行政機關(guān)文檔管理規(guī)范及操作流程一、引言文檔是行政機關(guān)履行法定職責(zé)、開展政務(wù)活動的重要記錄載體，是依法行政、決策參考、服務(wù)公眾的核心信息資源。規(guī)范文檔管理，對于維護(hù)行政機關(guān)工作的連續(xù)性、真實性和合法性，提高政務(wù)效率，防范行政風(fēng)險具有重要意義。本指南依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《黨政機關(guān)公文處理工作條例》《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____）等法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合行政機關(guān)實際工作需求，明確文檔管理的規(guī)范要求與操作流程，旨在為行政機關(guān)提供可落地的文檔管理指引。二、文檔管理規(guī)范文檔管理規(guī)范是確保文檔“生成有序、流轉(zhuǎn)順暢、歸檔規(guī)范、利用安全”的基礎(chǔ)，需覆蓋分類、格式、歸檔范圍、密級管理四大核心維度。（一）文檔分類規(guī)范文檔分類應(yīng)遵循“邏輯清晰、便于檢索、符合業(yè)務(wù)”的原則，采用“多維分類法”，常見分類方式如下：分類維度具體類型**來源**收文（上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)）、發(fā)文（本機關(guān)發(fā)出）、內(nèi)部文件（會議紀(jì)要、請示）、外部文件（函件、資料）**內(nèi)容**政策性文件（辦法、規(guī)定）、業(yè)務(wù)性文件（審批材料、合同）、人事文件（任免通知、考核表）、財務(wù)文件（預(yù)算、決算）**用途**決策性文件（領(lǐng)導(dǎo)班子會議記錄、批復(fù)）、執(zhí)行性文件（通知、方案）、參考性文件（調(diào)研報告、統(tǒng)計資料）操作要求：同一文檔可標(biāo)注多個分類標(biāo)簽（如“2023年發(fā)文-業(yè)務(wù)性文件-合同”），便于跨維度檢索。（二）文檔格式規(guī)范文檔格式需統(tǒng)一、規(guī)范，確?？勺x性與一致性。其中，公文格式嚴(yán)格執(zhí)行《黨政機關(guān)公文格式》（GB/T____），內(nèi)部文檔（如會議紀(jì)要、工作總結(jié)）需制定本機關(guān)統(tǒng)一格式。1.公文格式要求標(biāo)題：二號小標(biāo)宋體，居中，換行時保持詞意完整；主送機關(guān)：三號仿宋體，頂格，多個主送機關(guān)用頓號分隔；正文：三號仿宋體，分段縮進(jìn)2字符，行距28磅；附件說明：三號仿宋體，在正文下空一行左空2字符，標(biāo)注“附件：1.XXXXX”；成文日期：三號仿宋體，右空4字符，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注（如2023年10月15日）；印章：端正、居中下壓成文日期，印章邊緣與正文或附件說明不相交。2.內(nèi)部文檔格式要求以“會議紀(jì)要”為例，格式應(yīng)包含：標(biāo)題：XX機關(guān)XX會議紀(jì)要（二號小標(biāo)宋體，居中）；會議基本信息：時間、地點、參會人員、主持人（三號仿宋體，左對齊）；會議內(nèi)容：議題、討論情況、決議事項（三號仿宋體，分段縮進(jìn)2字符）；記錄人、簽發(fā)人：三號仿宋體，右對齊。（三）歸檔范圍規(guī)范根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，行政機關(guān)文檔歸檔需遵循“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”原則，明確歸檔范圍與不歸檔范圍：1.