ICS01.140.20

CCSA14

33

浙江省地方標(biāo)準(zhǔn)

DB33/T2471—2022

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作規(guī)范

Specificationontheworkofarchivesserviceorganization

2022-04-02發(fā)布2022-05-02實(shí)施

浙江省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布

DB33/T2471—2022

目次

前言................................................................................II

1范圍..............................................................................1

2規(guī)范性引用文件....................................................................1

3術(shù)語(yǔ)和定義........................................................................1

4檔案服務(wù)總體要求..................................................................2

5檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)基本要求..............................................................2

6檔案服務(wù)的內(nèi)容與計(jì)量..............................................................2

6.1檔案服務(wù)內(nèi)容..................................................................3

6.2檔案服務(wù)計(jì)量..................................................................4

7項(xiàng)目管理..........................................................................5

7.1一般規(guī)定......................................................................5

7.2項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制................................................................5

7.3項(xiàng)目范圍管理..................................................................6

7.4項(xiàng)目進(jìn)度管理..................................................................6

7.5項(xiàng)目成本管理..................................................................6

7.6項(xiàng)目質(zhì)量管理..................................................................6

7.7項(xiàng)目資源管理..................................................................6

7.8項(xiàng)目溝通管理..................................................................7

7.9項(xiàng)目安全管理..................................................................7

8檔案服務(wù)流程......................................................................7

8.1流程圖........................................................................7

8.2流程..........................................................................8

9糾紛解決方式.....................................................................10

10檔案服務(wù)的監(jiān)督管理..............................................................11

附錄A（資料性）檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系.....................................12

參考文獻(xiàn)............................................................................14

I

DB33/T2471—2022

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請(qǐng)注意本標(biāo)準(zhǔn)的某些內(nèi)容可能涉及專利。本標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別這些專利的責(zé)任。

本標(biāo)準(zhǔn)由浙江省檔案局提出、歸口并組織實(shí)施。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：杭州遠(yuǎn)大檔案技術(shù)有限公司、浙江省檔案教育培訓(xùn)中心有限責(zé)任公司。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：徐林娟、胡廣成、王偉俊、孫芳芳、楊志祥、胡玉琴、毛竹青、鄭陸凱、來(lái)?xiàng)潯?/p>

王燕妮、宋群、齊茗菲、陶慧、金霞、徐言娥。

II

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檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)工作規(guī)范

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案服務(wù)總體要求、檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)基本要求、檔案服務(wù)的內(nèi)容與計(jì)量、項(xiàng)目管理、檔

案服務(wù)流程、糾紛解決方式、檔案服務(wù)的監(jiān)督管理等內(nèi)容。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本標(biāo)準(zhǔn)必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

標(biāo)準(zhǔn)。

DA/T68.1檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分：總則

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

委托人client

具有項(xiàng)目委托主體資格和支付服務(wù)價(jià)款能力的當(dāng)事人。

3.2

檔案服務(wù)archivesservice

為委托人提供與檔案事務(wù)相關(guān)服務(wù)的行為。

3.3

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)archivesserviceorganization

依法設(shè)立的具備開展檔案服務(wù)（3.2）能力和條件的企業(yè)。

3.4

檔案服務(wù)項(xiàng)目archivesserviceproject

在合同約定的時(shí)限內(nèi)，通過(guò)提供檔案服務(wù)（3.2）完成委托目標(biāo)的臨時(shí)性活動(dòng)。

3.5

項(xiàng)目管理projectmanagement

為達(dá)到項(xiàng)目既定目標(biāo)而進(jìn)行的策劃、組織、實(shí)施、監(jiān)測(cè)和控制的協(xié)調(diào)活動(dòng)。

[來(lái)源：GB/T23691—2009，2.1.4]

3.6

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)projectteam

為執(zhí)行項(xiàng)目或項(xiàng)目的一部分而組織起來(lái)的人員的集合。

[來(lái)源：GB/T23691—2009，2.4.9]

3.7

1

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項(xiàng)目經(jīng)理projectmanager

帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（3.6），有權(quán)力和責(zé)任通過(guò)項(xiàng)目管理（3.5）執(zhí)行項(xiàng)目并達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的人。

[來(lái)源：GB/T23691—2009，2.4.8]

