第一章總則第一條目的為規(guī)范企事業(yè)單位檔案管理工作，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可用性，提高檔案利用效率，為單位戰(zhàn)略決策、業(yè)務開展、權(quán)益維護等提供有效支撐，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《檔案管理條例》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。第二條依據(jù)1.《中華人民共和國檔案法》（2020年修訂）；2.《檔案管理條例》（國務院令第702號）；3.《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第10號）；4.《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）；5.本單位《章程》《內(nèi)部控制制度》等內(nèi)部文件。第三條適用范圍本制度適用于本單位及所屬分支機構(gòu)的檔案管理活動，涵蓋檔案的收集、整理、分類、保管、利用、鑒定、銷毀、電子檔案管理等全生命周期環(huán)節(jié)。第四條基本原則1.集中統(tǒng)一：單位所有檔案由檔案管理機構(gòu)集中管理，杜絕分散保管導致的檔案流失；2.全程管控：檔案管理貫穿文件形成、辦理、歸檔、保管、利用、銷毀全過程，確保檔案信息可追溯；3.安全保密：嚴格遵守保密法律法規(guī)，涉密檔案實行分級管理，防止檔案信息泄露；4.便捷利用：優(yōu)化檔案檢索與利用流程，依托信息化手段提高檔案服務效率；5.依法合規(guī)：檔案管理活動符合國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范要求。第二章管理體制與職責第五條檔案管理機構(gòu)單位設立檔案管理部門（以下簡稱“檔案部門”），作為檔案管理的專職機構(gòu)，對單位檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導。檔案部門職責包括：1.制定、修訂檔案管理制度及操作流程；2.負責檔案的收集、整理、分類、保管、利用、鑒定、銷毀等工作；3.指導各部門開展檔案形成、預歸檔工作；4.管理電子檔案系統(tǒng)，保障電子檔案安全；5.組織檔案管理人員培訓，提高專業(yè)能力；6.完成單位領導交辦的其他檔案管理任務。第六條部門職責各部門應指定兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理。部門職責包括：1.收集本部門形成的各類檔案材料（含電子文件），確保無遺漏；2.對檔案材料進行初步整理、分類，填寫《部門檔案整理清單》；3.按規(guī)定時間將預歸檔檔案移交檔案部門；4.配合檔案部門開展檔案鑒定、利用等工作；5.監(jiān)督本部門員工遵守檔案管理制度。第七條檔案人員資質(zhì)1.檔案部門工作人員應具備檔案管理專業(yè)知識，持有檔案管理職業(yè)資格證書或相關專業(yè)學歷；2.兼職檔案員應熟悉本部門業(yè)務流程，接受檔案管理培訓（每年至少1次）；3.檔案人員應遵守保密規(guī)定，簽署《檔案保密承諾書》。第三章歸檔范圍與分類第八條歸檔范圍本單位檔案分為文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、電子檔案六大類，具體范圍如下：（一）文書檔案單位在行政管理、黨務工作、對外交往等活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括：1.單位章程、股東會/董事會/監(jiān)事會決議；2.年度工作計劃、工作總結(jié)、工作報告、請示與批復；3.合同、協(xié)議、備忘錄、意向書；4.會議記錄、會議紀要、簡報；5.信訪材料、投訴處理記錄；6.對外發(fā)文、收文（上級機關、同級機關、下級機關文件）；7.榮譽證書、獎牌等實物檔案的文字說明。（二）業(yè)務檔案單位在主營業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括：1.業(yè)務受理記錄、審批材料、流程單；2.客戶檔案（基本信息、合作協(xié)議、服務記錄）；3.業(yè)務報表、分析報告、總結(jié)；4.業(yè)務往來函件、談判記錄；5.業(yè)務培訓材料、考核記錄。（三）科技檔案單位在研發(fā)、設計、生產(chǎn)、技術改造等活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括：1.研發(fā)項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃；2.設計圖紙、技術說明書、工藝文件；3.試驗記錄、檢驗報告、驗收報告；4.專利申請材料、專利證書、技術成果鑒定材料；5.技術改造方案、技術引進材料。（四）會計檔案單位在會計核算活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括：1.會計憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證）；2.