人事行政經(jīng)理職責(zé)及工作流程說(shuō)明一、崗位定位：組織運(yùn)營(yíng)的“雙支撐”角色人事行政經(jīng)理是企業(yè)戰(zhàn)略落地的支撐者與員工體驗(yàn)的守護(hù)者，核心職責(zé)是通過(guò)人力資源管理實(shí)現(xiàn)人才與戰(zhàn)略的匹配，通過(guò)行政管理保障組織運(yùn)營(yíng)的高效有序。其工作貫穿“人”與“事”兩大維度，既要解決“選、育、用、留”的人力資源問(wèn)題，也要保障“辦公、后勤、合規(guī)”的行政服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)“人盡其才、物盡其用”的目標(biāo)。二、核心職責(zé)：人事與行政的“全模塊覆蓋”人事行政經(jīng)理的職責(zé)可分為人力資源管理與行政管理兩大板塊，每個(gè)板塊下細(xì)分具體職責(zé)，確保覆蓋員工全生命周期與辦公全流程。（一）人力資源管理：從“選才”到“留才”的閉環(huán)管理1.組織架構(gòu)與人才規(guī)劃參與公司戰(zhàn)略規(guī)劃，設(shè)計(jì)適配的組織架構(gòu)（如部門(mén)設(shè)置、崗位編制），梳理部門(mén)職責(zé)與崗位職責(zé)，確保架構(gòu)與業(yè)務(wù)發(fā)展匹配；制定年度人才規(guī)劃（如招聘計(jì)劃、晉升計(jì)劃、儲(chǔ)備計(jì)劃），預(yù)測(cè)人才需求（數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)），避免人才短缺或冗余。2.招聘與配置：精準(zhǔn)匹配崗位需求主導(dǎo)招聘流程（需求評(píng)審→渠道發(fā)布→簡(jiǎn)歷篩選→面試評(píng)估→offer發(fā)放→入職辦理），確保招聘效率與質(zhì)量（如控制招聘周期、降低試用期離職率）；建立人才庫(kù)（內(nèi)部人才庫(kù)、外部候選人庫(kù)），優(yōu)化招聘渠道（內(nèi)部推薦、校園招聘、獵頭、招聘網(wǎng)站），降低招聘成本；負(fù)責(zé)員工調(diào)配（內(nèi)部轉(zhuǎn)崗、晉升、降職），確保人崗匹配（如根據(jù)員工績(jī)效與能力調(diào)整崗位）。3.培訓(xùn)與發(fā)展：構(gòu)建員工能力提升體系開(kāi)展培訓(xùn)需求調(diào)研（部門(mén)需求+員工個(gè)人需求+績(jī)效短板），制定年度/季度培訓(xùn)計(jì)劃（如崗位技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、職業(yè)發(fā)展培訓(xùn)）；組織培訓(xùn)實(shí)施（內(nèi)部講師+外部機(jī)構(gòu)+在線平臺(tái)），跟蹤培訓(xùn)進(jìn)度（如學(xué)習(xí)率、出勤率），評(píng)估培訓(xùn)效果（反應(yīng)層→學(xué)習(xí)層→行為層→結(jié)果層）；建立員工職業(yè)發(fā)展通道（如管理序列、專業(yè)序列），為員工提供晉升路徑（如定期開(kāi)展職業(yè)規(guī)劃輔導(dǎo)、崗位輪換）。4.績(jī)效與薪酬：驅(qū)動(dòng)員工價(jià)值創(chuàng)造搭建績(jī)效體系（目標(biāo)設(shè)定→跟蹤輔導(dǎo)→評(píng)估反饋→結(jié)果應(yīng)用），確?？?jī)效指標(biāo)符合SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)間性）；組織績(jī)效考評(píng)（員工自評(píng)→部門(mén)評(píng)→人事審核→反饋溝通），保證考評(píng)公平公正（如采用結(jié)構(gòu)化評(píng)分、避免主觀偏差）；設(shè)計(jì)薪酬結(jié)構(gòu)（固定薪資+浮動(dòng)薪資+福利），確保薪酬競(jìng)爭(zhēng)力（如參考行業(yè)薪酬水平、結(jié)合員工績(jī)效調(diào)整薪資）；管理員工福利（社保公積金、節(jié)日福利、團(tuán)建活動(dòng)、體檢），提升員工歸屬感。5.員工關(guān)系：構(gòu)建和諧的勞資環(huán)境全流程管理勞動(dòng)合同（簽訂→續(xù)簽→解除→終止），確保合同條款符合《勞動(dòng)合同法》要求（如試用期約定、競(jìng)業(yè)限制、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）；建立員工溝通機(jī)制（員工座談會(huì)、意見(jiàn)箱、一對(duì)一溝通），收集員工意見(jiàn)，解決員工問(wèn)題（如工作壓力、團(tuán)隊(duì)沖突）；處理勞動(dòng)糾紛（如工傷、離職爭(zhēng)議），協(xié)調(diào)仲裁、訴訟等事宜，降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)；開(kāi)展員工關(guān)懷（如生日祝福、病假慰問(wèn)、困難補(bǔ)助），提高員工滿意度。