3.8

項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制projectmanagerresponsibilitysystem

以項(xiàng)目經(jīng)理（3.7）為責(zé)任主體的項(xiàng)目目標(biāo)管理責(zé)任制度。

3.9

作業(yè)operation

通過(guò)實(shí)施規(guī)范的流程、執(zhí)行專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)、采用專門的技能和設(shè)備實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過(guò)程。

3.10

項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書operationinstructionofproject

項(xiàng)目作業(yè)技術(shù)文本，包括檔案服務(wù)項(xiàng)目（3.4）的作業(yè)流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、委托

人其他需求的技術(shù)解決方案等內(nèi)容。

3.11

項(xiàng)目檢驗(yàn)projecttest

通過(guò)檔案實(shí)體檢查、檔案數(shù)據(jù)檢索驗(yàn)證、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用測(cè)試、項(xiàng)目實(shí)施記錄查閱等方式對(duì)檔案

服務(wù)項(xiàng)目（3.4）進(jìn)行的質(zhì)量評(píng)價(jià)。

3.12

項(xiàng)目驗(yàn)收completionacceptanceofproject

委托人（3.1）或授權(quán)的第三方機(jī)構(gòu)按項(xiàng)目合同約定對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行最終項(xiàng)目檢驗(yàn)（3.11）的行為。

4檔案服務(wù)總體要求

4.1維護(hù)檔案安全。檔案服務(wù)應(yīng)遵循安全第一、預(yù)防為主的原則，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，以確保委

托人的檔案安全為最基本要求。

4.2實(shí)行項(xiàng)目管理。檔案服務(wù)應(yīng)以項(xiàng)目為對(duì)象實(shí)施管理，項(xiàng)目管理主要包括范圍管理、進(jìn)度管理、成

本管理、質(zhì)量管理、資源管理、溝通管理、安全管理等內(nèi)容。

4.3確保服務(wù)質(zhì)量。檔案服務(wù)應(yīng)進(jìn)行全過(guò)程的質(zhì)量管理，嚴(yán)格控制影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素，持

續(xù)提高服務(wù)質(zhì)量，提升委托人滿意度。

4.4簽訂項(xiàng)目合同。檔案服務(wù)應(yīng)簽訂項(xiàng)目合同，形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系，項(xiàng)目合同的簽

訂應(yīng)符合DA/T68.1的要求。

5檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)基本要求

5.1應(yīng)依法辦理注冊(cè)登記，依法承擔(dān)納稅和繳納員工社會(huì)保險(xiǎn)等法定義務(wù)。

5.2應(yīng)具有開展服務(wù)所必需的人員、場(chǎng)所及相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施。

5.3應(yīng)確保檔案安全和保障員工職業(yè)健康。

5.4應(yīng)明確檔案服務(wù)內(nèi)容并明碼標(biāo)價(jià)，服務(wù)范圍符合法律、法規(guī)規(guī)定，維護(hù)良好信用。

5.5檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理崗位培訓(xùn)。

5.6檔案服務(wù)行業(yè)組織可參照附錄A適時(shí)開展檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)。

6檔案服務(wù)的內(nèi)容與計(jì)量

2

DB33/T2471—2022

6.1檔案服務(wù)內(nèi)容

6.1.1檔案咨詢服務(wù)

為委托人提供檔案工作體系建設(shè)、檔案管理、檔案信息開發(fā)利用、檔案信息化、檔案服務(wù)外包、檔

案工作用房建設(shè)、檔案工作評(píng)估、檔案培訓(xùn)、檔案安全保管、檔案查找等方面的咨詢服務(wù)。

6.1.2傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)

對(duì)委托人的紙質(zhì)、照片、錄音錄像、實(shí)物等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行分類、組織保管單位、排序、編號(hào)、

編目、上架，使之有序化的服務(wù)。

6.1.3檔案寄存服務(wù)

在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下，為委托人提供符合要求的檔案保管庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備，進(jìn)行

日常保管、安全防護(hù)，并按需要提供利用的服務(wù)。

6.1.4檔案實(shí)體保護(hù)服務(wù)

為委托人提供檔案實(shí)體修復(fù)、去酸、加固、蟲霉防治、消毒、仿真等服務(wù)。

6.1.5傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化服務(wù)