會計賬簿（總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片）；3.財務會計報告（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、附注）；4.審計報告、稅務申報材料、匯算清繳報告；5.會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。（五）人事檔案單位在人事管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括：1.員工入職材料（簡歷、身份證復印件、學歷證書、離職證明）；2.勞動合同、勞務協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議；3.考核記錄、獎懲材料、培訓記錄；4.薪酬福利材料（工資表、社保/公積金繳納記錄）；5.離職材料（離職申請、離職證明、交接清單）。（六）電子檔案單位在各項活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括：1.電子文書（Word、PDF、電子郵件）；2.電子業(yè)務數(shù)據(jù)（業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子表格）；3.電子科技文件（CAD圖紙、電子設計文檔）；4.電子會計文件（電子憑證、電子報表）；5.電子人事文件（電子勞動合同、電子考核記錄）；6.圖像/視頻/音頻檔案（照片、會議視頻、錄音）。第九條檔案分類采用“年度-機構(gòu)-問題”三級分類法，具體規(guī)則：1.年度：檔案形成的公歷年份（如2023年）；2.機構(gòu)：產(chǎn)生檔案的部門（如行政部、業(yè)務部、研發(fā)部）；3.問題：檔案的內(nèi)容主題（如行政事務、業(yè)務管理、研發(fā)項目）。示例：2023年行政部形成的“會議紀要”檔案，分類標識為“2023-行政部-會議紀要”。第四章歸檔要求與流程第十條歸檔時間1.文書檔案：每年第一季度完成上一年度歸檔；2.業(yè)務檔案：季度業(yè)務檔案在季度結(jié)束后15個工作日內(nèi)歸檔；項目類業(yè)務檔案在項目驗收后1個月內(nèi)歸檔；3.科技檔案：研發(fā)項目驗收后1個月內(nèi)歸檔；技術改造項目完成后1個月內(nèi)歸檔；4.會計檔案：年度終了后3個月內(nèi)歸檔；5.人事檔案：員工離職后1個月內(nèi)歸檔；在職員工人事檔案每年12月底前更新歸檔；6.電子檔案：與紙質(zhì)檔案同步歸檔，即時形成的電子文件24小時內(nèi)上傳至檔案系統(tǒng)。第十一條歸檔質(zhì)量要求1.紙質(zhì)檔案：完整：無缺頁、漏頁、破損；準確：內(nèi)容真實、字跡清晰（不得使用鉛筆、圓珠筆書寫）；規(guī)范：公文格式符合《黨政機關公文處理工作條例》，裝訂整齊（線裝或膠裝）。2.電子檔案：真實性：與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，采用電子簽名確保不被篡改；完整性：包含元數(shù)據(jù)（文件名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改時間、格式、大小、歸檔人）；可用性：采用通用格式（PDF、DOCX、XLSX等），避免依賴特定軟件；安全性：存儲在專用服務器，加密傳輸與存儲。第十二條歸檔流程1.收集：兼職檔案員收集本部門檔案材料，核對《部門檔案清單》；2.整理：按“年度-機構(gòu)-問題”分類，填寫《檔案整理清單》（含文件名稱、形成日期、份數(shù)、責任者）；3.審核：部門負責人審核《檔案整理清單》，確認檔案完整性；4.移交：將檔案材料與《檔案整理清單》移交檔案部門；5.驗收：檔案部門檢查檔案質(zhì)量，驗收合格后填寫《檔案驗收單》，雙方簽字確認；6.歸檔：檔案部門將檔案存入庫房或檔案系統(tǒng)，編制檔案目錄。第五章檔案整理與編目第十三條整理步驟1.裝訂：紙質(zhì)檔案采用線裝或膠裝，裝訂線位于左側(cè)，每卷厚度不超過2厘米；2.編號：按“年度-機構(gòu)-案卷號”編制唯一案卷編號（如2023-行政部-001）；3.編目：案卷封面：填寫案卷名稱、年度、機構(gòu)、問題、案卷號、保管期限、歸檔日期、歸檔人；案卷目錄：按年度、機構(gòu)分類，包含案卷編號、名稱、年度、機構(gòu)、問題、頁數(shù)、保管期限；文件目錄：每卷檔案內(nèi)編制，包含文件編號、名稱、形成日期、頁數(shù)、責任者。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，填寫盒封面（單位名稱、案卷編號、名稱、年度）和盒目錄（案卷編號、名稱、頁數(shù)）。第十四條索引編制檔案部門應編制年度索引、機構(gòu)索引、問題索引、關鍵詞索引，便于快速檢索。示例：年度索引：2023年檔案清單（案卷編號、名稱、機構(gòu)）；關鍵詞索引：“合同”相關檔案清單（案卷編號、名稱、年度）。第六章檔案保管與利用第十五條保管場所要求1.檔案庫房：防火：安裝滅火器、自動報警系統(tǒng)；防潮：安裝除濕機，濕度控制在45%-60%；防蟲/鼠：定期投放防蟲藥，安裝擋鼠板；防盜：安裝監(jiān)控系統(tǒng)、防盜門；防光：采用防紫外線窗簾；溫度：控制在14℃-24℃。