企業(yè)員工花名冊(cè)管理規(guī)范及操作指南一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)員工花名冊(cè)管理，確保員工信息的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，支撐日常人力資源管理、合規(guī)運(yùn)營(yíng)及戰(zhàn)略決策，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范及操作指南。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)所有員工，包括但不限于全日制勞動(dòng)合同員工、非全日制員工、勞務(wù)派遣員工、實(shí)習(xí)員工等。（三）定義與內(nèi)容1.員工花名冊(cè)定義員工花名冊(cè)是企業(yè)記錄員工個(gè)人信息、employment信息及相關(guān)管理信息的系統(tǒng)化臺(tái)賬，是人力資源管理的基礎(chǔ)工具，也是企業(yè)履行勞動(dòng)法律法規(guī)義務(wù)的重要依據(jù)。2.員工花名冊(cè)內(nèi)容員工花名冊(cè)應(yīng)包含以下核心信息（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求補(bǔ)充）：基本信息：姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號(hào)、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專(zhuān)業(yè)、聯(lián)系方式（手機(jī)、郵箱）、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式、現(xiàn)住址；employment信息：入職日期、勞動(dòng)合同期限、勞動(dòng)合同類(lèi)型（固定期限/無(wú)固定期限/以完成一定工作任務(wù)為期限）、崗位名稱(chēng)、所屬部門(mén)、職級(jí)、薪酬結(jié)構(gòu)（固定薪酬/浮動(dòng)薪酬）、薪酬標(biāo)準(zhǔn)、社保公積金繳納基數(shù)及比例；異動(dòng)信息：調(diào)崗日期及原因、晉升日期及原因、降薪日期及原因、離職日期及原因（主動(dòng)/被動(dòng)/合同到期）；管理信息：績(jī)效考核結(jié)果（季度/年度）、培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)內(nèi)容/時(shí)間/考核結(jié)果）、獎(jiǎng)懲記錄（獎(jiǎng)勵(lì)/處罰類(lèi)型/原因/時(shí)間）。二、員工花名冊(cè)管理規(guī)范（一）職責(zé)分工1.HR部門(mén)職責(zé)制定并完善員工花名冊(cè)管理規(guī)范及操作指南；統(tǒng)籌員工信息的統(tǒng)籌采集、審核、錄入、更新、存儲(chǔ)、使用及保密工作；維護(hù)HR系統(tǒng)正常運(yùn)行，定期備份信息并確保數(shù)據(jù)安全；定期對(duì)員工花名冊(cè)管理情況進(jìn)行分析，為企業(yè)決策提供支持；監(jiān)督用人部門(mén)及員工執(zhí)行本規(guī)范，及時(shí)整改違規(guī)行為。2.用人部門(mén)職責(zé)配合HR部門(mén)采集本部門(mén)員工信息，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確；及時(shí)向HR部門(mén)提交本部門(mén)員工的異動(dòng)信息（調(diào)崗、晉升、離職等）及個(gè)人信息變更申請(qǐng)；審核本部門(mén)員工信息的真實(shí)性，協(xié)助HR部門(mén)完成信息校驗(yàn)工作。3.員工本人職責(zé)如實(shí)提供個(gè)人信息，確保信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性（如身份證、學(xué)歷證等證件原件需與填寫(xiě)信息一致）；個(gè)人信息發(fā)生變更（如聯(lián)系方式、住址、婚姻狀況）時(shí)，應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)提交《員工信息變更申請(qǐng)表》；確認(rèn)本人信息的完整性與準(zhǔn)確性，如有錯(cuò)誤及時(shí)向HR部門(mén)提出更正；遵守信息保密規(guī)定，不得泄露本人或他人的個(gè)人信息。