對(duì)委托人的傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體

上的數(shù)字圖像、數(shù)字音視頻等數(shù)字文件并與目錄數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的服務(wù)。

6.1.6檔案縮微品制作服務(wù)

對(duì)委托人的檔案進(jìn)行縮微拍攝或應(yīng)用COM技術(shù)將數(shù)字圖像輸出為縮微影像，制作成縮微膠片的服務(wù)。

6.1.7電子文件整理服務(wù)

對(duì)委托人的電子文件進(jìn)行檢測(cè)、分類、組織保管單位、排序、編號(hào)、編目、存儲(chǔ)，使之有序化的服

務(wù)。

6.1.8檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)

根據(jù)委托人需求，通過(guò)全文識(shí)別、元數(shù)據(jù)著錄、語(yǔ)義標(biāo)注和組織等方式，將委托人的數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換

為可供計(jì)算機(jī)分析和處理的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的服務(wù)。

6.1.9檔案信息保護(hù)服務(wù)

為委托人提供檔案的介質(zhì)安全存儲(chǔ)、系統(tǒng)環(huán)境檢測(cè)、網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)、信息設(shè)備管理、容災(zāi)備份等服

務(wù)。

6.1.10電子檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)

為委托人提供電子檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)、開發(fā)、集成、運(yùn)行測(cè)試等服務(wù)。

6.1.11檔案文化開發(fā)服務(wù)

為委托人提供檔案編研、檔案展覽、檔案影視作品制作、檔案文創(chuàng)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、檔案APP開發(fā)、

檔案文化IP開發(fā)等服務(wù)。

3

DB33/T2471—2022

6.1.12檔案科研服務(wù)

為委托人提供檔案科研課題申報(bào)、研發(fā)、推廣、應(yīng)用、成果轉(zhuǎn)讓等服務(wù)。

6.1.13檔案銷毀服務(wù)

協(xié)助委托人對(duì)需銷毀的檔案進(jìn)行處置的服務(wù)。

6.1.14檔案服務(wù)項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)

為委托人提供檔案服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、計(jì)量支付等的監(jiān)督管理與控制的服務(wù)。

6.2檔案服務(wù)計(jì)量

6.2.1一般規(guī)定

檔案服務(wù)計(jì)量一般包括但不限于以下方式：

a)按檔案保管單位數(shù)量計(jì)量；

b)按檔案排架長(zhǎng)度計(jì)量；

c)按圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量；

d)根據(jù)委托內(nèi)容的范圍、深度、級(jí)別等因素，采用因素分析法、導(dǎo)向定價(jià)法計(jì)量。

6.2.2分項(xiàng)規(guī)定

6.2.2.1檔案咨詢服務(wù)計(jì)量

檔案工作體系建設(shè)、檔案管理、檔案信息開發(fā)利用、檔案信息化、檔案服務(wù)外包、檔案工作評(píng)估、

檔案安全保管等咨詢服務(wù)按咨詢內(nèi)容、時(shí)間、深度等計(jì)量。

檔案工作用房建設(shè)咨詢服務(wù)按功能需求、建筑面積計(jì)量，或按所屬項(xiàng)目造價(jià)或標(biāo)的額比例計(jì)量。

檔案培訓(xùn)服務(wù)按培訓(xùn)項(xiàng)目、時(shí)間、師資水平、參訓(xùn)人數(shù)等計(jì)量，訂單式培養(yǎng)按人或團(tuán)體數(shù)量計(jì)量。