應(yīng)歸檔文檔本機關(guān)制定的政策性、規(guī)范性文件及其草案；本機關(guān)召開的重要會議（如黨組會、辦公會）的記錄、紀(jì)要、決議；本機關(guān)接收或發(fā)出的重要公文（如上級批復(fù)、下級請示、同級函件）；本機關(guān)辦理的重要業(yè)務(wù)事項材料（如行政許可審批表、合同協(xié)議、行政處罰決定書）；本機關(guān)人事管理文件（如干部任免通知、考核結(jié)果、勞動合同）；本機關(guān)財務(wù)文件（如年度預(yù)算、決算報告、審計報告）；本機關(guān)印章啟用、變更、注銷的文件；其他具有保存價值的文件（如調(diào)研報告、統(tǒng)計年報、信訪處理記錄）。2.不歸檔文檔上級機關(guān)普發(fā)且不需要本機關(guān)辦理的文件；本機關(guān)的草稿、修改稿、校對稿（有重要修改意見的除外）；重復(fù)報送的文件材料；無查考價值的臨時性文件（如通知開會的便條）；其他不需要保存的文件（如廣告、宣傳冊）。（四）密級管理規(guī)范涉密文檔管理需嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》，明確密級確定、保管、解密流程：1.密級劃分絕密：涉及國家核心秘密，泄露會使國家利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害（如國家機密計劃、重大決策草案）；機密：涉及國家重要秘密，泄露會使國家利益遭受嚴(yán)重?fù)p害（如重要政策文件、敏感業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）；秘密：涉及國家一般秘密，泄露會使國家利益遭受損害（如普通工作秘密、內(nèi)部統(tǒng)計資料）。2.定密流程擬稿人：根據(jù)文件內(nèi)容提出密級建議（如“建議定為秘密級，保密期限10年”）；定密責(zé)任人：對擬稿人的建議進(jìn)行審核（定密責(zé)任人由機關(guān)負(fù)責(zé)人指定）；機關(guān)負(fù)責(zé)人：最終批準(zhǔn)密級，并標(biāo)注“密級★保密期限”（如“秘密★10年”）。3.涉密文檔保管要求存儲：存放在保密室或密碼柜中，由專職人員保管；借閱：需經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫《涉密文檔借閱審批表》，注明借閱用途與期限；復(fù)制：未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容，復(fù)制件需標(biāo)注與原件相同的密級；解密：保密期限屆滿或不需要繼續(xù)保密的，由定密責(zé)任人審核后解密，解密后按普通文檔管理。三、文檔操作流程文檔操作流程需覆蓋“生成-流轉(zhuǎn)-歸檔-利用-銷毀”全生命周期，確保每一步驟可追溯、可管控。（一）文檔生成與初審流程：擬稿→初審→送審1.擬稿：由業(yè)務(wù)科室根據(jù)工作需求擬寫文檔，內(nèi)容需準(zhǔn)確、完整、符合政策要求（如起草《關(guān)于開展XX專項整治的通知》，需明確整治范圍、時間、要求）；格式需符合本機關(guān)文檔格式規(guī)范（如公文標(biāo)題、正文字體、頁邊距）。2.初審：科室負(fù)責(zé)人對擬稿進(jìn)行審核，重點檢查：內(nèi)容是否符合法律法規(guī)與政策要求；格式是否規(guī)范（如標(biāo)題、主送機關(guān)、成文日期）；有無遺漏事項（如附件是否齊全、會簽是否到位）；審核通過后，科室負(fù)責(zé)人在擬稿上簽字，送辦公室核稿。（二）文檔流轉(zhuǎn)與辦理文檔流轉(zhuǎn)分為收文與發(fā)文兩類，需明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體與操作要求。1.