進行排列，便于查找。同時，文件柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，防止記錄受潮、損壞。-電子質(zhì)量記錄應(yīng)存儲在公司的信息化管理系統(tǒng)中，信息管理部門定期進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的存儲設(shè)備中，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對電子質(zhì)量記錄設(shè)置訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和修改記錄信息。-質(zhì)量記錄的保管期限根據(jù)法律法規(guī)要求、合同約定以及公司內(nèi)部規(guī)定確定。一般情況下，重要的質(zhì)量記錄保管期限不少于[X]年，以滿足產(chǎn)品追溯和質(zhì)量問題分析的需要。5.質(zhì)量記錄的檢索與查詢-質(zhì)量管理部門建立質(zhì)量記錄索引和臺賬，詳細記錄質(zhì)量記錄的編號、名稱、日期、部門等信息，便于快速檢索和查詢。索引和臺賬應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性。-公司員工因工作需要查詢質(zhì)量記錄時，應(yīng)向質(zhì)量管理部門提出申請，說明查詢的目的和范圍。質(zhì)量管理部門在核實申請信息后，為員工提供相應(yīng)的質(zhì)量記錄查詢服務(wù)。-對于涉及客戶的質(zhì)量記錄查詢，應(yīng)在獲得客戶書面授權(quán)或符合合同約定的情況下進行，并確保查詢過程的合規(guī)性和保密性。6.質(zhì)量記錄的利用與分析-各部門定期對本部門的質(zhì)量記錄進行統(tǒng)計分析，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理中的問題和趨勢，為質(zhì)量改進提供依據(jù)。例如，通過對產(chǎn)品檢驗記錄的分析，找出產(chǎn)品不合格的主要原因，采取針對性的改進措施。-質(zhì)量管理部門定期組織跨部門的質(zhì)量記錄分析會議，匯總各部門的分析結(jié)果，共同探討質(zhì)量改進的方向和措施。同時，將質(zhì)量記錄分析結(jié)果與公司的績效考核掛鉤，激勵員工積極參與質(zhì)量管理工作。-在質(zhì)量記錄分析過程中，充分考慮社會效益和經(jīng)濟效益，如通過優(yōu)化質(zhì)量管理流程，降低產(chǎn)品不合格率，減少資源浪費，提高公司的經(jīng)濟效益，同時提升公司的社會形象。7.質(zhì)量記錄的銷毀-超過保管期限或已無保存價值的質(zhì)量記錄，由質(zhì)量管理部門提出銷毀申請，經(jīng)高層管理層審批后進行銷毀。銷毀申請應(yīng)詳細說明銷毀的質(zhì)量記錄名稱、數(shù)量、保管期限等信息。-紙質(zhì)質(zhì)量記錄的銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保記錄信息無法恢復(fù)。電子質(zhì)量記錄的銷毀應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進行，確保存儲設(shè)備上的數(shù)據(jù)徹底刪除。-銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，并存檔備查。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)獲取與質(zhì)量記錄填寫、管理相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保能夠正確履行質(zhì)量記錄管理職責(zé)。-員工對質(zhì)量記錄管理工作提出合理建議和意見的權(quán)利，公司應(yīng)積極聽取并給予反饋。-在遵守公司規(guī)定的前提下，員工有權(quán)查詢與自身工作相關(guān)的質(zhì)量記錄信息，以便更好地開展工作和改進質(zhì)量。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格按照本規(guī)章的要求填寫、收集、整理和提交質(zhì)量記錄，確保記錄的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。-妥善保管本人填寫和使用的質(zhì)量記錄，防止記錄丟失、損壞或泄露。-積極配合公司質(zhì)量管理部門和其他相關(guān)部門開展質(zhì)量記錄管理工作，如實提供相關(guān)信息。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)按照合同約定獲取與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的質(zhì)量記錄信息，以了解產(chǎn)品的質(zhì)量狀況。-客戶對公司質(zhì)量記錄管理工作提出合理質(zhì)疑和建議的權(quán)利，公司應(yīng)及時回復(fù)和處理。4.客戶義務(wù)-在獲取公司質(zhì)量記錄信息時，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得將記錄信息泄露給第三方。-配合公司開展與質(zhì)量記錄管理相關(guān)的工作，如提供必要的反饋信息等。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-質(zhì)量管理部門定期對各部門質(zhì)量記錄管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括質(zhì)量記錄的填寫規(guī)范、收集整理情況、存儲保管條件等。檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、抽樣檢查等多種形式。-內(nèi)部審計部門定期對質(zhì)量記錄管理工作進行內(nèi)部審計，評估質(zhì)量記錄管理規(guī)章的執(zhí)行情況和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。-鼓勵員工和客戶對質(zhì)量記錄管理工作中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報，公司對舉報信息進行核實和處理，并對舉報人給予適當(dāng)獎勵。2.考核機制-將質(zhì)量記錄管理工作納入員工績效考核體系，對在質(zhì)量記錄管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，如獎金、晉升機會等。-對于違反本規(guī)章的員工，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、降職等。處罰措施應(yīng)記錄在員工的績效考核檔案中。-對各部門質(zhì)量記錄管理工作進行綜合考核，考核結(jié)果與部門績效掛鉤。對于質(zhì)量記錄管理工作成績突出的部門，給予一定的獎勵；對于存在嚴(yán)重問題的部門，責(zé)令限期整改，并對部門負(fù)責(zé)人進行問責(zé)。七、附則