檔案查找服務(wù)按檔案保管單位數(shù)量、檔案價(jià)值、查找難易程度計(jì)量。

6.2.2.2傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)計(jì)量

按檔案保管單位數(shù)量，或排架長(zhǎng)度，或全宗（單位）數(shù)量計(jì)量。

以人為對(duì)象的檔案整理服務(wù)按人的數(shù)量計(jì)量。

以工程為對(duì)象的檔案整理服務(wù)按所屬項(xiàng)目造價(jià)或標(biāo)的額比例，或建筑面積，或建筑里程，或建設(shè)周

期計(jì)量。

6.2.2.3檔案寄存服務(wù)計(jì)量

寄存檔案保管服務(wù)按排架長(zhǎng)度，或存放空間計(jì)量。

寄存檔案利用服務(wù)按保管單位數(shù)量、利用次數(shù)、利用方式計(jì)量。

6.2.2.4檔案實(shí)體保護(hù)服務(wù)計(jì)量

按檔案保管單位數(shù)量、搶救保護(hù)對(duì)象的價(jià)值、檔案受損程度等計(jì)量。

6.2.2.5傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化服務(wù)計(jì)量

檔案信息著錄服務(wù)按條目數(shù)計(jì)量。

紙質(zhì)檔案掃描服務(wù)按折算成A4幅面的圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。

4

DB33/T2471—2022

照片檔案掃描服務(wù)按圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。

錄音錄像檔案采集服務(wù)按檔案件數(shù)或內(nèi)容時(shí)長(zhǎng)計(jì)量。

實(shí)物檔案掃描、拍照、攝像服務(wù)按檔案件數(shù)計(jì)量。

縮微膠片掃描服務(wù)按膠片盤數(shù)或圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。

6.2.2.6檔案縮微品制作服務(wù)計(jì)量

按縮微膠片盤數(shù)或圖像頁(yè)數(shù)計(jì)量。

6.2.2.7電子文件整理服務(wù)計(jì)量

按電子文件件數(shù)計(jì)量。

6.2.2.8檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)計(jì)量

按檔案數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)化深度等計(jì)量。

6.2.2.9檔案信息保護(hù)服務(wù)計(jì)量

按檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量、端口數(shù)、信息安全防護(hù)等級(jí)等計(jì)量。

6.2.2.10電子檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)計(jì)量

按電子檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求、接口需求、性能需求、質(zhì)量屬性等計(jì)量。

6.2.2.11檔案文化開發(fā)服務(wù)計(jì)量

按檔案文化開發(fā)產(chǎn)品或服務(wù)的范圍、開發(fā)需求等計(jì)量。

6.2.2.12檔案科研服務(wù)計(jì)量

按科研項(xiàng)目的范圍、級(jí)別、難度等計(jì)量。

6.2.2.13檔案銷毀服務(wù)計(jì)量

按檔案排架長(zhǎng)度計(jì)量。

6.2.2.14檔案服務(wù)項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)計(jì)量

按檔案服務(wù)項(xiàng)目造價(jià)或標(biāo)的額比例計(jì)量。

7項(xiàng)目管理

7.1一般規(guī)定

7.1.1項(xiàng)目應(yīng)以檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)為承接主體，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)人員不應(yīng)以個(gè)人名義接受委托。檔案服

務(wù)機(jī)構(gòu)不應(yīng)對(duì)項(xiàng)目私自進(jìn)行轉(zhuǎn)包、二次分包，不應(yīng)進(jìn)行資質(zhì)掛靠。

7.1.2項(xiàng)目宜實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。

7.1.3項(xiàng)目應(yīng)建立科學(xué)有效的項(xiàng)目管理體系。

7.1.4檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確部門或管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)管、評(píng)估。

7.2項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制

5

DB33/T2471—2022

7.2.1檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)書，任命項(xiàng)目經(jīng)理。

7.2.2項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目的直接負(fù)責(zé)人，對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、進(jìn)度和成本等各方面全面負(fù)責(zé)。

7.2.3項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行綜合管理，包括項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目實(shí)施方案制定與組織實(shí)施、變更控制、項(xiàng)

目收尾。

7.2.4項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)宜由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組建。項(xiàng)目經(jīng)理編制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建方案，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)方案進(jìn)行

能力評(píng)估，評(píng)估通過(guò)后，批準(zhǔn)其正式組建。

7.3項(xiàng)目范圍管理

7.3.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目合同要求、委托人的需求定義項(xiàng)目范圍，創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。項(xiàng)目范

圍應(yīng)獲得委托人的認(rèn)可。

7.3.2根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際、利害相關(guān)方的要求，各方協(xié)商一致后，可變更項(xiàng)目范圍。范圍變更宜以變更聯(lián)