（二）行政管理：從“辦公”到“后勤”的全流程保障1.辦公運(yùn)營(yíng)管理：優(yōu)化空間與流程效率辦公場(chǎng)地規(guī)劃（如部門(mén)布局、工位分配），確?？臻g利用合理（如降低空置率、提升協(xié)作效率）；辦公設(shè)備管理（電腦、打印機(jī)、投影儀等）：負(fù)責(zé)采購(gòu)、維護(hù)、報(bào)廢全流程，確保設(shè)備正常運(yùn)行（如建立設(shè)備臺(tái)賬、定期檢修）；會(huì)議管理：統(tǒng)籌會(huì)議室預(yù)訂、設(shè)備調(diào)試、會(huì)議記錄整理，提高會(huì)議效率（如避免會(huì)議室沖突、精簡(jiǎn)會(huì)議流程）；辦公用品管理：制定采購(gòu)計(jì)劃、控制庫(kù)存（如采用“按需發(fā)放”模式、降低浪費(fèi)），確保辦公用品及時(shí)供應(yīng)。2.后勤保障：提升員工生活體驗(yàn)餐飲管理：監(jiān)督食堂菜品質(zhì)量、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，核算餐費(fèi)（如采用“明碼標(biāo)價(jià)”、定期征求員工意見(jiàn)）；交通保障：規(guī)劃班車(chē)路線、管理通勤補(bǔ)貼，確保員工通勤便捷（如根據(jù)員工住址調(diào)整路線、定期檢查班車(chē)安全）；住宿管理：安排員工宿舍、檢查衛(wèi)生、維修設(shè)施（如提供基本生活物資、解決水電問(wèn)題）；福利活動(dòng)：組織節(jié)日福利（如春節(jié)禮品、中秋月餅）、團(tuán)建活動(dòng)（如戶外拓展、聚餐）、員工體檢（如年度健康檢查）。3.合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)控制：規(guī)避運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)遵守勞動(dòng)法律法規(guī)（《勞動(dòng)合同法》《社會(huì)保險(xiǎn)法》《工傷保險(xiǎn)條例》等），定期開(kāi)展合規(guī)檢查（如勞動(dòng)合同簽訂率、社保繳納率）；員工檔案管理：整理入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效檔案等，確保檔案完整（如采用電子檔案+紙質(zhì)檔案雙備份）；配合外部審計(jì)（勞動(dòng)保障審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)），提供準(zhǔn)確的資料（如員工薪資表、社保繳納憑證）；突發(fā)情況應(yīng)對(duì)：制定應(yīng)急預(yù)案（如員工工傷、辦公場(chǎng)地火災(zāi)），快速處理突發(fā)問(wèn)題（如聯(lián)系醫(yī)院、疏散員工）。三、核心工作流程：標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化的實(shí)操指南以下是人事行政經(jīng)理日常工作中最核心的5大流程，涵蓋“選、育、用、管”全環(huán)節(jié)，確保工作規(guī)范、高效。（一）員工招聘管理流程（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：需求評(píng)審+面試評(píng)估）1.需求提出：用人部門(mén)填寫(xiě)《招聘需求表》（崗位名稱、職責(zé)、任職要求、人數(shù)、到崗時(shí)間、預(yù)算），提交人事行政經(jīng)理；2.需求評(píng)審：組織用人部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)評(píng)審，確認(rèn)需求合理性（是否符合架構(gòu)、是否有預(yù)算、是否可內(nèi)部調(diào)配）；3.渠道發(fā)布：選擇合適渠道（內(nèi)部推薦/招聘網(wǎng)站/獵頭/校園招聘），發(fā)布招聘信息（如內(nèi)部推薦設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)）；4.簡(jiǎn)歷篩選：招聘專員篩選簡(jiǎn)歷（符合任職要求），標(biāo)注關(guān)鍵信息（工作經(jīng)驗(yàn)、技能），推薦給用人部門(mén)；5.面試評(píng)估：采用“初試（人事）+復(fù)試（用人部門(mén)）+終試（總經(jīng)理）”結(jié)構(gòu)，使用結(jié)構(gòu)化面試表（如行為事件訪談法），記錄評(píng)估結(jié)果；6.offer發(fā)放：確認(rèn)候選人薪資、入職時(shí)間，發(fā)放《錄用通知書(shū)》（注明報(bào)到資料：身份證、學(xué)歷證、離職證明、體檢報(bào)告）；7.