（二）信息內(nèi)容規(guī)范員工花名冊(cè)信息應(yīng)符合“完整、準(zhǔn)確、規(guī)范”的要求：完整性：需涵蓋本規(guī)范第1.3.2條規(guī)定的所有核心字段，不得遺漏關(guān)鍵信息（如入職日期、勞動(dòng)合同期限）；準(zhǔn)確性：信息需與員工提供的原件一致（如姓名與身份證號(hào)匹配、學(xué)歷與畢業(yè)證一致）；規(guī)范性：信息格式需統(tǒng)一（如日期格式為“YYYY-MM-DD”、聯(lián)系方式為11位手機(jī)號(hào)、學(xué)歷填寫(xiě)“本科”而非“大學(xué)”）。（三）信息采集規(guī)范1.采集時(shí)機(jī)入職階段：?jiǎn)T工辦理入職手續(xù)時(shí)，采集基本信息、employment信息；合同簽訂/續(xù)簽階段：簽訂或續(xù)簽勞動(dòng)合同時(shí)，采集勞動(dòng)合同信息（期限、類(lèi)型）；異動(dòng)階段：?jiǎn)T工發(fā)生調(diào)崗、晉升、降薪等異動(dòng)時(shí)，采集異動(dòng)信息；考核/培訓(xùn)階段：完成績(jī)效考核或培訓(xùn)后，采集考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄；個(gè)人信息變更：?jiǎn)T工個(gè)人信息發(fā)生變更時(shí)，采集變更后的信息。2.采集方式書(shū)面采集：?jiǎn)T工填寫(xiě)《入職信息登記表》《員工信息變更申請(qǐng)表》等紙質(zhì)表格，附證件原件（如身份證、學(xué)歷證）供HR部門(mén)核對(duì)；電子采集：通過(guò)HR系統(tǒng)在線(xiàn)填寫(xiě)信息（如入職登記、信息變更申請(qǐng)），上傳證件掃描件；系統(tǒng)同步：從考勤系統(tǒng)、薪酬系統(tǒng)、社保系統(tǒng)同步信息（如考勤方式、薪酬標(biāo)準(zhǔn)、社保繳納情況）。3.采集要求采集敏感信息（如身份證號(hào)、薪酬）需經(jīng)員工書(shū)面同意；不得采集與工作無(wú)關(guān)的信息（如宗教信仰、血型，法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）；證件復(fù)印件需標(biāo)注“僅供企業(yè)員工信息采集使用”，防止濫用。（四）信息更新規(guī)范1.更新觸發(fā)條件個(gè)人信息變更：聯(lián)系方式、住址、婚姻狀況、學(xué)歷等發(fā)生變化；employment信息變更：崗位、部門(mén)、職級(jí)、薪酬、勞動(dòng)合同期限等發(fā)生變化；異動(dòng)情況：調(diào)崗、晉升、降薪、離職等；考核/培訓(xùn)情況：績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄等發(fā)生變化。2.更新時(shí)限要求個(gè)人信息變更：?jiǎn)T工提交申請(qǐng)后，用人部門(mén)需在1個(gè)工作日內(nèi)審核，HR部門(mén)需在1個(gè)工作日內(nèi)錄入系統(tǒng)；employment信息變更（如調(diào)崗、晉升）：用人部門(mén)需在異動(dòng)發(fā)生后2個(gè)工作日內(nèi)提交申請(qǐng)，HR部門(mén)需在1個(gè)工作日內(nèi)錄入系統(tǒng)；離職信息：?jiǎn)T工辦理離職手續(xù)當(dāng)天，HR部門(mén)需錄入離職日期、原因等信息。3.更新流程（1）申請(qǐng)?zhí)峤唬簡(jiǎn)T工或用人部門(mén)填寫(xiě)《員工信息變更申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明材料（如調(diào)崗?fù)ㄖ?