系單形式明確，必要時(shí)對(duì)原項(xiàng)目合同進(jìn)行修訂或簽訂補(bǔ)充協(xié)議。

7.4項(xiàng)目進(jìn)度管理

7.4.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)項(xiàng)目涉及的所有活動(dòng)環(huán)節(jié)進(jìn)行定義、排序，估算每項(xiàng)活動(dòng)環(huán)節(jié)的持續(xù)時(shí)間，制定項(xiàng)

目進(jìn)度計(jì)劃。

7.4.2項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度控制，定期對(duì)實(shí)際進(jìn)度及其偏差進(jìn)行測(cè)量、分析，必要時(shí)

采取糾正措施或變更進(jìn)度計(jì)劃，確保項(xiàng)目在合同約定的時(shí)間內(nèi)完成。

7.5項(xiàng)目成本管理

7.5.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)擬投入項(xiàng)目資源情況進(jìn)行成本估算。

7.5.2項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)成本估算、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行成本預(yù)算，提交檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)審核。

7.5.3項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目成本預(yù)算進(jìn)行成本控制，對(duì)實(shí)際費(fèi)用及其偏差進(jìn)行測(cè)量、分析，必要時(shí)采取

糾正措施或進(jìn)行成本變更，把項(xiàng)目成本控制在可接受的范圍內(nèi)。

7.6項(xiàng)目質(zhì)量管理

7.6.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際明確項(xiàng)目的質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量控制方法、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。

7.6.2檔案服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量控制，可采用項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)自查、檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)檢查、檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)組織綜合

自驗(yàn)等方式以及計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)、人工檢驗(yàn)等手段進(jìn)行。

7.6.3項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)編制項(xiàng)目質(zhì)量管理計(jì)劃，按計(jì)劃進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，建立質(zhì)量檢驗(yàn)記錄。

7.6.4項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)結(jié)合質(zhì)量目標(biāo)和實(shí)際質(zhì)量控制結(jié)果，對(duì)質(zhì)量控制方法進(jìn)行分析、改進(jìn)，必要時(shí)采取糾

正措施，不斷提升質(zhì)量控制成效。

7.7項(xiàng)目資源管理

7.7.1在項(xiàng)目經(jīng)理之外，可根據(jù)項(xiàng)目需求獨(dú)立或合并設(shè)立但不限于以下崗位：業(yè)務(wù)管理人員、技術(shù)管

理人員、質(zhì)量管理人員、安全管理人員、作業(yè)人員，合并設(shè)立時(shí)應(yīng)保證相應(yīng)的崗位職責(zé)得到落實(shí)。

7.7.2項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作能力和員工數(shù)量應(yīng)能勝任項(xiàng)目要求，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)保證項(xiàng)目經(jīng)理和其他項(xiàng)目

人員具有一定的穩(wěn)定性。

7.7.3項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)配備檔案服務(wù)所需的各種軟件、硬件，進(jìn)行有效管理、定期維護(hù)，并根據(jù)使用效果

和項(xiàng)目需求不斷更新、改進(jìn)。

7.7.4項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量管理等實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)配新的資源，以滿足項(xiàng)

目需求。

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7.8項(xiàng)目溝通管理

7.8.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)與相關(guān)方協(xié)商制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃，明確溝通的形式、周期、參與人員等。

7.8.2項(xiàng)目溝通過(guò)程中的信息傳遞和溝通結(jié)果應(yīng)以文件形式進(jìn)行固定，包括聯(lián)系單、函件、備忘錄、

項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目演示介紹、會(huì)議紀(jì)要等。

7.9項(xiàng)目安全管理

7.9.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)配備必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備，建立安全保密制度，對(duì)項(xiàng)目中的作業(yè)人員、服務(wù)場(chǎng)

所、作業(yè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)載體、檔案實(shí)體等安全因素進(jìn)行全面控制。

7.9.2項(xiàng)目人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，經(jīng)安全保密培訓(xùn)后才能上崗。開展涉密檔案服務(wù)項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目人員

的保密管理要求按涉密人員相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.9.3項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期進(jìn)行安全保密檢查，處理安全保密風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

7.9.4項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)在服務(wù)場(chǎng)所內(nèi)配置必要的設(shè)備，保障項(xiàng)目人員的作業(yè)安全和健康。

7.9.5項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)建立突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，適時(shí)進(jìn)行演練，以提高發(fā)生緊急情況時(shí)的應(yīng)對(duì)能力。

