餐飲公司會議組織細則

一、總則1.目的為規(guī)范本餐飲公司各類會議的組織與管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保信息有效傳達與溝通，促進公司決策的制定與執(zhí)行，特制定本細則。2.原則遵循高效、務(wù)實、民主、透明的原則，以實現(xiàn)公司的經(jīng)營目標(biāo)和戰(zhàn)略規(guī)劃為導(dǎo)向，確保會議能夠充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本細則的制定與執(zhí)行將充分融入公司“以客戶為中心，以品質(zhì)求生存，以創(chuàng)新謀發(fā)展”的企業(yè)文化。在會議組織過程中，倡導(dǎo)積極向上、團結(jié)協(xié)作的氛圍，鼓勵員工充分發(fā)表意見，尊重每一位參與者的觀點，以實現(xiàn)共同進步。二、適用范圍本細則適用于餐飲公司全體員工。涵蓋公司高層會議、部門會議、跨部門協(xié)調(diào)會議、員工大會等各類由公司組織的會議。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.會議組織管理部門公司行政部門為會議的主要組織管理部門，負責(zé)會議的統(tǒng)籌安排、協(xié)調(diào)溝通以及相關(guān)服務(wù)保障工作。2.職責(zé)分工-行政主管-全面負責(zé)會議組織工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，確保會議組織工作符合公司規(guī)定和要求。-參與重要會議的議程制定和決策討論，提供行政支持與建議。-行政專員-負責(zé)會議的預(yù)訂場地、設(shè)備準(zhǔn)備、資料印刷等具體事務(wù)安排。-發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程等信息，并跟進參會人員的反饋情況。-做好會議記錄，整理會議紀(jì)要，及時分發(fā)給相關(guān)人員，并對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和反饋。-各部門負責(zé)人-負責(zé)提出本部門的會議需求，協(xié)助行政部門確定會議主題和議程。-組織本部門員工按時參加相關(guān)會議，并確保員工在會議中積極參與討論。-負責(zé)落實與本部門相關(guān)的會議決議，及時向行政部門反饋執(zhí)行情況。四、管理內(nèi)容與流程1.會議需求提出-各部門根據(jù)工作需要，可隨時向行政部門提出會議需求。需求內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、目的、預(yù)計參會人員、大致時間范圍等。-行政部門對各部門提出的會議需求進行匯總和分析，結(jié)合公司整體工作安排，統(tǒng)籌確定會議的召開計劃。2.會議籌備-確定會議時間、地點-行政部門在綜合考慮參會人員時間安排、場地可用性等因素后，確定具體的會議時間和地點。對于重要會議，應(yīng)提前預(yù)留足夠的時間進行場地預(yù)訂。-在選擇會議場地時，要充分考慮餐飲公司的經(jīng)營特點，盡量選擇不影響正常營業(yè)的區(qū)域，同時確保場地設(shè)施齊全、舒適整潔。-制定會議議程-行政部門與會議發(fā)起部門共同商討制定會議議程。議程內(nèi)容應(yīng)明確會議主題、各項議題的先后順序、每個議題的預(yù)計討論時間等。-議程制定要突出重點，合理安排時間，確保會議能夠高效進行。對于重要議題，應(yīng)預(yù)留足夠的討論時間，鼓勵參會人員充分發(fā)表意見。-準(zhǔn)備會議資料-根據(jù)會議議程，由相關(guān)部門負責(zé)準(zhǔn)備會議所需的資料，如報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、方案策劃等。-資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、簡潔明了，并提前提交給行政部門進行審核和印刷。行政部門要確保資料在會議開始前發(fā)放到參會人員手中。-通知參會人員-行政部門通過公司內(nèi)部郵件、即時通訊工具等方式發(fā)布會議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、議程、參會要求等詳細信息。-對于重要會議，應(yīng)提前電話或面對面提醒參會人員，確保其知曉會議安排并按時參加。同時，要求參會人員在收到通知后及時反饋是否能夠參加會議。3.會議召開-參會人員簽到-參會人員應(yīng)提前到達會議地點進行簽到。行政專員負責(zé)簽到工作，并統(tǒng)計實際到會人數(shù)。-對于遲到人員，應(yīng)進行記錄，并在會議結(jié)束后按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。-會議主持-會議由指定的主持人負責(zé)主持。主持人應(yīng)熟悉會議議程和目的，掌控會議節(jié)奏，引導(dǎo)參會人員圍繞議題進行討論。-在會議過程中，主持人要鼓勵大家積極發(fā)言，確保每位參會人員都有機會表達自己的觀點。同時，要注意維護會議秩序，避免出現(xiàn)混亂或偏離主題的情況。-會議討論與決策-參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取各項議題的匯報和介紹，積極參與討論。