家具公司投標(biāo)保證金管理規(guī)定

一、總則1.目的：為加強(qiáng)本家具公司投標(biāo)保證金的管理，規(guī)范投標(biāo)保證金的收取、退還及使用等相關(guān)行為，保障公司資金安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.制定依據(jù)：本規(guī)定依據(jù)《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及本公司的《公司章程》和其他相關(guān)管理制度制定。3.管理原則：投標(biāo)保證金管理遵循“安全、規(guī)范、透明、高效”的原則。確保保證金的資金安全，嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行操作，保證整個(gè)管理過(guò)程公開(kāi)透明，提高保證金管理的工作效率，以保障公司投標(biāo)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。二、適用范圍本規(guī)定適用于本家具公司參與各類項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)涉及的投標(biāo)保證金管理活動(dòng)，包括但不限于國(guó)內(nèi)各類工程建設(shè)項(xiàng)目投標(biāo)、貨物采購(gòu)?fù)稑?biāo)、服務(wù)采購(gòu)?fù)稑?biāo)等。本規(guī)定所涉及的人員包括公司內(nèi)部所有參與投標(biāo)項(xiàng)目的員工，以及與投標(biāo)保證金管理相關(guān)的財(cái)務(wù)、法務(wù)等部門工作人員。同時(shí)，對(duì)于因投標(biāo)保證金事宜與公司發(fā)生關(guān)聯(lián)的外部客戶、合作伙伴等也適用本規(guī)定。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工1.投標(biāo)項(xiàng)目部門-負(fù)責(zé)在投標(biāo)項(xiàng)目前期對(duì)投標(biāo)保證金相關(guān)要求進(jìn)行詳細(xì)了解，并及時(shí)準(zhǔn)確地向公司財(cái)務(wù)部門傳達(dá)保證金金額、繳納方式、繳納期限等信息。-跟蹤投標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)展情況，及時(shí)將中標(biāo)或未中標(biāo)結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的保證金退還或后續(xù)處理工作。-協(xié)助財(cái)務(wù)部門對(duì)逾期未退還的投標(biāo)保證金進(jìn)行催辦工作。2.財(cái)務(wù)部門-負(fù)責(zé)投標(biāo)保證金的收取、核算和退還工作，嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。-對(duì)投標(biāo)保證金的資金安全負(fù)責(zé)，定期對(duì)保證金賬戶進(jìn)行核對(duì)，確保資金無(wú)異常變動(dòng)。-根據(jù)投標(biāo)項(xiàng)目部門提供的信息，及時(shí)辦理保證金的繳納和退還手續(xù)，并將辦理情況反饋給相關(guān)部門。-負(fù)責(zé)收集、整理和保管與投標(biāo)保證金相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證、文件等資料，以備審計(jì)、查詢等需要。3.法務(wù)部門-負(fù)責(zé)對(duì)投標(biāo)保證金相關(guān)法律法規(guī)及招標(biāo)文件中的條款進(jìn)行解讀，為公司提供專業(yè)的法律意見(jiàn)，確保公司在投標(biāo)保證金管理過(guò)程中合法合規(guī)。-協(xié)助處理因投標(biāo)保證金引發(fā)的糾紛、訴訟等法律事務(wù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。-對(duì)投標(biāo)保證金管理規(guī)定的合法性進(jìn)行審核，根據(jù)法律法規(guī)的變化及時(shí)提出修訂建議。四、管理內(nèi)容與流程1.保證金的收取-當(dāng)公司決定參與投標(biāo)項(xiàng)目時(shí)，投標(biāo)項(xiàng)目部門應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件要求，確定投標(biāo)保證金金額及繳納方式，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門。-財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定方式收取投標(biāo)保證金，可通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進(jìn)行。在收到保證金后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并向交款方開(kāi)具收款憑證。-對(duì)于以銀行轉(zhuǎn)賬方式繳納的保證金，財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對(duì)到賬信息，確保金額、交款單位等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于支票繳納的保證金，應(yīng)及時(shí)辦理進(jìn)賬手續(xù)，確保資金及時(shí)到賬。2.保證金的繳納-財(cái)務(wù)部門在收到投標(biāo)項(xiàng)目部門提供的保證金繳納信息后，應(yīng)在規(guī)定的繳納期限內(nèi)，按照招標(biāo)文件指定的賬戶和方式完成保證金的繳納工作。-在繳納保證金時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫(xiě)繳納信息，包括投標(biāo)項(xiàng)目名稱、投標(biāo)單位名稱、保證金金額等，確保繳納信息與招標(biāo)文件要求一致。-繳納完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)獲取繳納憑證，并將憑證復(fù)印件提供給投標(biāo)項(xiàng)目部門留存，作為保證金已繳納的證明。3.保證金的退還-對(duì)于未中標(biāo)的項(xiàng)目，在中標(biāo)結(jié)果公示結(jié)束且招標(biāo)文件規(guī)定的退還期限內(nèi)，投標(biāo)項(xiàng)目部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門辦理投標(biāo)保證金退還手續(xù)。