建筑公司部門付款管理規(guī)定

一、總則本規(guī)定旨在加強(qiáng)公司付款管理，規(guī)范付款行為，保障公司資金安全，提高資金使用效率，確保公司經(jīng)營活動的順利開展。本規(guī)定依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況制定，遵循合法性、準(zhǔn)確性、及時性、安全性原則，充分體現(xiàn)公司“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，以保障社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的協(xié)同發(fā)展為目標(biāo)，在付款管理過程中注重扁平化管理理念的貫徹，提高決策與執(zhí)行效率。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工涉及的各類付款業(yè)務(wù)，包括但不限于工程采購付款、材料設(shè)備采購付款、勞務(wù)付款、費用報銷付款等，同時適用于與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶相關(guān)款項支付。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)制定和完善付款管理制度及流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-審核付款申請的合規(guī)性、準(zhǔn)確性，核對付款金額與相關(guān)合同、發(fā)票等資料的一致性。-負(fù)責(zé)資金的調(diào)度與安排，確保付款資金的及時到位，并進(jìn)行賬務(wù)處理。-定期對付款情況進(jìn)行分析和報告，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。2.業(yè)務(wù)部門-負(fù)責(zé)提出付款申請，確保申請資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。-負(fù)責(zé)與供應(yīng)商或合作方溝通協(xié)調(diào)，跟進(jìn)付款進(jìn)度，解決付款過程中出現(xiàn)的問題。-配合財務(wù)部門進(jìn)行付款審核，提供必要的證明材料和解釋說明。3.審批部門-負(fù)責(zé)對付款申請進(jìn)行審批，根據(jù)公司授權(quán)和相關(guān)規(guī)定，判斷付款的必要性和合理性。-對重大付款事項進(jìn)行集體決策，確保公司資金使用符合戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標(biāo)。四、管理內(nèi)容與流程1.付款申請-業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，在需要付款時填寫付款申請表。申請表應(yīng)包含付款日期、付款單位、付款金額、付款事由、合同編號、發(fā)票號碼等詳細(xì)信息，并附上相關(guān)合同、發(fā)票、驗收報告等證明材料。-付款申請應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)業(yè)務(wù)的真實性和必要性。2.財務(wù)審核-財務(wù)部門收到付款申請后，對申請資料進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括：付款金額是否與合同約定相符，發(fā)票是否合規(guī)有效，審批手續(xù)是否完備，資金安排是否合理等。-對于不符合要求的付款申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)人員補(bǔ)充或更正資料。審核通過的付款申請，財務(wù)人員簽字確認(rèn)后提交審批部門。3.審批流程-付款申請根據(jù)金額大小和性質(zhì)不同，按照公司授權(quán)進(jìn)行分級審批。一般付款事項由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大付款事項需經(jīng)過公司管理層集體決策，如總經(jīng)理辦公會審議通過。-審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，對于不同意付款的申請，應(yīng)注明理由并退回。4.付款執(zhí)行-財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請，安排資金進(jìn)行付款。付款方式應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實際情況選擇，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。-付款完成后，財務(wù)人員應(yīng)及時登記賬務(wù)，更新付款記錄，并將付款憑證復(fù)印件反饋給業(yè)務(wù)部門。5.特殊情況處理-對于緊急付款事項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在付款申請中注明“緊急”字樣，并說明原因。緊急付款申請可啟動特殊審批流程，先由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后進(jìn)行付款，事后補(bǔ)齊審批手續(xù)。-如發(fā)生付款錯誤或需要調(diào)整付款金額等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門，共同協(xié)商解決，并按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照公司規(guī)定提交付款申請，獲取付款相關(guān)信息，了解付款進(jìn)度。-對于不合理的付款審批意見，員工有權(quán)提出申訴，要求相關(guān)部門進(jìn)行解釋和說明。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)按照規(guī)定填寫付款申請，提供真實、準(zhǔn)確、完整的申請資料，確保付款業(yè)務(wù)的合規(guī)性。-積極配合財務(wù)部門和審批部門的工作，及時補(bǔ)充或更正資料，協(xié)助解決付款過程中出現(xiàn)的問題。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對付款業(yè)務(wù)進(jìn)行全面管理和監(jiān)督，審核付款申請的合理性和合規(guī)性，確保資金安全。-對于違反付款管理制度的行為，公司有權(quán)采取相應(yīng)的處罰措施。4.公司義務(wù)-公司有義務(wù)按照規(guī)定及時處理付款申請，安排資金進(jìn)行付款，保障供應(yīng)商和合作方的合法權(quán)益。-為員工提供付款管理相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助員工正確辦理付款業(yè)務(wù)。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部審計監(jiān)督-公司內(nèi)部審計部門定期對付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查付款管理制度的執(zhí)行情況，審核付款申請、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。-對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.績效考核-將付款管理工作納入員工績效考核體系，對業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門相關(guān)人員在付款申請的準(zhǔn)確性、及時性，付款審核的質(zhì)量和效率等方面進(jìn)行考核評價。-對于在付款管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予適當(dāng)?shù)莫剟?；對于因工作失誤導(dǎo)致公司資金損失或不良影響的員工，進(jìn)行相應(yīng)的績效扣分和經(jīng)濟(jì)處罰。3.信息公開與監(jiān)督-定期向公司員工和管理層公開付款情況，包括付款金額、付款對象、付款事由等信息，接受員工監(jiān)督。-設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對違規(guī)付款行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予一定獎勵。七、附則1.本規(guī)定由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，如有未盡事宜，參照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司其他規(guī)定執(zhí)行。2.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實施