酒店公司供應(yīng)商合同規(guī)章

一、總則1.目的本規(guī)章旨在規(guī)范酒店公司與供應(yīng)商之間合同的管理，確保合同的簽訂、履行、變更及終止等環(huán)節(jié)合法、有序、高效進行，保障酒店公司的合法權(quán)益，維護正常的經(jīng)營秩序，同時促進與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系。2.依據(jù)本規(guī)章依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合酒店公司的經(jīng)營特點、企業(yè)文化及經(jīng)營理念制定。酒店公司秉持“以客為尊，品質(zhì)至上，合作共贏，持續(xù)發(fā)展”的經(jīng)營理念，在供應(yīng)商合同管理中充分體現(xiàn)公平、公正、誠信的原則。3.目標(biāo)通過完善的供應(yīng)商合同管理制度，提高合同管理效率，降低經(jīng)營風(fēng)險，確保酒店公司所采購的物資、服務(wù)等符合質(zhì)量要求，滿足酒店運營和客戶服務(wù)的需要，同時實現(xiàn)經(jīng)濟效益與社會效益的平衡發(fā)展。二、適用范圍本規(guī)章適用于酒店公司全體員工在與供應(yīng)商簽訂、履行、管理合同過程中的一切活動，以及與酒店公司有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估和建立供應(yīng)商庫，根據(jù)酒店需求尋找合適的供應(yīng)商資源，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查和評估，確保其具備相應(yīng)的供應(yīng)能力、質(zhì)量保證和信譽。-主導(dǎo)合同的起草、談判工作，根據(jù)酒店公司的需求和利益，與供應(yīng)商就合同條款進行協(xié)商，爭取有利的采購條件。-跟蹤合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)物資或提供服務(wù)，及時處理合同執(zhí)行過程中的問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等情況。2.法務(wù)部門-負(fù)責(zé)對合同文本進行法律審核，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，防范法律風(fēng)險。-為合同談判、簽訂、履行等過程提供法律咨詢和法律支持，處理與合同相關(guān)的法律糾紛。3.財務(wù)部門-參與合同的審核，重點審核合同中的財務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期、價格條款等，確保酒店公司的財務(wù)利益得到保障。-負(fù)責(zé)合同款項的支付審核和支付安排，按照合同約定及時支付供應(yīng)商款項，同時監(jiān)控財務(wù)風(fēng)險。4.使用部門-提出物資采購或服務(wù)需求，明確需求的詳細(xì)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間等要求，為采購部門提供準(zhǔn)確的采購信息。-參與對供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)的驗收工作，確保所接收的物資或服務(wù)符合使用要求。5.行政部門-負(fù)責(zé)合同的存檔、保管和檢索工作，建立合同檔案管理制度，確保合同文件的完整性和可查閱性。-協(xié)助其他部門進行合同相關(guān)的溝通協(xié)調(diào)工作，提供必要的行政支持。四、管理內(nèi)容與流程1.供應(yīng)商選擇與評估-采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立潛在供應(yīng)商名單。-對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，從供應(yīng)商的規(guī)模、資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價格等方面進行評估，確定符合基本條件的供應(yīng)商進入實地考察環(huán)節(jié)。-組織由采購部門、使用部門、法務(wù)部門等組成的考察小組，對供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保措施等情況。-根據(jù)考察結(jié)果，采購部門會同相關(guān)部門對供應(yīng)商進行綜合評估，確定是否將其納入合格供應(yīng)商庫。評估過程中充分考慮酒店公司的企業(yè)文化，優(yōu)先選擇具有良好企業(yè)價值觀和社會責(zé)任感的供應(yīng)商。2.合同起草與談判-采購部門根據(jù)與供應(yīng)商達成的初步意向，起草合同文本。合同文本應(yīng)包含雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨方式、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。-法務(wù)部門對合同文本進行法律審核，提出修改意見，確保合同的合法性和有效性。-采購部門組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進行合同談判，就合同條款進行協(xié)商，爭取對酒店公司有利的條款。談判過程中注重溝通技巧，體現(xiàn)酒店公司的合作誠意，同時維護公司的利益。-談判達成一致后，雙方對合同文本進行最終確認(rèn)，形成正式合同草案。3.合同審批與簽訂-合同草案提交給采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等進行審批。審批過程中各部門從各自專業(yè)角度對合同進行審核，提出意見和建議。-根據(jù)審批意見，采購部門對合同草案進行修改完善，確保合同條款無異議后，提交總經(jīng)理審批。-總經(jīng)理審批通過后，由采購部門代表酒店公司與供應(yīng)商簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序進行，確保合同的真實性和有效性。