財務部報銷流程標準操作程序1.引言為規(guī)范公司費用報銷管理，確保報銷流程合法、規(guī)范、高效，防范財務風險，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準則》《會計基礎工作規(guī)范》及公司《費用管理辦法》等規(guī)定，結合公司實際情況，制定本標準操作程序（以下簡稱“本程序”）。本程序旨在明確報銷流程各環(huán)節(jié)職責、操作要求及異常處理機制，保障員工合法權益與公司財產安全，提高財務工作效率。2.適用范圍本程序適用于公司全體員工（含試用期員工、勞務派遣人員）的費用報銷事項，包括但不限于辦公費、差旅費、業(yè)務招待費、交通費、通訊費、培訓費等日常費用及專項費用報銷。3.職責分工3.1報銷人負責收集、整理真實、合法、完整的報銷單據(jù)；如實填寫報銷單，確保信息準確、項目完整；對報銷內容的真實性、合法性承擔直接責任；配合財務部及相關部門的審核查詢，及時補充缺失資料。3.2部門負責人負責審核本部門報銷事項的業(yè)務真實性、合理性及費用預算執(zhí)行情況；確認報銷內容與部門工作任務的相關性，杜絕不必要的開支；對部門報銷事項承擔領導責任。3.3財務部負責報銷單據(jù)的合規(guī)性審核（包括單據(jù)完整性、發(fā)票真實性、政策符合度等）；負責報銷金額的準確性復核（包括金額計算、匯率轉換、費用標準核對等）；負責報銷支付的執(zhí)行及賬務處理；負責報銷檔案的歸檔與保管。3.4分管領導/總經理負責審批權限內的報銷事項，確認費用的必要性及合理性；對大額或特殊費用報銷承擔最終審批責任。4.報銷流程步驟4.1報銷準備4.1.1單據(jù)收集報銷人應收集與費用發(fā)生相關的合法有效單據(jù)，具體要求如下：發(fā)票：應填寫公司全稱、納稅人識別號、項目名稱、金額、開票日期等信息，加蓋開票方發(fā)票專用章；增值稅專用發(fā)票需同時提供抵扣聯(lián)（用于進項稅額抵扣）；非發(fā)票單據(jù)：如收據(jù)、車票、機票行程單、船票等，需注明收款單位名稱、日期、金額、業(yè)務內容等信息，且符合國家相關規(guī)定（如行政事業(yè)單位收據(jù)需加蓋財政監(jiān)制章）；其他資料：如差旅費需提供行程審批單、住宿清單；業(yè)務招待費需提供接待審批單、來賓名單；專項費用需提供合同、協(xié)議或審批文件等。注意：單據(jù)不得涂改、偽造，如有遺失應及時聯(lián)系開票方補辦（無法補辦的，需提供書面說明并經部門負責人簽字確認）。4.1.2報銷單填寫報銷人應使用公司統(tǒng)一格式的《費用報銷單》，填寫要求如下：表頭信息：填寫報銷人姓名、部門、報銷日期、聯(lián)系電話；費用明細：按“費用類型（如辦公費、差旅費）、業(yè)務內容（如購買墨盒、北京出差住宿費）、金額（小寫+大寫）、單據(jù)張數(shù)”逐項填寫，確保明細與單據(jù)一致；合計金額：填寫所有費用明細的合計金額（小寫與大寫必須一致）；備注：填寫特殊說明（如預借款沖抵、費用分攤等）。示例：費用類型業(yè)務內容金額（小寫）金額（大寫）單據(jù)張數(shù)辦公費購買打印機墨盒210.00貳佰壹拾元整1差旅費北京出差住宿費800.00捌佰元整2**合計****1010.00****壹仟零壹拾元整****3**4.2部門審核報銷人將填寫完整的《費用報銷單》及附件提交部門負責人審核，審核內容包括：業(yè)務真實性：確認費用是否因部門工作需要發(fā)生；費用合理性：確認費用標準是否符合公司《費用管理辦法》（如差旅費住宿標準為一線城市300元/晚，是否超支）；單據(jù)完整性：確認附件是否齊全（如差旅費是否有行程審批單）。部門負責人審核通過后，在《費用報銷單》“部門負責人”欄簽字確認；審核不通過的，退回報銷人修改補充。4.3財務部審核4.3.1初審（會計崗）會計崗對報銷資料進行合規(guī)性審核，審核內容包括：單據(jù)合法性：確認發(fā)票是否符合稅務規(guī)定（如發(fā)票抬頭是否為公司全稱、是否加蓋發(fā)票專用章）；單據(jù)完整性：確認所有費用明細均有對應單據(jù)，且單據(jù)張數(shù)與報銷單填寫一致；金額準確性：確認報銷單填寫的金額與單據(jù)金額一致，合計金額計算正確；政策符合性：確認費用符合公司《費用管理辦法》（如業(yè)務招待費是否超過年度預算比例）。