、結(jié)婚證復(fù)印件）；（2）部門(mén)審核：用人部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)的真實(shí)性、合理性（如調(diào)崗是否符合員工能力要求）；（3）HR審核：HR部門(mén)審核申請(qǐng)的合規(guī)性（如薪酬調(diào)整是否有考核依據(jù)、勞動(dòng)合同續(xù)簽是否符合法律規(guī)定）；（4）系統(tǒng)錄入：HR部門(mén)將審核通過(guò)的信息錄入HR系統(tǒng)，確保與原始材料一致；（5）員工確認(rèn)：?jiǎn)T工登錄HR系統(tǒng)查詢(xún)變更后的信息，確認(rèn)無(wú)誤后簽字確認(rèn)（電子簽名或紙質(zhì)簽名）。（五）信息存儲(chǔ)規(guī)范1.存儲(chǔ)方式電子存儲(chǔ)：通過(guò)HR系統(tǒng)、加密數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)（推薦使用專(zhuān)業(yè)HR系統(tǒng)，如SAP、金蝶等），支持多終端訪(fǎng)問(wèn)；紙質(zhì)存儲(chǔ)：?jiǎn)T工檔案（包括《入職信息登記表》《員工信息變更申請(qǐng)表》《勞動(dòng)合同》等）需存入紙質(zhì)檔案柜，專(zhuān)人保管。2.存儲(chǔ)期限電子存儲(chǔ)：長(zhǎng)期保存（直至員工離職后，根據(jù)企業(yè)規(guī)定保留一定期限，如離職后2年）；紙質(zhì)存儲(chǔ)：?jiǎn)T工離職后保留2年（依據(jù)《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，勞動(dòng)合同文本需保留2年備查）。3.存儲(chǔ)安全措施電子存儲(chǔ)：數(shù)據(jù)庫(kù)需加密（如AES-256加密），設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限（如HR部門(mén)擁有全部權(quán)限，用人部門(mén)擁有本部門(mén)員工部分權(quán)限）；定期備份（每天備份1次，異地存儲(chǔ)），防止數(shù)據(jù)丟失；禁止將電子信息存儲(chǔ)在非企業(yè)設(shè)備（如個(gè)人電腦、手機(jī)）中。紙質(zhì)存儲(chǔ)：檔案柜需防火、防潮、防盜，存放在專(zhuān)人管理的檔案室；借閱紙質(zhì)檔案需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)HR部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，在檔案室查閱，不得帶出；離職員工檔案需單獨(dú)存放，標(biāo)注“離職員工”“離職日期”。（六）信息使用規(guī)范1.使用場(chǎng)景日常管理：考勤統(tǒng)計(jì)、薪酬發(fā)放、社保公積金繳納、勞動(dòng)合同管理等；統(tǒng)計(jì)分析：?jiǎn)T工結(jié)構(gòu)（年齡、性別、學(xué)歷）、流失率、薪酬水平、培訓(xùn)效果等分析；合規(guī)檢查：社保繳納合規(guī)性、勞動(dòng)合同期限合規(guī)性、考勤制度合規(guī)性等檢查；決策支持：招聘計(jì)劃制定、培訓(xùn)需求分析、薪酬調(diào)整方案設(shè)計(jì)等。2.使用權(quán)限HR部門(mén)：擁有全部權(quán)限（查詢(xún)、修改、刪除、導(dǎo)出）；用人部門(mén)：擁有本部門(mén)員工部分權(quán)限（查詢(xún)崗位、部門(mén)、考勤、薪酬等信息，不得修改）；員工本人：擁有查詢(xún)本人信息的權(quán)限（不得查詢(xún)他人信息）；企業(yè)高層：擁有統(tǒng)計(jì)分析權(quán)限（查詢(xún)員工結(jié)構(gòu)、流失率等匯總信息，不得查詢(xún)具體員工個(gè)人信息）。3.使用流程查詢(xún)/導(dǎo)出信息：需填寫(xiě)《員工信息使用申請(qǐng)表》，說(shuō)明使用場(chǎng)景、內(nèi)容、期限，經(jīng)HR部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；外部使用（如政府部門(mén)檢查）：需提供相關(guān)證明材料（如檢查通知書(shū)），經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人審批后，由HR部門(mén)提供信息；電子系統(tǒng)使用：通過(guò)HR系統(tǒng)登錄，系統(tǒng)自動(dòng)記錄使用日志（包括使用者、時(shí)間、內(nèi)容）；紙質(zhì)信息使用：到檔案室借閱，簽字登記使用情況。