收文流程流程：登記→擬辦→批辦→承辦→催辦→辦結(jié)登記：辦公室收到文件后，在《收文登記簿》中登記以下信息：文號、標(biāo)題、來源、日期、份數(shù)、簽收人；擬辦：辦公室根據(jù)文件內(nèi)容提出辦理意見（如“請XX科室辦理”“請XX領(lǐng)導(dǎo)閱示”），填寫《收文處理單》；批辦：機關(guān)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)對擬辦意見作出批示（如“同意擬辦意見，要求XX月XX日前辦結(jié)”）；承辦：相關(guān)科室按照批示辦理，辦理過程中需做好記錄（如填寫《文件辦理跟蹤表》，注明辦理進(jìn)度）；催辦：辦公室定期（如每周）跟蹤文件辦理進(jìn)度，提醒承辦科室按時完成；辦結(jié)：承辦科室辦理完畢后，將文件及辦理結(jié)果送辦公室，辦公室在《收文登記簿》中標(biāo)注“辦結(jié)”。2.發(fā)文流程流程：核稿→會簽→簽發(fā)→印制→分發(fā)核稿：辦公室對擬發(fā)文件進(jìn)行審核，重點檢查：內(nèi)容是否符合政策要求；格式是否規(guī)范（如公文格式、內(nèi)部文檔格式）；會簽是否齊全（涉及多個科室的文件需經(jīng)相關(guān)科室會簽）；會簽：相關(guān)科室對文件內(nèi)容進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)（如《關(guān)于XX項目的合作協(xié)議》需經(jīng)業(yè)務(wù)科室、財務(wù)科室會簽）；簽發(fā)：機關(guān)負(fù)責(zé)人對文件進(jìn)行簽發(fā)，簽署姓名與日期（如“同意印發(fā)”）；印制：辦公室根據(jù)簽發(fā)后的文件印制，印制份數(shù)需符合主送機關(guān)與抄送機關(guān)的數(shù)量要求；分發(fā)：辦公室將文件分發(fā)給主送機關(guān)（如上級機關(guān)、下級機關(guān)）和抄送機關(guān)（如同級相關(guān)部門），填寫《發(fā)文分發(fā)登記簿》，注明分發(fā)日期、份數(shù)、簽收人。（三）文檔歸檔與存儲流程：整理→編號→裝訂→入庫→電子歸檔1.整理：每年年底前，辦公室將本年度的文件材料進(jìn)行整理，去除草稿、重復(fù)文件；按照“分類規(guī)范”將文件歸類（如按“來源-內(nèi)容-用途”分類）。2.編號：給每個文件編制歸檔號，格式為“機關(guān)簡稱-年份-分類代碼-序號”（如“XX機關(guān)-2023-業(yè)務(wù)-001”）；歸檔號需唯一，便于檢索。3.裝訂：用線裝或膠裝裝訂文件，保持文件整齊（避免使用訂書釘，防止生銹損壞文件）；裝訂后在文件封面標(biāo)注歸檔號、文件名稱、年份。4.入庫：將裝訂好的文件存入檔案室，按照歸檔號順序排列；填寫《檔案目錄》，注明歸檔號、文件名稱、份數(shù)、入庫日期。5.電子歸檔：將紙質(zhì)文件掃描為電子文檔（格式為PDF或DOCX），采用OCR技術(shù)識別文字，便于全文檢索；電子文檔存儲在專用服務(wù)器或云存儲中，做好雙備份（一份本地存儲，一份異地存儲）；電子文檔與紙質(zhì)文檔標(biāo)注對應(yīng)關(guān)系（如電子文檔文件名包含歸檔號），確保同步管理。（四）文檔利用與銷毀1.文檔利用流程流程：申請→審批→登記→借閱→歸還申請：借閱人填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱人、日期、文檔名稱、歸檔號、用途、借閱期限；審批：根據(jù)文檔密級進(jìn)行審批：絕密級：需機關(guān)負(fù)責(zé)人審批；機密級：需部門負(fù)責(zé)人審批；秘密級/普通文檔：需辦公室負(fù)責(zé)人審批；登記：辦公室根據(jù)審批后的申請表，在《文檔借閱登記簿》中登記借閱信息；借閱：借閱人領(lǐng)取文檔，檢查文檔是否完好（如紙質(zhì)文檔有無破損、電子文檔有無篡改）；歸還：借閱人在期限內(nèi)歸還文檔，辦公室檢查文檔是否完好，注銷借閱登記（如紙質(zhì)文檔有破損，需注明情況）。2.