討論過程中，要尊重他人意見，避免出現(xiàn)爭吵或惡意攻擊等不良行為。-對于需要做出決策的事項，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員進行充分討論，并根據(jù)討論結(jié)果進行表決。表決方式可根據(jù)實際情況選擇舉手、投票等方式。決策結(jié)果應(yīng)明確記錄在會議紀(jì)要中。-會議記錄-行政專員負責(zé)會議記錄工作。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等詳細信息。-會議記錄要準(zhǔn)確、完整，能夠真實反映會議的全過程。對于重要發(fā)言和關(guān)鍵決策點，要詳細記錄發(fā)言內(nèi)容和決策依據(jù)。4.會議后續(xù)工作-整理會議紀(jì)要-會議結(jié)束后，行政專員應(yīng)及時整理會議紀(jì)要。紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，突出重點，將會議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果進行清晰表述。-會議紀(jì)要整理完成后，需經(jīng)主持人審核簽字確認(rèn)，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。-分發(fā)會議紀(jì)要-行政專員將審核通過的會議紀(jì)要及時分發(fā)給相關(guān)參會人員和部門。分發(fā)方式可采用內(nèi)部郵件、共享文件夾等形式，確保相關(guān)人員能夠及時獲取會議紀(jì)要。-跟蹤會議決議執(zhí)行情況-各部門負責(zé)人負責(zé)落實與本部門相關(guān)的會議決議。行政部門定期對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查。-各部門應(yīng)定期向行政部門反饋決議執(zhí)行進展情況，對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，要及時匯報，以便公司及時協(xié)調(diào)解決。-會議總結(jié)與評估-對于重要會議，行政部門應(yīng)組織參會人員進行會議總結(jié)與評估。通過問卷調(diào)查、小組討論等方式收集參會人員對會議組織、議題討論、決策效果等方面的意見和建議。-根據(jù)總結(jié)與評估結(jié)果，對會議組織工作進行改進和優(yōu)化，不斷提高會議質(zhì)量和效率。五、權(quán)利與義務(wù)1.參會人員權(quán)利-有權(quán)提前獲取會議議程和相關(guān)資料，以便做好充分的準(zhǔn)備。-在會議中有權(quán)充分發(fā)表自己的觀點和意見，不受他人干涉。-有權(quán)了解會議決策的依據(jù)和過程，對不明確的事項提出疑問。-有權(quán)獲取準(zhǔn)確完整的會議紀(jì)要，了解會議討論的主要內(nèi)容和決策結(jié)果。2.參會人員義務(wù)-應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向行政部門請假并說明原因。-參會前應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備相關(guān)資料，熟悉會議議題，以便在會議中能夠積極有效參與討論。-在會議過程中應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持安靜，不得隨意打斷他人發(fā)言，不得從事與會議無關(guān)的事情。-應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行會議決議，按照要求完成相關(guān)工作任務(wù)，并及時反饋執(zhí)行情況。3.行政部門權(quán)利-有權(quán)根據(jù)公司工作安排和會議需求，統(tǒng)籌安排會議時間、地點和議程。-有權(quán)對會議資料進行審核，確保資料內(nèi)容符合會議要求。-有權(quán)對參會人員的會議表現(xiàn)進行記錄和評價，作為績效考核的參考依據(jù)。4.行政部門義務(wù)-應(yīng)認(rèn)真做好會議的籌備、組織和服務(wù)工作，確保會議順利進行。-要及時準(zhǔn)確地發(fā)布會議通知和分發(fā)會議紀(jì)要，為參會人員提供便利。-對會議過程中收集到的信息和意見要進行妥善處理和反饋，促進公司內(nèi)部的溝通與交流。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公司管理層對會議組織工作和會議決議執(zhí)行情況進行監(jiān)督。定期檢查會議紀(jì)要的落實情況，對執(zhí)行不力的部門和個人進行督促和指導(dǎo)。-行政部門定期對會議組織工作進行自我檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，鼓勵員工對會議組織過程中存在的問題進行監(jiān)督和反饋，共同促進會議組織工作的改進。2.考核機制-將會議組織工作和參會人員的會議表現(xiàn)納入績效考核體系。對會議組織工作出色的行政人員給予適當(dāng)?shù)莫剟?，對工作失誤或責(zé)任心不強的人員進行相應(yīng)的處罰。-對參會人員的考核主要包括會議出勤情況、參與討論的積極性、對會議決議的