入職辦理：檢查證件原件→填寫(xiě)《入職登記表》→簽訂勞動(dòng)合同→發(fā)放辦公用品→錄入HR系統(tǒng)→帶領(lǐng)熟悉環(huán)境。（二）員工培訓(xùn)管理流程（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：需求調(diào)研+效果評(píng)估）1.需求調(diào)研：年底組織部門(mén)填寫(xiě)《培訓(xùn)需求調(diào)查表》，結(jié)合績(jī)效評(píng)估結(jié)果（能力短板），確定培訓(xùn)重點(diǎn)；2.計(jì)劃制定：制定《年度培訓(xùn)計(jì)劃》（主題、對(duì)象、時(shí)間、方式、講師、預(yù)算），提交總經(jīng)理審批；3.培訓(xùn)實(shí)施：內(nèi)部培訓(xùn)：由部門(mén)負(fù)責(zé)人/資深員工授課，準(zhǔn)備PPT、案例、練習(xí)冊(cè)；外部培訓(xùn)：選擇合規(guī)機(jī)構(gòu)，簽訂合同，組織員工參加；在線培訓(xùn)：利用企業(yè)微信/釘釘/慕課平臺(tái)，跟蹤學(xué)習(xí)進(jìn)度；4.效果評(píng)估：反應(yīng)層：發(fā)放《培訓(xùn)反饋表》（滿意度評(píng)分）；學(xué)習(xí)層：通過(guò)考試/測(cè)驗(yàn)檢查知識(shí)掌握情況；行為層：1-3個(gè)月后跟蹤工作行為變化（如績(jī)效提升）；結(jié)果層：分析培訓(xùn)對(duì)業(yè)績(jī)的影響（如銷(xiāo)售額增長(zhǎng)、錯(cuò)誤率降低）；5.總結(jié)改進(jìn)：形成《培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告》，調(diào)整下一年度計(jì)劃（如增加熱門(mén)課程、更換講師）。（三）員工績(jī)效考評(píng)流程（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：目標(biāo)設(shè)定+反饋溝通）1.目標(biāo)設(shè)定：年初組織部門(mén)與員工簽訂《績(jī)效目標(biāo)責(zé)任書(shū)》，指標(biāo)符合SMART原則（如“季度銷(xiāo)售額達(dá)到100萬(wàn)元”）；2.跟蹤輔導(dǎo)：季度中部門(mén)負(fù)責(zé)人與員工溝通，跟蹤目標(biāo)進(jìn)度（如“已完成60萬(wàn)元，還需40萬(wàn)元”），提供支持（如資源協(xié)調(diào)、技能培訓(xùn)）；3.評(píng)估實(shí)施：?jiǎn)T工自評(píng)：填寫(xiě)《績(jī)效自評(píng)表》（總結(jié)成果、不足）；部門(mén)評(píng)：部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作表現(xiàn)，給出評(píng)分（如“優(yōu)秀”“合格”“不合格”）和評(píng)語(yǔ)；人事審核：審核評(píng)分公正性（如避免“老好人”現(xiàn)象）；4.反饋溝通：部門(mén)負(fù)責(zé)人與員工一對(duì)一溝通，肯定成績(jī)（如“季度銷(xiāo)售額超額完成20%”），指出不足（如“客戶投訴率較高”），提出改進(jìn)計(jì)劃（如“參加客戶服務(wù)培訓(xùn)”）；5.結(jié)果應(yīng)用：薪資調(diào)整：優(yōu)秀員工晉升薪資或發(fā)放獎(jiǎng)金；職位晉升：優(yōu)秀員工提拔至管理崗位；培訓(xùn)發(fā)展：不合格員工安排針對(duì)性培訓(xùn)；淘汰機(jī)制：連續(xù)不合格員工調(diào)崗或解除勞動(dòng)合同。（四）行政采購(gòu)管理流程（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：需求評(píng)審+驗(yàn)收核對(duì)）1.需求提出：部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)需求表》（物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算），提交人事行政經(jīng)理；2.需求評(píng)審：組織財(cái)務(wù)、使用部門(mén)評(píng)審，確認(rèn)必要性（如“是否必須采購(gòu)新電腦”）和預(yù)算合理性；3.供應(yīng)商選擇：從合格供應(yīng)商名錄中選擇3家以上，比較價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間，選擇性價(jià)比最高的；4.合同簽訂：簽訂采購(gòu)合同（明確名稱、規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間、違約責(zé)任），經(jīng)財(cái)務(wù)、法務(wù)審核；5.