4.使用記錄電子系統(tǒng)需自動(dòng)記錄使用日志（保留1年以上）；紙質(zhì)信息使用需填寫(xiě)《檔案借閱登記本》（保留2年以上）；HR部門(mén)需定期核對(duì)使用記錄，確保信息使用合規(guī)。（七）信息保密規(guī)范1.保密內(nèi)容員工個(gè)人信息：身份證號(hào)、聯(lián)系方式、住址、薪酬、社保繳納情況、考核結(jié)果等；企業(yè)管理信息：?jiǎn)T工結(jié)構(gòu)、流失率、薪酬水平、招聘計(jì)劃、培訓(xùn)需求等；HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)：系統(tǒng)賬號(hào)、密碼、數(shù)據(jù)庫(kù)信息等。2.保密責(zé)任HR部門(mén)：不得泄露員工個(gè)人信息及企業(yè)管理信息，不得將信息用于非工作用途；用人部門(mén)：不得泄露本部門(mén)員工個(gè)人信息，不得將信息用于非工作用途；員工本人：不得泄露本人或他人的個(gè)人信息，不得將信息告知第三方；第三方服務(wù)機(jī)構(gòu)（如HR系統(tǒng)供應(yīng)商）：需簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.違規(guī)處罰輕微違規(guī)（如不小心泄露員工聯(lián)系方式）：口頭警告，責(zé)令整改；較嚴(yán)重違規(guī)（如故意泄露員工薪酬信息）：書(shū)面警告，扣減當(dāng)月獎(jiǎng)金；嚴(yán)重違規(guī)（如泄露企業(yè)管理信息給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，造成重大損失）：解除勞動(dòng)合同，要求賠償損失；違法違規(guī)（如泄露員工身份證號(hào)，侵犯隱私權(quán)）：承擔(dān)民事賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的追究刑事責(zé)任。三、員工花名冊(cè)操作指南（一）入職階段操作流程步驟1：信息采集員工填寫(xiě)《入職信息登記表》（紙質(zhì)或電子），提供身份證、學(xué)歷證、學(xué)位證、勞動(dòng)合同等原件；HR部門(mén)核對(duì)原件與填寫(xiě)信息的一致性，留存復(fù)印件（標(biāo)注“僅供企業(yè)員工信息采集使用”）。步驟2：信息審核HR部門(mén)審核《入職信息登記表》的完整性（是否填寫(xiě)所有核心字段）、準(zhǔn)確性（姓名與身份證號(hào)是否匹配、學(xué)歷與畢業(yè)證是否一致）；審核通過(guò)后，生成員工編號(hào)。步驟3：信息錄入將審核通過(guò)的信息錄入HR系統(tǒng)（如姓名、入職日期、崗位、部門(mén)、薪酬等）；上傳證件掃描件至HR系統(tǒng)。步驟4：信息確認(rèn)員工登錄HR系統(tǒng)，查詢(xún)本人信息；確認(rèn)信息無(wú)誤后，簽字確認(rèn)（電子簽名或紙質(zhì)簽名）；如有錯(cuò)誤，員工需及時(shí)提出，HR部門(mén)重新審核錄入。（二）在職階段操作流程步驟1：信息更新申請(qǐng)個(gè)人信息變更：?jiǎn)T工填寫(xiě)《員工信息變更申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明材料（如新手機(jī)號(hào)的話(huà)費(fèi)賬單、新住址的房產(chǎn)證復(fù)印件），提交給用人部門(mén)；employment信息變更：用人部門(mén)填寫(xiě)《員工信息變更申請(qǐng)表》，附相關(guān)證明材料（如調(diào)崗?fù)ㄖ?、晉升審批表、薪酬調(diào)整單），提交給HR部門(mén)。步驟2：信息審核用人部門(mén)審核：審核個(gè)人信息變更的真實(shí)性（如核對(duì)新手機(jī)號(hào)的話(huà)費(fèi)賬單）、employment信息變更的合理性（如調(diào)崗是否符合員工能力要求）；HR部門(mén)審核：審核個(gè)人信息變更的合規(guī)性（如是否符合企業(yè)信息管理規(guī)定）、employment信息變更的合規(guī)性（如薪酬調(diào)整是否有考核依據(jù)、勞動(dòng)合同續(xù)簽是否符合法律規(guī)定）。