8檔案服務(wù)流程

8.1流程圖

一個(gè)檔案服務(wù)項(xiàng)目的通用服務(wù)流程如圖1所示。

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圖1檔案服務(wù)流程圖

8.2流程

8.2.1項(xiàng)目合同簽訂

8.2.1.1檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)以市場(chǎng)主體身份與委托人簽訂項(xiàng)目合同，建立項(xiàng)目承接關(guān)系。

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8.2.1.2項(xiàng)目合同應(yīng)包含服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目目標(biāo)、服務(wù)場(chǎng)所、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、合同雙方的義務(wù)和

權(quán)利、計(jì)量方式、付款方式、項(xiàng)目成果交付方式和期限、售后服務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、保密條

款（或簽訂專門的保密協(xié)議）等內(nèi)容。

8.2.2項(xiàng)目任務(wù)書下達(dá)

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目合同的要求下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)書。項(xiàng)目任務(wù)書的內(nèi)容通常包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編

號(hào)、項(xiàng)目經(jīng)理、服務(wù)內(nèi)容、項(xiàng)目目標(biāo)、實(shí)施地點(diǎn)、項(xiàng)目周期、密級(jí)、獎(jiǎng)懲等。

8.2.3項(xiàng)目實(shí)施方案編制

8.2.3.1項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目要求制定項(xiàng)目實(shí)施方案，明確項(xiàng)目范圍、實(shí)施組織形式、進(jìn)度安排、技術(shù)

要求、安全保密管理要求等。

8.2.3.2項(xiàng)目實(shí)施方案經(jīng)委托人審核同意后方可執(zhí)行。

8.2.4項(xiàng)目資源配置

8.2.4.1檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目需求及時(shí)配置項(xiàng)目人員、軟硬件、各類物資。

8.2.4.2各類軟硬件應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、委托人的要求。

8.2.5項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書編制

8.2.5.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)調(diào)研編制項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書。作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)科學(xué)、務(wù)實(shí)。

8.2.5.2項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書的編制依據(jù)包括：項(xiàng)目招投標(biāo)文件，項(xiàng)目合同，項(xiàng)目實(shí)施方案，檔案和相關(guān)

專業(yè)的法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，委托人制定的有關(guān)制度、規(guī)定、辦法、規(guī)范、規(guī)程、指南、體系文件、

權(quán)責(zé)文件和其他參考資料。

8.2.5.3項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容通常包括：項(xiàng)目應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、項(xiàng)目的作業(yè)流程、項(xiàng)目質(zhì)量檢驗(yàn)

標(biāo)準(zhǔn)、委托人其他需求的技術(shù)解決方案等。

8.2.6項(xiàng)目實(shí)施交底

由項(xiàng)目相關(guān)方就項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、作業(yè)流程、進(jìn)度安排、各方人員組成、溝通配合等進(jìn)行交底。

交底的成果形成會(huì)議紀(jì)要，作為項(xiàng)目執(zhí)行的依據(jù)。

8.2.7項(xiàng)目作業(yè)

8.2.7.1項(xiàng)目作業(yè)實(shí)施

項(xiàng)目經(jīng)理向委托人提交開工報(bào)告，經(jīng)委托人批準(zhǔn)后正式開始項(xiàng)目作業(yè)。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)場(chǎng)后，項(xiàng)目經(jīng)理組織落實(shí)項(xiàng)目管理體系。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)按照項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)書開展規(guī)范作業(yè)，并形成覆蓋整個(gè)作業(yè)過(guò)程的記錄文件。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期向檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、委托人報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量情況。

8.2.7.2項(xiàng)目檢驗(yàn)

質(zhì)量管理人員根據(jù)項(xiàng)目質(zhì)量管理計(jì)劃組織作業(yè)成果檢驗(yàn)，作業(yè)人員對(duì)檢驗(yàn)不合格的工作內(nèi)容及時(shí)進(jìn)

行整改。

委托人可引入檔案服務(wù)項(xiàng)目監(jiān)理服務(wù)，委托第三方對(duì)作業(yè)成果進(jìn)行檢驗(yàn)。

8.2.7.3項(xiàng)目評(píng)估和檢查

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項(xiàng)目實(shí)施期間，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)組織人員對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度進(jìn)行評(píng)估、檢查，如與項(xiàng)目作業(yè)指導(dǎo)