文檔銷毀流程流程：鑒定→編制清冊→審批→監(jiān)銷→存檔鑒定：由檔案管理部門會同相關(guān)科室（如業(yè)務(wù)科室、法制科室）對到期或無保存價值的文檔進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見（如“2018年的普通會議紀(jì)要，無查考價值，建議銷毀”）；編制清冊：根據(jù)鑒定意見，編制《文檔銷毀清冊》，注明文檔名稱、歸檔號、數(shù)量、銷毀原因；審批：《文檔銷毀清冊》經(jīng)機關(guān)負(fù)責(zé)人審批；監(jiān)銷：由兩人以上監(jiān)銷（如辦公室負(fù)責(zé)人與業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人），銷毀過程中做好記錄（如拍攝照片、填寫《銷毀記錄單》）；存檔：銷毀完畢后，監(jiān)銷人在《文檔銷毀清冊》上簽字，將《文檔銷毀清冊》與《銷毀記錄單》存檔備查（保存期限不少于5年）。注意：電子文檔銷毀需用專業(yè)軟件（如文件粉碎機）徹底刪除，防止恢復(fù)；涉密文檔銷毀需送指定機構(gòu)（如保密局銷毀中心）處理。四、保障措施為確保文檔管理規(guī)范與流程落地，需建立組織、制度、人員、技術(shù)四大保障體系。（一）組織保障成立文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由機關(guān)負(fù)責(zé)人任組長，辦公室主任任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員；領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：統(tǒng)籌規(guī)劃文檔管理工作，制定管理制度，監(jiān)督檢查執(zhí)行情況，解決文檔管理中的重大問題。（二）制度保障制定《XX機關(guān)文檔管理辦法》：明確文檔管理的范圍、職責(zé)、流程（如生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、利用、銷毀）；制定《XX機關(guān)電子文檔管理細(xì)則》：明確電子文檔的格式、存儲、備份、利用要求；制定《XX機關(guān)涉密文檔管理辦法》：明確涉密文檔的定密、保管、借閱、銷毀要求；制定《文檔管理考核辦法》：將文檔管理工作納入科室績效考核，對規(guī)范管理的科室給予獎勵，對違規(guī)行為（如漏歸檔、泄露涉密文檔）給予處罰。（三）人員保障配備專職文檔管理人員：負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、歸檔、利用、銷毀等工作（不得由臨時人員兼任）；定期培訓(xùn)：組織文檔管理人員參加培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括：文檔管理法律法規(guī)（如《檔案法》《保守國家秘密法》）；文檔管理知識（如分類、歸檔、檢索）；技術(shù)操作（如文檔管理系統(tǒng)使用、OCR技術(shù)應(yīng)用）；提高待遇：保障文檔管理人員的工資待遇，保持隊伍穩(wěn)定。（四）技術(shù)保障建立文檔管理系統(tǒng)：實現(xiàn)文檔的電子化、自動化管理，功能包括：自動分類：根據(jù)文檔內(nèi)容自動標(biāo)注分類標(biāo)簽；流程跟蹤：實時跟蹤文檔流轉(zhuǎn)進(jìn)度（如收文辦理到哪一步）；權(quán)限控制：根據(jù)用戶角色設(shè)置文檔訪問權(quán)限（如普通員工只能訪問普通文檔，領(lǐng)導(dǎo)可以訪問涉密文檔）；備份恢復(fù)：定期自動備份文檔，防止數(shù)據(jù)丟失；全文檢索：通過關(guān)鍵詞快速檢索文檔（如輸入“2023年預(yù)算”，可檢索到相關(guān)文檔）；采用電子簽名與電子印章：保證電子文檔的真實性、合法性（如電子公文需加蓋電子印章，電子合同需簽署電子簽名）；加強安全防護(hù)：安裝防火墻、殺毒軟件，防止黑客攻擊；定期對文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行