驗(yàn)收核對(duì)：供應(yīng)商交貨后，使用部門(mén)與人事行政部門(mén)共同驗(yàn)收（數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量），填寫(xiě)《驗(yàn)收單》（合格簽字，不合格退換貨）；6.款項(xiàng)支付：提交《付款申請(qǐng)單》（附合同、驗(yàn)收單、發(fā)票），財(cái)務(wù)審核后付款；7.檔案管理：整理采購(gòu)資料（需求表、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票），歸檔保存（期限按公司規(guī)定）。（五）員工離職管理流程（關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：離職面談+手續(xù)辦理）1.離職申請(qǐng)：?jiǎn)T工填寫(xiě)《離職申請(qǐng)表》（注明離職原因、離職時(shí)間），部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；2.離職面談：人事行政經(jīng)理與員工面談，了解離職原因（如薪資、發(fā)展、團(tuán)隊(duì)氛圍），記錄《離職面談表》（為改進(jìn)管理提供依據(jù)）；3.工作交接：?jiǎn)T工與繼任者交接工作（如文件、客戶資源、設(shè)備），填寫(xiě)《工作交接清單》（部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；4.手續(xù)辦理：歸還公司財(cái)物（電腦、工牌、辦公用品）；結(jié)算薪資（未發(fā)放工資、加班工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償）；開(kāi)具《離職證明》（注明入職時(shí)間、離職時(shí)間、崗位）；停繳社保公積金（離職當(dāng)月辦理）；5.檔案歸檔：整理離職資料（申請(qǐng)表、面談表、交接清單、離職證明），歸檔保存。四、能力要求：“專業(yè)+通用”的復(fù)合型能力人事行政經(jīng)理需具備專業(yè)深度與通用能力，同時(shí)符合素質(zhì)要求，才能勝任“雙支撐”角色。（一）專業(yè)能力1.人力資源管理：熟悉招聘、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬、員工關(guān)系等模塊的理論與實(shí)踐，掌握《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)；2.行政管理：熟悉辦公運(yùn)營(yíng)、后勤保障、合規(guī)管理等流程，掌握行政采購(gòu)、會(huì)議管理等技能；3.行業(yè)知識(shí)：了解所在行業(yè)的人才需求特點(diǎn)（如互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的技術(shù)人才需求）、薪酬水平（如一線城市程序員的薪資范圍）。（二）通用能力1.溝通協(xié)調(diào)：能與高層、部門(mén)、員工、供應(yīng)商有效溝通（如協(xié)調(diào)部門(mén)間的需求沖突、解決員工糾紛）；2.問(wèn)題解決：能快速識(shí)別問(wèn)題（如招聘效率低下），分析原因（如渠道選擇不當(dāng)），提出解決方案（如調(diào)整招聘渠道）；3.項(xiàng)目管理：能組織年度招聘計(jì)劃、辦公場(chǎng)地搬遷等項(xiàng)目（如制定計(jì)劃、分配任務(wù)、跟蹤進(jìn)度）；4.數(shù)據(jù)思維：能分析人力資源數(shù)據(jù)（如離職率、培訓(xùn)出勤率）、行政成本數(shù)據(jù)（如采購(gòu)成本率），為決策提供依據(jù)。（三）素質(zhì)要求1.責(zé)任心：對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)（如確保勞動(dòng)合同簽訂及時(shí)、行政采購(gòu)合規(guī)）；2.同理心：能站在員工角度考慮問(wèn)題（如理解員工的職業(yè)發(fā)展需求）；3.抗壓能力：能應(yīng)對(duì)工作壓力（如招聘高峰期的工作量、勞動(dòng)糾紛的處理）；4.誠(chéng)信保密：保守公司機(jī)密（如員工薪資、戰(zhàn)略計(jì)劃），遵守職業(yè)道德。五、工作注意事項(xiàng)：規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)與提升價(jià)值1.合規(guī)優(yōu)先：所有工作必須遵守法律法規(guī)（如未簽訂勞動(dòng)合同需支付雙倍工資），定期開(kāi)展合規(guī)檢查（如社保繳納情況）；2.以員工為中心：關(guān)注員工需求（如定期開(kāi)展?jié)M意度調(diào)查），提高員工忠誠(chéng)