2.電子檔案存儲：專用服務器：放置在機房，符合國家信息系統(tǒng)安全等級保護要求；備份：本地每周備份1次，異地每月備份1次；介質(zhì)：永久保管的電子檔案采用光盤存儲。第十六條保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為30年、10年，具體規(guī)定：1.永久保管：單位章程、股東會/董事會決議；年度財務會計報告、審計報告；專利證書、商標注冊證、榮譽證書；人事檔案中的勞動合同、離職證明；重大合同（金額大、影響廣）。2.30年保管：會計憑證、會計賬簿；業(yè)務檔案中的客戶檔案、審批材料；科技檔案中的設計圖紙、試驗記錄；文書檔案中的請示與批復、會議紀要。3.10年保管：業(yè)務報表、分析報告；科技檔案中的技術培訓材料；文書檔案中的簡報、信訪材料；電子檔案中的臨時文件、備份文件。第十七條檔案利用流程1.內(nèi)部人員利用：查閱：填寫《檔案查閱申請表》（目的、檔案名稱、編號），部門負責人簽字，檔案人員審核后在庫房內(nèi)查閱；借閱：填寫《檔案借閱申請表》（期限不超過1個月），部門負責人簽字，檔案人員登記后借出，到期歸還；復制：填寫《檔案復制申請表》（內(nèi)容、份數(shù)），部門負責人簽字，檔案人員復制并加蓋“檔案專用章”。2.外部人員利用：持單位介紹信或有效證件（身份證、律師證）；填寫《外部人員檔案查閱申請表》（目的、檔案名稱）；經(jīng)單位分管領導批準；檔案人員陪同查閱，不得復制或借閱。第十八條利用注意事項1.不得涂改、偽造、損毀檔案；2.涉密檔案利用需經(jīng)單位主要領導批準，全程由檔案人員陪同；3.電子檔案利用通過檔案系統(tǒng)進行，權(quán)限由檔案部門設置；4.利用后及時歸位，更新《檔案利用記錄》。第七章檔案鑒定與銷毀第十九條鑒定機構(gòu)成立檔案鑒定委員會，負責檔案鑒定工作。委員會由檔案部門負責人、各部門負責人、法律部門負責人、保密部門負責人組成，主任由單位分管領導擔任。第二十條鑒定程序1.定期鑒定：每5年進行一次全面鑒定，審查所有檔案的保管期限；2.專項鑒定：對到期檔案、破損檔案、重復檔案進行專項鑒定；3.步驟：檔案部門編制《檔案鑒定清單》（檔案名稱、編號、保管期限、形成日期）；鑒定委員會審查，確定“繼續(xù)保管”“延長期限”或“銷毀”；填寫《檔案鑒定意見書》（結(jié)論、理由），委員會成員簽字；報單位領導批準。第二十一條銷毀程序1.編制清單：根據(jù)《檔案鑒定意見書》，編制《檔案銷毀清單》（名稱、編號、數(shù)量、形成日期）；2.審批：報單位主要領導簽字批準；3.監(jiān)銷：由鑒定委員會指定2名以上監(jiān)銷人員，全程監(jiān)督銷毀過程（采用碎紙機或焚燒方式）；4.記錄：銷毀后填寫《檔案銷毀記錄》（時間、地點、方式、監(jiān)銷人員、數(shù)量），簽字確認；5.歸檔：《檔案銷毀清單》《檔案銷毀記錄》由檔案部門永久保管。第八章電子檔案管理第二十二條電子檔案收集1.全程在線收集：文件形成、辦理、歸檔均通過檔案系統(tǒng)完成；2.同步歸檔：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步移交檔案部門；3.元數(shù)據(jù)收集：包含文件名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、修改時間、格式、大小、歸檔人、審批人等。第二十三條電子檔案存儲1.專用服務器：存儲在單位內(nèi)部服務器或合規(guī)云平臺；2.備份策略：本地每周備份1次，異地每月備份1次；3.介質(zhì)管理：永久保管的電子檔案采用光盤存儲，標注單位名稱、檔案名稱、形成日期。第二十四條電子檔案格式推薦使用以下通用格式，確保長期可讀性：文書檔案：PDF、DOCX；業(yè)務檔案：XLSX、CSV；科技檔案：CAD、PDF；會計檔案：PDF、XLSX；圖像/視頻/音頻：JPG、MP4、MP3。第二十五條電子檔案安全1.加密：傳輸與存儲采用SSL、AES加密技術；2.權(quán)限管理：根據(jù)角色分配權(quán)限（檔案管理員、部門負責人、普通員工）；3.防篡改：記錄電子檔案修改歷史，采用電子簽名確保真實性；4.安全檢測：定期對檔案系統(tǒng)進行安全掃描，修復漏洞。第二十六條電子檔案遷移1.遷移場景：存儲介質(zhì)老化、格式過時、系統(tǒng)升級；2.遷移要求：遷移前測試，確保數(shù)據(jù)一致性；遷移后刪除原介質(zhì)數(shù)據(jù)；記錄遷移過程（時間、內(nèi)容、方式、人員）。第九章責任與考核第二十七條責任追究1.部門負責人：未履行檔案管理職責導致檔案流失的，給予批評教育；情節(jié)嚴重的，紀律處分；2.兼職檔案員：未按規(guī)定移交檔案的，批評教育；情節(jié)嚴重的，調(diào)離崗位；3.檔案人員：未履行保管職責導致檔案丟失、泄露的，紀律處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同；構(gòu)成犯罪的，移送司法機關；4.利用人員：涂改、偽造檔案的，紀律處分；構(gòu)成犯罪的，移送司法機關。第二十八條考核與獎勵1.績效考核：將檔案管理納入部門績效考核，考核指標包括歸