-財(cái)務(wù)部門收到通知后，應(yīng)核對(duì)相關(guān)信息，確保退還金額、退還賬戶等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。經(jīng)審核無(wú)誤后，按照原繳納路徑將保證金退還至交款單位賬戶。-對(duì)于中標(biāo)項(xiàng)目，在簽訂合同且滿足招標(biāo)文件規(guī)定的保證金退還條件后，投標(biāo)項(xiàng)目部門應(yīng)向財(cái)務(wù)部門提交保證金退還申請(qǐng)，說(shuō)明退還原因及相關(guān)情況。-財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，辦理保證金退還手續(xù)。若中標(biāo)單位在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在違約行為，應(yīng)按照招標(biāo)文件及合同約定扣除相應(yīng)金額后，再辦理退還手續(xù)。4.保證金的使用-投標(biāo)保證金僅用于保證公司在投標(biāo)過(guò)程中的誠(chéng)信和履行投標(biāo)承諾，不得挪作他用。-如因特殊情況需要使用投標(biāo)保證金，必須經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度辦理手續(xù)。使用后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)足保證金金額，確保公司投標(biāo)業(yè)務(wù)不受影響。五、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利-公司有權(quán)按照招標(biāo)文件要求收取投標(biāo)保證金，以保障公司在投標(biāo)活動(dòng)中的合法權(quán)益。-對(duì)于投標(biāo)人在投標(biāo)過(guò)程中存在的違規(guī)行為，公司有權(quán)按照招標(biāo)文件及相關(guān)規(guī)定扣除其投標(biāo)保證金。-公司有權(quán)對(duì)投標(biāo)保證金的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保保證金管理工作合法合規(guī)、規(guī)范有序。2.公司義務(wù)-公司有義務(wù)按照法律法規(guī)及招標(biāo)文件規(guī)定，及時(shí)、足額退還投標(biāo)人的投標(biāo)保證金，不得無(wú)故拖延或拒絕退還。-公司應(yīng)妥善保管投標(biāo)保證金相關(guān)資料，確保資料的真實(shí)性、完整性和保密性，不得泄露與投標(biāo)保證金有關(guān)的信息。-公司應(yīng)建立健全投標(biāo)保證金管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高保證金管理工作的效率和質(zhì)量。3.員工權(quán)利-員工有權(quán)對(duì)投標(biāo)保證金管理工作提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)管理工作的改進(jìn)和完善。-參與投標(biāo)項(xiàng)目的員工在工作過(guò)程中，有權(quán)獲取與投標(biāo)保證金相關(guān)的必要信息，以便順利完成工作任務(wù)。4.員工義務(wù)-員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本規(guī)定及公司其他相關(guān)管理制度，積極配合投標(biāo)保證金管理工作。-員工應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向公司提供與投標(biāo)保證金相關(guān)的信息，不得隱瞞或虛報(bào)信息，確保保證金管理工作的順利進(jìn)行。六、監(jiān)督與考核機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督-公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)投標(biāo)保證金管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查保證金的收取、繳納、退還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，賬目是否清晰準(zhǔn)確，相關(guān)資料是否齊全。-審計(jì)部門在審計(jì)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保投標(biāo)保證金管理工作規(guī)范運(yùn)行。-財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)保證金賬戶進(jìn)行自查，核對(duì)賬目余額與實(shí)際資金情況是否一致，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并處理。2.外部監(jiān)督-公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供與投標(biāo)保證金管理相關(guān)的資料和信息。-對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的問(wèn)題和意見(jiàn)，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況及時(shí)反饋給相關(guān)部門。3.考核機(jī)制-將投標(biāo)保證金管理工作納入相關(guān)部門和員工的績(jī)效考核體系，對(duì)在保證金管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。-對(duì)于在投標(biāo)保證金管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤給公司造成損失的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，包括但不限于警告、罰款、降職降薪等。七、附則1.解釋權(quán)：本規(guī)定由公司行政主管部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇本規(guī)定未涵蓋的情況或與國(guó)家法律法規(guī)、招標(biāo)文件規(guī)定不一致的情況，以國(guó)家法律法規(guī)和招標(biāo)文件規(guī)定為準(zhǔn)。2.修訂：本規(guī)定將根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)的變化、公