機(jī)關(guān)辦文檔案歸檔管理辦法第一章總則第一條目的依據(jù)為加強(qiáng)XX機(jī)關(guān)辦文檔案管理，規(guī)范歸檔流程，保障檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號(hào)令）、《電子檔案管理基本規(guī)范》（GB/T____）等法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于XX機(jī)關(guān)（以下簡(jiǎn)稱“機(jī)關(guān)”）各部門及所屬單位在辦文活動(dòng)中形成的各類文件材料的歸檔管理，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他載體檔案。第三條基本原則辦文檔案歸檔應(yīng)遵循“全程管理、應(yīng)歸盡歸、規(guī)范有序、安全可控”的原則，確保檔案收集全覆蓋、整理標(biāo)準(zhǔn)化、利用便捷化、保管長效化。第二章檔案分類與歸檔范圍第四條檔案分類機(jī)關(guān)辦文檔案按“年度-類別-保管期限”分類法劃分，具體類別如下：1.公文類：包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、通報(bào)、函、紀(jì)要、意見等正式公文及附件、修改稿、審批單等。2.會(huì)議類：包括會(huì)議方案、議程、簽到表、紀(jì)要、講話材料、會(huì)議記錄、照片/視頻等。3.調(diào)研類：包括調(diào)研計(jì)劃、提綱、問卷、訪談?dòng)涗?、調(diào)研報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。4.合同協(xié)議類：包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、審批表、履約記錄、驗(yàn)收材料等。5.信訪督查類：包括信訪件、督查督辦通知、辦理報(bào)告、反饋意見等。6.其他類：包括工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、人事任免文件等。第五條歸檔范圍1.應(yīng)歸檔文件材料：（1）機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件及貫徹落實(shí)上級(jí)政策的文件；（2）機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)形成的主要文件；（3）機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件（如重大項(xiàng)目審批、重要決策事項(xiàng)）；（4）機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的重要合同協(xié)議及履約材料；（5）機(jī)關(guān)人事任免、機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)變動(dòng)等重要文件；（6）上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的重要批復(fù)、批示及本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告；（7）電子辦文系統(tǒng)中形成的電子文件及元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、審批軌跡）。2.不歸檔文件材料：（1）上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的、與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件；（2）機(jī)關(guān)內(nèi)部臨時(shí)性事務(wù)文件（如通知開會(huì)的便條）；（3）重復(fù)文件（如同一文件的多份復(fù)印件，留存1份原件即可）；（4）無查考價(jià)值的草稿、修改稿（重要文件的修改稿除外）。第三章歸檔流程第一節(jié)收集第六條收集責(zé)任各承辦部門是辦文檔案收集的責(zé)任主體，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作。第七條收集時(shí)間1.公文類：辦結(jié)后1個(gè)月內(nèi)收集完畢；2.會(huì)議類：會(huì)議結(jié)束后2周內(nèi)收集完畢；3.調(diào)研類：調(diào)研結(jié)束后3周內(nèi)收集完畢；4.合同協(xié)議類：簽訂后10個(gè)工作日內(nèi)收集完畢；5.其他類：形成后1個(gè)月內(nèi)收集完畢。第八條收集要求1.收集的文件材料應(yīng)包括原件、附件、修改稿、審批意見等完整內(nèi)容；2.電子文件應(yīng)收集其原始載體（如U盤、光盤）或電子辦文系統(tǒng)中的完整版本（包括元數(shù)據(jù)）；3.照片、視頻等音像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等說明信息。第二節(jié)整理第九條整理規(guī)范1.分類：按本辦法第四條規(guī)定的類別劃分，同一類別內(nèi)按時(shí)間順序排列；2.編號(hào)：采用“年度-類別代碼-保管期限代碼-件號(hào)”的編號(hào)規(guī)則（如2023-GW-YJ-001，其中GW代表公文類，YJ代表永久保管）；3.裝訂：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝，保持頁面整潔，無破損、褶皺；電子檔案按格式要求存儲(chǔ)（見第四章第三節(jié)）；4.編目：填寫《檔案目錄》，內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、類別、形成時(shí)間、保管期限、頁數(shù)、備注等。第三節(jié)審核第十條審核主體機(jī)關(guān)辦公室（以下簡(jiǎn)稱“辦公室”）是檔案審核的責(zé)任部門，應(yīng)設(shè)立檔案管理崗位，配備專職檔案管理人員。第十一條審核內(nèi)容1.完整性：檢查文件材料是否齊全（如請(qǐng)示是否有批復(fù)，合同是否有雙方簽字蓋章）；2.準(zhǔn)確性：檢查文件內(nèi)容是否真實(shí)、表述是否準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全；3.規(guī)范性：檢查分類、編號(hào)、裝訂是否符合本辦法規(guī)定，電子檔案格式是否符合要求。第十二條審核處理1.審核合格的，由檔案管理人員在《檔案目錄》上簽字確認(rèn)；2.審核不合格的，退回承辦部門補(bǔ)充完善，承辦部門應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)整改完畢并重新提交審核。第四節(jié)移交第十三條移交時(shí)間審核合格的檔案，承辦部門應(yīng)在審核通過后10個(gè)工作日內(nèi)移交辦公室。第十四條移交手續(xù)1.承辦部門填寫《檔案移交清單》（附件1），內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、類別、數(shù)量、保管期限、移交人、移交日期等；2.辦公室檔案管理人員核對(duì)《檔案移交清單》與實(shí)際檔案一致后，簽字接收；3.《檔案移交清單》一式兩份，承辦部門和辦公室各留存一份。第四章歸檔要求第一節(jié)載體規(guī)范1.紙質(zhì)檔案：使用A4規(guī)格（210mm×297mm）、70g以上無酸紙，字跡清晰（不得用鉛筆、圓珠筆書寫），印章齊全；2.