重要文件送達(dá)回執(zhí)單模板一、重要文件送達(dá)回執(zhí)單的法律意義與作用重要文件送達(dá)回執(zhí)單（以下簡稱“回執(zhí)單”）是證明送達(dá)行為完成、固定送達(dá)事實的關(guān)鍵法律文書，其核心作用包括：1.確認(rèn)送達(dá)事實：證明送達(dá)人已將文件交付接收方，避免“未送達(dá)”的法律爭議；2.固定證據(jù)鏈條：作為后續(xù)糾紛解決（如訴訟、仲裁）的重要證據(jù)，直接影響權(quán)利義務(wù)的實現(xiàn)；3.規(guī)范送達(dá)流程：通過標(biāo)準(zhǔn)化格式約束送達(dá)行為，確保送達(dá)程序合法、規(guī)范。根據(jù)《中華人民共和國民事訴訟法》《行政機(jī)關(guān)公文處理條例》等規(guī)定，重要文件（如法律文書、行政公文、合同原件、權(quán)利義務(wù)告知書等）的送達(dá)必須留存回執(zhí)，否則可能導(dǎo)致送達(dá)無效。二、重要文件送達(dá)回執(zhí)單的設(shè)計原則回執(zhí)單的設(shè)計需遵循“合法、明確、可追溯、簡潔”四大原則：1.合法性：內(nèi)容需符合《民事訴訟法》《行政機(jī)關(guān)公文處理條例》等法律法規(guī)關(guān)于送達(dá)的規(guī)定（如需注明送達(dá)方式、接收人簽字等）；2.明確性：所有字段需清晰、具體，避免模糊表述（如“文件名稱”需寫全稱，“送達(dá)日期”需具體到日）；3.可追溯性：需留存送達(dá)人與接收人的身份信息、聯(lián)系方式，確保后續(xù)可核實送達(dá)過程；4.簡潔性：避免冗余字段，僅保留必要信息（如無需填寫與送達(dá)無關(guān)的個人隱私信息）。三、重要文件送達(dá)回執(zhí)單模板示例（一）通用模板（適用于行政、企業(yè)、司法等場景）重要文件送達(dá)回執(zhí)單編號：[HR-____]（注：編號規(guī)則為“類型-年份-序號”，如“HZ-____”代表“回執(zhí)-2024年第1號”）1.送達(dá)單位信息送達(dá)單位全稱：[XX市XX區(qū)人民政府辦公室]送達(dá)單位地址：[XX市XX區(qū)XX路XX號]聯(lián)系人：[張三]聯(lián)系電話：[010-XXXXXXX]2.接收方信息接收單位/個人全稱：[XX有限公司/李四]接收地址：[XX市XX區(qū)XX路XX號XX大廈XX層]聯(lián)系人：[王五]聯(lián)系電話：[010-XXXXXXX]3.文件信息文件名稱：[《XX項目合作協(xié)議》/《XX行政處罰決定書》]文件編號：[XX-____]（注：需與原文件編號一致）文件份數(shù)：[1份]（注：需填寫實際送達(dá)份數(shù)）文件性質(zhì)：□法律文書□行政公文□商業(yè)合同□其他（請注明：__________）4.送達(dá)情況送達(dá)方式：□直接送達(dá)□郵寄送達(dá)（快遞單號：[XX快遞-XXXXXX]）□電子送達(dá)（送達(dá)渠道：[XX郵箱/XX電子簽名平臺]，接收確認(rèn)時間：[2024年X月X日X時X分]）送達(dá)日期：[2024年X月X日]送達(dá)地點(diǎn)：[XX市XX區(qū)XX路XX號XX大廈XX層會議室]（注：直接送達(dá)需填寫具體地點(diǎn)）送達(dá)人簽字：[趙六]（注：需為送達(dá)單位授權(quán)人員，簽字需清晰可辨）接收人簽字/蓋章：[王五/XX有限公司公章]（注：個人需簽字，單位需蓋公章或合同專用章）代收情況（如有）：□是□否，代收人姓名：[周七]，代收人身份：[接收方授權(quán)代表/法定代表人]，授權(quán)委托書編號：[SQ-____]（注：代收需附授權(quán)委托書）5.備注其他說明：[如“本文件為原件，接收方需在3日內(nèi)反饋意見”/“電子送達(dá)已通過XX平臺確認(rèn)接收”]備注：本回執(zhí)單一式兩份，送達(dá)單位與接收方各留存一份，具有同等法律效力。