書、質(zhì)量目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)有偏差，則及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。

8.2.8項(xiàng)目驗(yàn)收

8.2.8.1項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目合同約定的所有工作內(nèi)容后，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)組織人員對(duì)項(xiàng)目成果進(jìn)行綜合

自驗(yàn)，自驗(yàn)合格后提請(qǐng)委托人進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。

8.2.8.2項(xiàng)目經(jīng)理組織編制項(xiàng)目驗(yàn)收工作報(bào)告，經(jīng)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)后提交給委托人。項(xiàng)目驗(yàn)收工作

報(bào)告的內(nèi)容通常包括項(xiàng)目基本情況、變更情況（如有）、質(zhì)量與安全保障措施、項(xiàng)目成果統(tǒng)計(jì)、自我評(píng)

價(jià)等。

8.2.8.3項(xiàng)目驗(yàn)收由委托人組織，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、委托人、第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)（如有）、專家組（如有）

參加驗(yàn)收。

8.2.8.4驗(yàn)收人員按照相關(guān)法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和合同要求，采用聽取匯報(bào)、質(zhì)詢、查看作業(yè)記錄、

抽查項(xiàng)目成果、觀看成果運(yùn)行演示等方式進(jìn)行驗(yàn)收。

8.2.8.5驗(yàn)收合格后，委托人出具驗(yàn)收意見；驗(yàn)收不合格的，由驗(yàn)收人員提出整改意見，檔案服務(wù)機(jī)

構(gòu)組織整改，整改完成后再向委托人提請(qǐng)項(xiàng)目驗(yàn)收。

8.2.9項(xiàng)目成果交付

8.2.9.1項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)向委托人移交項(xiàng)目成果，履行書面交接手續(xù)。

8.2.9.2項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的工作登記、檢驗(yàn)記錄、監(jiān)控視頻等記錄文件，應(yīng)與項(xiàng)目成果一同向委

托人移交。

8.2.9.3檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目交付結(jié)果出具結(jié)算報(bào)告，委托人根據(jù)項(xiàng)目合同、結(jié)算報(bào)告、驗(yàn)收意見、

發(fā)票支付服務(wù)費(fèi)用。

8.2.10項(xiàng)目撤場(chǎng)

項(xiàng)目成果交付完畢后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在委托人的監(jiān)督下，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的設(shè)備、軟件中的相關(guān)信息

進(jìn)行徹底清理，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備、材料進(jìn)行清點(diǎn)處置，辦理撤場(chǎng)手續(xù)。

8.2.11評(píng)價(jià)與改進(jìn)

8.2.11.1委托人可對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的成果質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，出具評(píng)價(jià)意見。

8.2.11.2檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及時(shí)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程、質(zhì)量、效率、效益等進(jìn)行評(píng)估，重視委托人的評(píng)價(jià)意見，

總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)服務(wù)能力。

8.2.12項(xiàng)目文件歸檔

項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將項(xiàng)目實(shí)施中形成的所有項(xiàng)目文件（包括電子文件）向檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)歸檔，

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)按項(xiàng)目建立檔案。

8.2.13售后服務(wù)

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)明確負(fù)責(zé)項(xiàng)目質(zhì)保期內(nèi)的售后服務(wù)的責(zé)任部門或人員，明確相關(guān)職責(zé)和服務(wù)流程，

建立售后服務(wù)體系。相關(guān)責(zé)任部門或人員的信息應(yīng)向委托人提交。

9糾紛解決方式

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除訴訟、仲裁外，可搭建其他低成本的糾紛快速解決通道，采用行政調(diào)解機(jī)制、人民調(diào)解等矛盾糾

紛化解方式，客觀、公平地解決項(xiàng)目中的爭(zhēng)議。

10檔案服務(wù)的監(jiān)督管理

10.1檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)開展檔案服務(wù)應(yīng)接受項(xiàng)目所在地檔案主管部門等的監(jiān)督檢查。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立

檔案服務(wù)管理制度，落實(shí)內(nèi)控措施，加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)項(xiàng)目的質(zhì)量、安全等方面的監(jiān)督管理。