電子檔案：存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國家規(guī)范（如PDF/A、DOCX、XLSX、MP4等），確保長期可讀??；3.音像檔案：照片采用JPEG或TIFF格式，分辨率不低于300DPI；視頻采用MP4或AVI格式，分辨率不低于1080P。第二節(jié)保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年），具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：（1）機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件；（2）機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)的主要文件；（3）機(jī)關(guān)重大決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目審批文件；（4）機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用、重要合同協(xié)議等憑證性文件；（5）上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的重要批復(fù)、批示。2.30年定期保管：（1）機(jī)關(guān)一般性業(yè)務(wù)文件（如年度工作計(jì)劃、總結(jié)）；（2）機(jī)關(guān)召開一般性會(huì)議的文件；（3）機(jī)關(guān)人事管理工作的一般性文件（如員工考勤記錄）；（4）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示及本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)。3.10年定期保管：（1）機(jī)關(guān)臨時(shí)性事務(wù)文件（如通知開會(huì)的文件）；（2）機(jī)關(guān)一般性統(tǒng)計(jì)報(bào)表；（3）上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的、與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件。第三節(jié)電子檔案管理1.元數(shù)據(jù)歸檔：電子檔案應(yīng)隨同元數(shù)據(jù)（如文件名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、審批軌跡）一并歸檔；2.備份與存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在機(jī)關(guān)專用服務(wù)器或加密存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行異地備份（至少1份）；3.格式轉(zhuǎn)換：定期檢查電子檔案的可讀性，如格式過時(shí)，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)換為通用格式（如將DOC轉(zhuǎn)換為DOCX）；4.安全防護(hù)：電子檔案系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，防止未授權(quán)訪問、修改或刪除，定期進(jìn)行病毒查殺。第五章檔案利用與銷毀第一節(jié)利用管理第十五條利用范圍1.本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要可利用檔案；2.外單位人員需持單位介紹信，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可利用檔案。第十六條利用流程1.利用人填寫《檔案利用申請(qǐng)表》（附件2），注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等；2.本機(jī)關(guān)工作人員由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外單位人員由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；3.檔案管理人員核對(duì)批準(zhǔn)手續(xù)后，提供檔案（紙質(zhì)檔案可提供復(fù)印件，電子檔案可提供打印件或電子版本）；4.利用人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損毀、丟失，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意；5.利用結(jié)束后，利用人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員在《檔案利用登記薄》（附件3）上記錄利用情況。第二節(jié)銷毀管理第十七條銷毀條件1.定期保管的檔案到期（30年或10年）；2.經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的檔案。第十八條銷毀程序1.鑒定：辦公室會(huì)同業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，形成《檔案鑒定報(bào)告》，注明鑒定意見（銷毀或繼續(xù)保存）；2.審批：《檔案鑒定報(bào)告》經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀；3.銷毀：銷毀檔案時(shí)，由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量與《檔案銷毀清單》（附件4）一致，銷毀后在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)；4.留存：《檔案銷毀清單》一式兩份，辦公室和監(jiān)銷部門各留存一份，保存期限為永久。第六章責(zé)任追究第十九條承辦部門責(zé)任1.未按時(shí)收集、移交檔案的，責(zé)令限期改正；逾期未改的，給予通報(bào)批評(píng)；2.收集的檔案不完整、不準(zhǔn)確的，責(zé)令補(bǔ)充完善；情節(jié)嚴(yán)重的，追究部門負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。第二十條檔案管理部門責(zé)任1.未履行審核、保管職責(zé)，導(dǎo)致檔案丟失、損毀的，追究檔案管理人員的責(zé)任；2.未按規(guī)定辦理檔案利用、銷毀手續(xù)的，給予通報(bào)批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的，追究部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。第二十一條利用人責(zé)任1.涂改、損毀、丟失檔案的，責(zé)令賠償損失；情節(jié)嚴(yán)重的，給予處分；2.未經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制、傳播檔案的，給予通報(bào)批評(píng)；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第七章附則第二十二條解釋權(quán)本辦法由XX機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十三條生效時(shí)間本辦法自發(fā)布之日起施行。此前發(fā)布的有關(guān)辦文檔案歸檔管理的規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。附件清單1.《檔案移交清單》2.《檔案利用申請(qǐng)