PAGE培訓(xùn)班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)班檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)工作中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織舉辦的各類培訓(xùn)班所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則培訓(xùn)班檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映培訓(xùn)班的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則對涉及培訓(xùn)學(xué)員個人隱私、商業(yè)機(jī)密等重要信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便捷利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為培訓(xùn)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)班檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理培訓(xùn)班檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)班相關(guān)文件資料的收集、整理和移交工作，確保移交的檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.在培訓(xùn)過程中，及時記錄培訓(xùn)活動的相關(guān)信息，如培訓(xùn)課程安排、學(xué)員考勤、考核成績等，并定期向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門做好培訓(xùn)班檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的支持和服務(wù)。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門在培訓(xùn)班工作中形成的文件資料的收集、整理和保管工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.在涉及培訓(xùn)班相關(guān)工作時，應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)班的培訓(xùn)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、講義、教案等教學(xué)文件。2.學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員信息表、考勤記錄、考核成績、結(jié)業(yè)證書等學(xué)員檔案資料。3.培訓(xùn)教師的基本信息、授課安排、教學(xué)評估等教師檔案資料。4.培訓(xùn)過程中的照片、視頻、音頻等資料。5.培訓(xùn)總結(jié)、評估報(bào)告、反饋意見等相關(guān)文件。6.與培訓(xùn)班有關(guān)的其他文件資料，如培訓(xùn)合同、協(xié)議、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在培訓(xùn)班工作中形成的文件資料，并確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要的文件資料，應(yīng)一式兩份，一份原件歸檔，一份復(fù)印件留存部門備用。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、類別、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，確保檔案條理清晰、便于查找。2.對于每份文件資料，應(yīng)編寫頁碼，并在首頁加蓋檔案章，注明文件名稱、日期、編號等信息。3.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的類別、名稱、編號、日期等信息，便于查閱和管理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過文件形成后的一個月。2.歸檔的檔案應(yīng)按照檔案管理制度的要求進(jìn)行分類、編號、裝訂，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸檔檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保歸檔檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）保管期限1.培訓(xùn)班檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括培訓(xùn)合同、協(xié)議、重要的培訓(xùn)總結(jié)、評估報(bào)告等具有重要?dú)v史價值和憑證作用的文件。長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括學(xué)員檔案、培訓(xùn)教師檔案、教學(xué)文件等對培訓(xùn)工作有一定參考價值的文件。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括一般性的培訓(xùn)文件、資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值和實(shí)際利用情況等因素綜合考慮，并嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正常使用和信息安全。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于培訓(xùn)工作和公司/組織的發(fā)展需要，提高檔案的利用效率。（二）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.查閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。3.借閱檔案時，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱日期、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過15個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.利用者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄檔案的查閱、借閱情況，包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱日期、借閱人、借閱期限、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握檔案的利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價值和實(shí)際利用情況等因素綜合考慮，嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對到期檔案進(jìn)行清理和審查，逐份分析檔案的內(nèi)容和價值，確定檔案的存毀。2.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案的類別、名稱、編號、日期、數(shù)量等信息，并由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。3.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立培訓(xùn)班檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的培訓(xùn)工作和決策提供有力支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合培訓(xùn)班檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全管理建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對電子檔案的安全防護(hù)，防止信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