10.2委托人、第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)（如有）應(yīng)對(duì)檔案服務(wù)進(jìn)行全程跟蹤和全面監(jiān)控，監(jiān)督檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)履

行合同的質(zhì)量、進(jìn)度等要求，督促檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)落實(shí)安全保密義務(wù)。發(fā)生（可能導(dǎo)致）重大檔案受損或

泄密事件時(shí)，應(yīng)主動(dòng)向上級(jí)主管部門、檔案主管部門和保密主管部門報(bào)告。

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AA

附錄A

（資料性）

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)能力評(píng)價(jià)劃分為組織運(yùn)作能力、檔案服務(wù)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力三個(gè)模塊，各模塊的評(píng)

價(jià)指標(biāo)分別見表A.1、表A.2、表A.3所示。表中的各項(xiàng)指標(biāo)均與“檔案服務(wù)”相關(guān)，為方便表述，部分

指標(biāo)內(nèi)容省略了相應(yīng)文字。

表A.1組織運(yùn)作能力評(píng)價(jià)指標(biāo)

序號(hào)指標(biāo)名稱指標(biāo)內(nèi)容

機(jī)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工情況，包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、市場(chǎng)開發(fā)、

1組織架構(gòu)

項(xiàng)目（業(yè)務(wù)）管理、信息技術(shù)管理、品質(zhì)管理、技術(shù)研發(fā)等職能

2崗位設(shè)置員工崗位職責(zé)設(shè)置情況

3隊(duì)伍建設(shè)員工上崗、在崗管理情況，員工能力建設(shè)情況

制度制定情況，包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、項(xiàng)目（業(yè)務(wù)）管

4制度管理

理、資產(chǎn)管理等制度內(nèi)容

包括但不限于GB/T19001、GB/T22080、GB/T27922、GB/T45001、ISO/IEC20000

5體系建設(shè)

—1等體系建設(shè)、認(rèn)證情況

制度、體系執(zhí)行情況，各部門人員履職情況，各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)行、跟蹤、審查、控

6運(yùn)行管控

制和反饋的機(jī)制運(yùn)行情況

7治理改進(jìn)內(nèi)部評(píng)估檢查、管理評(píng)審、糾錯(cuò)改進(jìn)機(jī)制的建立和執(zhí)行情況

8項(xiàng)目建檔檔案服務(wù)項(xiàng)目檔案建立情況

包括但不限于市場(chǎng)監(jiān)管部門、稅務(wù)部門、征信部門、檔案主管部門、檔案服務(wù)行業(yè)組

9資信評(píng)級(jí)

織、銀行等部門授予的良好資信評(píng)級(jí)情況

表A.2檔案服務(wù)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)

序號(hào)指標(biāo)名稱指標(biāo)內(nèi)容

1營(yíng)業(yè)收入檔案服務(wù)營(yíng)業(yè)收入及收入增長(zhǎng)率、利潤(rùn)率

2服務(wù)年限機(jī)構(gòu)從事檔案服務(wù)的年限

3服務(wù)范圍已開展的服務(wù)內(nèi)容

在職服務(wù)人員數(shù)量、學(xué)歷，獲得相關(guān)專業(yè)技術(shù)資格、職業(yè)資格的情況，技能競(jìng)賽獲獎(jiǎng)、

4服務(wù)人員

先進(jìn)表彰情況，服務(wù)人員教育培訓(xùn)情況

5設(shè)施設(shè)備屬于本單位的檔案服務(wù)相關(guān)的設(shè)施設(shè)備的種類、數(shù)量、先進(jìn)性

包括但不限于檔案服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、操作規(guī)程、工作指南、作業(yè)指導(dǎo)書等技術(shù)規(guī)范的

6技術(shù)管理

制定和實(shí)施情況

7質(zhì)量管理質(zhì)量的控制方法、措施的制定和實(shí)施情況

8保密認(rèn)證檔案數(shù)字化加工類國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)認(rèn)證情況

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表A.2檔案服務(wù)能力評(píng)價(jià)指標(biāo)（續(xù)）

序號(hào)指標(biāo)名稱指標(biāo)內(nèi)容

包括但不限于：