4.合同執(zhí)行與跟蹤-合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，明確各部門在合同執(zhí)行過程中的職責(zé)。-供應(yīng)商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求供應(yīng)物資或提供服務(wù)。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的交貨進度，及時了解供應(yīng)情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。-使用部門在收到物資或服務(wù)后，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收合格后，出具驗收報告；如驗收不合格，及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。-財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，審核付款申請，辦理付款手續(xù)。付款過程中嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)制度，確保資金安全。5.合同變更與終止-在合同履行過程中，如因客觀原因需要變更合同條款，由提出變更的部門填寫合同變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容等，經(jīng)相關(guān)部門審核后，與供應(yīng)商協(xié)商一致，簽訂合同變更協(xié)議。-合同履行完畢或出現(xiàn)法定、約定的終止情形時，合同自然終止。采購部門負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)，評估供應(yīng)商的表現(xiàn)，為后續(xù)合作提供參考。-如因供應(yīng)商違約導(dǎo)致合同提前終止，酒店公司應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，維護自身合法權(quán)益。五、權(quán)利與義務(wù)1.酒店公司的權(quán)利-有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交貨時間等要求供應(yīng)物資或提供服務(wù)。-對供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)有檢驗、驗收的權(quán)利，如發(fā)現(xiàn)不符合合同約定，有權(quán)要求供應(yīng)商采取補救措施或承擔(dān)違約責(zé)任。-有權(quán)對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力等進行監(jiān)督檢查，以確保其具備持續(xù)供應(yīng)的能力。-在供應(yīng)商違反合同約定或法律法規(guī)規(guī)定時，有權(quán)依法追究其法律責(zé)任。2.酒店公司的義務(wù)-按照合同約定及時支付供應(yīng)商款項，不得無故拖欠。-為供應(yīng)商履行合同提供必要的協(xié)助和支持，如提供相關(guān)資料、安排驗收人員等。-對供應(yīng)商的商業(yè)秘密予以保密，不得泄露給第三方。3.供應(yīng)商的權(quán)利-有權(quán)要求酒店公司按照合同約定提供必要的合作條件和支持。-按照合同約定按時收取貨款或服務(wù)費用。-對酒店公司提出的不合理要求有權(quán)拒絕，并要求酒店公司承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.供應(yīng)商的義務(wù)-按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交貨時間等要求供應(yīng)物資或提供服務(wù)，確保所供應(yīng)的物資或服務(wù)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范。-對酒店公司提供的相關(guān)資料和信息予以保密，不得泄露給第三方。-接受酒店公司的監(jiān)督檢查，對酒店公司提出的合理意見和建議應(yīng)積極采納并改進。六、監(jiān)督與考核機制1.內(nèi)部監(jiān)督-采購部門定期對合同執(zhí)行情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。同時，接受其他部門的監(jiān)督，如財務(wù)部門對付款情況的監(jiān)督，法務(wù)部門對合同合法性的監(jiān)督等。-行政部門定期對合同檔案管理情況進行檢查，確保合同文件的完整性和規(guī)范性。-酒店公司設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對合同管理過程中的違規(guī)行為進行舉報，對查證屬實的給予舉報人一定獎勵。2.供應(yīng)商考核-建立供應(yīng)商考核制度，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行考核評價。考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、企業(yè)信譽等方面。-采購部門會同使用部門、財務(wù)部門等根據(jù)日常合同執(zhí)行情況和驗收記錄，對供應(yīng)商進行評分。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。-對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)合作中給予優(yōu)先考慮，如增加采購份額、延長合作期限等；對于考核不合格的供應(yīng)商，視情節(jié)輕重采取警告、暫停合作、終止合作等措施。3.績效考核-將合同管理工作納入相關(guān)部門和員工的績效考核體系，明確各崗位在合同管理中的職責(zé)和考核標(biāo)準(zhǔn)。-對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對