員工外出請(qǐng)假流程及審批表一、引言員工外出請(qǐng)假是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，既是保障員工合法權(quán)益（如休息權(quán)、緊急事務(wù)處理權(quán)）的重要途徑，也是維護(hù)企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)秩序、防范管理風(fēng)險(xiǎn)（如崗位空缺導(dǎo)致的工作延誤、責(zé)任不清引發(fā)的糾紛）的關(guān)鍵手段。一套專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)、可落地的外出請(qǐng)假流程及審批表，需兼顧“合規(guī)性”（符合勞動(dòng)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部制度）、“效率性”（減少流程冗余）、“追溯性”（便于后續(xù)查詢與責(zé)任認(rèn)定）三大核心目標(biāo)，為企業(yè)構(gòu)建閉環(huán)式員工外出管理體系提供支撐。二、員工外出請(qǐng)假流程設(shè)計(jì)（一）流程概述員工外出請(qǐng)假流程需形成“申請(qǐng)-審批-執(zhí)行-銷假”的閉環(huán)管理，覆蓋從員工提出需求到完成外出并確認(rèn)回歸的全周期。流程設(shè)計(jì)需明確“主體職責(zé)”（員工、審批人、HR）、“權(quán)限邊界”（不同層級(jí)審批人的審批范圍）、“時(shí)間要求”（提前申請(qǐng)的期限、審批響應(yīng)時(shí)間）三大要素。（二）具體步驟1.請(qǐng)假申請(qǐng)：規(guī)范發(fā)起，信息完整發(fā)起主體：需外出的員工本人（特殊情況可委托同事代辦，但需提供書面授權(quán)）。申請(qǐng)時(shí)間：普通外出（如會(huì)議、培訓(xùn)、客戶拜訪）：需提前1個(gè)工作日提交申請(qǐng)（若外出時(shí)間超過(guò)3個(gè)工作日，需提前2個(gè)工作日）；緊急外出（如突發(fā)疾病、家庭緊急事務(wù)）：可事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)提申請(qǐng)，但需附相關(guān)證明（如醫(yī)院診斷書、緊急事務(wù)說(shuō)明）。申請(qǐng)內(nèi)容：基礎(chǔ)信息：?jiǎn)T工姓名、部門、工號(hào)、聯(lián)系方式；外出詳情：事由（需具體，如“參加行業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)議”而非“外出”）、起止時(shí)間（精確到上午/下午，如“2024年X月X日上午9:____年X月X日下午17:00”）、外出地點(diǎn)（具體到城市及場(chǎng)所，如“北京市朝陽(yáng)區(qū)XX大廈XX會(huì)議室”）；工作銜接：外出期間本職工作的交接人及交接內(nèi)容（如“客戶跟進(jìn)工作交由張三負(fù)責(zé)，聯(lián)系方式：XXX-XXXXXXX”）；附件材料：根據(jù)事由提供支持性文件（如會(huì)議通知、醫(yī)療證明、客戶邀請(qǐng)函等）。注意：申請(qǐng)需通過(guò)企業(yè)指定渠道提交（如OA系統(tǒng)、紙質(zhì)審批表），禁止口頭請(qǐng)假（緊急情況除外，但需后續(xù)補(bǔ)錄）。2.審批流轉(zhuǎn)：層級(jí)清晰，權(quán)限明確審批流程需根據(jù)員工職級(jí)、外出時(shí)長(zhǎng)、事由類型設(shè)定不同的審批層級(jí)，避免“一刀切”導(dǎo)致的效率低下或權(quán)限越界。