醫(yī)療公司硬件采購流程辦法

一、總則1.目的：為規(guī)范本醫(yī)療公司硬件采購流程，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司業(yè)務(wù)運營所需硬件設(shè)備的及時供應(yīng)與質(zhì)量，同時控制采購成本，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。2.原則：硬件采購遵循公開、公平、公正的原則，注重性價比，優(yōu)先選擇具有良好信譽和售后服務(wù)的供應(yīng)商。同時，采購活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念的融入：本辦法的制定與執(zhí)行秉持公司“關(guān)愛生命，追求卓越”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)為經(jīng)營導(dǎo)向，確保硬件采購能有效支持醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展，為患者提供更好的就醫(yī)體驗。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)療公司全體員工涉及的硬件采購活動，包括但不限于辦公設(shè)備、醫(yī)療設(shè)備、后勤保障設(shè)備等硬件的采購。同時，對于為客戶提供的相關(guān)硬件配套服務(wù)的采購環(huán)節(jié)也參照本辦法執(zhí)行。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.采購部門-作為硬件采購的核心部門，負(fù)責(zé)制定采購計劃、尋找供應(yīng)商、組織采購談判、簽訂采購合同以及跟進采購訂單的執(zhí)行情況。-對市場進行調(diào)研，掌握硬件產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、技術(shù)等信息，為公司提供采購決策支持。-建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，評估供應(yīng)商的信譽和能力，定期對供應(yīng)商進行考核和管理。2.需求部門-負(fù)責(zé)提出硬件采購需求，詳細說明所需硬件的規(guī)格、型號、數(shù)量、功能等要求。-參與采購過程，協(xié)助采購部門進行技術(shù)評估和驗收工作，確保所采購的硬件符合實際使用需求。3.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算和采購合同中的財務(wù)條款，確保采購資金的合理安排和使用。-參與采購項目的成本分析，對采購價格進行合理性評估，協(xié)助控制采購成本。-負(fù)責(zé)采購款項的支付和財務(wù)核算工作。4.質(zhì)量控制部門-制定硬件驗收標(biāo)準(zhǔn)，參與采購硬件的驗收工作，對硬件的質(zhì)量、性能進行檢驗。-對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時反饋給采購部門和供應(yīng)商，督促供應(yīng)商解決問題或進行退換貨處理。5.管理層-負(fù)責(zé)審批采購計劃、采購預(yù)算和重大采購項目的決策。-對采購工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保采購活動符合公司戰(zhàn)略和整體利益。四、管理內(nèi)容與流程1.采購需求提出-需求部門根據(jù)工作需要，填寫《硬件采購需求申請表》，詳細列出所需硬件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。-需求部門負(fù)責(zé)人對申請表進行審核簽字后，提交給采購部門。2.采購計劃制定-采購部門收到需求申請后，結(jié)合公司的預(yù)算和現(xiàn)有庫存情況，制定詳細的采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目、采購時間、預(yù)算金額、預(yù)計供應(yīng)商等內(nèi)容。-采購計劃需提交給財務(wù)部門進行預(yù)算審核，審核通過后報管理層審批。3.供應(yīng)商選擇與評估-采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，重點考察其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。-組織相關(guān)部門對入圍供應(yīng)商進行實地考察或要求供應(yīng)商提供樣品進行檢測，評估供應(yīng)商的綜合實力。-根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進行重新評估和更新。4.采購談判與合同簽訂-采購部門與選定的供應(yīng)商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進行談判。必要時，可邀請需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員參與談判。-談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購硬件的詳細信息、價格、交貨方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。-合同需經(jīng)過法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。5.采購訂單執(zhí)行與跟進-采購部門根據(jù)合同內(nèi)容下達采購訂單給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單信息。-采購部門定期跟進采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和發(fā)貨安排。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨或存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。6.硬件驗收-硬件到貨前，采購部門通知需求部門和質(zhì)量控制部門做好驗收準(zhǔn)備工作。-硬件到貨時，由采購部門、需求部門和質(zhì)量控制部門共同按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)進行驗收。驗收內(nèi)容包括硬件的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能等方面。-驗收合格后，驗收人員在《硬件驗收報告》上簽字確認(rèn)；如驗收不合格，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、整改等措施，直至驗收合格。7.付款與報銷-采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，整理付款申請資料，包括采購合同、發(fā)票、驗收報告等，提交給財務(wù)部門審核。-財務(wù)部門審核無誤后，按照公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。-采購人員憑付款憑證和相關(guān)發(fā)票等進行報銷。五、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)提出合理的硬件采購需求，并在采購過程中提供必要的技術(shù)支持和使用建議。-對采購流程中的違規(guī)行為或不合理現(xiàn)象，員工有權(quán)向相關(guān)部門進行舉報和投訴。2.員工義務(wù)-員工應(yīng)根據(jù)工作實際需求，準(zhǔn)確、及時地提出采購需求，避免因需求不明確導(dǎo)致采購失誤。-在采購過程中，員工應(yīng)積極配合采購部門的工作，提供真實、有效的信息和數(shù)據(jù)。3.供應(yīng)商權(quán)利-供應(yīng)商有權(quán)按照合同約定獲取相應(yīng)的貨款，并要求采購方提供必要的協(xié)助和配合。-對采購方提出的不合理要求，供應(yīng)商有權(quán)拒絕并進行溝通協(xié)商。4.供應(yīng)商義務(wù)-供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求提供合格的硬件產(chǎn)品，并提供相應(yīng)的售后服務(wù)。-供應(yīng)商應(yīng)保守采購方的商業(yè)秘密，不得泄露采購方的相關(guān)信息。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-公司內(nèi)部審計部門定期對硬件采購流程進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，采購合同的執(zhí)行情況以及采購資金的使用情況等。-設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工和供應(yīng)商對采購過程中違規(guī)行為的舉報，對舉報信息進行調(diào)查核實，并依法依規(guī)處理。2.考核機制-對采購部門的考核主要從采購任務(wù)完成率、采購成本控制、供應(yīng)商管理、采購質(zhì)量等方面進行評價，考核結(jié)果與采購人員的績效獎金、晉升等掛鉤。-對需求部門的考核重點在于采購需求的準(zhǔn)確性和及時性，避免因需求變更導(dǎo)致采購成本增加或采購延誤。-對供應(yīng)商的考核包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面，根據(jù)考核結(jié)果對供應(yīng)商進行分級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會，對于不合格供應(yīng)商及時淘汰。七、附則1.本辦法自發(fā)布之