水利公司技術資料管理細則

一、總則1.目的為加強本水利公司技術資料的科學管理，確保技術資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和保密性，充分發(fā)揮技術資料在公司水利項目規(guī)劃、設計、施工、運營及維護等各個環(huán)節(jié)的重要作用，提高公司的技術水平和管理效率，結合公司實際情況，特制定本細則。2.指導思想秉持公司“以水為基，創(chuàng)新致遠，服務社會，創(chuàng)造價值”的企業(yè)文化和經營理念，將技術資料管理作為公司發(fā)展的重要支撐，通過規(guī)范化、科學化的管理，實現技術資料與公司業(yè)務的深度融合，為公司創(chuàng)造經濟效益和社會效益。3.基本原則遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則，確保技術資料管理工作在公司各部門、各層級有序開展。同時，注重資料的真實性、可靠性和實用性，保障技術資料能夠為公司決策和項目實施提供有力依據。二、適用范圍本細則適用于水利公司全體員工。涉及技術資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱以及銷毀等相關活動，均應遵循本細則的規(guī)定。對于與公司有業(yè)務往來的客戶，在涉及技術資料共享等特定情況下，也需參照本細則相關規(guī)定執(zhí)行。三、組織架構與職責分工1.公司管理層公司總經理對技術資料管理工作負總責，負責審批技術資料管理的重大決策和資源配置，確保技術資料管理工作與公司整體戰(zhàn)略目標相契合。副總經理協助總經理，對分管業(yè)務范圍內的技術資料管理工作進行指導和監(jiān)督。2.行政主管部門作為技術資料管理的統(tǒng)籌部門，負責制定和完善技術資料管理制度，組織協調各部門開展技術資料管理工作，對公司技術資料進行統(tǒng)一的存儲和保管，定期對技術資料管理工作進行檢查和考核，向公司管理層匯報技術資料管理工作情況。3.項目部門各項目負責人負責組織本項目技術資料的收集、整理和初步審核工作，確保項目技術資料的及時性和準確性。項目團隊成員按照職責分工，負責收集各自工作范圍內的技術資料，并及時提交給項目負責人。4.技術部門負責對公司各類技術資料進行專業(yè)性審核，確保資料內容符合水利行業(yè)的技術標準和規(guī)范。為技術資料管理工作提供技術支持和指導，協助行政主管部門對技術資料進行分類、編號和編目。5.其他部門其他部門按照各自職責，配合行政主管部門做好技術資料管理工作。例如，財務部門負責提供與技術資料管理相關的經費支持；人力資源部門負責技術資料管理人員的培訓和考核等工作。四、管理內容與流程1.技術資料的收集-項目開展過程中：項目團隊成員應及時收集與項目相關的各類技術資料，包括但不限于項目規(guī)劃書、設計圖紙、施工方案、技術變更通知、試驗檢測報告、設備技術文件等。對于外來的技術資料，如供應商提供的設備說明書等，應及時登記并移交項目負責人。-日常工作中：各部門應關注行業(yè)動態(tài)和技術發(fā)展，收集與公司業(yè)務相關的政策法規(guī)、技術標準、學術論文等資料，并定期移交行政主管部門。2.技術資料的整理-初步整理：項目負責人收到項目團隊成員提交的技術資料后，應按照資料的類別、時間順序等進行初步整理，對資料進行編號、編目，確保資料的完整性和準確性。-專業(yè)審核整理：技術部門對初步整理后的技術資料進行專業(yè)性審核，檢查資料是否符合行業(yè)技術標準和規(guī)范，對存在問題的資料及時反饋給項目負責人進行修改。審核通過后，技術部門協助行政主管部門對資料進行進一步分類、整理，形成規(guī)范的資料檔案。3.技術資料的歸檔-定期歸檔：行政主管部門應定期對整理好的技術資料進行歸檔，按照項目名稱、資料類別等建立檔案目錄，將資料存入專門的檔案庫或電子存儲系統(tǒng)。對于重要的技術資料，應進行備份存儲，確保資料的安全性。-特殊資料歸檔：對于涉及公司核心技術、商業(yè)機密等特殊技術資料，應進行單獨歸檔管理，并采取加密、限制訪問等安全措施。4.技術資料的保管-實體資料保管：檔案庫應具備良好的存儲條件，防火、防潮、防蟲、防盜等。對實體資料進行定期盤點和檢查，及時發(fā)現和處理資料損壞、丟失等問題。-電子資料保管：電子存儲系統(tǒng)應具備數據備份、恢復功能，定期對電子資料進行備份，防止數據丟失。同時，設置不同的訪問權限，確保電子資料的安全性和保密性。5.技術資料的查閱與借閱-查閱流程：公司員工因工作需要查閱技術資料，應填寫查閱申請表，注明查閱資料的名稱、用途等信息，經部門負責人審批后，到行政主管部門查閱。查閱過程中應遵守檔案庫的相關規(guī)定，不得擅自抄錄、復制、篡改資料內容。-借閱流程：如需借閱技術資料，借閱人應填寫借閱申請表，詳細說明借閱資料的名稱、借閱期限、用途等，經部門負責人和行政主管部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱資料，不得轉借他人，按時歸還。6.技術資料的銷毀-定期清理：行政主管部門應定期對技術資料進行清理，對失去保存價值的資料，如過期的技術標準、已廢止的項目文件等，進行登記造冊。-銷毀審批：銷毀技術資料應填寫銷毀申請表，經公司管理層審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。對于涉及公司機密的技術資料，應采取粉碎、焚燒或數據擦除等徹底的銷毀方式，確保資料信息不被泄露。五、權利與義務1.員工權利-公司員工有權查閱、借閱與工作相關的技術資料，以滿足工作需要。-員工對技術資料管理工作有提出意見和建議的權利，行政主管部門應認真聽取并合理采納員工的意見，不斷完善技術資料管理工作。2.員工義務-全體員工有義務按照本細則的規(guī)定，及時收集、整理和提交工作中產生的技術資料，確保技術資料的完整性和準確性。-員工在查閱、借閱技術資料時，應嚴格遵守相關規(guī)定，不得擅自泄露、篡改、損壞資料內容，不得將資料用于與工作無關的目的。3.公司權利與義務-公司有權對技術資料進行統(tǒng)一管理和調配，確保技術資料的合理利用。-公司有義務為員工提供必要的技術資料支持，保障員工的工作順利開展。同時，公司應不斷完善技術資料管理設施和手段，提高技術資料管理水平。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-內部監(jiān)督：行政主管部門定期對各部門技術資料管理工作進行檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)，發(fā)現問題及時督促整改。公司內部審計部門定期對技術資料管理工作進行審計，檢查管理制度的執(zhí)行情況和資料的真實性、完整性。-外部監(jiān)督：接受行業(yè)主管部門、相關監(jiān)管機構以及客戶對公司技術資料管理工作的監(jiān)督和檢查，對于提出的問題和建議，及時整改并反饋。2.考核機制-納入績效考核：將技術資料管理工作納入員工績效考核體系，對在技術資料管理工作中表現突出的員工，給予適當的獎勵；對未按照規(guī)定履行職責的員工，進行相應的扣分處理。-部門考核：對各部門技術資料管理工作進行綜合考核，考核結果作為部門年度評優(yōu)評先的重要依據。對于技術資料管理工作不力的部門，進行通報批評，并要求限期整改。七、附則1.解釋權本細則由公司行政主管部門負責解釋