文件歸檔流程表格：歸檔策略、文件處理流程序號(hào)歸檔策略文件處理流程處理人員審核人員歸檔時(shí)間備注1按文件類型歸檔1.1分類文件類型1.2編制目錄1.3打包歸檔文件管理員歸檔負(fù)責(zé)人每月/季2按項(xiàng)目歸檔2.1項(xiàng)目分類2.2匯總項(xiàng)目文件2.3歸檔標(biāo)簽制作項(xiàng)目管理員項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目結(jié)束后3按年度歸檔3.1年度劃分3.2收集年度文件3.3按時(shí)間排序文件管理員年度負(fù)責(zé)人每年底4按重要程度歸檔4.1確定文件重要性4.2分級(jí)歸檔4.3設(shè)定保密等級(jí)文件管理員保密負(fù)責(zé)人定期5按法規(guī)要求歸檔5.1了解相關(guān)法規(guī)5.2識(shí)別法規(guī)要求文件5.3依法歸檔法規(guī)專員法規(guī)負(fù)責(zé)人按要求6按部門(mén)歸檔6.1部門(mén)分類6.2部門(mén)文件收集6.3部門(mén)文件歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)人部門(mén)審核員定期7按文件生命周期歸檔7.1文件生命周期管理7.2文件分類7.3定期評(píng)估生命周期專員生命周期審核員定期表格說(shuō)明：表格中的“歸檔策略”列用于列出歸檔文件的分類方式。“文件處理流程”列詳細(xì)描述了從文件分類、打包、歸檔到標(biāo)簽制作等步驟?！疤幚砣藛T”和“審核人員”列分別列出了負(fù)責(zé)文件處理和審核的崗位?！皻w檔時(shí)間”列說(shuō)明了文件歸檔的時(shí)間點(diǎn)?！皞渥ⅰ绷杏糜谔顚?xiě)與歸檔相關(guān)的特殊要求或信息。序號(hào)歸檔策略文件處理流程責(zé)任人審核人員歸檔時(shí)間備注1按文檔類型劃分1.1文檔分類1.2歸檔清單制作1.3文檔整理與裝箱文檔管理員文檔審核員每月2按業(yè)務(wù)流程歸檔2.1業(yè)務(wù)流程識(shí)別2.2文件關(guān)聯(lián)2.3按流程歸檔流程專員流程審核員流程完成后3按文檔生命周期歸檔3.1文檔生命周期階段劃分3.2每階段文檔歸檔管理3.3永久性文檔標(biāo)注生命周期管理生命周期審核階段完成時(shí)4按敏感度等級(jí)歸檔4.1確定文件敏感度4.2分級(jí)歸檔管理4.3保密文件額外措施保密專員保密審核員按要求完成5按存儲(chǔ)介質(zhì)歸檔5.1確定存儲(chǔ)介質(zhì)5.2文件轉(zhuǎn)換5.3介質(zhì)歸檔介質(zhì)管理介質(zhì)審核員轉(zhuǎn)換完成時(shí)6按法律法規(guī)要求歸檔6.1法規(guī)合規(guī)性檢查6.2法律文件歸檔6.3法規(guī)變更通知?dú)w檔法規(guī)專員法規(guī)審核員按法規(guī)規(guī)定7按組織架構(gòu)歸檔7.1組織結(jié)構(gòu)分析7.2部門(mén)文件歸檔7.3組織變更時(shí)更新歸檔策略組織架構(gòu)專員組織架構(gòu)審核需要時(shí)8按事件歸檔8.1事件分類8.2相關(guān)文件整理8.3事件檔案歸檔事件管理員事件審核員事件結(jié)束后表格說(shuō)明：本表格用于規(guī)劃和管理不同策略下的文件歸檔流程。歸檔策略列指明了文件歸檔的具體策略。文件處理流程列詳細(xì)列出了從文件整理到歸檔的具體步驟。責(zé)任人列定義了負(fù)責(zé)文件處理流程的具體崗位。審核人員列標(biāo)識(shí)了負(fù)責(zé)審核歸檔流程的崗位。歸檔時(shí)間列標(biāo)明了歸檔操作的時(shí)間點(diǎn)。備注列用于添加關(guān)于歸檔流程的額外信息或注意事項(xiàng)。序號(hào)歸檔類型歸檔策略處理步驟負(fù)責(zé)人審核人歸檔周期備注1紙質(zhì)文檔按年度1.收集上年度所有紙質(zhì)文件2.分類并編號(hào)3.整理歸檔目錄4.裝訂成冊(cè)文檔整理審計(jì)人員年度副卷編號(hào)需清晰2電子文檔按項(xiàng)目分類1.按項(xiàng)目收集電子文檔2.進(jìn)行版本控制3.制作索引表4.至文檔管理系統(tǒng)項(xiàng)目文檔管理人員項(xiàng)目結(jié)束保證文件完整性3合同檔案按合同期限分類1.識(shí)別合同到期日2.對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估3.分類歸檔4.納入存檔系統(tǒng)合同管理員法律顧問(wèn)到期后定期審查合規(guī)性4會(huì)議記錄按會(huì)議類型歸檔1.歸納各次會(huì)議記錄2.確認(rèn)文件內(nèi)容準(zhǔn)確3.歸檔電子版和紙質(zhì)版4.更新歸檔目錄會(huì)務(wù)人員記錄負(fù)責(zé)人每次會(huì)議后5研發(fā)報(bào)告按研發(fā)階段劃分1.確定研發(fā)報(bào)告內(nèi)容2.審核內(nèi)容真實(shí)性3.分類歸檔4.至企業(yè)知識(shí)庫(kù)研發(fā)文檔質(zhì)量保證項(xiàng)目階段完成6專利文件按專利類型歸檔1.收集所有專利文件2.分類專利申請(qǐng)和授權(quán)文件3.標(biāo)注專利有效期限4.歸檔到專利管理系統(tǒng)專利管理員專利律師審批完成后7內(nèi)部通訊按通信媒介分類1.分類電子版和紙質(zhì)版內(nèi)部通訊2.編號(hào)和歸檔3.存檔備份4