送達(dá)單位（蓋章）：[XX市XX區(qū)人民政府辦公室公章]日期：[2024年X月X日]接收方（簽字/蓋章）：[XX有限公司公章/李四簽字]日期：[2024年X月X日]（二）特殊場景模板調(diào)整說明1.司法場景：需增加“案號”字段（如“(2024)XX民初字第001號”），并在備注中注明“本送達(dá)行為符合《民事訴訟法》第八十八條規(guī)定”；2.行政場景：需增加“文號”字段（如“XX政發(fā)〔2024〕5號”），并在備注中注明“本公文有效期為60日”；3.電子送達(dá)：需在“送達(dá)情況”中明確電子送達(dá)的渠道（如“XX電子簽名平臺”）及接收確認(rèn)時間（需精確到分），并附電子簽名或確認(rèn)記錄截圖。四、重要文件送達(dá)回執(zhí)單填寫規(guī)范（一）基礎(chǔ)填寫要求1.字段完整性：所有帶“[]”的字段均需填寫，不得遺漏；2.信息準(zhǔn)確性：單位全稱、地址、聯(lián)系電話需與營業(yè)執(zhí)照/身份證一致，文件編號、份數(shù)需與原文件一致；3.簽字有效性：送達(dá)人需為送達(dá)單位在職人員（需附工作證復(fù)印件），接收人需為接收方法定代表人或授權(quán)代表（需附授權(quán)委托書）；4.日期規(guī)范性：送達(dá)日期需填寫實際送達(dá)日期（如直接送達(dá)為簽字日期，郵寄送達(dá)為快遞簽收日期，電子送達(dá)為確認(rèn)接收日期），格式為“YYYY年MM月DD日”。（二）常見場景填寫示例1.直接送達(dá)：送達(dá)方式：勾選“直接送達(dá)”；送達(dá)地點(diǎn)：填寫“XX公司會議室”；送達(dá)人簽字：“趙六”（附工作證復(fù)印件）；接收人簽字：“王五”（XX公司法定代表人，附身份證復(fù)印件）。2.郵寄送達(dá)：送達(dá)方式：勾選“郵寄送達(dá)”，填寫快遞單號“XX快遞-____”；送達(dá)日期：填寫快遞簽收日期“2024年3月15日”；備注：“本文件通過XX快遞郵寄，簽收記錄附后”（需附快遞面單及簽收截圖）。3.電子送達(dá)：備注：“本文件已通過XX郵箱發(fā)送，接收方已回復(fù)‘收到’（附郵件截圖）”。五、重要文件送達(dá)回執(zhí)單使用注意事項（一）留存與歸檔1.送達(dá)單位需留存回執(zhí)單原件及相關(guān)佐證材料（如快遞面單、電子確認(rèn)記錄、授權(quán)委托書），歸檔期限不少于5年（法律另有規(guī)定的，從其規(guī)定）；2.接收方需將回執(zhí)單與原文件一并歸檔，作為履行義務(wù)或主張權(quán)利的依據(jù)。（二）拒收情況處理如接收方拒收文件，送達(dá)人需在回執(zhí)單“備注”中注明“XX年XX月XX日，送達(dá)人趙六、錢七前往XX地址送達(dá)，接收方李四拒收”，并附現(xiàn)場照片/錄像（需顯示送達(dá)時間、地點(diǎn)、接收人），同時邀請見證人（如物業(yè)人員、社區(qū)工作人員）簽字證明。（三）電子送達(dá)有效性電子送達(dá)需滿足以下條件：1.接收方已確認(rèn)接收（如回復(fù)“收到”、點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕）；2.送達(dá)渠道為雙方約定的電子方式（如合同中約定“本合同相關(guān)文件通過XX郵箱送達(dá)”）；3.需留存電子送達(dá)記錄（如郵件截圖、電子簽名平臺記錄）。六、常見問題解答（一）回執(zhí)單丟了怎么辦？答：需及時補(bǔ)開回執(zhí)單，在“備注”中注明“原回執(zhí)單（編號：XX-____）丟失，本單為補(bǔ)開”，并附原文件送達(dá)記錄（如快遞面單、電子確認(rèn)記錄）。（二）代收需要什么手續(xù)？答：代收需提供授權(quán)委托書（需注明代收權(quán)限、期限），代收人需簽字并附身份證復(fù)印件。（三）電子送達(dá)的回執(zhí)單需要蓋章嗎？答：電子送達(dá)的回執(zhí)單可使用電子簽名/電子公章（需符合《電子簽名法》規(guī)定），與紙質(zhì)簽名/公章具有同等法律效力。七、總結(jié)重要文件送達(dá)回執(zhí)單是