初審通過的，會計崗在《費用報銷單》“會計審核”欄簽字；初審不通過的，應在2個工作日內通過OA系統(tǒng)或郵件通知報銷人，說明駁回原因（如“發(fā)票抬頭錯誤，請重新開具”“差旅費缺少行程審批單，請補充”）。4.3.2復審（財務經理崗）財務經理對初審通過的報銷資料進行復核，重點審核：大額費用的合理性（如單筆超過2萬元的辦公費是否有招標記錄）；特殊費用的合規(guī)性（如對外捐贈是否有總經理辦公會決議）；審核流程的完整性（如部門負責人是否已簽字）。復審通過的，財務經理在《費用報銷單》“財務經理審核”欄簽字；復審不通過的，退回會計崗重新核實。4.4領導審批根據(jù)公司《費用管理辦法》規(guī)定的審批權限，將復審通過的報銷資料提交相應領導審批：小額費用（單筆金額≤5000元）：由部門負責人審批；中額費用（5000元<單筆金額≤2萬元）：由分管領導審批；大額費用（單筆金額>2萬元）：由總經理審批；特殊費用（如對外捐贈、罰款支出）：需經總經理辦公會審議通過后，由總經理審批。領導審批通過后，在《費用報銷單》“審批人”欄簽字；審批不通過的，退回財務部說明原因。4.5支付處理4.5.1支付申請財務部將審批通過的《費用報銷單》提交出納崗，出納崗核對以下信息：審批流程是否完整（部門負責人、會計、財務經理、審批人是否均簽字）；報銷人銀行賬戶信息是否準確（如銀行卡號、開戶行名稱）。4.5.2支付執(zhí)行出納崗通過公司網(wǎng)銀或銀行轉賬方式支付報銷款，支付時間為每周四（遇節(jié)假日順延）。支付完成后，出納崗在《費用報銷單》“出納”欄簽字，并在OA系統(tǒng)中反饋支付結果。注意：報銷人應確保銀行賬戶信息準確，如因信息錯誤導致支付失敗，需重新提交《費用報銷單》（注明“補付”），財務部將在下一個支付日處理。4.6檔案歸檔4.6.1歸檔責任財務部會計崗負責報銷檔案的歸檔工作，歸檔內容包括：《費用報銷單》原件；報銷附件（發(fā)票、收據(jù)、審批單等）；支付憑證（銀行轉賬回單、網(wǎng)銀支付記錄）。4.6.2歸檔要求歸檔時間：支付完成后3個工作日內；歸檔方式：按“年份-月份-部門”分類裝訂，標注檔案編號（如“____-銷售部-001”）；保存期限：按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保存10年（期滿后經總經理辦公會批準銷毀）。5.注意事項5.1單據(jù)時效性發(fā)票應在開具后30日內提交報銷（特殊情況如差旅費可延長至出差結束后15日內）；跨年度費用（如12月發(fā)生的費用）應在次年1月31日前提交報銷，逾期不予受理。5.2禁止事項虛假報銷：不得偽造單據(jù)、虛構業(yè)務內容；重復報銷：不得將同一筆費用的單據(jù)多次提交報銷；超標準報銷：不得超過公司《費用管理辦法》規(guī)定的費用標準（如差旅費住宿標準）；違規(guī)費用：不得報銷與公司業(yè)務無關的費用（如個人娛樂支出）。5.3特殊情況處理緊急報銷：如因業(yè)務需要需立即支付的費用（如客戶緊急禮品采購），可申請“綠色通道”：報銷人填寫《緊急報銷申請表》，經部門負責人、分管領導簽字后，財務部優(yōu)先處理（當日支付）；費用分攤：如一筆費用涉及多個部門（如聯(lián)合培訓的場地費），報銷人應填寫《費用分攤表》（注明各部門分攤金額），經相關部門負責人簽字后提交報銷。6.異常處理6.1審核不通過報銷人收到審核不通過通知后，應在3個工作日內修改補充資料（如重新開具發(fā)票、補充審批單）；逾期未修改的，視為放棄報銷，財務部將《費用報銷單》退回報銷人。6.2支付失敗因報銷人銀行賬戶信息錯誤導致支付失敗的，報銷人應重新提交《費用報銷單》（注明“更正賬戶信息”），財務部在下一個支付日處理；因銀行系統(tǒng)故障導致支付失敗的，財務部將及時聯(lián)系銀行解決，并在故障排除后1個工作日內支付。6.3糾紛處理報銷人與財務部就審核結果存在爭議的，可向公司審計部申請復核（需提交書面申請及相關資料）；審計部應在5個工作日內出具復核意見，作為最終處理依據(jù)。7.附則7.1程序修訂本程序由財務部負責修訂，經總經理辦公會批準后生效。修訂內