步驟3：信息錄入與同步HR部門(mén)將審核通過(guò)的信息錄入HR系統(tǒng)（如修改員工的聯(lián)系方式、崗位、薪酬等）；HR系統(tǒng)自動(dòng)同步信息至相關(guān)模塊（如考勤系統(tǒng)同步崗位信息、薪酬系統(tǒng)同步薪酬信息、社保系統(tǒng)同步社保繳納基數(shù)）。步驟4：信息確認(rèn)員工登錄HR系統(tǒng)，查詢(xún)變更后的信息；確認(rèn)無(wú)誤后，簽字確認(rèn)；如有錯(cuò)誤，員工需及時(shí)提出，HR部門(mén)重新審核錄入。（三）離職階段操作流程步驟1：離職信息標(biāo)記員工辦理離職手續(xù)當(dāng)天，HR部門(mén)在HR系統(tǒng)中標(biāo)記員工狀態(tài)為“離職”；錄入離職日期、原因（如主動(dòng)離職、合同到期不續(xù)簽）、離職手續(xù)辦理情況（如工作交接完成、物品歸還完畢）。步驟2：檔案歸檔將員工的紙質(zhì)檔案（《入職信息登記表》《員工信息變更申請(qǐng)表》《勞動(dòng)合同》《離職證明》《工作交接單》等）整理歸檔；存入離職員工檔案柜，標(biāo)注“離職員工”“離職日期”。步驟3：信息清理與注銷(xiāo)注銷(xiāo)員工的HR系統(tǒng)賬號(hào)、考勤系統(tǒng)賬號(hào)、薪酬系統(tǒng)賬號(hào)；停止員工的社保公積金繳納（根據(jù)當(dāng)?shù)匾?guī)定，如離職后下個(gè)月停止繳納）；將員工的信息從“active員工列表”轉(zhuǎn)移至“inactive員工列表”，保留歷史信息（如入職日期、崗位、薪酬等）。四、保障機(jī)制（一）制度保障制定《員工花名冊(cè)管理辦法》：明確管理規(guī)范、操作流程、職責(zé)分工等；制定《員工信息保密制度》：明確保密內(nèi)容、責(zé)任、處罰等；制定《HR系統(tǒng)管理辦法》：明確系統(tǒng)維護(hù)、使用權(quán)限、數(shù)據(jù)備份等要求。（二）組織保障成立HR系統(tǒng)管理小組：由HR總監(jiān)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括HR系統(tǒng)管理員、信息管理員、檔案管理員；設(shè)立信息管理員崗位：負(fù)責(zé)員工信息的采集、審核、錄入、更新、存儲(chǔ)、使用及保密工作；設(shè)立檔案管理員崗位：負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案的保管、借閱、歸檔等工作。（三）技術(shù)保障使用專(zhuān)業(yè)HR系統(tǒng)：具備信息采集、更新、存儲(chǔ)、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析、權(quán)限管理、日志記錄等功能；系統(tǒng)安全措施：數(shù)據(jù)庫(kù)加密、定期備份（每天備份，異地存儲(chǔ)）、漏洞掃描（每月一次）、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限控制（根據(jù)崗位設(shè)置權(quán)限）；系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)：每季度升級(jí)一次系統(tǒng)，修復(fù)漏洞，提升性能。（四）培訓(xùn)保障HR部門(mén)培訓(xùn)：每年組織一次系統(tǒng)操作培訓(xùn)（如信息錄入、更新、查詢(xún)）、一次保密培訓(xùn)（如信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、保密責(zé)任）；用人部門(mén)培訓(xùn)：每年組織一次信息采集與更新培訓(xùn)（如如何提交變更申請(qǐng)、如何審核信息）；員工培訓(xùn)：每年組織一次信息查詢(xún)與確認(rèn)培訓(xùn)（如如何登錄HR系統(tǒng)、如何確認(rèn)信息），通過(guò)線(xiàn)上課程或線(xiàn)下講座進(jìn)行。（五）監(jiān)督保障定期檢查：每季度對(duì)員工花名冊(cè)管理情況進(jìn)行一次檢查，檢查內(nèi)容包括信息完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、存儲(chǔ)安全性、使用合規(guī)性；不定期檢查：對(duì)重點(diǎn)部門(mén)（如銷(xiāo)售、研發(fā)