加工公司外部審核準備規(guī)定

一、總則1.目的為確保公司順利通過外部審核，規(guī)范外部審核準備工作流程，提高公司管理水平，展示公司良好形象，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，特制定本規(guī)定。2.指導思想秉持公司“質量至上、創(chuàng)新驅動、合作共贏”的經營理念，以客戶需求為導向，通過充分準備外部審核，持續(xù)改進公司管理體系，實現經濟效益與社會效益的雙提升。同時，踐行公司“以人為本、團結奮進”的企業(yè)文化，調動全體員工積極性，共同做好審核準備工作。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工以及與外部審核相關的所有部門和業(yè)務活動。對于涉及外部審核的客戶相關事宜，也按照本規(guī)定的相關要求執(zhí)行溝通與協作。三、組織架構與職責分工1.審核領導小組-組長由公司總經理擔任，負責全面領導和決策外部審核準備工作，協調公司內外部資源，對審核結果負責。-副組長由各副總經理擔任，協助組長開展工作，負責分管領域的審核準備工作的指導、監(jiān)督和推進。-成員包括各部門負責人，負責本部門審核準備工作的具體組織實施，及時向領導小組匯報工作進展情況。2.審核工作小組-由質量管理部門負責人擔任組長，成員從各相關部門抽調專業(yè)人員組成。負責制定審核準備計劃，收集、整理和審核各類資料，組織內部培訓和模擬審核，對發(fā)現的問題提出整改建議并跟蹤整改落實情況。3.職責分工-行政部門：負責審核期間的后勤保障工作，包括會議安排、車輛調配、接待工作等；協調公司各部門之間的工作關系，確保信息傳遞暢通。-質量管理部門：作為審核準備工作的牽頭部門，負責與外部審核機構溝通協調，確定審核范圍、時間和要求；組織制定和完善質量管理體系文件，確保符合審核標準；對審核資料進行匯總、整理和歸檔。-各業(yè)務部門：負責本部門業(yè)務范圍內的審核資料準備，按照審核要求梳理工作流程，規(guī)范操作記錄；對本部門員工進行培訓，使其熟悉審核標準和自身工作職責；針對審核中發(fā)現的問題及時進行整改。-財務部門：負責提供財務相關資料，確保財務數據真實、準確、完整；配合審核機構對公司財務狀況進行審計，解答相關財務問題。四、管理內容與流程1.審核信息收集與分析-信息收集：質量管理部門負責收集外部審核機構發(fā)布的審核通知、審核標準、審核流程等相關信息，并及時傳達給審核領導小組和各相關部門。同時，關注行業(yè)動態(tài)和法律法規(guī)變化，確保公司的管理體系符合最新要求。-信息分析：審核工作小組對收集到的審核信息進行分析，明確審核重點和難點，制定針對性的審核準備計劃。計劃應包括工作目標、工作內容、責任部門、時間節(jié)點等內容，并報審核領導小組審批。2.資料準備-文件資料：各部門按照審核標準和審核準備計劃，整理和完善本部門的管理制度、工作流程、作業(yè)指導書、質量記錄等文件資料。確保文件資料的有效性、完整性和準確性，能夠充分反映公司的管理水平和業(yè)務運作情況。-數據資料：財務部門提供財務報表、成本核算、預算執(zhí)行等數據資料；生產部門提供生產計劃、產量統計、質量檢驗等數據資料；銷售部門提供銷售業(yè)績、客戶反饋等數據資料。所有數據資料應真實可靠，具備可追溯性。3.內部培訓-培訓計劃制定：審核工作小組根據審核標準和公司實際情況，制定內部培訓計劃。培訓內容包括審核標準解讀、公司管理體系文件培訓、審核技巧培訓等。培訓計劃應明確培訓對象、培訓方式、培訓時間和培訓師資等內容。-培訓實施：按照培訓計劃，組織相關人員參加培訓。培訓方式可采用集中授課、現場演示、案例分析等多種形式，確保培訓效果。培訓結束后，對培訓效果進行評估，對未達到培訓要求的人員進行補考或再次培訓。4.模擬審核-計劃制定：審核工作小組制定模擬審核計劃，明確模擬審核的范圍、方法、時間安排等內容。模擬審核應盡可能模擬真實的審核環(huán)境和流程。-實施模擬審核：由審核工作小組或邀請外部專家組成模擬審核組，按照模擬審核計劃對公司各部門進行審核。審核過程中，嚴格按照審核標準進行檢查，記錄發(fā)現的問題和不符合項。-問題整改：針對模擬審核中發(fā)現的問題，審核工作小組及時反饋給相關部門，并下達整改通知。相關部門應制定整改措施，明確整改責任人，限期完成整改。整改完成后，由審核工作小組進行復查，確保問題得到徹底解決。5.審核現場準備-環(huán)境整理：各部門對工作現場進行清理和整頓，確保工作環(huán)境整潔、有序。生產車間要保證設備正常運行，物料擺放整齊，安全設施齊全；辦公區(qū)域要保持文件資料擺放有序，桌面整潔。-人員準備：所有員工應熟悉審核流程和自身工作職責，能夠熟練回答審核人員的提問。審核期間，員工要保持良好的精神風貌，遵守工作紀律，積極配合審核工作。五、權利與義務1.員工權利-員工有權獲得與外部審核相關的培訓和指導，以提升自身應對審核的能力。-員工有權對審核準備工作提出意見和建議，公司應認真聽取并合理采納。-員工在審核準備工作中因表現優(yōu)秀獲得公司表彰和獎勵。2.員工義務-員工應積極參加公司組織的審核培訓，認真學習審核標準和相關知識，提高自身業(yè)務水平。-員工應按照公司要求，認真完成本崗位的審核準備工作，提供真實、準確的資料和信息。-員工在審核期間應遵守工作紀律，服從公司安排，積極配合審核人員的工作。3.部門權利-各部門有權要求公司提供必要的資源支持，以確保審核準備工作的順利進行。-各部門有權對其他部門與審核相關的工作提出協作需求，共同推進審核準備工作。4.部門義務-各部門應按照審核準備計劃，按時完成本部門的審核準備工作任務，并及時向審核工作小組匯報工作進展情況。-各部門應積極配合其他部門的工作，提供必要的協助和支持，形成工作合力。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-審核領導小組對審核準備工作進行全程監(jiān)督，定期聽取審核工作小組的匯報，及時解決工作中出現的問題。-公司內部審計部門對審核準備工作進行專項審計，檢查各部門工作落實情況，對發(fā)現的違規(guī)行為進行糾正和處理。2.考核機制-建立審核準備工作績效考核制度，將審核準備工作納入各部門和員工的績效考核體系?？己酥笜税üぷ魅蝿胀瓿汕闆r、資料準備質量、培訓參與度、模擬審核表現等。-對在審核準備工作中表現突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對工作不力、影響審核結果的部門和個人，進行通報批評，并按照公司相關規(guī)定進行處罰。七、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之