以下為常見審批層級(jí)示例：?jiǎn)T工類型外出時(shí)長(zhǎng)審批層級(jí)普通員工≤1個(gè)工作日部門主管→部門經(jīng)理普通員工＞1個(gè)工作日部門主管→部門經(jīng)理→HR經(jīng)理部門經(jīng)理及以上任意時(shí)長(zhǎng)分管領(lǐng)導(dǎo)→HR總監(jiān)審批要求：審批人需在8小時(shí)內(nèi)完成審批（緊急情況需2小時(shí)內(nèi)）；審批意見需明確（如“同意”“不同意（理由：未提交會(huì)議通知）”），禁止模糊表述；若審批駁回，需注明駁回原因，員工可修改后重新提交。3.外出執(zhí)行：遵守規(guī)范，保持聯(lián)系員工外出期間需遵守以下規(guī)定：嚴(yán)格按照申請(qǐng)的時(shí)間、地點(diǎn)執(zhí)行，不得擅自變更（如需變更，需重新提交申請(qǐng)并獲得審批）；保持手機(jī)暢通，及時(shí)回復(fù)工作信息（如客戶咨詢、團(tuán)隊(duì)溝通）；遵守企業(yè)對(duì)外形象規(guī)范（如著裝、言行），維護(hù)企業(yè)品牌形象。4.銷假管理：閉環(huán)確認(rèn)，避免遺漏銷假時(shí)間：?jiǎn)T工返回公司后1個(gè)工作日內(nèi)需辦理銷假。銷假方式：線上：通過(guò)OA系統(tǒng)提交銷假申請(qǐng)（需關(guān)聯(lián)原請(qǐng)假流程）；線下：向HR部門提交紙質(zhì)銷假單（需注明回歸時(shí)間）。未銷假處理：若員工未按時(shí)銷假，HR需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系員工確認(rèn)情況；若無(wú)法聯(lián)系或無(wú)合理理由，視為曠工（按企業(yè)考勤制度處理）。三、員工外出請(qǐng)假審批表設(shè)計(jì)審批表是請(qǐng)假流程的書面載體，需滿足“信息完整”“格式規(guī)范”“便于歸檔”三大要求。以下為審批表的設(shè)計(jì)要點(diǎn)：（一）設(shè)計(jì)原則1.簡(jiǎn)潔性：避免冗余信息（如無(wú)需填寫員工籍貫、婚姻狀況），重點(diǎn)突出“請(qǐng)假核心要素”；2.完整性：覆蓋“申請(qǐng)-審批-銷假”全流程信息，確?？勺匪?；3.可追溯性：設(shè)置唯一編號(hào)（如“請(qǐng)假-2024-XX部門-001”），便于后續(xù)查詢與統(tǒng)計(jì)；4.合規(guī)性：符合《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)要求（如無(wú)需填寫與請(qǐng)假無(wú)關(guān)的個(gè)人隱私信息）。（二）核心內(nèi)容模塊以下為紙質(zhì)版審批表模板（可根據(jù)企業(yè)需求調(diào)整為電子版）：**員工外出請(qǐng)假審批表**編號(hào)：請(qǐng)假-2024-XX部門-001**員工信息**姓名：部門：工號(hào)：聯(lián)系方式：XXX-XXXXXXX**請(qǐng)假信息**請(qǐng)假事由：（需具體）外出時(shí)間：2024年X月X日時(shí)-2024年X月X日時(shí)外出地點(diǎn)：工作交接人：交接內(nèi)容：附件清單：（如會(huì)議通知、醫(yī)療證明）**審批流程**部門主管意見：簽字：日期：部門經(jīng)理意見：簽字：日期：HR經(jīng)理意見（如需）：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見（如需）：簽字：日期：**銷假信息**回歸時(shí)間：2024年X月X日時(shí)銷假人簽字：HR確認(rèn)：簽字：日期：**備注**1.緊急情況需事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)提申請(qǐng)；2.未按時(shí)銷假視為曠工。（三）格式規(guī)范紙張大?。翰捎肁4紙（便于歸檔）；字體：標(biāo)題用黑體二號(hào)，正文用宋體四號(hào)；邊距：上下左右各2.5厘米（符合公文格式要求）；編號(hào)規(guī)則：采用“類型-年份-部門-序號(hào)”（如“請(qǐng)假-2024-市場(chǎng)部-003”），便于分類統(tǒng)計(jì)。（四）電子版本優(yōu)化隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，電子審批表（如OA系統(tǒng)、釘釘/企業(yè)微信表單）已成為主流，其優(yōu)勢(shì)包括：自動(dòng)提醒：系統(tǒng)可自動(dòng)向?qū)徟税l(fā)送提醒（如“您有1條請(qǐng)假申請(qǐng)待審批”），避免遺漏；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：系統(tǒng)可自動(dòng)生成請(qǐng)假統(tǒng)計(jì)報(bào)表（如“2024年Q1市場(chǎng)部員工外出請(qǐng)假次數(shù)TOP3”），為企業(yè)管理提供數(shù)據(jù)支持；電子簽名：采用電子簽名（符合《電子簽名法》要求），提高審批效率；檔案存儲(chǔ)：電子檔案可永久保存（無(wú)需占用物理空間），便于后續(xù)查詢。四、注意事項(xiàng)（一）明確責(zé)任邊界員工：需如實(shí)填寫請(qǐng)假信息，不得提供虛假材料（如偽造會(huì)議通知），否則視為嚴(yán)重違反企業(yè)制度（可依據(jù)《勞動(dòng)合同法》解除勞動(dòng)合同）；審批人：需認(rèn)真審核申請(qǐng)材料（如核對(duì)會(huì)議通知的真實(shí)性），不得越權(quán)審批（如部門主管審批超過(guò)1個(gè)工作日的請(qǐng)假）；HR：需做好審批表的歸檔管理（保存期限不少于1年），定期統(tǒng)計(jì)請(qǐng)假情況（如每月匯總員工外出次數(shù)），并向管理層匯報(bào)。（二）特殊情況處理突發(fā)疾?。?jiǎn)T工可通過(guò)電話向部門主管請(qǐng)假，后續(xù)補(bǔ)提申請(qǐng)并附醫(yī)院診斷書；異地出差：若員工在出差期間需延長(zhǎng)外出時(shí)間，需通過(guò)OA系統(tǒng)提交變更申請(qǐng)（注明延長(zhǎng)原因及新的返回時(shí)間）；請(qǐng)假?zèng)_突：若多個(gè)員工同時(shí)請(qǐng)假導(dǎo)致崗位空缺，部門經(jīng)理需協(xié)調(diào)工作安排（如調(diào)整值班表），確保工作正常開展。（三）流程培訓(xùn)與宣導(dǎo)企業(yè)需定期組織員工培訓(xùn)（如新人入職培訓(xùn)、年度制度宣導(dǎo)），講解請(qǐng)假流程及審批表填寫規(guī)范；同時(shí)，通過(guò)內(nèi)部郵件、公告欄等渠道發(fā)布流程說(shuō)明，確保員工知曉“如何請(qǐng)假”“找誰(shuí)審批”“如何銷假”。五、結(jié)語(yǔ)員工外出請(qǐng)假流程及審批表的設(shè)計(jì)，是企業(yè)精細(xì)化管理的體現(xiàn)。一套科學(xué)的流程，既能保障員工的合法權(quán)益，又能維護(hù)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)秩序；一張規(guī)范的審批表，既能記錄請(qǐng)假的全流程信息，又能為后續(xù)管理提供依據(jù)。企業(yè)需根據(jù)自身規(guī)模、行業(yè)特點(diǎn)及管理需求，不斷優(yōu)化流程與審批表，確保其專業(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)、實(shí)用，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供支撐。附錄：電子審批表示例（以釘釘表單為例）表單名稱：?jiǎn)T工外出請(qǐng)假申請(qǐng)字段設(shè)置：?jiǎn)T工姓名（自動(dòng)獲?。?、部門（自動(dòng)獲?。⒐?/p>